Access, campos calculados, informes, macros, consultas, formularios

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  1. 1. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA POR: Jorge A. Guanolema TEMA: CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA (TIPO DE DATO) FORMULARIOS CONSULTAS MACROS INFORMES CÁTEDRA: INFORMÁTICA II CATEDRÁTICO: Ing. CARLOS EBLA OLMEDO Mg.Sc SEP 2013- ENE 2014
  2. 2. Tabla de Contenidos INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................I OBJETIVOS .............................................................................................................................................II OBJETIVO GENERAL. ...................................................................................................................................... II OBJETIVOS ESPECÍFICOS. ................................................................................................................................ II CAPÍTULO I TABLAS ................................................................................................................................ 1 1.1 INTRODUCCIÓN A LAS TABLAS: ACCESS......................................................................................................... 1 1.2 INFORMACIÓN GENERAL ........................................................................................................................... 1 1.3 PROPIEDADES DE TABLA Y CAMPO ............................................................................................................... 2 1.4 CREAR UNA TABLA EN ACCESS 2010: .......................................................................................................... 2 1.5 TIPO DE DATOS CALCULADO: ..................................................................................................................... 2 1.6 CREAR UNA TABLA NUEVA ......................................................................................................................... 3 1.7 CREAR UNA TABLA EN UNA NUEVA BASE DE DATOS ......................................................................................... 3 1.8 IMPORTAR O VINCULAR PARA CREAR UNA TABLA ............................................................................................ 3 1.9 CREAR UNA NUEVA TABLA IMPORTANDO O VINCULANDO DATOS EXTERNOS ......................................................... 4 1.9.1 Establecer las propiedades de una tabla .................................................................................... 4 1.9.2 Propiedades de tabla disponibles ............................................................................................... 5 1.9.3 Agregar un campo a una tabla ................................................................................................... 5 1.10 CREAR UN CAMPO CALCULADO................................................................................................................. 5 1.11 ESTABLECER LAS PROPIEDADES DE UN CAMPO ............................................................................................. 6 CAPÍTULO II FORMULARIOS .................................................................................................................. 7 2.1 OPERACIONES BÁSICAS. ..................................................................................................................... 7 2.2 SELECCIÓN. ............................................................................................................................................ 9 2.3 MOVIMIENTO. ...................................................................................................................................... 10 2.4 REDIMENSIONAMIENTO. ......................................................................................................................... 11 2.5 RE APLICACIÓN. .................................................................................................................................... 11 2.6 REMOCIÓN Y ASOCIACIÓN DE RÓTULOS. ..................................................................................................... 11 2.7 ALINEACIÓN ENTRE CONTROLES. ............................................................................................................... 12 2.8 COPIA DE FORMULARIOS. ........................................................................................................................ 12 CAPITULO III CONSULTAS ..................................................................................................................... 13 3.1 DEFINICIÓN DE CONSULTAS. .................................................................................................................... 13 3.4 GENERAR UNA NUEVA CONSULTA. ............................................................................................................ 13 3.5 ADICIONAR CAMPOS A LA CONSULTA. ........................................................................................................ 14 3.6 CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS PRESENTADOS............................................................................................... 15 3.7 GRABAR E IMPRIMIR CONSULTAS. ............................................................................................................. 15 3.8 CRITERIOS DE SELECCIÓN COMPRENDIENDO MÁS DE UN CAMPO...................................................................... 15 3.9 TOTALIZACIONES. .................................................................................................................................. 