Aproximación a los conceptos, problemas y necesidades que afectan a la toma de decisiones para implantar un sistema de información en una entidad pública, que tenga como base el diseño de un portal web, conectado a la red interna o externa de la entidad, y poniendo el foco en el diseño centrado en el usuario y las herramientas 2.0 disponibles actualmente.

1. Recursos Tecnológicos en la Biblioteca Digital-MBDs (UC3M)
Gestión de la
información en las
entidades públicas
Aproximación a su aplicación en un Teatro Municipal
Alberto Pendón Martínez
03/02/2013

2. 1. Introducción
1.1. Objeto
1.2. Método y fuentes
2. Gestión de la información en las entidades públicas
2.1. Nuevas necesidades en la sociedad del conocimiento.
2.2. Desarrollo de un sistema de información.
2.2.1. Clarificación del concepto.
2.2.2. Comunicación Interna: intranet y gestión documental.
2.2.3. Comunicación Externa: internet y gestión documental.
2.2.4. Consideraciones tecnológicas: software de gestión
documental.
3. Caso práctico: Teatro Cervantes
3.1. Diagnóstico
3.2. Datos Técnicos
3.2.1. Organigrama: departamentos
3.3. Propuesta de solución
3.3.1. Identificación de las necesidades: hacia una intranet
colaborativa
3.3.2. Identificación de las posibilidades: hacia una hemeroteca
digital
4. Conclusión
5. Notas
6. Bibliografía
[1]

3. 1. Introducción
Vivimos tiempos de crisis económica, de cambio tecnológico y
social y de superación de las estructuras tradicionales que está
afectando a todos las estructuras, ya sean institucionales, económicas,
industriales o políticas. Pero estos tiempos de cambio y de adaptación
también suponen una oportunidad. La oportunidad de incorporar
nuevos modos de hacer las cosas, favorecer profesiones emergentes en
el ámbito laboral, refundar los cauces de participación ciudadana en las
instituciones, y como no, incorporar activos y valores a las
organizaciones que no tenían cabida hace unos años, quizás porque las
circunstancias tecnológicas no lo permitían y el contexto social no lo
favorecía.
La sociedad de la información1, la nueva economía o sociedad
del conocimiento son distintas denominaciones para referirse a un
nuevo paradigma de crecimiento económico y social, el cual, aparece
por la confluencia de cuatro factores principales:
- Globalización económica: se refleja de forma concreta en el
carácter cada vez más internacional de la empresa local, en la
libre circulación de capitales, bienes y servicios, y en la apertura
de nuevos mercados.
- Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación
(NTICs) y la expansión de Internet.
- Redes geográficamente dispersas y descentralizadas.
- Aplicación del conocimiento en la producción de bienes y
servicios (capital intelectual).
Para que este paradigma que une tecnología, economía y nuevas
competencias en un entorno digital, se desarrolle de forma óptima, es
necesaria la participación conjunta de ciudadanos, empresas y
administraciones. A este respecto son crecientes las directivas2,
normativas y declaraciones que se han sucedido desde instancias
oficiales, tanto en el ámbito internacional como nacional, con el fin de
promover la inclusión de todos los actores implicados en esta nueva
realidad. Al tratarse de un concepto tan integrador, es posible
desglosarlo y analizarlo desde diferentes ámbitos y perspectivas, según
la posición que ocupemos o la finalidad que pretendamos conseguir. Mi
intención en este trabajo es hacerlo desde la perspectiva que abre a los
sistemas de información y a la gestión del conocimiento dentro de una
organización, en el contexto de una nueva economía.
1
Se identifica la Sociedad de la Información con la fase histórica postindustrial, en la que los
principales sectores de la producción y del consumo se centran en torno al procesamiento, la distribución
y el uso de información.
2
Destacan en la UE el Informe Bangemann (1994) , el cual propone 10 medidas para alcanzar
la sociedad de la información, y la Iniciativa eEurope (1999), con dos planes de acción estratégicos
(eEurope2002 y eEurope2005). En España, destaca El Libro Blanco para la mejora de los servicios
públicos (2000), la iniciativa InfoXXI (2000) y más recientemente el plan España.es (2003).
[2]

4. En esta nueva economía tiene un protagonismo esencial la
gestión del conocimiento y el aprovechamiento del capital intelectual en
las organizaciones, ya sean éstas públicas o privadas. A los recursos
tradicionales imperantes en la sociedad industrial; materiales,
financieros y humanos, se les une un nuevo recurso, el capital
intelectual. Para obtenerlo se requieren dos factores que se
retroalimentan. Por un lado, una óptima gestión de la información que
aproveche la información generada por la propia organización y la de su
entorno. Por otro lado, la materialización de ese conocimiento personal
que aúna habilidades, experiencia y técnica (know-how) de carácter
intangible y que normalmente no revierte en la organización al tratarse
de un saber personal, no codificado en ningún soporte. Y es que, sin
una adecuada gestión de la información, se hace difícil sacar
provecho a los activos intangibles tan apreciados por la empresa. Como
señala Pedro Martín; “probablemente querremos evolucionar en el
ámbito empresarial hacia las sociedades de conocimiento sin haber
madurado suficientemente como sociedades informacionales” [1]. De esta
manera, nos encontramos con que, actualmente, el reto para el
profesional de la información en un entorno corporativo, consiste en
“posibilitar las condiciones adecuadas para que los flujos de información
dentro de la organización circulen mejor, mediante la interacción entre
personas, objetos, contexto y procesos” [2]. No obstante, la gestión de
este bien intangible es distinto según se trate de una organización3
pública o privada, debido a que su misión y objetivos también son
diferentes. Por ello, en este trabajo voy a centrar mi análisis en la
importancia que tiene para las organizaciones públicas, la gestión
adecuada de la información, generada tanto a nivel interno como en su
entorno, el valor económico que proporciona, y las condiciones que la
hacen posible.
1.1. Objeto
La estructura del trabajo constará de dos partes principales,
una de carácter teórico, que tratará de situar el problema acerca de la
gestión de información en las entidades públicas. Y otra parte práctica,
que intentará, mediante un modesto acercamiento, identificar las
posibilidades potenciales y reales que tendría la implantación, en una
entidad cultural de carácter público, de un sistema de gestión de
información para el aumento de la eficacia y la calidad del servicio. Para
ello, aprovecho mi reciente participación a través de un convenio de
colaboración, en la ordenación retrospectiva (25 años) de la
documentación gráfica generada por el Teatro Municipal Miguel de
Cervantes. En la parte teórica, en primer lugar, intentaré
contextualizar las nuevas necesidades, cambios y oportunidades a las
que se enfrenta, y que derivan de las exigencias demandadas por los
3
“Una organización es cualquier institución compuesta de recursos, cuya combinación, permite
alcanzar una serie de objetivos” (Muñoz Cavañete).
[3]

5. ciudadanos en cuanto a la prestación de servicios, y por la propia
Administración en cuanto a la inclusión de criterios de eficacia y
eficiencia a la hora de evaluar los flujos de trabajo dentro de la entidad.
En segundo lugar, trataré de situar los dos ámbitos de actuación
fundamentales sobre los que tiene que incidir una adecuada gestión de
la información, como son el ámbito comunicativo y de transferencia
informativa y documental generada por la propia entidad (Comunicación
Interna), y el ámbito comunicativo y de transferencia informativa
bidireccional que tiene tanto la entidad con su entorno, como el entorno
sobre la entidad (Comunicación Externa). Por último, haré una
aproximación a las consideraciones tecnológicas que hay que tener en
cuenta para implantar un sistema de información que se adecue a los
procesos de trabajo y flujos comunicativos de este tipo de
organizaciones y que tenga en cuenta esos dos ámbitos de
comunicación anteriormente mencionados, y las posibilidades para
implantar un software de gestión documental integrada o CMS para
la publicación interna y externa como la plataforma Alfresco.
En la parte práctica empezaré con un diagnóstico del estado de
la cuestión en el Teatro Cervantes (TC), en lo referente al flujo
informativo, infraestructura tecnológica, gestión documental y
organización del conocimiento. Para ello, partiré de una breve
descripción histórica de la entidad, de su valor como referente cultural
en la vida de la ciudad, y en qué consiste el objeto de su actividad. A
continuación, con la información extraída de una entrevista con el
departamento responsable (Informática), indicaré la base tecnológica
con la que cuentan actualmente los distintos departamentos para
organizar sus flujos de trabajo. También estableceré el Organigrama de
la entidad y las principales funciones de los departamentos que la
conforman. Posteriormente, y de cara a esbozar una de las dos
propuestas de solución que aparecen en los apartados finales, intentaré
identificar las necesidades y posibilidades que he ido detectando fruto
de ese diagnóstico. Finalmente, fijaré de forma más específica, los
ámbitos de comunicación implicados en el proceso informativo, y pasaré
a explicar dos propuestas para la mejora de los servicios al ciudadano y
de los procesos internos de trabajo, mediante la presentación de dos
escenarios posibles que ofrecerían un valor añadido a la misión y los
objetivos de la entidad, y que tendrían a la información y su soporte
como principal recurso.
1.2. Método y Fuentes
Desde que decidí la idea que quería mostrar en el trabajo,
mi metodología ha sido la siguiente. En primer lugar, la decisión
de estructurar el trabajo en dos partes diferenciadas, una de
carácter teórico y otra de carácter práctico que tomaría como
referencia la anterior y mi experiencia. De forma paralela, elaboré
un primer borrador del índice, y me dispuse a la búsqueda y
selección de bibliografía para aproximarme al ámbito teórico en la
[4]

