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Almacenaje,localizacióny disposición de archivosinactivos
Almacenaje de archivos inactivosAcumular cajas en un almacén, o conservar todos los archivos inactivos sobre una mesa de trabajo no son soluciones a los  problemas en administración de información.Tirar a la basura documentos supuestamente “inútiles” tampoco.	Esos métodos pueden perjudicar gravemente una institución y traer complicaciones legales mayores
Consecuenciaspor un mal manejo de archivosinactivos
Manejo de documentos inactivos
Es por eso que existe un modo correcto de organizar estos archivos.Las instituciones pueden optar por conservar por si mismos sus documentos inactivos.También pueden enviarlas a  una compañía especializada  para que se ocupe de esa labor.
El uso de los centros dealmacenamientos resulta conveniente ya que ofrece :Recogido de documentos y trasferencia al centro privadoDigitalización de documentos Protección y seguridad Contra fuegoAlarmas Monitorización continuaAcceso limitado al personal no autorizado
Localización, reproducción y envió de los documentos por mensajero, facsímil (fax), correo regular, correo electrónico y otros medios.Sistemas de respaldo para proteger la información.Acceso mediante internet a los documentos digitalizados .(usando contraseñas para poder acceder a la información)Disposición y destrucción de documentos con autorización de los clientes y certificación de su destrucción.Asesoramiento legal para la disposición de documentos que aplican a los diferentes tipos de instituciones.
Aspectos a considerar  si se debe mantener sus archivos inactivos dentro de su instalación física o  en un centro privadoCentros propiosEspacio disponible en la institución para convertirlo en almacén para los documentos.Otros usos que se le podrían dar a ese espacio.Ubicación del espacio y posibilidad de ampliaciones para el futuro sean en papel, medios electrónicos, discos laser, o rollos de películas.Altura y carga máxima que resiste el piso.Accesibilidad al centro y a los documentos.Costos de alumbrado, control de la humedad, personal , equipo y materiales.Adiestramiento al personal y costo del mismo
Centros privados Servicios que ofrecen Costos de los serviciosMedidas de seguridad y protección que dan a los documentosMedios que ofrecen para la entrega de documentosReputación de la empresa y clientes a los que sirve
Algunas ventajas por las cuales algunas instituciones optan por  utilizar servicios de  centros privados Los costos de los servicios relativamente bajosLa economía de espacio en sus instalaciones que pueden usar para otros propósitosLa reducción de los costos en materiales , equipo y personalEl evitar comprar equipo costoso para digitalizar los documentosLos documentos están bajo estrictas medidas de seguridadObtienen rápido acceso a la información.
Localización y control  de  los archivos inactivos en los centros de almacenaje 	En los centros de almacenaje de documentos inactivos es necesario mantener registros detallados para saber que documentos se hallan en los mismos y  lograr localizarlos rápida y fácilmente. En este registro se debe detallar que documentos se tienen, de que departamento u oficina vienen, en que caja o gaveta se hallan, en que área del centro se  colocaron y la fecha de cuando se debe disponer de ellos.
	Este registro se puede hacer en una base de datos computarizada o en un tarjetero manual. Se recomienda que de ser electrónica  se mantenga un tarjetero índice de apoyo por su hay algún fallo en el sistema. Aquí muestro un ejemplo de un tarjetero índice de documentos conservados en los archivos inactivos.
Métodos para la disposición de archivos inactivosa) Reciclar internamente No es un método seguro para documentos confidenciales que se vallan a descartar, aunque resulta económico en el consumo de papel y provee protección al ambienteb) Echar los documentos al zafacón o en depósitos de  reciclaje externoEs el método más económico y sencillo aunque no es seguro para documentos confidenciales.
c) TriturarMétodo seguro para documentos confidenciales, requiere compra de equipo, las tiritas de papel se pueden reciclar externamente. Las trituradoras vienen de distintos tamaños y para diferentes capacidades , algunas pueden triturar : papel, rollos de películas, discos, tarjetas, carpetas, videos y radiocasetes ,presillas de metal y otros materiales.d) Reciclaje externoHay compañías que se dedican a esto y van a recoger los documentos colocados en los depósitos especiales. Los documentos confidenciales deben ser triturados antes de colocarlos en los recipientes.
Preguntasparadiscutir¿Por qué razón surgen los centros de almacenamientos privados?¿Qué servicios ofrecen los de centros de almacenamientos privados? ¿Qué aspectos se deben  tomar en consideración para determinar si una institución debe mantener sus archivos inactivos en sus instalaciones o debe recurrir a un centro privado?
 ¿Cuáles son las ventajas por las que algunas instituciones optan por  utilizar servicios de  centros privados?¿Por qué se recomienda hacer un tarjetero índice si se crea una base de datos electrónica para la localización y control de archivos inactivos?¿Cuales son los  métodos para la disposición de documentos en papel?