16 CAPITULO IV MACROS. ........................................................................................................................ 17 4.1 DEFINICIÓN DE MACROS ......................................................................................................................... 17 4.2 CREACIÓN DE UNA MACRO. ..................................................................................................................... 17 4.3 MACROS PARA MOSTRAR TABLAS, FORMULARIOS E INFORMES........................................................................ 18 4.4 MACROS PARA CONFIRMAR LA EXCLUSIÓN DE REGISTROS. ............................................................................. 18 4.5 MACRO DE ACTIVACIÓN INMEDIATA. ......................................................................................................... 20 4.6 GRUPO DE MACROS. ............................................................................................................................. 20
  3. 3. CAPÍTULO V INFORMES ........................................................................................................................ 22 5.1 DEFINICIÓN INFORMES ........................................................................................................................... 22 5.2 INFORMES GENERADOS POR ASISTENTES .................................................................................................... 22 5.3 CREACIÓN DE INFORMES. ........................................................................................................................ 22 5.4 OTROS RECURSOS QUE COMPRENDEN LOS INFORMES. .................................................................................. 24 CONCLUSIONES .................................................................................................................................... 26 TERMINOLOGÍA ................................................................................................................................... 26 BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................................... 26 ANEXOS .............................................................................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. TABLA DE ILUSTRACIONES Imagen 1 Registro de una tabla .................................................................................................... 2 Imagen 2 Propiedades de una Tabla ............................................................................................. 4 Imagen 3 Formulario generado por el asistente para el PADRÓN DE EMPLEADOS. .................... 8 Imagen 4 Ventana de diseño del formulario del padrón de funciones. ....................................... 8 Imagen 5 Barras y cuadros de herramientas para la construcción de formularios. ..................... 9 Imagen 6 Cuadro de texto con rótulo asociado. ........................................................................... 9 Imagen 7 Barra de herramientas de la ventana Consulta. .......................................................... 14 Imagen 8 Consulta incluyendo totales. ....................................................................................... 16 Imagen 9 Ventana de proyecto de Macro.. ................................................................................ 17 Imagen 10 Barra de herramientas de la ventana de diseño de diseño de Macro. ..................... 18 Imagen 11 Cuadro de mensaje del Macro confirmar exclusión. ................................................ 19 Imagen 12 Ventana de proyecto de la macro confirmar exclusión. ........................................... 19 Imagen 13 Formulario pantalla base........................................................................................... 20 Imagen 14 Grupos de macros de la pantalla base ...................................................................... 21 Imagen 15 Informe empleados por cargo. .................................................................................. 23 Imagen 16 Ventana Clasificar y agrupar para el informe empleados por cargo. ........................ 24 Imagen 17 Estructura del informe empleados por cargo. .......................................................... 24
  4. 4. Introducción Access es un gestor de bases de datos que nos facilita el trabajo. Con Access, localizar un libro en la base de datos de una biblioteca puede ser cuestión de pocos segundos. Estamos rodeados de bases de datos. La guía telefónica o las páginas amarillas son bases de datos. Cuando lees un menú en un restaurante estás consultando una base de datos. Las fichas de libros en las bibliotecas son grandes bases de datos. Al buscar cualquier información en una base de datos de este tipo, seguramente tendremos que pasar varios minutos hasta localizar lo que nos interesa. Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos que forma parte de la suite Microsoft Office y es ampliamente utilizada alrededor del mundo como repositorio de información de muchas aplicaciones. Los usuarios de Access pueden crear tablas, consultas, formularios e informes que permiten almacenar y presentar la información contenida dentro de la base de datos. Aunque Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL no es indispensable tener un conocimiento previo de él ya que la herramienta provee de una interface gráfica que nos permitirá consular fácilmente los datos almacenados. A continuación encontraras una serie de conceptos sobre campos calculados en una tabla, formularios, consultas, macros, informes que te ayudaran a comprender mejor el funcionamiento de estas herramientas en Access, que para poder obtener un desenvolvimiento óptimo en el campo profesional es necesario que nos ayudemos de estas herramientas que Access ofrece. I