6. que se podría ubicar y desarrollar la parte teórica. Una lectura de
resúmenes para eliminar la bibliografía poco pertinente, y
selección de las fuentes principales a analizar. Primeras lecturas,
anotaciones, y modificación del índice inicial. En la parte
práctica, selección de los pasos a seguir para realizar el
diagnóstico de la entidad elegida. Elaboración de la Introducción
y el Objeto del trabajo. Tras las lecturas seleccionadas, me di
cuenta de que la idea inicial era muy amplia y daba lugar a una
extensión casi inabarcable para el propósito de este trabajo. Esto
provocó un antes y un después en mi metodología, ya que tenía
que decidir entre sacrificar la parte práctica o continuar con ella,
pese a que podía perder especificidad en la idea. No consideré
conveniente traicionar la idea inicial, y me dispuse a realizar un
filtrado más exhaustivo, reelaboré de nuevo el índice excluyendo
los puntos prescindibles, y confeccioné los cuestionarios y
encuestas para recopilar información de campo que me ayudaría
a exponer con mayor precisión lo que quería decir. Conforme iba
avanzando en mis lecturas, iba realizando una serie de fichas de
contenido y de citas, estructurándolas según los puntos del índice
en las que se incorporarían. Con la tesis y los argumentos que la
apoyaban ya madurados, me dispuse a elaborar la parte teórica
mediante la realización por separado de cada epígrafe. Con las
encuestas y los datos de la parte práctica ya recopilados y a modo
de borrador, me dispuse a elaborar dicha información, teniendo
en cuenta lo expuesto en la parte teórica e interpretando los datos
para dar forma a la idea que quería mostrar. Con el trabajo ya
elaborado en su mayor parte, quedaba la ordenación de las notas,
la conclusión y la bibliografía. Esto, unido a las cuestiones de
estilo, culminaron un proceso que ha sido gratificante pero que
me ha desbordado en algunos momentos dada la riqueza y la
heterogeneidad propia de este objeto de investigación. Soy
consciente de que algunos de los temas tratados podrían ser
objeto de un trabajo independiente. Esta posibilidad la dejo a las
indicaciones valorativas de este trabajo, ya que sobre todo he
querido exponer una idea personal, cuya aplicación práctica
dependerá de la validez de lo aquí expuesto.
Las fuentes utilizadas han obedecido a las características
de cada parte (teórica y práctica). Para la parte teórica he
utilizado la selección bibliográfica que se señala en el apartado
“Bibliografía”. Para la parte práctica, he utilizado los datos
extraídos de una encuesta repartida a 7 áreas de trabajo de la
entidad tratada, según su grado de implicación con la gestión de
la información dentro de dicha entidad. De la misma manera,
para establecer el diagnóstico, he mantenido sendas entrevistas
con el responsable Informático, y el del departamento de
“Promoción y Atención Ciudadana”, que han prestado su
colaboración amablemente. La Web corporativa de la entidad y las
conclusiones obtenidas de mi paso temporal por la entidad,
[5]

7. gracias a unas prácticas de colaboración, completan el resto de
fuentes utilizadas.
2. Gestión de la información en las entidades
públicas
Una sociedad de la información es una sociedad en la cual, la
creación, distribución y manipulación de la información forman parte
importante de las actividades culturales y económicas. Es un proceso
que se inicia en los años 70, y que implica nuevos procedimientos y
nuevas tecnologías, teniendo una fuerte incidencia en la economía, la
cual estará caracterizada a partir de ahora por el desplazamiento de los
medios de generación de riqueza. El protagonismo se traslada de los
centros industriales a los sectores de servicios, cuya materia prima
principal será la “generación, almacenamiento y procesamiento de todo
tipo de información” [3]. Como señala Julio Alonso, “por primera vez en
la historia de la civilización un bien intangible como es la información es
capaz de generar resultados visibles y objetivos para una organización”
[4]. A pesar de estas evidencias teóricas, son muy pocas las personas
con responsabilidades en la gerencia de las organizaciones que
promueven las condiciones que favorecen una adecuada gestión de la
información, limitándose la mayoría de las veces a instalar potentes
equipos informáticos, y complejos programas de software de gestión y
nuevas tecnologías, obviando otras acciones más necesarias, como la
necesidad de incluir al sistema de información en la planificación
estratégica de la organización, y contar con personal específico
responsable de su organización y de mantener los flujos de información
entre las diferentes áreas.
Por otro lado, existen diferencias importantes en la implantación
de sistemas de información según vaya dirigido a entidades privadas o a
entidades públicas. Su misión, objetivos y visión marcan diferentes
prioridades y por tanto, el objeto y tratamiento de la información estará
orientado a distinta finalidad. En ambas, la finalidad de la Gestión de
la Información será la de “ofrecer mecanismos que permitan a la
organización adquirir, producir y transmitir, al menor coste posible, datos
e informaciones con una calidad, exactitud y actualidad suficientes para
servir a los objetivos de la organización” [5]. No obstante, dichos
objetivos serán distintos. Mientras que la entidad privada busca
obtener una ventaja competitiva frente a sus homólogas del mismo
sector productivo, la entidad pública busca, sobre todo, aumentar la
calidad en la prestación de servicios a ciudadanos y empresas,
asimilando aquellas medidas que lo hagan posible al menor coste
posible. La información se ha convertido en un valor estratégico, no sólo
en cuanto a las posibilidades que brinda para aumentar la cuota de
mercado a través del e-commerce, sino como la forma más adecuada
que tiene la Administración pública de relacionarse a la vez, con
empresas y ciudadanos. Lo que se denomina e-Government o
Administración-e.
[6]

8. Pero ¿cómo afecta esto a la planificación de las entidades públicas
como sistemas de información?.
En primer lugar es preciso definir qué se entiende por
organización pública.
Según la Directiva 92/59/CEE del Consejo Europeo4, organismo
de derecho público es todo aquél que cumple estas condiciones:
• Su creación está dirigida a satisfacer necesidades de interés
general, sin tener carácter industrial o mercantil.
• Estar dotado de personalidad jurídica propia
• Su financiación corra a cargo del Estado o los entes territoriales
de derecho público, o cuya gestión esté sujeta a la supervisión de
dichos organismos o tenga un órgano de administración, cuyos
miembros más de la mitad sean designados por el Estado u otros
entes territoriales.
Desde instancias internacionales se han realizado declaraciones y
directivas encaminadas a desarrollar el concepto de Administración-e,
perfilando el papel asignado a la Administración pública en la nueva
economía. Dicho papel, tiene que cumplir una doble función, por un
lado facilitar el desarrollo económico de la ciudad mediante la
prestación de asesoramiento y servicios por medios telemáticos, que
ahorren dinero y esfuerzo tanto a la Administración como a los agentes
externos (ciudadanos y empresas). Por otro lado, favorecer la inclusión
social de aquellos sectores que por la razón que sea quedan excluidos
de las competencias informáticas e informacionales necesarias para
rentabilizar el nuevo entorno digital en el que se desarrolla la sociedad
de la información.
Aunque la mayoría de los esfuerzos normativos y la literatura
profesional se ha dirigido principalmente a explicar los elementos y
funcionalidades que debe proporcionar la Administración-e, en cuanto a
servicios mínimos exigidos y en cuanto al tipo de actividades
administrativas5 objeto de gestión telemática, la Administración-e no se
reduce a esto, ya que las entidades públicas tienen objetivos específicos
de muy diversa naturaleza. Ampliando el concepto, la Administración-e
se puede definir como “una nueva forma de gestión pública, basada en el
uso interactivo de las TIC, con el doble objetivo de la prestación de
mejores servicios para ciudadanos y empresas, así como la mejora de los
procesos internos de las organizaciones públicas” [6]. El primer objetivo
está dirigido a aquellas entidades que ofrecen servicios-e para la
tramitación de documentos relacionados con el estado jurídico del
ciudadano o la empresa. El segundo objetivo afecta a toda entidad
pública sea cual sea su objeto, ya que su finalidad es la mejora de la
4
Información extraída de: Lara Navarra, Pablo [et.al.]. Del e-commerce al e-government: tecnologías y
metodologías para la gestión de la información. En: El Profesional de la Información, 2002,
noviembre-diciembre, v.11, n.6, pp.421-435.
5
La Comisión Europea elaboró en marzo de 2001 un informe con los 20 servicios básicos que la
Administración-e debe cumplir. Para más información véase http://www.ontsi.red.es
[7]

9. eficiencia en el trabajo interno, y ofrecer servicios de valor añadido al
usuario/cliente a partir de la información y los documentos por ella
generados. A este segundo objetivo pretendo dirigir mi análisis en este
trabajo. Tomando éste como referente, la organización se podría
concebir como “un complejo de canales a través de los cuales los
productos, servicios, recursos y flujos de información transitan de un
punto a otro dentro de la organización, y también entre la organización y
su entorno” [7]. Esta definición teórica rara vez se cumple en la práctica,
como veremos en la segunda parte de este trabajo, ya sea por falta de
recursos para invertir en la infraestructura técnica necesaria, ya sea
por la dependencia a los viejos modelos jerárquicos de organización
empresarial, o bien porque se considera una actividad “silenciosa” que
no supone beneficios cuantificables para la organización. A lo largo de
este trabajo espero que se abra una vía para poner en cuestión los
anteriores argumentos.
2.1 Nuevas necesidades en la sociedad del
conocimiento
Hay numerosos autores que observan la nueva economía de la
información como una etapa de transición, necesaria pero insuficiente,
cuya realización plena dependerá de la capacidad de la ciudadanía y los
agentes sociales y políticos para adaptarse a nuevos modelos
organizativos, con el fin de que la mera gestión de datos e información,
se convierta en generación de conocimiento, abierto, accesible y sin
circunstancia técnica o económica que lo impida6. Es lo que Peter
Drucker denominó por primera vez, sociedad del conocimiento
(1969). Y para que esto sea posible, la voluntad de aplicar conocimiento
para generar más conocimiento debe basarse en un elevado esfuerzo de
sistematización y organización. Así lo señalaba Drucker en 1974, “se
tratará de una sociedad en la que la gestión empresarial cambiaría
radicalmente su relación con los trabajadores del conocimiento
empleados, pues éstos últimos estarían mucho menos necesitados de
instituciones empresariales e incluso de la tradicional gestión del
conocimiento que las primeras lo estarían de ellos” [8]. Sin embargo
todavía existen numerosos problemas que obstaculizan este progreso.
La implantación de las TIC en las organizaciones, integradas en un
sistema de información planificado y sistemático, donde se aproveche el
conocimiento generado por sus departamentos para ofrecer servicios de
calidad al cliente/usuario, sólo es asunto de las grandes empresas y
administraciones con recursos suficientes. Las medianas y pequeñas
empresas junto a entidades públicas vinculadas a Administraciones
locales, no lo ven como una necesidad prioritaria posponiendo su
desarrollo al buen hacer de algún empleado con conocimientos
6
Este fenómeno se conoce como Brecha Digital, la cual se define como “la separación que existe entre
las personas (comunidades, estados, países, etc.) que utilizan las TIC como una parte rutinaria de su
vida diaria y aquellas que no tienen acceso a las mismas, y que aunque las tengan no saben cómo
utilizarlas” (Fuente: Wikipedia)
[8]