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  • 2. Almacenaje de archivos inactivosAcumular cajas en un almacén, o conservar todos los archivos inactivos sobre una mesa de trabajo no son soluciones a los problemas en administración de información.Tirar a la basura documentos supuestamente “inútiles” tampoco. Esos métodos pueden perjudicar gravemente una institución y traer complicaciones legales mayores
  • 3. Consecuenciaspor un mal manejo de archivosinactivos
  • 5. Es por eso que existe un modo correcto de organizar estos archivos.Las instituciones pueden optar por conservar por si mismos sus documentos inactivos.También pueden enviarlas a una compañía especializada para que se ocupe de esa labor.
  • 6. El uso de los centros dealmacenamientos resulta conveniente ya que ofrece :Recogido de documentos y trasferencia al centro privadoDigitalización de documentos Protección y seguridad Contra fuegoAlarmas Monitorización continuaAcceso limitado al personal no autorizado
  • 7. Localización, reproducción y envió de los documentos por mensajero, facsímil (fax), correo regular, correo electrónico y otros medios.Sistemas de respaldo para proteger la información.Acceso mediante internet a los documentos digitalizados .(usando contraseñas para poder acceder a la información)Disposición y destrucción de documentos con autorización de los clientes y certificación de su destrucción.Asesoramiento legal para la disposición de documentos que aplican a los diferentes tipos de instituciones.
  • 8. Aspectos a considerar si se debe mantener sus archivos inactivos dentro de su instalación física o en un centro privadoCentros propiosEspacio disponible en la institución para convertirlo en almacén para los documentos.Otros usos que se le podrían dar a ese espacio.Ubicación del espacio y posibilidad de ampliaciones para el futuro sean en papel, medios electrónicos, discos laser, o rollos de películas.Altura y carga máxima que resiste el piso.Accesibilidad al centro y a los documentos.Costos de alumbrado, control de la humedad, personal , equipo y materiales.Adiestramiento al personal y costo del mismo
  • 9. Centros privados Servicios que ofrecen Costos de los serviciosMedidas de seguridad y protección que dan a los documentosMedios que ofrecen para la entrega de documentosReputación de la empresa y clientes a los que sirve
  • 10. Algunas ventajas por las cuales algunas instituciones optan por utilizar servicios de centros privados Los costos de los servicios relativamente bajosLa economía de espacio en sus instalaciones que pueden usar para otros propósitosLa reducción de los costos en materiales , equipo y personalEl evitar comprar equipo costoso para digitalizar los documentosLos documentos están bajo estrictas medidas de seguridadObtienen rápido acceso a la información.
  • 11. Localización y control de los archivos inactivos en los centros de almacenaje  En los centros de almacenaje de documentos inactivos es necesario mantener registros detallados para saber que documentos se hallan en los mismos y lograr localizarlos rápida y fácilmente. En este registro se debe detallar que documentos se tienen, de que departamento u oficina vienen, en que caja o gaveta se hallan, en que área del centro se colocaron y la fecha de cuando se debe disponer de ellos.
  • 12. Este registro se puede hacer en una base de datos computarizada o en un tarjetero manual. Se recomienda que de ser electrónica se mantenga un tarjetero índice de apoyo por su hay algún fallo en el sistema. Aquí muestro un ejemplo de un tarjetero índice de documentos conservados en los archivos inactivos.
  • 13. Métodos para la disposición de archivos inactivosa) Reciclar internamente No es un método seguro para documentos confidenciales que se vallan a descartar, aunque resulta económico en el consumo de papel y provee protección al ambienteb) Echar los documentos al zafacón o en depósitos de reciclaje externoEs el método más económico y sencillo aunque no es seguro para documentos confidenciales.
  • 14. c) TriturarMétodo seguro para documentos confidenciales, requiere compra de equipo, las tiritas de papel se pueden reciclar externamente. Las trituradoras vienen de distintos tamaños y para diferentes capacidades , algunas pueden triturar : papel, rollos de películas, discos, tarjetas, carpetas, videos y radiocasetes ,presillas de metal y otros materiales.d) Reciclaje externoHay compañías que se dedican a esto y van a recoger los documentos colocados en los depósitos especiales. Los documentos confidenciales deben ser triturados antes de colocarlos en los recipientes.
  • 15. Preguntasparadiscutir¿Por qué razón surgen los centros de almacenamientos privados?¿Qué servicios ofrecen los de centros de almacenamientos privados? ¿Qué aspectos se deben tomar en consideración para determinar si una institución debe mantener sus archivos inactivos en sus instalaciones o debe recurrir a un centro privado?
  • 16. ¿Cuáles son las ventajas por las que algunas instituciones optan por utilizar servicios de centros privados?¿Por qué se recomienda hacer un tarjetero índice si se crea una base de datos electrónica para la localización y control de archivos inactivos?¿Cuales son los métodos para la disposición de documentos en papel?