  5. 5. Objetivos Objetivo General.  Identificar los diferentes tipos de herramientas de Microsoft Access, los mismos nos ayudará a optimizar nuestros conocimientos y a tener un mejor desenvolvimiento en el campo laboral. Objetivos Específicos.  Reconocer los diferentes campos calculados en una tablaque existen en Microsoft Access.  Analizar las diferentes herramientas que Microsoft Access mediante la creación de formularios ofrece para que las microempresas las utilicen a su favor.  Determinar si la opción consultas ayudan a optimizar la utilización de Access para cualquier actividad que deseemos ejecutar. II
  6. 6. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Capítulo I Tablas 1.1 Introducción a las tablas: Access Cuando se usa una base de datos, los datos se almacenan en tablas (listas basadas en asuntos que contienen datos organizados en registros). Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Para empezar a diseñar una base de datos, debe planear todas sus tablas y decidir de qué modo se relacionarán entre sí. Antes de crear tablas, estudie detenidamente los requisitos y determine todas las tablas que necesita. Para ver una introducción a la planeación y el diseño de una base de datos, vea el artículo sobre conceptos básicos del diseño de una base de datos y los vínculos de la sección Vea también. La vista Diseño no está disponible para las tablas web. En lugar de ella, puede usar características de diseño que se incluyen ahora en la vista Hoja de datos. Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos web, vea el artículo sobre cómo compilar una base de datos para compartir en la Web. 1.2 Información general Una tabla es un objeto de base de datos que se usa para almacenar datos acerca de un asunto en particular, como los empleados o productos. Una tabla está compuesta por registros y campos. Cada registro contiene datos acerca de una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro se denomina normalmente fila o instancia. Cada campo contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Un campo se denomina normalmente columna o atributo. Un registro se compone de valores de campo, como ejemplo Contoso, Ltd. o alguien@example.com. Un valor de campo se denomina normalmente hecho. TERCERO “1” 1
  7. 7. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Imagen 1 Registro de una tabla Un registro Un campo Un valor de campo Una base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un asunto diferente. Cada tabla puede contener a su vez muchos campos de distintos tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos. 1.3 Propiedades de tabla y campo Las tablas y los campos tienen propiedades que se pueden establecer para controlar sus características o su comportamiento. 1.4 Crear una tabla en Access 2010: Es un proceso muy similar a la creación de una tabla en Access 2007. Sin embargo, en Access 2010 existen algunas características nuevas relacionadas con las tablas: 1.5 Tipo de datos Calculado: Este nuevo tipo de datos le permite crear un campo basado en un cálculo de otros campos de la misma tabla. Por ejemplo, puede crear un campo Total de línea que contenga el producto de un campo Cantidad y un campo Precio. A continuación, si actualiza el campo Cantidad o el campo Precio, el campo Total de línea se actualiza automáticamente. TERCERO “1” 2
  8. 8. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA 1.6 Crear una tabla nueva Cree una tabla nueva si tiene un nuevo origen de datos que no pertenece a ninguna de las tablas existentes. Para crear una tabla, puede crear una base de datos nueva, insertar una tabla en una base de datos existente o importar o establecer un vínculo a una tabla de otro origen de datos , como un libro de Microsoft Office Excel, un documento de Microsoft Office Word, un archivo de texto, un servicio web u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a definir los campos. 1.7 Crear una tabla en una nueva base de datos En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Base de datos en blanco. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos. Para guardar la base de datos en otra ubicación, haga clic en el icono de carpeta. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos y se crea una nueva tabla denominada Tabla1, la cual se abre en la vista Hoja de datos. 1.8 Importar o vincular para crear una tabla Puede importar o vincular datos almacenados en otra ubicación para crear una tabla. Puede importar datos o establecer un vínculo a los datos de una hoja de cálculo de Excel, una lista de Windows SharePoint Services, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook, etc. Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarán a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarán los datos de origen. Después de conectarse a un TERCERO “1” 3
  9. 9. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada. 1.9 Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos En la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso. Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación. SUGERENCIA.- Además, puede importar o establecer un vínculo a una lista de SharePoint mediante un comando de la ficha Crear. 1.9.1 Establecer las propiedades de una tabla Puede establecer propiedades que se apliquen a una tabla completa o a registros completos. Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades. Imagen 2 Propiedades de una Tabla Se muestra la hoja de propiedades de la tabla. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña General. Haga clic en el cuadro a la izquierda de la propiedad que desea establecer y, a continuación, especifique una configuración para la propiedad. TERCERO “1” 4
