1. Contenido
Documentos electrónicos. ............................................................................................. 1
Documentos Electrónicos. ........................................................................................................ 2
Veamos algunas desventajas de mantener los archivos en papel y no transformarlos en
documentos electrónicos: ..................................................................................................... 2
Ilustración 1 documento electronico ............................................................................................ 1
Ilustración 2 archivo ...................................................................................................................... 2
Ilustración 3 ventajas de documentos .......................................................................................... 3
Ilustración 4 desventajas ............................................................................................................... 4
Documentos electrónicos.
Empresas y particulares, instituciones educativas, de salud, bibliotecas, entre otros,
están transformando sus recursos impresos o grabados en documentos electrónicos.
De esta forma, los protegen del paso del tiempo, los comparten con mayor cantidad
de personas y disponen de ellos de una forma mucho más cómoda. Hoy en día, los
documentos electrónicos se han transformado, más que en una moda, en una
necesidad .
Ilustración 1 documento electronico

2. Documentos Electrónicos.
La digitalización de documentos pone al alcance de los usuarios, de forma rápida,
fácil, segura económica.
Para entender mejor la necesidad de los documentos electrónicos podemos poner
como ejemplo a un centro de salud. Llega un paciente en una urgencia y es necesario
administrarle penicilina, una sustancia a la cual muchas personas son alérgicas.
La situación es desesperada y gracias a que su historia clínica estaba disponible en
formato digital, los médicos le pudieron salvar la vida inyectando el medicamento
justo, al instante.
De otra forma, se hubiera perdido tiempo en ir al archivo, buscar en los registros y
llevar esa información hasta el lugar de atención.
Ilustración 2 archivo
Veamos algunas desventajas de mantener los archivos en papel y no transformarlos
en documentos electrónicos:
• Es necesario elaborar índices y disponer de grandes y cuidados lugares de
almacenaje.
• Es necesario depurar los archivos frecuentemente, con la consecuente pérdida de
tiempo que eso genera.
• Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación.

3. • Perdida de tiempo en la búsqueda de documentos,
• Retraso en firmas y autorizaciones,
• Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en caso de necesitar más
de una copia de cada documento, con lo cual se genera una enorme pérdida de
tiempo.
• Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas personas a los archivos
permite que se hagan cambios sin permiso o que los datos guardados sean alterados.
Ilustración 3 ventajas de documentos
Ahora, en cambio vemos las ventajas de pas ar los archivos a documentos
electrónicos. Existen muchas empresas que prestan el servicio de
digitalización de la información y una de ellas, Digitaliza.com, señala
estos puntos como los centrales a la hora de tomar la decisión .
• Elimina el extravío de documentos.
• Permite un rápido y fácil acceso a la información.
• Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos
• Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.
• Firmas digitales.
• Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda
entre los archivos.
• Índices de búsqueda de la información.
• Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).

4. • Resguarda la documentación.
• Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o
almacenado en una maquina.
• Protege la información teniendo varios respaldos de la información.
• Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.
• Ordena de manera lógica los expedientes.
• Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.
• Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los
mismos.
• Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.
• Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.
• Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.
Ilustración 4 desventajas