10. informáticos, y reduciendo la gestión de la información al mero
almacenaje de documentos.
A continuación intentaré describir algunas de las situaciones que
hay que revertir para cumplir las nuevas necesidades que exige la
sociedad del conocimiento, entendiendo ésta no sólo como exigencia
sino como una tendencia deseable sobre todo para aumentar la
visibilidad y calidad de servicio de una entidad pública en un entorno
tan “infoxicado” y dinámico como el actual.
Organizaciones y empresas son poco receptivas a adaptarse al
nuevo modelo organizativo. La globalización de la información y
la nueva economía exigen un mayor dinamismo y adaptación a
los cambios del entorno. Esto ha provocado una evolución lógica
en cuanto a la organización de los flujos de trabajo dentro de una
entidad. Si bien, hace décadas el organigrama de cualquier
organización era de carácter vertical y la información fluía desde
los niveles inferiores a los superiores y desde aquí se emitían las
órdenes, actualmente, ante el aumento de la especialización
técnica y la propia naturaleza multimedia de la información, , nos
encontramos con un medio “donde la información fluye en todos
los sentidos y las relaciones jerárquicas han cambiado sus formas
estrictas por otras menos rígidas, donde se comparte información”
[9].
Confusión Tecnologías de la Información con Sistemas de
Información. A menudo las organizaciones realizan una
inversión cuantiosa en soporte y herramientas tecnológicas para
promocionar el uso de las TIC a nivel interno, más obedeciendo a
inercias del entorno y al empuje financiero de las
administraciones, que a una verdadera planificación en base a las
necesidades informativas de la entidad. Se trata de la clásica
confusión entre continente y contenido. Dichas herramientas no
se utilizan siguiendo una política definida por un profesional de la
información, sino que es frecuente que su administración sea
responsabilidad del personal informático, más preocupado por el
funcionamiento de la plataforma que por la calidad y pertinencia
de la información circulante.
Falta de visibilidad de los profesionales de la información.
Normalmente este sector profesional no ha sido valorado por las
organizaciones públicas que no poseen un centro de
documentación como resultado de sus actividades. Tampoco por
las empresas privadas, que no han valorado su trabajo por
considerarlo escaso de valor competitivo.
Escasa planificación y diagnóstico. Existe cierta dejadez Se
planea su desarrollo mediante la implantación de un sistema
tecnológico estándar y complejo, sin haber evaluado previamente
[9]

11. las necesidades específicas de la organización, de acuerdo a sus
objetivos y a su situación de partida. Esto da lugar a un esfuerzo
inútil al no revertir de forma cuantificable los beneficios de la
gestión informativa. Como señala Canals, “el conocimiento,
cuando lo consideramos como aquello que permite a una
organización actuar en función de lo que ve en su entorno, es algo
más que la suma de lo que tiene cada persona por separado” [10].
Feudalismo Informacional. Este hecho es más común de lo que
se cree incluso en las entidades públicas, a priori ajenas a la
competitividad interna del personal. La situación consiste en la
tendencia de cada departamento, directivo o área de trabajo a
reconocer el valor de su información como un valor exclusivo y
diferenciador, concibiendo su distribución y accesibilidad como
una amenaza a su posición dentro de la organización. En estos
casos el resto del personal es visto como potencial competidor.
Correspondencia coste/valor poco clara. “Las actuales
aplicaciones contables que derivan de una etapa económica
industrial muy diferente a la actual economía de servicios y
conocimientos, no son válidas para reflejar el valor generado por
los activos intangibles” [11]. Uno de esos activos es la
información7. Efectivamente, es muy difícil demostrar la
rentabilidad de estos activos utilizando un sistema de
cuantificación monetaria y financiera, ya que los criterios de
medición asociados no tienen en cuenta las inversiones de
carácter estratégico a largo plazo, como es la implantación de un
sistema de información. Además, al tratarse de procesos
sinérgicos y de retroalimentación se hace muy difícil “la medición
y asignación individualizada de los beneficios” [12]. Por esta razón
existen alternativas que miden el éxito de este tipo de bienes
desde distintas perspectivas, mostrando su valor cualitativo para
la estrategia de la organización.
2.2. Desarrollo de un sistema de información
Existen abundantes y variadas definiciones acerca de qué
características debe poseer un sistema de información. Para el caso
que nos ocupa, la gestión de la información en una entidad pública,
tomaré una de las que más se adecuan a este tipo de entidades y que
nos ayuda al logro de los objetivos principales, que a mi juicio, debe
satisfacer un sistema de información para este tipo de organizaciones.
Samuelson define un sistema de información como “la
combinación de recursos humanos y materiales que resultan de las
7
Como características principales de este tipo de activos nos encontramos con que no siguen la ley de
rendimientos decrecientes, es decir, su valor no disminuye con el uso, más al contrario su difusión le
aporta valor añadido, aunque también puede ofrecer diferenciación. Por otro lado, su coste y su valor
no tiene una correspondencia directa, oscilando frecuentemente según el usuario.
[10]

12. operaciones de almacenar, recuperar y usar datos con el propósito de
una gestión eficiente en las operaciones de las organizaciones” [13]. Es
significativo de esta definición la importancia que le otorga a “la
combinación de recursos humanos y materiales”, ya que desmiente la
idea generalizada de identificar sistema de información con tecnologías
de la información. Se trata de una confusión frecuente que lleva a
algunas organizaciones a invertir sumas de gran magnitud en
herramientas tecnológicas y software, sin analizar previamente la
situación de la entidad, sus objetivos, debilidades y fortalezas, con el fin
de proyectar una estrategia que implique a todos los estamentos
organizativos y áreas de trabajo de la entidad. Otro aspecto que llama la
atención es la mención a los procesos de gestión implicados, cuyo
tratamiento automatizado y sistemático traerá como resultado una
mayor eficiencia a la organización. Existen otras definiciones que
reducen dichos procesos a la generación repetitiva de inputs,
actualización de datos y generación de outputs. Esto es algo que se
podría aplicar a un solo departamento, pero me parece que no llega a
abarcar las actividades de una entidad que lleve a cabo sus procesos de
una forma coordinada o descentralizada entre las diferentes áreas. Se
podría ampliar esta definición, enumerando algunos de los procesos
informativos que suceden en un sistema de información:
• Información que proviene del entorno.
• Adquisición de datos.
• Transmisión de datos.
• Procesamiento de datos.
• Almacenamiento de datos.
• Utilización de datos.
• Transferencia de datos.
De la misma manera, y teniendo estos procesos en cuenta, se
podrían enumerar una serie de características que debería tener todo
sistema de información:
• Posibilidad de suministrar selectivamente la información.
• Ofrecer diferentes interfaces de usuario según la fase de trabajo
o el departamento que interactúe con el sistema.
• Mejora de los tiempos de respuesta en todos los niveles de la
organización, amortizando de esta manera su implantación.
• Exactitud de la información.
• Arquitectura generalizable y diferenciada al mismo tiempo, con el
fin de responder a las necesidades actuales de las organizaciones,
más dinámicas y participativas.
• Flexible, con una gran capacidad de adaptación a los cambios.
• Fiabilidad de la información circulante.
• Seguridad de la información circulante.
• Manejo amigable para el usuario.
[11]

13. Lo que parece claro es que el sistema de información debe
implicar a toda la organización, ya que para que el soporte tecnológico
de gestión tenga resultados óptimos, es importante que sea éste el que
se adapte a la organización y no a la inversa. Para ello, voy a intentar
esbozar a lo largo de este epígrafe algunos de los problemas y
posibilidades que se nos ofrece desde la tecnología y las ciencias de la
información, para lograr tres objetivos principales que a mi juicio, debe
cumplir una entidad pública.
En primer lugar, aumentar la eficacia y eficiencia de los recursos
humanos y materiales, promoviendo un uso sostenible y transparente
de la información, la cual tendería a la reutilización y a la permanencia
dentro del sistema. Esto no sólo aumentaría la productividad, sino
también la comodidad de los empleados y directivos, ya que tendrían un
potente material para la toma de decisiones internas. Además,
fomentaría la información del sector público como un recurso de
primer orden para ciudadanos y empresas. La Intranet y sus diversas
aplicaciones se sitúan como la plataforma más adecuada para el logro
de estos objetivos.
En segundo lugar, llevar a cabo con calidad y eficacia la vocación
de servicio que toda entidad pública debe intentar mantener, en su
relación con los ciudadanos y empresas sea cual sea la temática de su
actividad. Investigaciones actuales concluyen que hasta un 25% de los
datos claves para el desarrollo de empresas y proyectos de negocio que
impulsan la economía productiva, provienen del sector público. Para el
logro de este objetivo es conveniente conocer la estrategia Web más
adecuada que mantenga la información organizada, actualizada y apta
para su publicación y puesta disposición del usuario.
En tercer lugar, y esto es aplicable de manera especial a las
entidades públicas de carácter cultural, es preciso seguir siendo centros
de referencia en la vida cultural de la comunidad, dado la ingente
mercantilización en la oferta de contenidos culturales y los elevados
precios de su consumo en el sector privado. Para ello, no sólo basta con
ejercer la actividad que le es propia a dicha entidad, sino también
ofrecer servicios de valor añadido de carácter educativo que tomen a las
nuevas tecnologías de la información como potentes aliadas de su
actividad.
2.2.1. Clarificación del concepto.
Como hemos visto la implantación de un Sistema de Información
en una entidad requiere la confluencia de varios procesos y etapas
diferentes en lo que se refiere al tratamiento de información. Es
necesario distinguir algunos de ellos, los más generales y que pueden
dar lugar equívocos, con la finalidad de saber en qué situación nos
encontramos en cada momento. Para ello, voy a describir tres conceptos
[12]

14. que a menudo sin tratados como sinónimos: gestión de la
información, gestión documental y gestión del conocimiento.
Gestión de la información.
Consiste en implantar mecanismos que permitan a la
organización, seleccionar, manipular y transmitir información de
acuerdo a sus objetivos y al menor coste posible. Se pude decir que la
materia prima de su cometido son los datos; mediciones objetivas sobre
hechos de interés y unidad mínima de información lista para ser
procesada. Dichos mecanismos abarcan dos ámbitos fundamentales,
aunque inconfundibles. Por un lado, el ámbito estratégico, el cual
establece qué información captar, seleccionar y transmitir, bajo qué
finalidad y qué tipo de fuentes serán las utilizadas. Por otro lado, el
ámbito tecnológico, que implicará las tecnologías y herramientas
informáticas que facilitan el tratamiento informativo y documental y el
procesamiento de datos mediante la automatización de procesos, el
ahorro de costes y mayor eficiencia en el acceso a la misma. Si bien este
último ámbito es un soporte necesario, por sí solo no es suficiente,
necesitando del primero para extraer todas sus posibilidades, y que la
información tratada se convierta en un activo para la organización,
justificando así la inversión realizada.
Según la procedencia de la información, se puede establecer la
siguiente clasificación:
Información interna: es producida por la actividad cotidiana de
la organización, la cual requiere un óptimo flujo informativo entre
los departamentos y las diferentes áreas de trabajo que la
componen. Se trata de un tipo de información vinculado al
desarrollo de una Intranet, que sirva como plataforma
colaborativa y soporte para la toma de decisiones dentro de la
entidad.
Información externa: es aquella que la organización toma del
entorno remoto e inmediato, ya sea de forma indirecta, a través
de la interacción con otras entidades, personal experto,
monitorización y seguimiento de usuarios o/y clientes, etc., ya
sea de forma directa, a través de la adquisición de materiales y
publicaciones que versen sobre temas de interés para la
organización. Este tipo de información está vinculada a la
elaboración de contenidos e informes que faciliten el trabajo del
personal, y ayuden al desarrollo de repositorios o bibliotecas
temáticas de acuerdo con la actividad específica de la entidad.
Información corporativa o pública: es aquella que transmite la
organización al exterior. Actualmente con la presencia masiva de
las empresas y entidades en la Web, abarcaría no solo aquella
que es publicada a través del website corporativo o el marketing
[13]

