Este documento describe conceptos básicos sobre informes en Access. Explica que un informe permite organizar y formatear información de una base de datos para imprimirla o distribuirla. También cubre cómo crear informes usando asistentes, y tipos de informes como detallados, agrupados y resumidos.

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2. CONCEPTOS BÁSICOS
SOBRE INFORMES
CARLOS EDUARDO BARRIOS RODRIGUEZ
MARIA ANGELICA MORENO ORDOÑEZ
LUISA FERNANDA RAMIREZ ACUÑA
FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MATEO
PROGRAMA: CONTABILIDAD Y COSTOS 3er SEMESTRE
BOGOTÁ D.C
2013
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3. CONCEPTOS BÁSICOS
SOBRE INFORMES
CARLOS EDUARDO BARRIOS RODRIGUEZ
MARIA ANGELICA MORENO ORDOÑEZ
LUISA FERNANDA RAMIREZ ACUÑA
RICARDO ACOSTA
Docente
FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MATEO
PROGRAMA: CONTABILIDAD Y COSTOS 3er SEMESTRE
BOGOTÁ D.C
2013
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4. CONCEPTOS BÁSICOS
SOBRE INFORMES
Un informe es un modo eficaz de presentar la información en formato de sólo
lectura, como, por ejemplo, en un documento impreso. También se pueden
imprimir otros objetos de Access, como los formularios o las hojas de datos,
pero los informes ofrecen más control sobre cómo se presenta la información
y mayor flexibilidad al presentar información resumida. Por ejemplo, en un
informe que muestre las ventas por productos, puede mostrar el total
correspondiente a cada producto y presentarlo como porcentaje del total
global.
A continuación, describiremos las numerosas posibilidades que existen para
presentar datos en los informes. Aprenderá a crear un informe utilizando el
asistente para informes, que crea un informe basándose en la información
introducida por el usuario. También aprenderá otras tareas esenciales
relacionadas con los informes, como la manera de ver una vista previa de
ellos o de imprimirlos.
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5. CONTENIDO
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¿Qué son los informes?
¿Para qué se usan los informes?
¿Cómo funcionan los informes?
¿Cuándo se debe utilizar un informe en lugar de un formulario?
Vistas de la ventana Informe
Tipos de informes
Utilizar los asistentes para crear informes
Utilizar la vista Diseño
Mostrar una vista previa de un informe
Imprimir un informe
Guardar un informe

6. ¿QUÉ SON LOS INFORMES?
Un informe permite organizar y formatear información de acuerdo con sus
necesidades y especificaciones. Puede utilizar Access para diseñar informes
que utilicen numerosos elementos de diseño. Por ejemplo, puede emplear
texto, datos, imágenes, líneas, cuadros, gráficos y otros elementos para crear
el informe necesario. El diseñador decide los elementos que se utilizarán y la
manera de organizarlos. La etiquetas de correo, las facturas, los resúmenes
de ventas o las listas de teléfonos son algunos ejemplos de tipos de informes
que se pueden generar con Access.
NOTA Estos informes se basan en datos de ejemplo incluidos en la base
de datos Importadores Neptuno que se entrega con Access.
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7. ¿PARA QUÉ SE USAN LOS INFORMES?
Access proporciona varias maneras de obtener información de la base de
datos. Puede:
Utilizar una consulta para ver todos los productos suministrados por un
proveedor en particular. Una consulta permite recuperar información de más de
una tabla, y especificar criterios para esa búsqueda.
Utilizar un formulario para ver toda la información sobre un solo producto al
mismo tiempo. Un formulario ofrece un portal a través del cual se puede ver y
modificar la información de la base de datos.
Utilizar una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para resumir las ventas
trimestrales por regiones (por ejemplo). Una tabla dinámica permite analizar los
datos y ver la información de distintas formas, arrastrando los campos a
diferentes ubicaciones en una vista similar a una hoja de cálculo. Con un gráfico
dinámico se puede presentar la información de la tabla dinámica en formato de
gráfico.
Utilizar un informe para organizar e imprimir la información sobre ventas de
productos (por ejemplo) para una presentación o para su distribución a otras
personas de la empresa. Los informes ofrecen un control preciso sobre la
organización y la apariencia de la información.
La hoja de datos de una consulta incluye muchos registros.
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8. En este formulario aparecen los registros uno a uno.
En una tabla dinámica se resume la información para su análisis.
En un informe se agrupan los datos correspondientes a muchos registros
para su impresión o distribución.
Deberá utilizar un informe cuando:
Desee imprimir información que utilice con regularidad.
Desee imprimir información para su distribución a otras personas.
Necesite controlar con precisión la organización y el aspecto de la información
cuando la imprima.
Desee agrupar o resumir la información para su presentación a otras personas.
Una vez creado y guardado el diseño de un informe, podrá utilizarlo siempre
que lo desee. El diseño del informe permanece inalterado, pero los datos se
actualizan cada vez que se imprime. Si necesita introducir algún cambio,
puede modificar el diseño del informe o crear otro nuevo, parecido, basado
en el original. Con Access, puede crear informes que:
Organicen y presenten los datos en grupos.
Impriman la información del encabezado y el pie de página para todo el informe,
por cada página o por cada grupo.
Calculen totales acumulativos, de grupos o globales, así como porcentajes de
los totales.
Incluyan subformularios, subinfomes y gráficos.
