Este documento presenta los componentes clave para una gestión eficiente de la información desde una perspectiva integral. Explica que la gestión de registros, archivos, información, contenidos e inteligencia de negocios son elementos fundamentales, y propone una metodología que involucra a las personas, procesos y tecnología para implementar con éxito una solución integral. Finalmente, concluye que la modernización de los procesos de registro gubernamentales es necesaria para mejorar la satisfacción ciudadana y crear oportunidades, y que los lí

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Gestión Eficiente de la Información.
Una visión Integral
(desde el papel hasta la inteligencia del negocio)
CIAPEM 2010

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Agenda
1. Objetivos
2. Definiciones
3. Importancia de la Gestión Eficiente de la Información en la
Administración Pública
4. Componentes para la Gestión Eficiente de la Información
5. Visión Integral
6. Camino a la Gestión Eficiente de la Información
7. Conclusiones
8. Preguntas

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Objetivos
 Identificar los componentes principales de la Gestión Eficiente de
la Información y la importancia de cada uno de ellos
 Destacar los beneficios de abordar la Gestión Eficiente de la
Información de manera Integral
 Plantear una metodología para la implementación de una solución
integral en materia de Gestión de la Información

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Definiciones
Registros de la
Propiedad
Registros vitales
Licencias
Registros de vehículos
Antecedentes Penales
Recibos de impuestos
Gobierno Ciudadanos
Registro: Testimonio o evidencia de las relaciones de distinta índole
entre ciudadanos, organizaciones y gobiernos.

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Definiciones
Archivo: Proviene del latín Archivum que significa lugar en que se
conservan con separación y seguridad documentos
Uno o más conjuntosde documentos sea cual fuere su fecha, su forma
y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona
o institución pública o privada en el transcurso de su gestión,
conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e
información para la persona o institución que lo produce para los
ciudadanos o para servir de fuente de historia.
(Antonia Heredia Herrera, Archivística General)

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Definiciones
Información: Comunicación o adquisición de conocimientos que
permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia
determinada
Conocimiento: Entendimiento, inteligencia, razón natural
Datos
Información
Conocimiento

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Importancia de la Gestión Eficiente de la Información
en la Administración Pública
 Funciones del Gobierno
Protección y Seguridad para la población a la cual sirven.
Garantizar el Estado de Derecho dentro de un marco legal y por igual
a toda la ciudadanía de forma transparente y expedita.
Propiciar el libre mercado para el desarrollo común y asegurar la
existencia de los bienes y servicios que se requieren para que el país,
estado y/o municipio funcione adecuadamente.