  10. 10. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA 1.9.2 Propiedades de tabla disponibles Para proporcionar más espacio para especificar o modificar una configuración en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a establecer la propiedad Regla de validación en una expresión y le gustaría obtener ayuda para crearla, haga clic en junto al cuadro de propiedad Regla de validación para mostrar el Generador de expresiones. Para guardar los cambios, presione CTRL+G. 1.9.3 Agregar un campo a una tabla Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de teléfono y dirección. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio. Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es más fácil combinar los datos más adelante que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar de un campo Nombre completo, considere la posibilidad de crear campos independientes para apellido y nombre. A continuación, puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos fácilmente. 1.10 Crear un campo calculado Los campos calculados se crean en la vista Diseño. Abra la tabla en la que desea crear un campo calculado en la vista Diseño. En la primera fila vacía de la cuadrícula de diseño de la tabla, escriba un nombre para el campo calculado enNombre del campo. En Tipo de datos, elija Calculado. Se abre el Generador de expresiones. Escriba el cálculo que desea ejecutar en el Generador de expresiones. Por ejemplo, si la tabla tiene Campo1 y Campo2 y desea crear un campo calculado (Campo3) igual al valor del Campo1 dividido por el valor del Campo2, debe escribir [Campo1]/[Campo2] en el Generador de expresiones. TERCERO “1” 5
  11. 11. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Para obtener más información acerca de las expresiones, vea el artículo sobre la introducción a las expresiones. Cuando haya terminado de escribir el cálculo, haga clic en Aceptar. SUGERENCIA.-Es conveniente cambiar a la vista Hoja de datos para comprobar si el campo calculado funciona del modo que desea. 1.11 Establecer las propiedades de un campo Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento. Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede: Controlar la apariencia de los datos de un campo Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo Especificar valores predeterminados para un campo Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la vista Diseño. Establecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datos Cuando trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y algunas de las demás propiedades de un campo. Abrir una tabla en la vista Hoja de datos. TERCERO “1” 6
  12. 12. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Capítulo II FORMULARIOS 2.1 OPERACIONES BÁSICAS. Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentación de informaciones. El layout de estas pantallas es determinado por el proyectista de la Base de Datos y puede comprender alguna sofisticación tal como el uso se colores, letras de diversos tipos y tamaños, figuras, botones, etc. En los formularios es posible presentar resultados de cálculos y efectuar consistencias sobre datos alimentados. Eventualmente se puede imprimir un formulario a pesar de que el Access posee un recurso específico para la presentación de informaciones impresas Informes. Existen tres tipos importantes de formularios: de columnas, tabular y subformularios. En general es posible crear rápidamente un formulario relativamente patrocinado sobre los cuales si el proyectista lo desea, es posible hacer ajustes. La secuencia de pasos para la creación de un formulario a través del asistente es la siguiente: En la ventana Base de Datos, seleccionar Formularios y picar el botón Nuevos Elegir la opción Asistente de formulario Elegir la tabla o consulta para la cual el formulario será desarrollado. Seguir las indicaciones dadas por las ventanas presentadas por el sistema. Para generar un formulario rápidamente en el formato padrón basta elegir el asistente para autoformularios de columnas, tabular u hoja de datos Al final de este proceso se puede inspeccionar el formulario generado en la ventana de diseño o en la ventana de formulario con los datos de la tabla o consulta. Accesoriamente se puede inspeccionar esa tabla o consulta en el formato padrón TERCERO “1” de la hoja de datos, basta accionar los botones 7
  13. 13. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA correspondientes en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla. Imagen 3Formulario generado por el asistente para el PADRÓN DE EMPLEADOS. . Para verificar la distribución de las informaciones de ese formulario impreso, basta accionar el botón Vista preliminar. Este botón también puede ser accionado directamente en la ventana Base de Datos. El sistema provee una visión de la impresión en formato compactado. Imagen 4Ventana de diseño del formulario del padrón de funciones. Las barras de herramientas para la construcción de formularios presentan recursos que dependen de la personificación usada (menú Ver, opción Barra de herramientas, personificar). Además de eso, también es empleado el cuadro de herramientas para construir rótulos y cuadros de texto conforme detalles a TERCERO “1” 8
