Recomendaciones para la Creación de un Repositorio Institucional basadas en la experiencia de SABER - ULA

Experiencias SABER-ULA

Recomendaciones para la Creación de un
Repositorio Institucional
basadas en la experiencia de
SABER - ULA

Rodrigo Torrens
Yolibeth López
Centro de Teleinformación (CTI)

Mérida, febrero 2012
Mérida, febrero 2012 CTI - CPTM 1


Recomendaciones para la Creación
de un Repositorio Institucional
basadas en la experiencia de
SABER - ULA
Conjunto de servicios teleinformáticos para la
publicación y diseminación de la producción intelectual
universitaria que garantizan su preservación.


Contenido
• ¿Qué es un Repositorio Institucional?
• Creación de un RI
• Elementos Principales de un Proyecto de RI
• Contenidos
• Tipos de Contenidos
• Dspace como plataforma tecnológica
• Estructura Básica de Dspace
• Ejemplos de comunidades y colecciones
• Estructura Comunidad-Colección
• Acceso y Privilegios de acuerdo al Rol
• Estructura de Metadatos


…Contenido
• Funcionamiento de SABER-ULA
• Principales grupos de trabajo asociados al servicio
• Estrategias de captura de contenidos
• Mantenimiento de los servicios
• Estrategias y planes de entrenamiento a usuarios
• Estrategias de institucionalización de los servicios
• Aspectos finales a considerar
• Referencias



¿Qué es un Repositorio Institucional?

Un Repositorio Institucional (RI) se entiende como un
sistema de información que reúne, preserva, divulga y
da acceso a la producción intelectual y académica de
las comunidades universitarias.

Las Universidades son responsables de
preservar y difundir su producción intelectual de
forma pública y libre.

Clifford Lynch, ARL, Association of Research Libraries



Creación de un RI

La creación de un repositorio institucional involucra:
• Planificar
• Implementar
• Garantizar la participación de la comunidad



Elementos Principales de un Proyecto de RI

1. Introducción. Contexto del 10. Evaluación de la calidad
repositorio 11. Propiedad Intelectual
2. Definición y propósitos del RI 12. Plataforma tecnológica
3. Beneficios del RI 13. Modelo de metadatos
4. Modelo de costos 14. Incentivos institucionales
5. Fases de implementación 15. Estrategias de institucionali-
6. Modelo de servicios zación y promoción.
7. Contenidos del RI y formas 16. Integración en redes nacio-
de acceso nales, regionales y
8. Autores mundiales
9. Flujo de trabajo y publicación, 17. Conclusiones
autoarchivo. 18. Referencias



Contenidos de un RI
Los repositorios digitales pueden cumplir con una
amplia variedad de propósitos y estar dirigidos a
distintos tipos de usuarios.
Los tipos de contenidos que se almacenan estarán
relacionados con las políticas de cada institución, y no
con el aspecto técnico.
En los RI se almacenan diversos tipos de documentos
que son el resultado de las actividades de investigación
y docencia de los profesores e investigadores.



Tipos de Contenidos de un RI
Producción académica - Objetos de
aprendizaje:
Producción científica: • Guías de estudio y ejercicios.
• Tesis de postgrado. • Material audiovisual
• Tesis de pregrado. • Apuntes de clase.
• Libros. • Presentaciones usadas en clase.
• Comunicaciones a congresos, • Guías de laboratorio.
carteles, posters.
• Pre-prints Producción institucional y/o
• Artículos publicados en revistas administrativa:
arbitradas • Revistas de información institucional
• Materiales audiovisuales. • Reglamentos y normas.
• Revistas de la institución. • Documentos de archivo.
• Trabajos de investigación • Documentos de trabajo, informes
• Proyectos técnicos.
• Videograbaciones, eventos
celebrados, etc.


Dspace como plataforma tecnológica de un RI

Dspace es un software de código abierto que provee
herramientas para la administración de colecciones
digitales, y comúnmente es usado como solución de
repositorio institucional.
Soporta una gran variedad de datos, incluyendo libros,
tesis, fotografías, videos, datos de investigación y
otras formas de contenido.
Los datos son organizados como ítems que
pertenecen a una colección; cada colección pertenece
a una comunidad.



Estructura Básica de Dspace

La manera en que se
organizan los datos en
Dspace, tiene la
intención de reflejar la
estructura de las
organizaciones e
instituciones que lo
usan.



