Este documento describe cómo las organizaciones aún dependen demasiado de los documentos en papel a pesar de que los procesos digitales agilizan el flujo de información. Se proporcionan preguntas para identificar áreas problemáticas y ejemplos de cómo digitalizar los documentos puede aumentar la eficiencia al capturar y compartir información de forma más rápida y precisa.

1. Gestión de procesos de
documentos
en papel en un
mundo digital
Agilización
ALGUNAS DE LAS MEJORES
OPORTUNIDADES DE AUMENTAR
LA EFICIENCIA DE LOS FLUJOS DE
TRABAJO SE ENCUENTRAN CUANDO EL
PAPEL SE CONVIERTE EN DIGITAL

2. Ya sabemos que...
LOS PROCESOS
DIGITALES
AGILIZAN EL FLUJO
DE INFORMACIÓN

3. porque permiten
TRABAJAR MÁS
RÁPIDO Y MEJOR
Pero también sabemos que...

4. Muchas organizaciones
todavía tienen
DOCUMENTOS EN PAPEL en
sus flujos de trabajo.
Y que eso causa problemas
innecesarios...

5. IDC Whitepaper, 2014
del tiempo de quienes
trabajan con información
se pierde lidiando con
problemas y tareas
tediosas debidas
a la utilización de
documentos en papel1
.
7%

6. 25%
Un cuarto de ese tiempo
se pierde en búsquedas
infructuosas y duplicación
de documentos.

7. al analizar
dónde y por qué
pasa esto,
algunas de las siguientes razones
le resultarán familiares...

8. Necesita archivar o enviar
copias impresas para
cumplir con las normativas
(políticas de empresa,
procedimientos,
contratos, documentos
financieros y albaranes).

9. O bien... Necesita una firma
física para contratos de
nuevos empleados, hojas de
registro horario, partes de
enfermedad, formularios de
vacaciones, registros
de personal.

10. Necesita rellenar
formularios a mano
como notas de gasto,
informes de servicio,
detalles de contactos
con usuarios,
cuestionarios.

11. O quizás
simplemente
siempre usó papel…

12. NUESTROS TRABAJOS
CON OTRAS
ORGANIZACIONES
DEMUESTRAN QUE EL
PAPEL NO TIENE POR
QUÉ SER UN PROBLEMA.

13. Aquí tiene cinco
preguntas que le
ayudarán a detectar
las áreas en las que
quizás todavía tenga
problemas...
?

14. Centro de
correo
Atención al cliente
Logística
Distribución
Finanzas
RR. HH.
Ventas y marketing
En toda su organización...

15. ¿Cuánto tiempo pierde
procesando documentos en papel
o introduciendo información a
mano?
Piense en todas las situaciones en que
los empleados introducen datos a mano
a partir de formularios impresos o de un
grupo de documentos electrónicos a otro.
¿Dónde están los volúmenes más grandes y
dónde podrían emplear mejor el tiempo sus
empleados?
1

16. ¿Cuántos errores se producen en
la introducción manual de datos?
En el flujo de trabajo que va del pago a
proveedores a la facturación y los contratos
con los clientes, hay un reto importante
para la productividad y el cumplimiento
de normativas. ¿Mide actualmente cuántas
consultas, revisiones, devoluciones y
rechazos se producen en su proceso
comercial?
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17. ¿Cuántos documentos se
pierden durante el proceso?
No es fácil de controlar, pero puede
hacerse una idea a partir de la cantidad
de consultas de terceros, retrasos en
las aprobaciones y las devoluciones
o rechazos que se producen en sus
procesos. Analice en detalle las áreas
en las que se manipulan documentos
impresos en papel.
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18. ¿Es difícil hacer un seguimiento,
compartir y recuperar la información
impresa en papel?
Busque síntomas como que algunas áreas tienen
menor capacidad de respuesta que otras. Analice
si los empleados que trabajan en remoto o los
que están en movilidad tardan más tiempo en
aprobar documentos críticos como contratos y
presupuestos. Compruebe si los directores, finanzas
y administración pierden tiempo atendiendo
consultas, confirmaciones y firmas. Unas auditorías
estresantes y costosas podrían indicar dificultades
en saber quién modificó qué y por qué.
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19. ¿Cuánto espacio valioso ocupa
el archivo de los documentos
en papel?
Analice qué áreas de su organización todavía
almacenan papel y durante cuánto tiempo. ¿Se
puede almacenar esta información de otra forma
sin dejar de cumplir las normativas? ¿Se podría
digitalizar y centralizar el almacenamiento? ¿Qué
haría con el espacio (y el tiempo) que quedaría
libre?
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20. Aquí tiene seis ejemplos de cómo
lograr una diferencia positiva...
Ej.