  14. 14. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA seguir. En caso en que las barras o el cuadro no estén visibles en modo diseño del formulario se hacen visibles a través de las opciones del menú Ver Imagen 5Barras y cuadros de herramientas para la construcción de formularios. El proyectista de formularios manipula controles en la ventana de diseño. Las acciones que él puede realizar en general comprenden selección, movimiento, redimencionamiento y ajuste de estos controles. Estas acciones básicas también valen para el desarrollo de informes siendo presentados a continuación. 2.2 Selección. La selección del control es hecha picando sobre él, en respuesta aparecen marcas guías de manipulación (handles L). Algunos controles, como cuadros de texto, poseen otro control asociado del tipo rotulo. Estos dos controles en general andan juntos. Imagen 6Cuadro de texto con rótulo asociado. TERCERO “1” 9
  15. 15. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Picando sobre el rótulo será considerado seleccionado el rótulo, picando sobre el cuadro de texto será considerada seleccionada el cuadro de texto. Es posible seleccionar múltiples controles picando el mouse fuera del área en la que están estos controles, arrastrando por sobre ellos hasta envolverlos y soltando enseguida el Mouse. Este procedimiento también puede ser usado para seleccionar solo cuadros de texto o solo rótulos dependiendo de cuales objetos fueron comprendidos por la selección. Otra forma de seleccionar múltiples controles es picando uno por uno en tanto se mantiene presionado la tecla SHIFT. 2.3 Movimiento. Para movilizar el par rótulo y cuadro de texto seleccionado se debe colocar el cursor sobe sus bordes inferiores hasta que él se trasforme en una mano. En este instante se debe picar y arrastrar. Para mover apenas el rótulo, picar en su guía de movimiento (el vector se transforma en una mano como el dedo indicado apuntando para la guía) y arrastrar. Para mover solamente el cuadro de texto utilizar su correspondiente marca guía. Observar que a pesar de que la movilización es por separado, los dos controles permanecen asociados. En caso de ser necesario mover apenas uno de los dos elementos del par para otra sección (encabezado, pie), será necesario utilizar el menú Edición. Se selecciona el elemento y se utilizaCortar. A continuación se selecciona la sección objetivo (en la zona gris fuera de la cuadrícula de diseño) y se acciona Pegar. Ahora los dos controles estarán definitivamente desasociados. Para restringir la dirección de movilización de los controles se recomienda mantener presionada la tecla SHIFT, seleccionar control y arrastrarlo. La dirección del primer movimiento prevalecerá y será la única según la cual podremos mover el control hasta soltar el botón del Mouse. TERCERO “1” 10
  16. 16. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA 2.4 Redimensionamiento. El redimensionamiento es hecho a través del posicionamiento del Mouse sobre una guía de redimensionamiento. El puntero debe cambiar de forma para un vector de dos puntas, en este instante se debe picar y arrastrar. Es posible ajustar los bordes de rótulos al texto que él contiene automáticamente. Se debe seleccionar el rótulo y accionar Formato, Tamaño, ajustar. En caso en que el texto sea expandido o reducido en cantidad de caracteres, automáticamente es hecho el ajuste de las cuadrículas. 2.5 Re aplicación. Podemos duplicar un control varias veces. Se debe seleccionar el control y usar el menú Edición como la opción Duplicar. La duplicación que aparece al lado o abajo del control original se debe mover par la posición deseada y, en caso necesario, una nueva duplicación puede ser solicitada. En este caso la duplicada va a aparecer en una posición relativamente idéntica en la que había entre los dos controles anteriores. Otra manera de duplicar es a través del recurso Copiar o Cortar y pegar. En este case se selecciona el objeto, se recorta o se copia vía menú Edición. A continuación, se selecciona la sección (detalle, pié, encabezado) para donde debe ser hecho el pegado. Nuevamente en el menú Edición se eligePegar. 2.6 Remoción y asociación de rótulos. Para borrar un control con su rótulo asociado se debe picar el control y accionar la tecla DEL. Para borrar apenas el rótulo se debe picar el rótulo y accionar DEL. Para re asociar un rótulo, o procedimiento es algo complicado. Inicialmente debe crear un nuevo rótulo vía herramientas del cuadro de herramientas. Seleccione el botón, pique en el formulario, digite el texto. Enseguida recorte el rótulo vía Edición; Cortar. Ahora seleccione el control al cual será asociado el rótulo y accione Edición; Pegar. TERCERO “1” 11
  17. 17. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA 2.7 Alineación entre controles. Independientemente de la cuadrícula, es posible alinear controles entre sí. Se debe seleccionar controles que estén relativamente en una misma línea o columna y accionar el menú Formatoopción Alinear seguido de la elección entre Izquierda, Derecha, Superior e Inferior. La alineación será siempre en relación al lado del control más apartado del grupo. 2.8 Copia de formularios. Es común desenvolver un nuevo formulario a partir de una copia de un formulario ya existente. Para producir una copia en la misma base se debe realizar las siguientes opciones en la ventana Base de datos: Seleccionar el formulario en la pantalla Base de Datos En el menú Edición usar Copiar En el menú Edición usar Pegar Informar el nombre de la copia en la ventana de diálogo. Para copiar formularios entre Base de Datos distintas se debe utilizar la opción Exportar del menúArchivo. TERCERO “1” 12