Ejemplos de Comunidades y Colecciones

Caso: RI SABER-ULA

http://www.saber.ula.ve



…Ejemplos de Comunidades y Colecciones
Ejemplo 1:
Estructura centrada en difundir la producción científica de la institución

• Comunidad: [NOMBRE DE LA UNIDAD DE INVESTIGACION]
 Colección: [TIPO DE DOCUMENTO]

• Comunidad: Centro de Investigaciones del Lenguaje
 Colección: Artículos arbitrados
 Colección: Artículos pre-prints
 Colección: Ponencias en eventos
 Colección: Libros publicados
• Comunidad: Grupo de Física de Partículas
 Colección: Artículos arbitrados
 Colección: Artículos pre-prints
 Colección: Ponencias en eventos
 Colección: Libros publicados



Ejemplo 2:
Estructura centrada en difundir material académico de la institución

• Comunidad: [NOMBRE DE FACULTAD]
 Sub-comunidad: [NOMBRE DEL DEPARTAMENTO o CARRERA]
 Sub-comunidad: [NOMBRE CATEDRA O MATERIA]
 Colección: [TIPO DE DOCUMENTO]

• Comunidad: Facultad de Economía
 Sub-comunidad: Departamento de Estadística
 Sub-comunidad: Cátedra Estadística I
 Colección: Guías de estudio
 Colección: Galería videos instruccionales
 Colección: Objetos de aprendizaje
 Colección: Presentaciones de clases



Ejemplo 3:
Estructura para tesis de pre y postgrado

• Comunidad: Tesis
 Sub-comunidad: [NOMBRE DE FACULTAD]
 Colección: Tesis de pregrado
 Colección: Tesis de maestría
 Colección: Tesis de doctorado

• Comunidad: Tesis
 Sub-comunidad: Facultad de Ingeniería
 Colección: Tesis de pregrado
 Colección: Tesis de maestría
 Colección: Tesis de doctorado



Estructura Comunidad-Colección
• Definir previamente el alcance y objetivos del
repositorio.
• Pensar siempre en la facilidad de uso del sistema, y no
en la exactitud de la representación de la estructura
organizacional de la institución.
• Modelar una estructura pensando en los tipos de
contenidos que tendrán cabida en el repositorio a corto,
mediano y largo plazo.
• Decidir si se implementará una estructura fija para todo
el repositorio, o se dejará a usuarios crear sub-
comunidades y colecciones.



…Estructura Comunidad-Colección
• Diferenciar trabajos de investigación de los de
enseñanza.
• En los de investigación distinguir entre los que ya
han sido publicados y los que se publican de manera
directa (no han sido publicados ni arbitrados).
• Diferenciar tesis de pregrado de las de postgrado.
•En clasificaciones temáticas definir categorías y sub-
categorías e integrar estas categorías en los
metadatos.



Acceso y Privilegios de acuerdo al Rol
Dspace identifica a los usuarios para garantizarles acceso y
privilegios de acuerdo a su rol.
Administradores por
Superadministradores => pueden comunidad => pueden crear
cambiar la configuración del nuevas sub-comunidades y
sistema de varios modos colecciones y aprobar la
(estructura de metadatos de los publicación de documentos
ítems, interfaz gráfica, etc.). (ítems).

Autores => pueden enviar
documentos a la comunidad-
colección donde estén autorizados.

Se puede también, asignar grupos de usuarios para que sus miembros
ejecuten alguna tarea relacionada con el flujo de trabajo de la publicación
de contenidos (editar metadatos, rechazar envíos, etc.).


Estructura de Metadatos

Para cada tipo de contenido que se decida incorporar
al repositorio, se debe crear una estructura de
metadatos acorde, que sirva para describir y
documentar cada ítem de información.
En Dspace existen mecanismos tanto para la
asignación de metadatos por comunidad-colección,
como para modificar los formularios de entrada de
acuerdo a la estructura definida.



Funcionamiento de SABER-ULA



Principales grupos de trabajo
asociados al servicio
 Administración de servidores (instalación,
actualización, mantenimiento, respaldos)
Unidad de Desarrollo
 Desarrollo de aplicaciones web
 Evaluación y prueba de nuevas herramientas

 Adopción de nuevas herramientas
 Adiestramiento a usuarios
Unidad de Contenidos
 Recepción de documentos a publicar
 Soporte a usuarios del sistema

 Promoción de los servicios (prensa, web)
 Creación de la imagen gráfica de los sitios
Unidad de Visibilidad
web y de material impreso.
 Campañas


Estrategias de captura de contenidos
• Obtener datos a través de dependencias Al inicio, una
universitarias que manejen información. tarea ardua
Establecer contacto directo con unidades
de investigación o con investigadores productivos.
• Ofrecer a los posibles colaboradores otros servicios a cambio
de contenidos.
• Recolectar datos y/o contenidos de otros sitios web.
• Ofrecer diversos medios de envío de información.
• Ofrecer mecanismos de auto-archivo y/o gestión propia de
contenidos.
• Lograr que la institución firme la Declaración de Berlín sobre
acceso abierto y libre al conocimiento científico y humanístico.