15. convencional, sino también, aquella que deriva de la interacción
en los medios sociales que conforman la Web 2.0. Es un tipo de
información destinada a fortalecer la imagen de marca o el
branding corporativo de las organizaciones.
Gestión documental o de contenidos.
Se refiere al conjunto de técnicas y destrezas profesionales que
permiten la creación, administración y difusión de contenidos. La
materia prima en este ámbito es la información codificada y objetivada
en forma de documentos.
Podría verse como una fase posterior a la gestión de información,
un proceso interno que sigue las directrices marcadas por el sistema de
información, siendo su importancia directamente proporcional al tipo de
actividad realizada por la entidad y los objetivos que pretenda
conseguir. Abarca tanto los documentos para uso interno, como
aquellos destinados a la difusión pública. Existen una serie de objetivos
de la gestión documental que pueden ser extendidos a todo tipo de
organizaciones, sea cual sea su tipología. Siguiendo a Carlota Bustelo8
podríamos destacar las siguientes:
• Facilitar el trabajo del personal mediante la asignación de tareas
específicas de edición y almacenamiento, optimizar la búsqueda
de información, acceso directo a los documentos importantes, etc.
• Fomentar el trabajo colaborativo, mediante el intercambio de
información, eliminación de contenido duplicado, asignación de
roles específicos, etc.
• Conservar el capital intelectual de la organización más allá de los
individuos que la componen, evitando la pérdida de experiencia
acumulada a lo largo de los años y quedando constancia de los
flujos de trabajo de mayor relevancia.
Gestión del conocimiento.
“El conocimiento es una amalgama de información, valores,
conocimiento de contexto y experiencias que cumulan las personas en el
desarrollo de sus tareas, y que sirven para acometer nuevas
experiencias” [14]. Dicha definición, aplicada a la gestión del
conocimiento en la organización, consistirá en el conjunto de acciones y
procesos dirigidos a optimizar dicho recurso. Se tratará del resultado
probable que se obtiene tras una adecuada planificación del sistema de
información.
De esta manera, hemos visto como los tres conceptos están
estrechamente relacionados siendo necesario delimitar sus
8
Bustelo Ruesta, Carlota. Gestión documental en las empresas: una aproximación práctica.
Inforárea, 2001.
[14]

16. características específicas, ya que así se observa con mayor claridad
que en realidad forman tres momentos evolutivos que definen el
grado de madurez de un sistema de información en el seno de una
entidad u organización. Así pues, no se tratan de tres conceptos
excluyentes y aislados, sino momentos y ámbitos de trabajo distintos de
la gestión de la información, los cuales se condicionan mutuamente y
contribuyen al enriquecimiento gradual de la organización.
2.2.2. Comunicación Interna: intranet y gestión
documental.
Anteriormente hemos definido la información interna como
aquella que es producida por la actividad cotidiana de la organización,
la cual requiere un óptimo flujo informativo entre los departamentos y
áreas que la componen. Para que un sistema de información funcione
tiene que atender a los diferentes contextos en el seno de una entidad
donde la información sea un activo dinámico, un recurso y un producto
al mismo tiempo. En el interior de una organización, los flujos de
trabajo y la labor de los distintos departamentos debe quedar registrada
para su futura reutilización con el fin de disminuir el tiempo de
respuesta a la hora de localizar la más pertinente, y de generar valor
añadido al conocimiento derivado de la propia actividad de la entidad.
Para que ello se produzca, además de una correcta planificación dentro
del organigrama de la entidad, es cada vez más necesario, dado el
incremento exponencial de la información generada y la escasa
dependencia que el soporte impreso de la documentación tiene
actualmente en las organizaciones, desarrollar una plataforma
tecnológica que permita la gestión electrónica del conocimiento,
abarcando todas sus fases; la adquisición, distribución,
almacenamiento e interpretación de la información. Sin embargo, las
entidades que disponen de este tipo de plataformas oscilan en función
de su tamaño, siendo bastante alto en la mayoría de las grandes
organizaciones, pero no superando los mínimos convenientes en las
PYMES y organizaciones de menor tamaño. Este hecho es bastante
significativo, ya que son este tipo de entidades las que sustentan más
del 90 % del tejido empresarial y profesional de la UE y España9.
Existen diferentes necesidades según los objetivos de las
organizaciones a la hora de implantar una solución tecnológica. A
algunas, por su menor volumen informativo y pocas áreas dedicadas a
la administración, les bastará con un programa de gestión de
contenidos instalados en los terminales de los departamentos
implicados, para otras, será más importante la comunicación entre
empleados y el uso constante del correo-e. Algunas, utilizarán la
plataforma colaborativa como un mero tablón de anuncios donde las
capas más altas de la empresa comuniquen sus decisiones a los
9
Según datos de la Dirección General de Política de la Pequeña y Mediana Empresa, a el año
2005.
[15]

17. empleados, otras, necesitarán de una gestión descentralizada y espacios
de colaboración diferenciados debido a la exclusividad de la información
que manejan y al celo competitivo, y un largo etcétera de posibles
situaciones.
Una solución que integra todas estas opciones en un mismo
entorno de trabajo es la Intranet.
Se trata de tecnología web limitada al ámbito interno de una
organización, y como tal es bastante flexible, soportando diferentes
niveles de escalabilidad y prestaciones. Como contrapunto, es posible
que exija una inversión alta al inicio, cuya rentabilidad dependerá del
mayor o menor uso que se haga de ella por parte de los empleados. Su
valor nunca queda probado antes de la puesta en marcha, sino una vez
haya empezado a funcionar. Según Bustelo Ruesta y otros autores,
para hacer de la Intranet una tecnología a la que se le extraiga
rendimiento, es necesario “crear una visión común, compartida en la
organización, y adoptada y promocionada por los niveles directivos” [15].
Para conseguir esto propone una serie de requerimientos:
• Alinear los objetivos de la intranet con los objetivos estratégicos
de la organización.
• Establecer un lenguaje común de uso para los distintos agentes y
departamentos.
• Aprovechar al máximo el potencial de la intranet como
herramienta capaz de integrar todos los sistemas de
procesamiento de información que se plantean independientes y
aislados unos de otros.
• Optar por interfaces basadas en sistemas de gestión de
contenidos (Content Management System).
• Interrelacionar la intranet con el Web público.
Definición de Intranet
Una Intranet puede definirse como “una red de información
interna circunscrita a un número limitado de usuarios, configurada sobre
una red de clientes-servidor tcp/ip con navegadores y un servidor web, y
un conjunto de hardware y software que permite crear y acceder a datos
hipermedia, publicar páginas Web, establecer comunicaciones por vía
telemática, compartir información a tiempo real, etc.” [16].
Funciones
Canalizar y soportar la información, documentación y
conocimientos necesarios para las actividades de los empleados,
incrementando su productividad.
Definir y transmitir la cultura de la entidad, reflejando los
valores de la misma en su diseño y contenido.
[16]

18. Mostrar la imagen que los empleados tienen de la entidad,
evalúan su rendimiento y su implicación en la misma.
Gestiona el trabajo colaborativo, ya sea dentro de la organización,
o con agentes externos de forma remota.
Promueve la comunicación y participación del personal.
Facilita la formación de empleados, el aprendizaje y los procesos
implicados en la gestión del conocimiento.
Ventajas de la intranet en relación con la gestión documental.
En un entorno colaborativo, la gestión documental se convierte
en el núcleo del sistema de información, ya que las soluciones
tecnológicas disponibles (CMS) hacen posible su integración en la
Intranet, sirviendo al mismo tiempo de fuente de recursos para la
publicación en Internet. Se podría decir que la Intranet es la
infraestructura técnica, el reflejo tecnológico del organigrama y los
flujos de trabajo que componen la entidad, mientras que el sistema de
gestión de contenidos (CMS) es el software de interacción de los
diferentes departamentos con la intranet, favoreciendo un modelo
descentralizado y modular que tenga en cuenta los distintos flujos de
trabajo y los espacios exclusivos de cada área.
Aunque existen soluciones complejas, que integran cada uno de
los módulos vinculados a los diferentes procesos de trabajo en los que
intervienen de una manera u otra la gestión de contenidos, sería
necesario evaluar los tipos documentales existentes en una entidad en
particular, su formato y procedencia, con el fin de implantar sólo
aquellos módulos necesarios que favorezcan una mayor efectividad y
uso. Según la fase de la gestión en la que nos encontremos se podrían
enumerar una serie de ventajas10 derivadas de integrar la gestión
documental en la Intranet:
Adquisición: el uso de la Intranet se revela muy positivo cuando
la información adquirida procede de fuentes externas, como
pueden ser otras entidades, empresas, expertos y colaboradores
externos. No tanto cuando la información procede de
comunicaciones internas, como sugerencias del personal,
interacción con el usuario, etc. En el CMS se pueden establecer
dos módulos diferenciados, uno que se aplica a los contenidos
procedentes de fuentes externas y otro que se aplica a los
contenidos generados por la gestión interna y que pueden
requerir ser publicados en la Intranet en algún momento.
10
Esta lista se ha basado en un estudio empírico realizado a 80 pymes del sector de las TIC. Para
más información veáse; Pérez González, Daniel; Solana González, Pedro. Intranets: medición y
valoración de sus beneficios en las organizaciones. En: El Profesional de la Información, 2006,
septiembre-octubre, v.15, n.5, pp.331-341.
[17]

19. Distribución: en esta fase la intranet alcanza resultados muy
significativos ya que está pensada precisamente para facilitar la
comunicación interna y el intercambio de documentos en los
procesos de gestión. De esta manera, permite en mayor medida
que “los objetivos y estrategias de la organización sean conocidos
por todo el personal, facilita la movilidad funcional de los
empleados y el trabajo en equipo [17]”. Los módulos del CMS
asociados a estos procesos son el módulo de herramientas de
colaboración, y el módulo de gestión de servicios-e. Ambos se
aplican al contenido que se publica de forma dinámica en la
Intranet.
Almacenamiento: el uso de la Intranet permite los procesos
vinculados a la conservación documental, ya que facilita de forma
significativa la localización de los documentos a través de un
potente navegador o directorios creados al efecto, gestiona los
permisos para el acceso a la documentación según el área de
actividad y facilita la publicación Web o en repositorios externos
de la documentación seleccionada y organizada, y ofrece la
posibilidad de la catalogación y el etiquetado colaborativo. El
módulo asociado del CMS puede ser el de gestión de registros, el
cual se aplica a la documentación que no está destinada a
circular por la Intranet, sino que está dirigida a su publicación en
la Web o en algún otro repositorio digital de acceso público.
Interpretación: la interpretación de la información en este caso,
se refiere a la percepción por parte de los empleados de la
importancia de su gestión como práctica habitual y significativa
de la entidad. El uso de la Intranet contribuye a que los miembros
unan propósitos, se compartan experiencias y se obtenga una
imagen de conjunto y funcional de la entidad a la que prestan
servicio.
2.2.3. Comunicación Externa: internet y gestión
documental
La comunicación externa de una entidad tiene dos vertientes
fundamentales. La primera se refiere a la selección y tratamiento de la
información procedente del entorno externo a la entidad. Las TICs y el
uso de Internet ponen a disposición de cualquier organización de
ámbito local, un caudal de información que supera el contexto más
inmediato, dando la posibilidad de comunicarse con múltiples fuentes
remotas. La segunda, se conoce como información pública o
corporativa, y estará formada por aquellas publicaciones, informes y
datos que son editados por la entidad y puestos a disposición del
usuario a través de las redes de comunicación, o a través de
documentos impresos.
[18]