21. Capture la información de forma precisa
y rápida usando la tecnología de
escaneado inteligente, e intégrela con
su gestión de correo electrónico
Este es un paso clave en la automatización de
procesos. En la mayoría de los casos, esta tecnología
elimina definitivamente la necesidad de introducir a
mano la información de un documento a otro.
1

22. Comparta la información adecuada
con las personas adecuadas y en los
sitios adecuados
Implante políticas que aseguren que la
información solo se puede enviar a las personas
adecuadas y que se guarda de forma segura. La
automatización puede ayudar a reforzar estas
políticas y el cumplimiento de normativas.
2

23. Siga y controle fácilmente el progreso
de los documentos a lo largo de todos
los procesos
Use un software de gestión de la información
robusto y fácil de usar junto con un escaneado
inteligente que acelere el procesamiento de
facturas, que integre clientes, aprobaciones
de RR. HH. y cualquier otra clase de tarea
administrativa. Sus empleados solo necesitarán
echar un vistazo para saber en qué etapa están
los documentos (aprobación, edición, etc.) y qué
los está retardando.
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24. Busque y recupere instantáneamente
la información importante que necesita
Cuando ya esté digitalizando y procesando
documentos de forma eficiente, podrá acelerar el
acceso a toda clase de información. La búsqueda
intuitiva (mediante metadatos, no solo por el nombre
de archivo) se puede aplicar a áreas como éstas:
• Contratos y pagos de proveedores
• Datos de empleados
• Políticas de empresa
• Comunicaciones, entregas y
contratos con los clientes.
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25. Elimine el almacenamiento
innecesario del papel
Los archivadores ocupan gran cantidad de
espacio en las organizaciones. Al automatizar la
digitalización de documentos cruciales puede
reducir y hasta eliminar la necesidad de guardar
copias impresas, liberando espacios
y recursos significativos.
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26. Mejore la transparencia y reduzca el
riesgo comercial
El software de digitalización y de gestión de la
información puede marcar una gran diferencia
en la transparencia de muchos procesos.
Piense en los pagos a proveedores: si puede
realizar un seguimiento fácil de los cambios
de una factura y tener un acceso rápido a la
documentación de soporte, estará reforzando
las auditorías y reduciendo la carga de trabajo
de los equipos de finanzas.
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27. Ayudamosa
organizaciones
detodotipoytamaño
atransformar
suformadetrabajar...
...y podemos hacer lo mismo para
usted.

28. Integramos perfectamente los
flujos de trabajo en papel y digital,
automatizando la captura, el
almacenamiento y la distribución
de información para acelerar sus
procesos.

29. No importa en qué
etapa de su proceso
de modernización se
encuentre, podemos
ayudarle a que
llegue más lejos.

30. Le presentamos
cinco testimonios que
demuestran cómo
pequeños cambios
pueden tener un gran
impacto…

31. “”«Ahora podemos recuperar instantáneamente
cualquier documento o archivo electrónico. Desde
datos personales y documentos propios hasta los
créditos de los alumnos y los registros educativos,
tenemos un solo punto de información y en la mayoría
de los casos eliminamos la necesidad de mantener
documentos impresos. »
Mick Cook
Director de proyectos,
Consejo del condado de Northumberland

32. “”«Ahora sabemos en todo momento dónde está un
documento y de qué parte del proceso viene. Además,
podemos asignar permisos por documento individual
a toda una categoría y a sus subordinados. Esto
ha aumentado la agilidad y el control de nuestros
informes de trabajo y de la facturación. »
Michael Wager
Director financiero,
Astilleros de Mallorca

33. “”«Nuestros técnicos pueden enviar directamente
correos electrónicos con la información que los
clientes necesitan, sin la molestia de ir a buscarla en
el archivo, escanearla, enviarla y volverla a poner en
su sitio en el archivo. »
Keith Wright
Director general,
Team Global

34. “”«Gracias a Canon, ahora tenemos un gran control
de nuestros sistema de cuentas por pagar y
procesamos las facturas un 40% más rápido que
antes. Al reducir el tiempo de proceso en unas 40
horas, ahorramos entre 25.000 y 30.000 € al año. »
Bert Rijkmans
Director de Información y Comunicaciones,
Van Dillewijn Group

35. “”«Canon transformó nuestros procesos de
papeleo manual en datos digitales accesibles
y muy eficientes que los empleados con
autorización pueden recuperar en cualquier
momento. »
Maurice McCracken
Contable,
Whitemountain Quarries Ltd.

36. ¿Cómo podemos ayudarle?
Si hay algún área de particular interés que
quiera analizar con más detalle, o quiere
tener una reunión con nosotros, llámenos al
900 11 12 15.
O pídale a alguno de nuestros expertos que se
ponga en contacto con usted para ayudarle en
todos los procesos de gestión de la información
y de los documentos.
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canon.es