Mantenimiento de los servicios
• Respaldo de información.
• Reglas en ingreso de metadatos. Convenciones y
estándares
• Nombres y tipos de archivos.
• Tamaño de imágenes.
• Revisión por pares.
• Modelos de correos de respuesta (acuse de recibo, publicación
de contenidos, corrección de datos).
• Idealmente, contar con un servidor espejo, lo que permitiría
tener un respaldo operativo muy útil en caso de fallas.
• Documentación de procedimientos (wiki).


Estrategias de adopción de los servicios por
parte de los usuarios
• Fomentar el uso de tecnologías de información y la búsqueda de
contenidos en sitios institucionales.
• Difundir las ventajas de publicar electrónicamente: altos costos de
impresión y distribución vs. costos menores de producción y
distribución instantánea a nivel mundial.
• Asegurar que la información del sitio web se presente de una
manera clara y sencilla, ofrecer a los usuarios encontrar contenidos
por varios criterios  navegación intuitiva.
• Facilitar la publicación ofreciendo varias alternativas incluyendo la
de autoarchivo.
• Aclarar el tema de propiedad intelectual y derechos de autor 
iniciativas de acceso abierto.
• Ofrecer incentivos a los primeros productores de contenidos que
adopten los servicios.


Estrategias y planes de entrenamiento
a usuarios

• Trabajar con un primer grupo (grupos élite: unidades de
investigación, editores de revistas, investigadores) y asegurarse de
la adopción del sistema.
• Establecer compromiso con los editores de revistas y
acompañarlos en el proceso de adopción, guiarlos y motivarlos.
• Ser flexibles en posibles demandas de productores de contenidos.
• Realizar encuestas para detectar dificultades y mejorar
metodología.
• Ofrecer espacio para atención personalizada (calendario de
consultas).



Estrategias de institucionalización
de los servicios

Previamente, asegurarse de que el servicio está en pleno
funcionamiento y que cuenta con una cantidad de
contenidos importante, que darán credibilidad al proyecto.

• "Obligar" a los miembros de la comunidad universitaria a publicar
sus contenidos  requisito previo para lograr gestionar trámites o
financiamiento.
• Promocionar el servicio a través de: videotutoriales, panfletos,
notas de prensa, notas en blogs, correos.



… Estrategias de institucionalización
de los servicios

• Reconocimiento anual por la Libre Difusión en la Web del
Patrimonio Intelectual.

La institucionalización de los servicios fomenta la
apropiación tecnológica (usuarios cada vez más
exigentes, incremento en las consultas, creación de
redes académicas, etc.).



Aspectos finales a considerar

Una vez institucionalizados los servicios, se debe
tener en cuenta el posible desbordamiento en la
atención de usuarios, la capacidad de respuesta y
cumplimiento de tiempos de atención. Se debe prever
la posibilidad de aumento de recursos y personal.

Parte clave del éxito es manejar los cambios
tecnológicos y estar en capacidad de migrar de una
tecnología a otra para garantizar la evolución de los
servicios.



Referencias
•http://www.rsp.ac.uk/repos/definitions

•http://es.wikipedia.org/wiki/DSpace

•https://wiki.duraspace.org/display/DSTEST/Functional+Overview

•Directrices para la creación de repositorios institucionales en
universidades y organizaciones de educación superior. Bustos González,
Atilio y Fernández Porcel, Antonio. http://hdl.handle.net/10336/223

•Taller Repositorios Institucionales Parte II. Aspectos Básicos de los
Repositorios Digitales. Corporación Parque Tecnológico de Mérida
(CPTM). Septiembre 2010.

•Taller Repositorios Institucionales Parte III. Gestión de Contenidos con
Dspace 1.6.x. Corporación Parque Tecnológico de Mérida (CPTM).
Septiembre 2010.



Gracias por su atención
Yolibeth López
Coordinadora Unidad de Contenidos
Centro de Teleinformación (CTI)
Corporación Parque Tecnológico de Mérida (CPTM)

Contactos:
yoli@ula.ve, info@saber.ula.ve


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