  18. 18. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Capitulo III CONSULTAS 3.1 Definición de consultas. Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Serán estudiados tres tipos de consultas: De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla De acción: altera el contenido de registros en una única operación Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automáticamente reflejarán esas alteraciones. Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos: Elegir campos específicos de tablas específicas; Seleccionar informaciones vía criterios; Mostrar las informaciones en varios órdenes; Obtener datos de varias tablas simultáneamente; Calcular totales; Crear formularios e informes; Crear otras consultas y gráficos. 3.4 Generar una nueva consulta. La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionandoConsultas y picando en la opción Nuevo. En respuesta aparecerá un cuadro de diálogo que le permite a Ud. elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la consulta a través del TERCERO “1” 13
  19. 19. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA modo Vista Diseño o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc. Imagen 7Barra de herramientas de la ventana Consulta. La figura 3.3 muestra la estructura de la consulta que fue denominada "Ingenieros de la Empresa". Al accionar la ejecución de la consulta aparece el resultado presentado en la figura 3.4. Esta figura muestra que el resultado es presentado en una hoja de datos que, en principio, puede ser también usada para alterar y excluir registros. 3.5 Adicionar campos a la consulta. Inicialmente se debe seleccionar los campos en la tabla. Se Puede seleccionar varios campos picando y apretando simultáneamente SHISFT o CTRL. Enseguida, apuntar para alguno de los campos seleccionados y arrastrarlo para la línea Campo: en el área inferior. El texto que identifica columnas, en la hoja de datos, es el nombre del campo. Muchas veces ese nombre es largo y se desea substituirlo por otro. Para ello basta preceder al nombre del campo en la planilla QBE con el nombre deseado seguido de dos puntos. Ejemplo: Cargo: Código del cargo. Mientras tanto, si la columna posee la propiedad leyenda esta tendrá prioridad. TERCERO “1” 14
  20. 20. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA 3.6 Clasificación de los datos presentados Basta especificar el orden de clasificación (creciente o Decreciente) de los campos que hacen parte de la llave de clasificación. Observar que el orden de los campos pasa a ser importante y, eventualmente, es necesario reordenar las columnas en relación a su orden en la tabla original. Nada impide que un campo de la tabla concurra dos o más veces como campo en la planilla QBE. Eventualmente esa puede ser una solución interesante para poder usar el campo en la llave de clasificación (donde su posición es fija) desactivando su presentación en la línea Mostrar; la segunda versión del campo es exhibida en la posición deseada por el usuario. 3.7 Grabar e imprimir consultas. Para grabar la consulta, use las opciones Guardar y Guardar como o Exportar del menú Archivo. Para imprimir la consulta debemos estar en la hoja de datos y accionar Vista preliminar para ver el layout de la hoja a ser impresa. La opción Imprimir del menú Archivo realiza la impresión permitiendo eventualmente imprimir apenas los registros seleccionados en la hoja de datos. Para eso, basta elegir la opción Registro Seleccionados como Intervalo de Impresión. 3.8 Criterios de selección comprendiendo más de un campo. En este caso se emplean las líneas Criterio, o: y líneas siguientes de la planilla QBE. Se debe observar la siguiente regla para definir expresiones entre varios campos: Expresiones ligadas por y quedan en la misma línea Expresiones ligadas por o quedan en líneas diferentes. TERCERO “1” 15
  21. 21. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA 3.9 Totalizaciones. Es posible obtener totales en consultas. Podemos contar el número de ocurrencias de registros, obtener sumas, promedio, mínimos, máximos, etc. Para obtener totales es necesario incrementar una línea Total en la planilla QBE lo que es hecho por el botón sumatoria? en la barra de herramientas o menú Ver opción Totales. En la línea Total para cada campo de la consulta deberá ser especificado el tipo de totalización deseada. Por ejemplo, si el campo sirve apenas para contar registros, debemos elegir la opciónContar. Si el campo tuviera que sumar, se selecciona Suma. Por otro lado, siempre habrá campos que van a controlar el argumento de los registros, por ejemplo, si deseamos totales por departamentos, en nuestro caso para el del Nombre del departamento, especificaremos Agrupar por. Para obtener totales de subagrupamientos basta incluir en la secuencia correcta a los campos que dan origen a los grupos y subgrupos indicando el orden de clasificación más conveniente. Imagen 8Consulta incluyendo totales. TERCERO “1” 16
  22. 22. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Capitulo IV MACROS. 4.1 Definición de Macros Una macro es una especie de rutina que puede ser ejecutada en respuesta a algún evento que ocurre en el sistema. 4.2 Creación de una macro. Para crear una macro se selecciona Macros en la ventana Base de Datos y se acciona el botónNueva. Para alterar una macro se utiliza el botón Diseño y para ejecutar una macro (en general para testear) se utiliza el botón Ejecutar. La ventana para el montaje de una macro está detallada en la figura 8.1. Imagen 9Ventana de proyecto de Macro.. Esta ventana muestra una macro constituida de 4 acciones. Esa macro será activada en un formulario (detallado más adelante) a través del accionar de un botón y va a presentar en la pantalla una ventana tipo hoja de datos correspondiente a la tabla PADRÓN DE DEPARTAMENTOS. Como se observa, para la acción Abrir Tabla tenemos que especificar 3 parámetros: cuál es la tabla a ser abierta, de qué forma ella es exhibida (hoja de datos), y cuál es la acción del usuario que será admitida sobre la ventana exhibida (solamente lectura). TERCERO “1” 17
