Las empresas, instituciones educativas y de salud están digitalizando sus documentos para protegerlos a largo plazo, compartirlos más fácilmente y acceder a ellos de forma más cómoda. La digitalización pone la información al alcance de los usuarios de manera rápida, fácil, segura y económica. Un ejemplo es cómo los registros médicos digitales le salvaron la vida a un paciente al permitir que los doctores administraran rápidamente la medicina correcta durante una emergencia.

2.  Empresas y particulares, instituciones
educativas, de salud, bibliotecas, entre
otros, están transformando sus
recursos impresos o grabados en
documentos electrónicos.

De esta forma, los protegen del paso
del tiempo, los comparten con mayor
cantidad de personas y disponen de
ellos de una forma mucho más
cómoda. Hoy en día, los documentos
electrónicos se han
transformado, más que en una
moda, en una necesidad.

3.  La digitalización de documentos pone al alcance de
los usuarios, de forma rápida, fácil, segura
económica.
 Para entender mejor la necesidad de los
documentos electrónicos podemos poner como
ejemplo a un centro de salud. Llega un paciente en
una urgencia y es necesario administrarle
penicilina, una sustancia a la cual muchas
personas son alérgicas.

 La situación es desesperada y gracias a que su
historia clínica estaba disponible en formato
digital, los médicos le pudieron salvar la vida
inyectando el medicamento justo, al instante.

 De otra forma, se hubiera perdido tiempo en ir al
archivo, buscar en los registros y llevar esa
información hasta el lugar de atención.

4.  • Es necesario elaborar índices y disponer de grandes y
cuidados lugares de almacenaje.
 • Es necesario depurar los archivos
frecuentemente, con la consecuente pérdida de tiempo
que eso genera.
 • Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la
manipulación.
 • Perdida de tiempo en la búsqueda de documentos,
 • Retraso en firmas y autorizaciones,
 • Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por
duplicado, en caso de necesitar más de una copia de
cada documento, con lo cual se genera una enorme
pérdida de tiempo.
 • Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de
muchas personas a los archivos permite que se hagan
cambios sin permiso o que los datos guardados sean
alterados.

5.  • Elimina el extravío de documentos.
 • Permite un rápido y fácil acceso a la información.
 • Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos
 • Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.
 • Firmas digitales.
 • Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda entre los archivos.
 • Índices de búsqueda de la información.
 • Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).
 • Resguarda la documentación.
 • Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una maquina.
 • Protege la información teniendo varios respaldos de la información.
 • Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.
 • Ordena de manera lógica los expedientes.
 • Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.
 • Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos.
 • Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.
 • Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.
 • Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales

6.  Crear una presentación con el tema anterior.
 Utilizar tipo de fuente lucida console para títulos y
subtitulo; y sylfaen para el texto del contenido.
 Títulos alineados a la izquierda tamaño 20.
 Subtitulo tamaño 17
 Texto normal tamaño 12.
 Utilizar o más de 2 colores en el formato.
 Realizar tabla de contenido y tabla de ilustraciones.
 A partir de este documento y las siguientes prácticas
serán realizadas tanto en Word como en Power Point y
deberán estar en su cuenta de SlideShare.
 Utilizar la siguientes imágenes: