1. Almacenaje,localizacióny disposición de archivosinactivos

2. Almacenaje de archivos inactivos Acumular cajas en un almacén, o conservar todos los archivos inactivos sobre una mesa de trabajo no son soluciones a los problemas en administración de información. Tirar a la basura documentos supuestamente “inútiles” tampoco. Esos métodos pueden perjudicar gravemente una institución y traer complicaciones legales mayores

3. Consecuenciaspor un mal manejo de archivosinactivos

5. Es por eso que existe un modo correcto de organizar estos archivos. Las instituciones pueden optar por conservar por si mismos sus documentos inactivos. También pueden enviarlas a una compañía especializada para que se ocupe de esa labor.

6. El uso de los centros dealmacenamientos resulta conveniente ya que ofrece : Recogido de documentos y trasferencia al centro privado Digitalización de documentos Protección y seguridad Contra fuego Alarmas Monitorización continua Acceso limitado al personal no autorizado

7. Localización, reproducción y envió de los documentos por mensajero, facsímil (fax), correo regular, correo electrónico y otros medios. Sistemas de respaldo para proteger la información. Acceso mediante internet a los documentos digitalizados .(usando contraseñas para poder acceder a la información) Disposición y destrucción de documentos con autorización de los clientes y certificación de su destrucción. Asesoramiento legal para la disposición de documentos que aplican a los diferentes tipos de instituciones.

8. Aspectos a considerar si se debe mantener sus archivos inactivos dentro de su instalación física o en un centro privado Centros propios Espacio disponible en la institución para convertirlo en almacén para los documentos. Otros usos que se le podrían dar a ese espacio. Ubicación del espacio y posibilidad de ampliaciones para el futuro sean en papel, medios electrónicos, discos laser, o rollos de películas. Altura y carga máxima que resiste el piso. Accesibilidad al centro y a los documentos. Costos de alumbrado, control de la humedad, personal , equipo y materiales. Adiestramiento al personal y costo del mismo

9. Centros privados Servicios que ofrecen Costos de los servicios Medidas de seguridad y protección que dan a los documentos Medios que ofrecen para la entrega de documentos Reputación de la empresa y clientes a los que sirve

10. Algunas ventajas por las cuales algunas instituciones optan por utilizar servicios de centros privados Los costos de los servicios relativamente bajos La economía de espacio en sus instalaciones que pueden usar para otros propósitos La reducción de los costos en materiales , equipo y personal El evitar comprar equipo costoso para digitalizar los documentos Los documentos están bajo estrictas medidas de seguridad Obtienen rápido acceso a la información.

11. Localización y control de los archivos inactivos en los centros de almacenaje En los centros de almacenaje de documentos inactivos es necesario mantener registros detallados para saber que documentos se hallan en los mismos y lograr localizarlos rápida y fácilmente. En este registro se debe detallar que documentos se tienen, de que departamento u oficina vienen, en que caja o gaveta se hallan, en que área del centro se colocaron y la fecha de cuando se debe disponer de ellos.

12. Este registro se puede hacer en una base de datos computarizada o en un tarjetero manual. Se recomienda que de ser electrónica se mantenga un tarjetero índice de apoyo por su hay algún fallo en el sistema. Aquí muestro un ejemplo de un tarjetero índice de documentos conservados en los archivos inactivos.

13. Métodos para la disposición de archivos inactivos a) Reciclar internamente No es un método seguro para documentos confidenciales que se vallan a descartar, aunque resulta económico en el consumo de papel y provee protección al ambiente b) Echar los documentos al zafacón o en depósitos de reciclaje externo Es el método más económico y sencillo aunque no es seguro para documentos confidenciales.

14. c) Triturar Método seguro para documentos confidenciales, requiere compra de equipo, las tiritas de papel se pueden reciclar externamente. Las trituradoras vienen de distintos tamaños y para diferentes capacidades , algunas pueden triturar : papel, rollos de películas, discos, tarjetas, carpetas, videos y radiocasetes ,presillas de metal y otros materiales. d) Reciclaje externo Hay compañías que se dedican a esto y van a recoger los documentos colocados en los depósitos especiales. Los documentos confidenciales deben ser triturados antes de colocarlos en los recipientes.

15. Preguntasparadiscutir ¿Por qué razón surgen los centros de almacenamientos privados? ¿Qué servicios ofrecen los de centros de almacenamientos privados? ¿Qué aspectos se deben tomar en consideración para determinar si una institución debe mantener sus archivos inactivos en sus instalaciones o debe recurrir a un centro privado?

16. ¿Cuáles son las ventajas por las que algunas instituciones optan por utilizar servicios de centros privados? ¿Por qué se recomienda hacer un tarjetero índice si se crea una base de datos electrónica para la localización y control de archivos inactivos? ¿Cuales son los métodos para la disposición de documentos en papel?

17. Gracias porsuatención