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Importancia de la Gestión Eficiente de la Información
en la Administración Pública
Artículo 6 de la Constitución de los Estados Unidos Mexicanos
LA MANIFESTACION DE LAS IDEAS NO SERA OBJETO DE NINGUNA INQUISICION JUDICIAL O ADMINISTRATIVA, SINO EN EL CASO
DE QUE ATAQUE A LA MORAL, LOS DERECHOS DE TERCERO, PROVOQUE ALGUN DELITO, O PERTURBE EL ORDEN PUBLICO; EL
DERECHO DE REPLICA SERA EJERCIDO EN LOS TERMINOS DISPUESTOS POR LA LEY. EL DERECHO A LA INFORMACION SERA
GARANTIZADO POR EL ESTADO.
(REFORMADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 13 DE NOVIEMBRE DE 2007.)
PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACION, LA FEDERACION, LOS ESTADOS Y EL DISTRITO FEDERAL,
EN EL AMBITO DE SUS RESPECTIVAS COMPETENCIAS, SE REGIRAN POR LOS SIGUIENTES PRINCIPIOS Y BASES:
(ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.) I. TODA LA
INFORMACION EN POSESION DE CUALQUIER AUTORIDAD, ENTIDAD, ORGANO Y ORGANISMO FEDERAL, ESTATAL Y MUNICIPAL,
ES PUBLICA Y SOLO PODRA SER RESERVADA TEMPORALMENTE POR RAZONES DE INTERES PUBLICO EN LOS TERMINOS QUE
FIJEN LAS LEYES. EN LA INTERPRETACION DE ESTE DERECHO DEBERA PREVALECER EL PRINCIPIO DE MAXIMA PUBLICIDAD.
(ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.) II. LA
INFORMACION QUE SE REFIERE A LA VIDA PRIVADA Y LOS DATOS PERSONALES SERA PROTEGIDA EN LOS TERMINOS Y CON
LAS EXCEPCIONES QUE FIJEN LAS LEYES.
(ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.) III. TODA
PERSONA, SIN NECESIDAD DE ACREDITAR INTERES ALGUNO O JUSTIFICAR SU UTILIZACION, TENDRA ACCESO GRATUITO A LA
INFORMACION PUBLICA, A SUS DATOS PERSONALES O A LA RECTIFICACION DE ESTOS.
(ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.) IV. SE
ESTABLECERAN MECANISMOS DE ACCESO A LA INFORMACION Y PROCEDIMIENTOS DE REVISION EXPEDITOS. ESTOS
PROCEDIMIENTOS SE SUSTANCIARAN ANTE ORGANOS U ORGANISMOS ESPECIALIZADOS E IMPARCIALES, Y CON AUTONOMIA
OPERATIVA, DE GESTION Y DE DECISION.
(ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.) V. LOS
SUJETOS OBLIGADOS DEBERAN PRESERVAR SUS DOCUMENTOS EN ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS ACTUALIZADOS Y
PUBLICARAN A TRAVES DE LOS MEDIOS ELECTRONICOS DISPONIBLES, LA INFORMACION COMPLETA Y ACTUALIZADA SOBRE
SUS INDICADORES DE GESTION Y EL EJERCICIO DE LOS RECURSOS PUBLICOS.
(ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.) VI. LAS
LEYES DETERMINARAN LA MANERA EN QUE LOS SUJETOS OBLIGADOS DEBERAN HACER PUBLICA LA INFORMACION RELATIVA A
LOS RECURSOS PUBLICOS QUE ENTREGUEN A PERSONAS FISICAS O MORALES.
(ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.) VII. LA
INOBSERVANCIA A LAS DISPOSICIONES EN MATERIA DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA SERA SANCIONADA EN LOS
TERMINOS QUE DISPONGAN LAS LEYES.
(ADICIONADO MEDIANTE DECRETO PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION EL 20 DE JULIO DE 2007.)

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Los retos para los Gobiernos
•A corto plazo
Las autoridades tienen una presión cada vez mayor para
optimizar sus procesos con el fin de alcanzar sus objetivos
apoyándose en la entrega puntual de registros fidedignos y
completos, todo esto, con menores presupuestos
Transparentar y preservar las evidencias de sus acciones
A mediano y largo plazo
Lograr que a los ojos del Ciudadano el
Gobierno sea uno solo
Una sociedad civil y ordenada depende de los registros públicos para
salvaguardar los derechos de los ciudadanos
Importancia de la Gestión Eficiente de la Información
en la Administración Pública

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Componentes para la Gestión Eficiente de la
Información
Archivística

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Componentes para la Gestión Eficiente de la
Información
Gestión de Registros
Archivística

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Componentes para la Gestión Eficiente de la
Información
Gestión de la Información
Gestión de Registros
Archivística

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Componentes para la Gestión Eficiente de la
Información
Gestión de Contenidos
Gestión de la Información
Gestión de Registros
Archivística

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Componentes para la Gestión Eficiente de la
Información
Inteligencia de Negocios
Gestión de Contenidos
Gestión de la Información
Gestión de Registros
Archivística

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Archivo
Importancia
 Resguarda los documentos/registros producidos por una
Organización durante su gestión
 Testimonio de su existencia, historia y actividades
 En el ámbito gubernamental, provee un servicio invaluable a la
sociedad a través de poner a disposicón los documentos que
transparentas las operaciones de las entidades gubernamentales.
 Sin un archivo, las organizaciones no pudieran atender los
requerimentos propios de sus actividades y por lo tanto no tendrían
el reconocimiento de las instituciones públicas y de la sociedad.

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Archivo
Componentes Principales
 Lugar Físico
 Infraestructura
 Documentos
 Organización
 Servicios

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Gestión de Registros
Importancia
 Optimiza los recursos de las organizaciones.
 Incrementa la eficiencia principalmente del personal involucrado en
el manejo de documentos.
 Estandariza criterios de manera que el personal sepa que
documentos guardar, cuándo, cómo y dónde.

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Gestión de Registros
Componentes Principales
 Producción
 Preservación
 Clasificación
 Retención y Depuración
 Propiedad
 Seguridad
 Almacenamiento
 Administración de Riesgos

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Gestión de Registros
Limitantes de la Gestión de Registros
Accesibilidad
Concurrencia
Disponibilidad
Rastreabilidad
La integración de la Gestión de Registros electrónicos, además de resolver
estas limitaciones, provee: estructura, consistencia, seguridad y control
sobre los registros

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Gestión de Registros Electrónicos
Componentes Principales
 Aplican los componentes de la Gestión de Registros además de los
siguientes:
Digitalización
Indización (definición de metadatos)
Recuperación
Transmisión
Reproducción

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Gestión de la Información
Importancia
 Provee estructura a los registros requeridos para que dentro de un
contexto predefinido tenga un significado congruente
 Facilita el acceso a registros cuando y desde donde se necesite
 Incrementa la eficiencia de los distintos procesos de cualquier
Organización principalmente aquellos sensibles al tiempo de
respuesta
 Fortalece y agiliza la colaboración entre personas, procesos y
organizaciones.

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Gestión de la Información
Componentes Principales
 Extracción y Consulta
 Actualización
 Control de Versiones
 Flujos de Trabajo
 Herramientas de Colaboración
 Sistema para generación de Reportes

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Gestión de Contenidos
Importancia
 Concentra el acceso a la información proveniente de distintas
fuentes en un solo punto, comúnmente a través de un navegador
 Provee una interface común para acceder a la información/registros
tanto al interior como al exterior de las Organizaciones
 Facilita la publicación y actualización de información de interés
general

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Gestión de Contenidos
Componentes Principales
 Contenido
 Diseño
 Motor de Búsqueda
 Herramientas de Interacción
Blogs, Libro de visitas, carritos de compra, “newsletters”, etc.

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Inteligencia de Negocios
Importancia
 Implementa las estrategias y herramientas enfocadas a la
administración y creación de conocimiento mediante el análisis de
registros e información existentes en una organización
 Ofrece conocimiento para facilitar y respaldar la toma de decisiones
 Ayuda a comprender el funcionamiento actual de la organización
 Anticipa acontecimientos futuros

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Visión Integral
Inteligencia de Negocios
Gestión de la Información
Gestión de Contenidos
Gestión de Registros
Archivística
Políticas y
Procedimientos
Tecnologíasde
laInformación
Recursos
Humanos

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Inicio del proyecto
Gente involucrada que reconoce y
entiende los puntos medulares y
estratégicos
Creación de un Comité Directivo
Gestión de
Registros
Inteligencia de
Negocios
Gestión EficienteGestión Eficiente
Inicio Objetivo
Continuidad
Durante todo el proceso se deben
seguir prestando los servicios
Planeación y seguimiento
Creación del proceso de Desarrollo y
Control Stage-Gate”
Resolución de problemas
Comunicación fluida y resaltar ventajas
del cambio
Comunicar, comunicar, comunicar
Reducción de Riesgos
En cada fase del plan se revisa y
aprueba cada etapa informando los
resultados a todos los involucrados:
Se conocen riesgos antes de
producirse
Ventajas de esta metodología
Elaboración de planes de trabajo
alcanzables
Preparación para los posibles problemas
y adversidades
Evitar gastos adicionales
Beneficios
Apoyo a la transformación
Guía y capacitador del equipo
Aprovechamiento de sus conocimientos
Aceleración de la transformación
Minimizar costos
Claves del Éxito
1 Obtener las destrezas necesarias
2 Colaboración con un Socio experimentado
3 Asesores de confianza que son parte del
equipo de inicio a fin
Camino a la Gestión Eficiente de la Información

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Conclusiones
La gestión de los registros públicos es un servicio muy importante
que las autoridades gubernamentales ofrecen a sus ciudadanos. La
gestión eficaz de los registros solo es posible con archivos que son
fidedignos y accesibles
La modernización de los procesos de registro de las autoridades
gubernamentales es un paso necesario y lógico que dichas
autoridades deben llevar a cabo. Puede eliminar los costos de la
gestión de registros significativamente, mejorar la satisfacción de
los contribuyentes y crear nuevas oportunidades de beneficios para
el estado.
Los líderes gubernamentales progresistas aprovecharán
la oportunidad y guiarán a la organización en una
persecución disciplinada de los beneficios que supone
un proceso modernizado de gestión de los registros.

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Muchas Gracias
Raúl Jiménez E.
rjimenez@kodak.com