20. Del medio externo a la entidad.
La información que proviene del medio externo a la entidad se
pude clasificar en dos tipos: uno trata del medio externo remoto y el
otro del medio externo inmediato. Siguiendo el modelo de Laudon y
Laudon, tomado de Muñoz Cavañete, podemos desarrollar esta
tipología:
- Medio ambiente externo inmediato:
• Usuarios
• Distribuidores
• Competidores o entidades del sector
• Proveedores
• Financiadores
• Administradores
- Medio ambiente externo remoto:
• Situación política
• Sociedad
• Cambios tecnológicos
• Evolución económica
Es necesario que la entidad tenga presente esta tipología de
fuentes de información ya que pueden aportarle cierta ventaja
competitiva y una posición estratégica importante para la toma de
decisiones, que tengan que ver con la prestación de nuevos servicios al
usuario, la explotación de nuevos modelos de negocio, o un
posicionamiento clave como recurso de información aumentando de
forma notable el feedback de la organización.
De la entidad al medio externo.
Es aquella información que la organización emite al exterior, ya
sea a través de publicidad directa, publicaciones relacionadas con la
temática del sector, interacción con la prensa o los medios sociales, y la
que más nos interesa aquí por su estrecha relación con la TIC y la
gestión documental, la comunicación efectuada a través del portal o
website de la organización a través de Internet. “Las organizaciones
públicas deben plantearse el diseño de una estrategia Web con un doble
objetivo. Por un lado, satisfacer plenamente las necesidades de los
diferentes tipo de usuarios y, por otro, desarrollar servicios y productos
de calidad y a un coste mínimo” [18].
Algunas metodologías fundamentales que intervienen en la
[19]

21. planificación estratégica del sitio Web corporativo son las siguientes:
Relación con el usuario.
La relación con el usuario visitante de la web de la entidad es el
factor fundamental que debe guiar la estrategia. Para ello existen
técnicas de monitorización de usuarios que pueden analizar su
comportamiento y ofrecer datos para adaptar los servicios y contenidos
ofrecidos por la organización. Es lo que se conoce como Analítica Web,
una nueva disciplina que aparece al amparo de las nuevas tecnologías.
Dichas técnicas son costosas y requieren, además de una inversión
inicial significativa, la colaboración con el departamento de Informática
y el de Nuevas Tecnologías (si lo hay). Además del análisis monitorizado,
existen otras técnicas convencionales como pueden ser la realización de
encuestas, la observación directa de la interacción del usuario y la
arquitectura Web, captación y procesamiento de quejas y sugerencias
del usuario, etc.
Usabilidad Web
Es un conjunto de técnicas que consisten en “medir la calidad de
la relación del usuario cuando interactúa con un producto o sistema, ya
sea un sitio web, una aplicación de software, tecnología móvil o cualquier
otro sistema de interacción con el usuario” [19]. Los factores implicados
en la calidad del servicio al usuario son: facilidad de aprendizaje,
eficiencia de uso, capacidad de memorización, frecuencia e importancia
de los errores y satisfacción personal. Las tecnologías que intervienen
en este proceso son: recogida de datos de los usuarios, desarrollo de un
prototipo con el fin de medir la viabilidad del sitio web potencial,
recogida, desarrollo y revisión de contenidos, implementación de tests
de usabilidad, evaluación continua del sitio web, y establecimiento del
campo de aplicación.
Accesibilidad Web
Se trata de una disciplina que se podría considerar anexa a la
Usabilidad. El objetivo consiste en diseñar el sitio web de tal forma que
los usuarios con algún tipo de discapacidad o edad avanzada puedan
acceder a la información en igualdad de condiciones. La UE promueve
este aspecto y ha establecido una serie de directrices según el nivel de
accesibilidad. Son conocidas como directrices WAI. Dicho nivel de
accesibilidad es definido mediante la asimilación por parte del sitio web
de tres prioridades que van de un menor a un mayor nivel de
accesibilidad. Las tres prioridades son A, AA, AAA y cuentan con una
certificación oficial según el cumplimiento de las mismas.
Ventajas de la gestión documental para la publicación Web.
Como hemos visto en el caso de la comunicación interna, la
[20]

22. gestión documental a través de un sistema de gestión de contenidos
(CMS) es el núcleo del sistema de información. En el caso de la gestión
de información interna, es la intranet la que ofrece una serie de
ventajas añadidas a la utilización de este software de gestión. Ahora
veremos qué ventajas ofrece dicho software a la publicación de
contenidos en la Web de la organización. Sea como sea, se observa que
el CMS se encuentra en el centro de las dos interfaces web de la
entidad, la interna (intranet) y la externa (internet).
También hay que decir que no todas las entidades necesitan una
web con un alto nivel de escalabilidad, esto es, la predicción del
aumento progresivo de la información contenida en cada una de las
páginas que componen el sitio web de la organización. La mayoría de
expertos aconsejan que se utilice un sistema de gestión de contenidos a
partir de las 500 páginas. Ni la entidad que analizaré en la segunda
parte, ni otras entidades locales que no ofrecen servicios propios de la
administración-e, alcanzan este número. Sin embargo, he ido
comentando acerca de lo conveniente de integrar en unas pocas
tecnologías, todos los procesos de gestión de información y documentos
que soporta una organización. De ahí el uso de la intranet como
tecnología base para integrar dichas tecnologías, entre las que se puede
encontrar un módulo para la gestión de contenidos Web. Las ventajas
más importantes que ofrece un CMS en este sentido son las siguientes:
Agilizar el proceso de creación y publicación de contenidos.
Permitir al personal responsable el establecimiento de fecha de
revisión/eliminación de los materiales en el momento de su
publicación.
Crear modelos o plantillas para documentos normalizados y de
uso común.
Posibilitar la modificación de todo el sitio web de forma
automática.
Conversión de documentos de un formato a otro.
Obtener herramientas de seguimiento para el análisis del tráfico
en el sitio web.
Prevenir enlaces rotos.
Proporcionar enlaces con otras bases de datos relacionadas
presentes en la organización.
[21]

23. 2.2.4. Consideraciones tecnológicas: Herramientas
y Servidores.
La estrategia que siga la organización a la hora de planificar un
sistema de información tiene un elemento clave en lo que se refiere a la
gestión de los soportes y herramientas tecnológicas necesarios para su
funcionamiento. La elección del equipo informático y el software de
gestión ocupa gran parte del debate interno en las organizaciones para
la toma de decisiones, ya que es la fase que consumirá la mayor parte
del presupuesto y de la que dependerá la eficacia y eficiencia del
sistema de información.
La gestión tecnológica en una entidad puede ejecutarse mediante
un plan tecnológico autónomo (grandes organizaciones con distintas
sedes y servicios), o mediante su integración como una fase más en la
planificación estratégica de la entidad (medianas y pequeñas
organizaciones con servicios centralizados). Si se decide implantar un
sistema de información, habría que incluir los requerimientos técnicos
específicos que demanda este tipo de sistemas en dicha planificación.
La elección de una u otra metodología dependerá, además de su
tamaño, del mayor o menor grado de incorporación de la tecnología en
la entidad. De acuerdo a dicho grado de incorporación se puede
establecer la siguiente clasificación:
• Hardware: es la tecnología incorporada a las máquinas y el
equipo físico de la organización.
• Software: se trata de tecnología no incorporada. Son los
programas, aplicaciones y manuales que dan sentido y otorgan
funcionalidad al sistema físico. La entelequia del sistema.
• Orgware: es la tecnología incorporada a toda la estructura de la
organización.
• Humanware: tecnología incorporada a personas. Es el conjunto
de habilidades y conocimientos que tiene asimilado cada
empleado, resultado de su experiencia laboral y competencias
adquiridas. Es lo que se conoce como “know how”.
La gestión tecnológica quedaría definida como “el proceso de
adopción y ejecución de decisiones sobre las políticas, estrategias, planes
y acciones relacionadas con la creación, difusión y uso de la tecnología”
[20]. Para el tema de este trabajo, el plan tecnológico sería una fase más
de la planificación del sistema de información. Por ello, sería interesante
analizar algunas de las herramientas disponibles que están
relacionadas con la implantación de la infraestructura necesaria para
llevar a cabo los procesos implicados en la gestión de la información tal
como la hemos previsto en los apartados anteriores.
Existen dos formas principales de adquisición tecnológica. La
innovación, que consiste en la creación por la propia entidad de la
tecnología adecuada para su funcionamiento, y la consiguiente
[22]

24. comercialización de la misma, obteniendo no sólo una ventaja
competitiva frente al resto, sino también una rentabilidad económica.
Este procedimiento es más común aplicarlo a países o territorios que a
entidades u organizaciones concretas. Se trata de una forma que se
escapa a la mayoría de las entidades públicas debido a su alto coste y
excesiva especialización. En contraposición se encuentra la noción de
transferencia tecnológica, la cual se define como la selección de una
tecnología externa, adaptándola y mejorándola teniendo en cuenta las
necesidades de la organización receptora. Para que la transferencia
ofrezca buenos resultados debe incluir no sólo las herramientas en sí,
sino los conocimientos técnicos sobre su mantenimiento, diseño y
fabricación. La mayoría de expertos señalan que la importación de
tecnología no es un problema en sí mismo, sino que dichos problemas
se presentan por una inadecuada selección de la tecnología o por una
contratación perniciosa.
Para salvar esta situación, se hace necesario efectuar una
búsqueda previa de la mejor opción, realizar una evaluación
comparativa y finalmente proceder a la selección de la más adecuada.
La trasferencia puede ser de productos propietarios, cuyo código es
cerrado y está sujeto a licencias de pago para su adquisición, o bien de
tecnologías de código abierto, o software libre, las cuales pueden
incorporarse gratuitamente y adaptarse a las necesidades específicas de
cada organización. Esto último es una solución que cada vez cuenta con
mayores adeptos, y se concibe como la forma más adecuada y legítima
que tiene una entidad pública de adquirir tecnología.
Los recursos tecnológicos a incorporar en una organización
dependerán como hemos mencionado, de las necesidades de la propia
entidad y de su plan estratégico. Hay cuatro factores principales que
hay que tener en cuenta para que el resultado sea óptimo.
Identificar los recursos tecnológicos clave11 para la organización,
es decir, aquellos que forman parte de los flujos de trabajo
habituales de la misma y proporcionan las mayores ventajas.
Potenciar el desarrollo y la innovación de esos recursos
tecnológicos claves.
Adquirir las destrezas tecnológicas necesarias para su gestión.
Integrar el uso de los recursos tecnológicos con otros factores de
éxito en la organización.
Existen numerosas herramientas y aplicaciones específicas para
satisfacer todos los procesos implicados en la gestión de la información.
11
“Son aquellos que sustentan la posición competitiva y de liderazgo de las organizaciones que los
utilizan” (SanSegundo, Rosa. En: UD. 3 Desarrollo tecnológico de un sistema de información.
Herramientas tecnológicas).
[23]