  23. 23. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA La acción Eco debe tener el parámetro Eco activo especificado como siendo no. Esto indica que eventuales procesos intermediarios que ocurren durante el montaje de la tabla en la pantalla no serán exhibidos. En general no hay realmente interés en exhibir esos procesos. Mientras tanto, como esto puede significar que durante un breve espacio de tiempo el usuario quedará sin ningún tipo de respuesta en la pantalla, se acciona la acción Reloj de arena para mostrar el icono correspondiente hasta que la tabla a sea definitivamente presentada en la pantalla. Imagen 10Barra de herramientas de la ventana de diseño de diseño de Macro. 4.3 Macros para mostrar tablas, formularios e informes. A partir de la tabla PADRÓN DE EMPLEADOS fue desarrollado anteriormente un formulario de columna simple. Esa misma tabla dio origen a un formulario en formato tabular presentado adelante y que será utilizado para mostrar algunos recursos impresentables a través de macros. La construcción de ese formulario puede ser hecha a través de un asistente y no será detallado aquí. 4.4 Macros para confirmar la exclusión de registros. En el formulario anterior también se incluye una macro para enviar un mensaje de aviso cuando un registro fuera excluido y exigir confirmación. Al intentarse borrar (vía tecla DEL) un registro seleccionado será mostrado un cuadro de mensaje con dos botones: si y no conforme figura 8.6. TERCERO “1” 18
  24. 24. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Imagen 11Cuadro de mensaje del Macro confirmar exclusión. La macro será accionada cuando ocurra el evento al excluir del formulario. Ella deberá realizar dos acciones: mostrar el cuadro de mensaje (y obtener el resultado de la llamada de la función) y enseguida debe testear si el valor resultante determina o no el cancelamiento de la ejecución. Como una condición está comprendida y es necesario incrementar la columna de condiciones (picar en el botón de la barra de herramientas el botón condiciones)en la ventana de la macro conforme lo detallado en al figura 8.7. Imagen 12Ventana de proyecto de la macro confirmar exclusión. Construida la macro y atribuido un nombre a ella ("confirmar exclusión") se puede incorporar su llamada al evento correspondiente del formulario. Para eso se debe abrir la ventana de propiedades del formulario y especificar el nombre de la macro en la propiedad/evento. Al excluir. TERCERO “1” 19
  25. 25. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA 4.5 Macro de activación inmediata. Podemos desear que al abrir la Base de datos en el menú archivo, se accione una ventana de formulario denominada pantalla base donde consten botones que accionan las principales tareas de este sistema. En el ejemplo actual, apenas a título de ilustración, están reunidas las funciones en torno de la consulta, entrada de datos y visualización de los informes. La ventana del formulario está presentada a continuación. Detalles de su construcción son presentados en el próximo ítem. Imagen 13Formulario pantalla base. Para accionar esta pantalla creamos una macro que abre el formulario pantalla base. Esta macro no presenta novedades. Para que su activación sea inmediata debemos atribuirle un nombre patrón al Access autoexec. La macro está presentada a continuación. 4.6 Grupo de Macros. La ventana / formulario pantalla base posee una serie de botones. Básicamente a cada uno de ellos está asociada a una macro de única acción que corresponde al abrir la pantalla, formulario o informe correspondiente. En nuestro caso tendríamos que crear 8 macros y denominar a cada una; esto causaría cierta confusión en la ventana de la Base de Datos. Para simplificar podemos reunir las diversas macros en una única ventana conforme muestra la figura. TERCERO “1” 20
  26. 26. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Imagen 14Grupos de macros de la pantalla base Se trata de una ventana que reúne un grupo de macros. Para eso fue necesario incrementar una columna para el nombre de la macro y emplear nombres más cortos y por lo tanto mnemotécnicos. Este nombre será especificado en la propiedad/evento Al picar el botón correspondiente a través de la siguiente sintaxis: nombre del grupo. El formulario pantalla base merece algunas observaciones pues el no se parece a un formulario común. Esto se debe al hecho de que todos los controles están en el encabezado del formulario. Para este encabezado se especificó el color de fondo gris. TERCERO “1” 21
  27. 27. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Capítulo V INFORMES 5.1 Definición Informes Los informes constituyen un recurso específico para la presentación de informaciones en papel impreso. El origen de estas informaciones puede ser una tabla o consulta. Además de eso, es posible incluir en el informe elementos gráficos para hacerlo más atractivo. Como será visto, los informes también incluyen medios para agrupar y agregar datos. 5.2 Informes generados por asistentes Para mostrar cómo se genera un informe a través del asistente será utilizado el ejemplo que imprime la relación de empleados y sus salarios por cargo dentro de cada departamento. También deseamos imprimir el total de salarios por cargo y por departamento, como así también el total general de la empresa. Como es un informe que involucra informaciones con origen en las tres tablas de la base de datos, debemos crear inicialmente una consulta que comprenda todas las informaciones necesarias. En la consulta fueron utilizadas leyendas mnemotécnicas para facilitar las elaboraciones posteriores: Sigla del departamento (depsig) Nombre del departamento (depnom) Código del cargo (carcod) Nombre del cargo (carnom) Número del empleado (empnum) Nombre del empleado (empnom) Salario del Cargo (carsal) 5.3 Creación de informes. Para crear un informe sin auxilio del asistente se selecciona Informe y Nuevo en la ventana de base de datos. En la ventana Nuevo informe se especifica la tabla o consulta que servirá de base para el informe y se selecciona la opción Vista diseño. A título de ejemplo será detallada la creación TERCERO “1” 22