25. Desde las que apoyan un programa de gestión a las que intervienen en
los sistemas de soporte a la toma de decisiones, desde aquellas
herramientas de edición, indexación, y manipulación de contenidos
para su publicación web o en un repositorio digital, a otras destinadas a
satisfacer las necesidades propias de un tipo de organización o campo
del conocimiento, como bibliotecas, museos, universidades, archivos,
etc. Por ello, y para ceñirme al tema de este trabajo que ha ido
acercándose a la idea de integración y planificación estratégica de los
recursos humanos y tecnológicos a la hora de proyectar un sistema de
información, voy a comentar un sistema de gestión de contenidos o
CMS que como soporte permite una solución integrada para la Intranet
de la organización, además de servir como gestor para la publicación en
la Web. Estoy hablando de la última versión de la herramienta de
gestión documental Alfresco 4.0. Con ello no pretendo promocionar la
utilización de un software en concreto, ni pretender abarcar la
complejidad informativa que puede aparecer en las distintas entidades
públicas, pero sus prestaciones me parecen las más pertinentes de cara
a introducir la parte práctica del trabajo. Además, cuenta con la ventaja
de tratarse de software de código abierto, con las consecuencias de
flexibilidad y adaptación a las diferentes necesidades de una entidad
pública, tanto en lo referente a la información como a la inversión
económica.
Alfresco 4.0: software de gestión documental
Alfresco es un sistema de gestión de contenidos de código
abierto, que incluye las funciones, los servicios y los controles
necesarios para realizar la gestión documental de una empresa o
entidad. Gracias a ser software libre permite un gran nivel de
modularidad y flexibilidad a las distintas necesidades, además de
ofrecer tres versiones principales, cuya selección dependerá de los
recursos y la infraestructura técnica de la entidad. Dos versiones
necesitan de la instalación de la plataforma en la red local de la
entidad. Se denominan Alfresco Enterprise Edition, para la cual es
necesario adquirir una licencia que ofrece asistencia técnica y algunas
capacidades extra del sistema, y Alfresco Community Edition, que
incorpora la mayoría de aplicaciones de la versión anterior pero sin
soporte técnico, lo que provoca que se necesite ciertos conocimientos
dentro de la empresa para su instalación y mantenimiento. En este
sentido la colaboración entre el informático y documentalista de la
entidad es muy recomendable.
La tercera versión se denomina Alfresco Cloud, y está pensada
para aquellas entidades que dependen de un servidor externo, y
cuenten con poca capacidad de instalación, ya que es accesible vía Web
y utiliza la nueva tecnología de computación y almacenamiento en la
nube, cuyo coste varía del uso o el servicio contratado.
La flexibilidad de este sistema viene dada por su segmentación en
cuatro módulos principales:
[24]

26. Gestión documental: incluye la funcionalidad, los servicios y
controles que soportan la gestión documental. Por ejemplo,
permite el almacenamiento, control y recuperación de los
contenidos a través de un repositorio centralizado que comparten
todos los usuarios del sistema (intranet). Dicho repositorio esta
compuesto de espacios, documentos y flujos de trabajo asociados.
A través de la asignación de permisos y roles definidos, permite el
acceso y el tratamiento conjunto, o el acceso privado para grupos
de trabajo y departamentos específicos. Los contenidos
gestionados por Alfresco obedecen a múltiples formatos de
aplicaciones externas, además de manejar tanto información
estructurada (textos) como no estructurada (audio, vídeo,
imágenes, etc.). Para mejorar la recuperación permite la
indexación con diferentes estándares de metadatos, creación de
etiquetas, y contenido relacionado dentro del mismo repositorio.
Herramientas colaborativas: incluye las herramientas que
facilitan la colaboración de grupos de trabajo dentro de la
entidad. A través de la definición de sitios, es posible crear
recursos compartidos por grupos de trabajo, ofreciendo una serie
de herramientas para la colaboración, como una biblioteca de
documentos, foros de discusión, blogs, wikis, etc.
Gestión de contenidos Web: incluye las funciones, los servicios y
los controles que hacen posible la publicación Web. Este módulo
requiere su integración con el de gestión documental, ya que
tanto los contenidos públicos (Web) como los contenidos privados
(Intranet) están almacenados en un mismo repositorio,
permitiendo así gestionar el ciclo de vida del documento. Posee su
propia plataforma para la edición y el diseño Web, llamada Web
Quick Star, aunque permite la utilización de plataforma externas
como Joomla.
Gestión de registros y preservación: incluye las funciones,
servicios y los controles que permiten la preservación del
contenido, posibilitando la creación y gestión del archivo digital
de la entidad. Dentro de este módulo se poseen aplicaciones para
establecer cuadros de clasificación, reglas de revisión y expurgo,
calendarios de conservación, descripción detallada de
documentos con fines a su recuperación en un entorno Web, etc.
Además, permite generar evidencias electrónicas con validez
jurídica.
3. Caso Práctico: Teatro Municipal
En la primera parte que aquí termina, hemos analizado los
aspectos más relevantes a tener en cuenta a la hora de abordar la
implantación de un sistema de información. Como un sistema que no
[25]

27. sólo permite la comunicación entre las diferentes áreas de la entidad,
sino también, la publicación y edición de contenidos de forma
colaborativa, o el control y coordinación descentralizada de los flujos de
trabajo más comunes en una entidad. En toda organización se
intercambia información, pero no por ello se posee un sistema de
información. Para que éste exista se requiere planificación, recursos
humanos, tecnológicos y una voluntad de sistematizar los flujos de
trabajo y tareas de cada uno de los departamentos que intervienen en el
rendimiento de la organización. La necesidad de implantar un sistema
de información adquiere más relevancia si cabe en las entidades
públicas. La posibilidad de optimizar recursos y servir de servicio de
información a ciudadanos y empresas cuando éstos lo soliciten, es una
ventaja indiscutible para este tipo de organizaciones.
Por ello, me gustaría analizar de una forma muy aproximada el
flujo de información existente en una entidad pública concreta. En este
caso, un Teatro Municipal. Además, su carácter cultural reduce
bastante su complejidad en lo referente a tipos documentales y flujos de
trabajo administrativos, por lo que me ha permitido plantear ciertas
soluciones desde la base teórica, sin haber realizado un estudio
demasiado ortodoxo ni exhaustivo12. Siguiendo los resultados de
algunos indicadores que he podido recopilar gracias a mi estancia breve
y grata en la entidad durante un periodo de prácticas, he querido
mostrar la estructura organizacional e informativa de la misma, además
de algunos aspectos relevantes acerca de cómo gestionan la información
y los procesos asociados. Tras un diagnóstico previo, finalizo con dos
propuestas, una por cada interfaz informativa, interna (intranet) y
externa (internet), que pretenden cubrir algunas lagunas detectadas o
mejorar los servicios en lo que respecta a la gestión de la información en
entornos digitales, proponiendo para ello un modelo de buenas
prácticas de lo que podría ser una intranet colaborativa, y propuesta de
sección Web que ofrezca un valor añadido a la documentación gráfica
almacenada en la entidad a lo largo de 25 años de historia.
3.1. Diagnóstico
El Teatro Municipal “Miguel de Cervantes” abre sus puertas el
6 de abril de 1987 cuando el Ayuntamiento se hace cargo de su gestión
tras una historia de mecenazgo, incendios y reformas que acaban por
convertir un viejo edificio antiguo, sede del Teatro de la Libertad en el
s.XIX, en el actual Teatro Cervantes. Su oferta cultural se distribuye a
lo largo de temporadas, las cuales se inician en septiembre y finalizan
en julio, intercalando dicha programación con ciclos, festivales y
programas educativos con mayor o menor permanencia a lo largo de los
años. La programación ordinaria (temporada) es clasificada por tipo de
12
Mi intención en este trabajo sólo ha sido aproximarme a un estado de la cuestión, para desde
ahí plantear alguna solución desde el campo de las ciencias de la información, y esbozar algunas ideas
que podrían ser trabajadas y analizadas con más detalle en un futuro, de cara a la presentación de un
proyecto de sistema de información que podría aplicarse a dicha entidad.
[26]

28. espectáculo, organizados en 7 categorías generales13:
• Teatro y teatro musical.
• Teatro infantil y conciertos didácticos para niños (*).
• Música.
• Orquesta Municipal de Málaga y música clásica.
• Lírica.
• Danza.
• Eventos ciudadanos y cesión de sala (*).
El Teatro Municipal Miguel de Cervantes como entidad gestora
tiene dos sedes, una el propio Teatro Cervantes, el más importante y
donde acontecen los ciclos y espectáculos de mayor afluencia y
prestigio, y la otra el Teatro Echegaray, ubicado en la calle del mismo
nombre, donde se realiza actividades paralelas. Todos los procesos
administrativos y de gestión corresponden al Teatro Cervantes, por lo
que seguiremos tratándolo como una sola entidad, ya que en lo
referente a la gestión de la información lo es.
Según datos extraídos de la memoria correspondiente a la
temporada 2011/12, durante el pasado año se registraron 176.610
espectadores, se realizaron 280 espectáculos, siendo los de mayor
afluencia los englobados bajo la categoría de “Música”.
3.1.1. Datos Técnicos
El Teatro trabaja con dos servidores14 principales mediante un
sistema de doble terminal. Una red externa de ordenadores que
conecta con el servidor municipal, cuyo mantenimiento es
responsabilidad del Ayuntamiento a través del Centro Municipal de
Informática. Y otra red interna que conecta los ordenadores de los
empleados a un servidor propio, con jerarquía de acceso según
departamentos. Así pues, los empleados del Teatro trabajan con dos
terminales distintos, cada uno de ellos con el acceso a la red
correspondiente. El dominio correspondiente a la red municipal tiene
la extensión (.eu), mientras que el dominio de la red interna tiene la
extensión (.es). Todo el software y programas instalados son de código
cerrado, y están sujetos a derechos de explotación. La Web del Teatro es
diseñada, alojada y gestionada en su soporte técnico, por una empresa
externa al Teatro. La actualización de contenidos corre a cargo de
técnicos, que han sido autorizados por la empresa como
administradores de la Website. Dentro de la red interna, la que más nos
13
Aquellas que están marcadas con un asterisco no aparecen bajo ese nombre en la Web del
Teatro.
14
En el siguiente apartado, cuando hablo de la organización de la información en la Web de la entidad,
trato de identificar ambos servidores según los servicios de información que tiene asociados.
[27]

29. interesa, existen diversas aplicaciones para la gestión de la información
y la comunicación entre los empleados de los distintos departamentos.
Software para el registro y preservación de información:
El programa utilizado es el software propietario “Access”, como
base de datos relacional que según la finalidad y temática de la
información registrada, se adaptará a diferentes diseños y arquitectura
para aumentar la eficiencia de su manejo. Actualmente existen cuatro
base de datos en funcionamiento: archivo gráfico, directorio de
artistas y compañías, solicitud de espectáculos y lista distribuida
de noticias. A cada base de datos sólo tienen acceso los departamentos
responsables de su contenido y actualización.
Software para la distribución y comunicación de información:
Para la distribución y comunicación entre departamentos se
utiliza un software llamado “Samba” que consiste en establecer un
sistema de carpetas compartidas, cada una de ellas con un
determinado rol que designa una serie de permisos y filtros de acceso
definidos según el departamento que las use. De esta manera, nos
encontramos con una suite ofimática en la que se incluye contenidos y
documentos integrados en espacios compartimentados y regulados por
permisos de acceso o por la IP del terminal que intenta acceder. Este
software incluye un servicio de mensajería instantánea que permite
compartir archivos dentro de la red interna, con lo que evita recurrir al
servidor de correo-e para comunicaciones y transferencias sencillas de
información. Además, cuenta con la posibilidad de implantar un motor
de búsqueda compartida sobre un mismo directorio o espacio
compartido.
Software para la publicación de contenidos e información:
Al no existir Intranet, los procesos asociados a la edición y
publicación de contenidos e información sólo están orientados a la Web.
Tampoco existe software específico en este sentido, además del
mencionado. Todo el material publicable es transferido por los distintos
departamentos al diseñador gráfico y a la redactora de contenidos y
juntos lo maquetan, incorporan el texto, y mediante plantillas
establecidas por la empresa encargada de alojar y diseñar la Web del
Teatro, publican dicho contenido al instante.
Software y programas específicos
La instalación de los componentes en los distintos terminales de
los departamentos corresponde al Informático del Teatro, y obedece a
criterios de necesidad implícita por el tipo de actividad a realizar. Es
decir, el acceso a la instalación de nuevos componentes está bloqueado
y sujeto a la intermediación del informático. Así, son distintos los
[28]

30. componentes y aplicaciones instalados en un terminal y otro. Respecto
al soporte técnico en caso de error en algún componente o aplicación,
éste es solucionado si el fallo lo permite, desde el equipo del
informático, mediante un sistema centralizado del cual se tiene acceso a
cualquier terminal de la red interna.
3.1.2. Organigrama: departamentos y áreas de
trabajo.
A continuación, con la idea de ubicar las diferentes actividades en
las que se pueden ver inmersos este tipo de entidades, paso a enumerar
los departamentos que conforman el Teatro, indicando el número de
empleados, las áreas de trabajo asociadas, y la función principal de
cada uno.
1. Gerencia (Departamento)
→ Personal: 1
→ Función: Contratación y organización de espectáculos. Dirigir y
coordinar el plan estratégico de la entidad, y hacer ver su
cumplimiento en todos los departamentos.
Área de Secretaría
→ Personal: 2
→ Función: Labores de secretaría y administrativas de la
Gerencia.
Área de Administración:
→ Personal: 4
→ Función: Gestión Económica- Administrativa.
2. Producción (Departamento)
→ Personal: 5
→ Función: Contratación y programación de espectáculos.
Área de Sala:
→ Personal: 11
→ Función: Acomodación, conserjería y taquillas.
Área de Escenario:
→ Personal: 28
→ Función: Tramoya, luminotecnia y sonido.
Área de Mantenimiento:
[29]

31. → Personal: 5
→ Función: Mantenimiento.
3. Comunicación e Imagen (Departamento)
→ Personal: 3
→ Función: Relaciones con los medios de comunicación e imagen
y soporte gráfico.
Área de Promoción y Participación Ciudadana:
→ Personal: 2
→ Función: Relación con los distintos colectivos sociales de la
ciudad, guía en visitas al Teatro Cervantes y programación de
actividades pedagógicas.
Área de Publicidad y Marketing:
→ Personal: 1
→ Función: Patrocinio y Publicidad.
Área de Diseño y Soportes:
→ Personal: 1
→ Función: Infraestructura técnica y diseño de instalaciones.
Área de Prensa:
→ Personal: 1
→ Función: Comunicados de prensa del Teatro, relaciones con los
medios.
4. Recursos Humanos (Departamento)
→ Personal: 4
→ Función: Gestión de personal.
5. Informática (Departamento)
→ Personal: 2
→ Función: Mantenimiento del equipo informático, instalación de
componentes y aplicaciones, publicación Web.
[30]

32. 3.2. Propuesta de solución
3.2.1. Identificación de las necesidades: hacia una
intranet colaborativa.
En este apartado voy a tratar de identificar las necesidades que
puede tener esta entidad concreta. No pretendo generalizar. Para ello
me baso en una encuesta personal dirigida a los departamentos que
incluyen entre sus tareas procesos tradicionalmente asociados a la
gestión de la información, una entrevista con el departamento de
Informática y el área de Promoción y Atención Ciudadana, junto a la
información disponible en la Web del Teatro.
→ Mayor eficacia en la búsqueda de información de los
empleados y departamentos: existen dos ámbitos de trabajo donde
esta tarea se lleva a cabo. El primer ámbito trata de dar respuesta
satisfactoria a las demandas de información del ciudadano y los
colectivos sobre cuestiones relacionadas con la actividad del Teatro. El
segundo ámbito, se refiere a los documentos e información compartida
entre diferentes áreas para llevar a cabo determinados flujos de trabajo.
Uno y otro se basa en la comunicación bidireccional y no sistematizada
de la información, utilizan software independiente para el registro y
tratamiento de la información. He expuesto la necesidad de que esa
información asociada a proyectos y flujos de trabajo concretos se
mantenga en el tiempo, organizada y recuperable, para una futura
reutilización que optimice el tiempo dedicado, el cual podría desviarse a
otras tareas.
→ Permitir la personalización, categorización y la integración
de aplicaciones externas: esto tiene la ventaja principal de no tener
que utilizar multitud de contraseñas para acceder a las diferentes
herramientas y aplicaciones necesarias para la elaboración de trabajos.
La interfaz de trabajo que proporciona una intranet permite la
creación de sitios específicos, a los que se puede asignar permisos y rol
predefinido de acceso, manteniendo así la privacidad necesaria para
cada área de trabajo. Esta opción está soportada desde un mismo
portal, al que se accede con contraseña única, provocando una misma
percepción al empleado acerca de cómo funciona la entidad de la que
forma parte.
→ Filtrado de la información: la información que puede servir
para un proyecto puede no servir para otro. Si no etiquetamos el
contenido informativo y lo ubicamos en diferentes espacios según su
relevancia, pertinencia, fase de gestión, etc. la posibilidad de que otros
la utilicen se reduce notablemente. La intranet puede facilitar el sistema
de filtrado de la información de calidad, mediante la asignación de
descriptores, metadatos o la definición de flujos de trabajo.
→ Integración de la información: los dos tipos de información
[31]

33. con los que trabaja una entidad; información interna y externa, quedan
integrados en un mismo repositorio. Así la información no queda
dispersada y aumenta la flexibilidad del sistema.
→ Fomentar el trabajo colaborativo: en la actualidad se cuenta
con dos soportes de comunicación dentro de la entidad. La línea
telefónica interna, el correo-e y un servicio de mensajería instantánea
que también puede trasferir ficheros de menor tamaño. Esto puede
resultar suficiente, si las comunicaciones son puntuales y no requieren
la consulta a base de datos. En caso contrario, si la comunicación es
constante debido a un flujo de trabajo específico, o requiere utilizar
fuentes documentales, se ahorraría esfuerzo y descarga local de
archivos, trabajando en un entorno que pusiera a disposición multitud
de herramientas colaborativas, como actualmente soportan la mayoría
de programas de gestión integrados en la Intranet. Herramientas
específicas (blogs, wikis, foros, etc.) y creación de comunidades dentro
de un espacio común de trabajo, facilitando el acceso en común a
recursos, fuentes de información, etc.
→ Reducir el “feudalismo informativo” dentro de la
organización: uno de los aspectos que más llama la atención cuando
afecta a entidades públicas de carácter cultural. Cierto es que no toda
la información debe estar accesible a departamentos que no trabajan
con ella, o que existen proyectos e informaciones que podrían filtrarse a
la prensa u otros colectivos, provocando un perjuicio al éxito de las
actividades. Pero esto no es un argumento en contra de la implantación
de un entorno colaborativo, ya que como hemos visto, la gestión
documental integrada permite definir permisos, crear sitios específicos,
y segmentar la Intranet mediante un sistema modular de interfaces
según quién establezca el acceso. Creo que las verdaderas reticencias
obedecen más a los miedos convencionales que tiene el personal de que
la información compartida se vuelva en su contra de alguna manera.
Estas rutinas de trabajo pueden ser estimulantes en otros entornos
más competitivos y empresariales, pero tiene poco sentido para el
funcionamiento de una entidad pública, la cual debe basarse en un
continuo feedback, no sólo con el exterior sino entre la propia plantilla.
Máxime teniendo en cuenta, la importancia que tiene las experiencias
anteriores, los working papers, y el material de trabajo como base
teórica para el éxito de cualquier proyecto cultural que se quiera
abordar en el presente.
→ Entorno hipermedia y multiplataforma en la gestión de
documentos digitales: si hace unos años el factor más importante era
el multiformato a la hora de trabajar con documentos digitales,
últimamente la información relevante para la entidad y la que ésta
devuelve a los usuarios, puede presentarse de forma estructurada
(texto) o no estructurada (audiovisual, fotografías, etc.). Esto afecta a la
gestión, conservación y organización de este tipo de información, ya que
su lectura requiere dos o más aplicaciones que es frecuente que se
[32]