  28. 28. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA del informe de empleados por cargo a partir de la tabla PADRÓN DE EMPLEADOS. El informe final generado aparece en la figura Después de picar OK aparece la ventana de diseño del informe. Conviene especificar inicialmente cual será la organización del agrupamientos y clasificación de los campos comprendidos. Para esto se acciona el menú Ver opción Ordenar y agrupar o se acciona el botón correspondiente en la barra de herramientas. En respuesta aparece la ventana Ordenar y agrupar. Imagen 15Informe empleados por cargo. En esta ventana se indica que habrá agrupamiento por código del cargo y los cargos deben ser listados en orden Ascendente. Por otro lado, dentro de cada cargo los empleados deben ser clasificados según su nombre (en verdad el nombre no constituirá grupo). Después de cerrar esta ventana el sistema incorpora la línea adicional de pié de código del cargo a la ventana de estructura. Ahora podemos detallar los campos que deseamos disponer en la ventana. Para esto, basta exhibir la ventana de campos y seleccionar el número y nombre del empleado y código del cargo (vía tecla CTRL). Se arrastra la selección para la línea de detalle. Los campos van acompañados de sus rótulos que precisan ser seleccionados, recortados y pegados en la línea de encabezado de página. A continuación, se debe definir la posición correcta de los cuadros, su dimensión y tipo de fuente. También falta incluir un título y accesorios estéticos. TERCERO “1” 23
  29. 29. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Imagen 16Ventana Clasificar y agrupar para el informe empleados por cargo. Para evitar la repetición del código del cargo en cada línea se debe seleccionar su cuadro de texto en la línea detalle, mostrar su lista de propiedades e indicar si para la propiedad Ocultar duplicados. Para numerar las páginas basta incrementar la línea de pie de página un cuadro de texto con la expresión = [Página]. Será accionada la función interna del sistema (página) que devuelve el número de página corriente. Ese texto aparece en la parte inferior de la página impresa pero no fue posible mostrarlo en la ventana de informe anteriormente presentada. Imagen 17Estructura del informe empleados por cargo. 5.4 Otros recursos que comprenden los informes. Para insertar cambios de páginas basta seleccionar el botón correspondiente en el cuadro de herramientas y picar en el área de la ventana de diseño donde se desea la inserción. El sistema inserta una marca de 5 puntos indicando la TERCERO “1” 24
  30. 30. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA posición del cambio. También es posible colocar cambios de página antes o después de un pie o encabezado. En este case se debe usar la lista de propiedades de pie o encabezado y definir la propiedad Forzar nueva página. Es posible hacer agrupamientos basados en parte de un valor. Por ejemplo, si el campo de agrupamiento fuera una fecha entonces es posible indicar grupos basados en parte de la fecha. Como ya fue visto, esto es hecho en la ventana Ordenar y agrupar a través de la propiedadReagrupar. Dependiendo del tipo de campo el sistema ya lista las alternativas posibles para el usuario. Algunas alternativas son: agrupar por la primera letra de un campo de texto o agrupar según intervalos de amplitud constante para un campo numérico. TERCERO “1” 25
  31. 31. Conclusiones He concluido que Microsoft Access es una herramienta básica en la contabilidad ya que gracias a la creación de una base de datos, podemos facilitar cálculos contables. He concluido queAccess no es únicamente una base de datos si que mediante de formularios e informes genera información útil para el administrador. He llegado a la conclusión de que las consultas en Access nos ayudan a recuperar, modificar, insertar, o eliminar datos que no necesitamos o que por equivocación lo pusimos. También he concluido para cualquier trabajo realizado en Access el macro nos ayuda a automatizar procesos la misma que nos será de a la larga nos será de mucha ayuda. He concluido que Access es una herramienta que nos ofrece detalles sobre registros individuales, resúmenes de varios registros a través de los informes que Access nos presenta. Terminología Vincular.- Relativo al vínculo.Unir cosas inmateriales de manera firme o duradera. Sigla.- Letra inicial de una palabra que se usa como abreviatura. Bibliografía  http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/agregar-un-campo-calculado-a-unatabla-HA101820564.aspx  http://www.lalila.org/tutoriales/tutorial_Access97  https://www.google.com.ec/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=8&cad=rja& sqi=2&ved=0CEoQFjAH&url=http%3A%2F%2Fwww.monografias.com%2Ftrabajos34%2 Fmicrosoft-access%2Fmicrosoftaccess.shtml&ei=fQVnUrusB4e54AOs_oDYAw&usg=AFQjCNG_qWUZjBtVFwKIgLX6G7r0er3_Q  http://answers.yahoo.com/question/index?qid=20121018112840AA80kFu  http://www.aulafacil.com/Access/CursoAccess/Lecc-21-Acc.htm  (Armada Simancas, Manuel, 2006)

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