34. instalen en terminales específicos, provocando cierta rigidez y engorro
cuando se trabaja con este tipo de documentos. Además, ante el
aumento de los dispositivos con tecnología Web, el personal tiene a su
disposición poder acceder a la información que le interesa desde
cualquier lugar y en cualquier momento, haciendo más fácil la
realización de los asuntos de urgencia que puede requerir la
organización. Estas dos dimensiones, los documentos hipermedia y el
acceso multiplataforma, podrían desarrollarse con facilidad si el entorno
de trabajo está soportado en una intranet colaborativa, debido a que
utiliza tecnología Web y permite la integración de aplicaciones bajo una
misma interfaz y vinculadas a un mismo repositorio.
→ Fomentar el “cambio cultural” a través de una experiencia
tecnológica: las Intranets, su concepto y posibilidades han ido
evolucionando desde las primeras interfaces allá por los años 80. Se
han ido adaptando a la las nuevas tecnologías, y han posibilitado que
los empleados en cuyas organizaciones se utilizaba una red interna
como entorno de trabajo antes de la aparición de Internet, tuvieran
muchos menos problemas para adaptarse al nuevo escenario
informativo que inauguraba la World Wide Web. Actualmente, nos
encontramos en los albores de la tercera etapa evolutiva de la Web,
habiendo pasado de la información estática y unidireccional de la Web
1.0, a la información dinámica y multidireccional, que posibilita el
entorno de creación e intercambio colaborativo de contenidos que se
conoce como Web 2.0. El siguiente paso consiste en conseguir que gran
parte de la información sea reconocida y procesada directamente por las
computadoras, provocando una mayor pertinencia y satisfacción del
usuario a la hora de recuperar información de calidad de forma eficaz.
Se trata de la Web 3.0, basada en la tecnología de datos enlazados o
web semántica, la cual plantea una serie de mundos posibles de los que
ya existen pruebas (Internet de las cosas, realidad aumentada, etc.).
Para que esto sea posible, es cada vez más importante, que entidades y
organizaciones gestionen y publiquen su información basándose en
estándares de descripción de contenidos, y en el caso de las entidades
públicas sobre todo, pongan su información disponible para que sea
reutilizada por las diferentes aplicaciones que producirán un
extraordinario valor añadido. En otro orden de cosas, el uso de la
Intranet, puede servir para que cambien las estructuras mentales que
mantienen la rigidez jerárquica en las organizaciones, y fomenten la
autonomía y creatividad por parte de las áreas de trabajo, la
colaboración y el dinamismo que demanda la nueva economía.
Todas estas necesidades hacen de la intranet, no sólo una
plataforma tecnológica, sino la estructura lógica más adecuada para
conseguir que la información generada y recibida por la entidad en su
trabajo cotidiano, repercuta en la organización de forma positiva,
mejorando los niveles de efectividad, eficiencia y colaboración, tres
aspectos muy demandados por la sociedad actual. “Se produce un
cambio en la concepción de las intranets y se pasa de una visión
[33]

35. tecnológica, a una visión organizativa, en donde prima la definición de
políticas de información para hacer disponible, fácilmente accesible y de
forma coherente, toda o parte de la información interna que produce una
organización” [21].
.
3.2.2. Identificación de las posibilidades: hacia una
hemeroteca digital.
Este apartado es sólo el esbozo de una idea que se me ocurrió
tras mi paso por unas prácticas de colaboración cuya tarea consistía en
el inventario, ordenación y digitalización de la documentación gráfica
(folletos, programas, fotografías, dossier de prensa y diapositivas) que
ha ido acumulando el Teatro a lo largo de 25 años. Actualmente está
información ya está clasificada, pero no se le está dando ninguna
utilidad, permaneciendo en un depósito sin acceso para la consulta
pública. Además del valor informativo para investigadores y medios de
comunicación, este archivo gráfico podría incorporarse mediante el
tratamiento digital de imágenes a la publicación Web, ya sea como
sección independiente o como aplicación o recurso educativo que aporte
valor a su contenido mediante tecnologías similares a las utilizadas
para los libros electrónicos, incorporando interacción del usuario,
etiquetado social, formatos multimedia y enriquecidos, etc.
Las secciones más consultadas y donde se acumula la mayor
parte de la información en la Web son, el Home y las diferentes
secciones separadas por tipos de espectáculos. Se trata de una tipología
común a este tipo de entidades culturales, donde se ofrece los
espectáculos programados, horarios, precios de las localidades,
descripción y ficha técnica de los mismos, etc. Esta información es de
carácter dinámico y se va actualizando a medida que se producen
nuevas incorporaciones a la oferta cultural del Teatro. Su gestión
implica a varias áreas de trabajo. De acuerdo al tema de este trabajo,
esta información ha sido susceptible de análisis en lo referente a los
procesos de publicación Web cuya eficacia depende de cómo esté
organizada internamente la gestión de la información. Dicho análisis ha
servido a la hora de identificar las necesidades de la entidad
comentadas en el apartado anterior. Para este apartado quiero hacer
mención a una sección específica de la Web que lleva el nombre de
“Álbum”. Está dedicada a la publicación de fotografías de los diferentes
espectáculos, ciclos y otros actos que van pasando por el teatro. Una
buena idea, que puede llegar a un buen proyecto si se solucionan
algunas debilidades como las siguientes:
• Los documentos están clasificados por nombre del
espectáculo y temporadas, careciendo de una clasificación
temática similar a la arquitectura front-end de la Web donde
la información acerca de los espectáculos está clasificada por
géneros (Música, Teatro, Ópera, etc.). Esto no es una ventaja
[34]

36. respecto a la usabilidad del sitio, ya que no sigue una
arquitectura coherente y fácilmente asimilable por el usuario.
• El único criterio de búsqueda que incluye es el cronológico. El
archivo más antiguo data de la temporada 2008/09, obviando el
archivo retrospectivo, del que últimamente se ha hecho
inventario, ordenación y digitalización sobre la documentación
gráfica generada por el Teatro a lo largo de los 25 años de
existencia.
• Interfaz poco intuitiva, y con poco contenido.
• La descripción del contenido para su recuperación por los
motores de búsqueda no está normalizada ni cumple con los
estándares al uso para la publicación de objetos digitales
• No incluye herramientas de la Web social para la interacción
del usuario, con lo que su reporte para la entidad es poco
significativo.
• No hay departamento o área específica dedicada a su
mantenimiento, siendo resultado de la colaboración puntual
entre el fotógrafo, el informático, y el diseñador gráfico del Teatro.
Algunos requisitos básicos que habría que tener en cuenta para
crear un repositorio digital que integre tanto la documentación gráfica
que se vaya generando actualmente, junto a la documentación
retrospectiva que se encuentra ordenada en un depósito físico, son los
siguientes:
Selección de los tipos documentales objeto de tratamiento y
digitalización. En este caso fotografías.
Descripción de los objetos mediante un estándar de metadatos,
que sea conveniente al fin perseguido, la recuperación de la
información.
Analizar la audiencia potencial de este archivo digital: público
infantil, investigadores, medios de comunicación, centros
educativos, etc.
Favorecer la preservación digital, mediante la descripción del
contenido con lenguajes de marcado, que permitan la
interoperabilidad y migración entre diferentes sistemas
informáticos.
Necesidad de incorporar herramientas de la Web 2.o, la
posibilidad de hacer comentarios y el etiquetado social, serían dos
aplicaciones ineludibles.
4. Conclusión
La existencia de un sistema de información organizado y eficaz
adquiere mayor importancia para las entidades de carácter público, ya
[35]

37. que su filosofía de servicio junto a las exigencias de trasparencia
informativa y optimización de recursos que actualmente se ha
convertido en necesidad, hace conveniente que se adopte una actitud
positiva ante aquellas herramientas y posibilidades que ofrece el medio
digital para favorecer estos objetivos.
Por ello me ha parecido interesante aproximarme a esta idea,
quedando abierta la posibilidad de retomar algunas de las posibilidades
comentadas a lo largo del trabajo y dedicar un especial seguimiento a
su análisis y desarrollo. La gestión de la información en un entorno
digital me parece una necesidad cada vez más necesaria y demandada,
donde el profesional de la información tiene mucho que decir. La
política de información, su gestión y organización no puede reducirse a
labores informáticas, ya que actualmente son diversas las fuentes y la
necesidad de contar con una persona que filtre, seleccione y preserve el
gran caudal informativo que genera y recibe una entidad es más
acuciante que nunca.
En definitiva, la implantación de un sistema de información en
una entidad no depende sólo de la instalación de software específico y
de que cada área o departamento cumpla con las expectativas
depositadas en su trabajo. Como se ha ido mostrando, la información
como valor intangible debe proporcionar rentabilidad a partir de su
procesamiento sistematizado, obtener visibilidad mediante las
herramientas tecnológicas disponibles, y procurar que quede constancia
de los documentos utilizados en los procesos de trabajo internos. Todo
ello con varios objetivos ineludibles; aumentar la eficacia, la eficiencia y
la colaboración, el dinamismo y adaptación a los cambios que supone la
nueva sociedad del conocimiento.
[36]

38. 5. Notas
[1] Martín Mejías, Pedro. Gestión del conocimiento en las organizaciones. En: López Yepes,
José (coord.). Manual de Ciencias dela Documentación, 2002, pp.693-720.
[2] Canals, Agustí. La gestión del conocimiento. Barcelona: FUOC, 2003.
http://www.uoc.edu/dt/20251/index.html.
[3] SanSegundo, Rosa. Constitución de la realidad en la era tecnológica de la
posinformación. En: Razón y Palabra, 2003, febrero-marzo, n-31.
http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n31/rsansegundo.html.
[4] Alonso Arévalo, Julio. Gestión de la Información, gestión de contenidos y
conocimiento. En II Jornadas de trabajo del Grupo SIOU, Salamanca (8 y 9 de noviembre de
2007). Universidad de Salamanca.
[5] Morales Flores, Elusa. La gestión y los gestores de la información. “Bibliodocencia”.
Vol.4, n.4 (2004). http://www.bibliodocencia.com/4/4_6.pdf.
[6] Lara Navarra, Pablo [et.al.]. Del e-commerce al e-government: tecnologías y
metodologías para la gestión de la información. En: El Profesional de la Información,
2002, noviembre-diciembre, v.11, n.6, pp.421-435.
[7] Antonio Muñoz Cañavate. Sistemas de información en las empresas [en línea]-
“Hipertext.net”, num.1, 2003. http://www.hipertext.net.
[8] Drucker, Peter. La sociedad postcapitalista. Bogotá: Grupo Editorial Norma, 2004.
[9] Muñoz Navarrete, Antonio.
[10] Canals, Agustí. La gestión del conocimiento. Barcelona: FUOC, 2003.
http://www.uoc.edu/dt/20251/index.html.
[11] Pérez González, Daniel; Solana González, Pedro. Intranets: medición y valoración de
sus beneficios en las organizaciones. En: El Profesional de la Información, 2006,
septiembre-octubre, v.15, n.5, pp.331-341.
[37]