Presenten los datos en un formato atractivo con imágenes, líneas, fuentes,
gráficos, diagramas y formato condicional.
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9. ¿CÓMO FUNCIONAN LOS INFORMES?
La mejor manera de comprender cómo funciona un informe es observar un
informe impreso y, a continuación, examinar su diseño. Parte de la
información de un informe impreso puede proceder de una tabla o consulta
subyacente, que es el origen de los datos del informe. Otros datos, como su
título, o el encabezado de una columna, se guardan como parte del diseño
del informe.
El título del informe y los encabezados de las columnas se guardan en el
diseño del informe.
Los datos proceden de los campos de la tabla o la consulta subyacente.
Los totales se calculan mediante una expresión guardada en el diseño del
informe.
En la siguiente ilustración se muestra el informe anterior en vista Diseño,
junto con su origen de datos subyacente, la consulta Ventas por fecha de
expedición.
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10. El informe está agrupado por Fecha Envío, un campo procedente de la
consulta subyacente.
Los campos Id Pedido, Nombre Compañía e Importe Venta también
proceden de la consulta subyacente.
La conexión entre el informe y su origen de datos se establece mediante
unos objetos gráficos denominados controles. Los controles pueden ser
cuadros de texto que muestran nombres y números, marcos que muestran
imágenes o gráficos, etiquetas que muestran títulos, y líneas y rectángulos
gráficos que permiten organizar visualmente los datos y ayudan a que el
informe resulte atractivo.
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11. ¿CUÁNDO SE DEBE UTILIZAR UN INFORME EN
LUGAR DE UN FORMULARIO?
En ocasiones se duda a la hora de decidir si es más adecuado utilizar un
informe o un formulario para una necesidad determinada. Los informes son
de sólo lectura y están previstos para ser leídos o impresos. Los formularios
son interactivos y permiten modificar y ver la información de la base de datos.
Utilice un formulario cuando necesite:
Modificar los datos almacenados en la base de datos.
Introducir datos nuevos, como agregar un nuevo cliente a la tabla Clientes.
Utilizar una vista personalizada para introducir o modificar datos, como un
formulario para introducir los pedidos de ventas que muestre una línea por
producto y el total de cada pedido.
Permitir que las personas que trabajan con la base de datos puedan consultar su
información de manera interactiva.
Utilice un informe cuando necesite:
Proporcionar información para su distribución a los demás.
Personalizar con precisión la apariencia de la información
Leer información detallada extraída de la base de datos.
Resumir o agrupar información para su análisis.
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12. VISTAS DE LA VENTANA INFORME
La ventana Informe de Access tiene tres vistas: Diseño, Vista previa del
diseño y Vista preliminar. Haga clic en el botón Vista
para cambiar la
vista. Cada una de ellas resulta útil para distintos fines:
Vista Diseño La vista Diseño se utiliza para modificar el diseño de un informe
o crear uno nuevo desde cero.
La vista Diseño es parecida a un banco de trabajo, donde se organiza un
proyecto y las herramientas que se necesitan para él. Entre las herramientas
disponibles en la vista Diseño se incluyen las reglas, el cuadro de
herramientas y la lista de campos.
Las reglas permiten alinear los controles y ajustar su tamaño.
El Cuadro de herramientas contiene controles que se pueden usar, como
etiquetas, cuadros de texto o cuadros combinados.
Puede arrastrar los campos de la lista de campos.
Vista preliminar La Vista preliminar se utiliza para comprobar los datos de
todo el informe y ver cuál será su apariencia cuando se imprima.
Vista previa del diseño La Vista previa del diseño permite ver las fuentes, el
tamaño de fuente y la disposición en general del informe. En la Vista previa del
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13. diseño sólo aparece una muestra del informe, no la representación completa que
está disponible con la Vista preliminar.
En la Vista previa del diseño sólo aparece un subconjunto de las páginas.
Puede imprimir un informe desde la ventana Base de datos o desde
cualquiera de las vistas de la ventana Informe. Vea las siguientes secciones
para obtener más información sobre la Vista preliminar y la impresión de un
informe:
TIPOS DE INFORMES
Puede ser conveniente crear distintos tipos de informes, según sus
necesidades. Por ejemplo, para una reunión con un proveedor podría
necesitar un informe detallado, mientras que para un análisis preparado para
la alta dirección se necesitaría un informe resumido o agrupado. A
continuación figuran algunas posibilidades:
Informe detallado
Puede crear un informe detallado que enumere los datos de una tabla o
consulta, como la tabla Empleados.
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14. Los datos de los empleados se toman de la tabla o la consulta subyacente.
Informe agrupado
En un informe agrupado, los datos se organizan en grupos, por ejemplo, por
categorías de productos o por fechas. Puede calcular los totales de cada
grupo y un total global para todo el informe. Además, puede mostrar
información en los encabezados y pies de página de los grupos.
Los registros se agrupan de acuerdo con el valor que figura al principio del
grupo.
Informe de resumen
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15. Un informe de resumen, o resumido, contiene los totales, pero en él no se
imprimen los detalles.
En un informe de resumen se imprimen los totales y los totales generales.
Informe de etiquetas postales
Puede imprimir los nombres y las direcciones con un estilo adecuado para
las etiquetas postales.
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16. Informe de varias columnas
Los informes de varias columnas se utilizan para mostrar la información en
columnas, como los listados telefónicos.
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17. UTILIZAR
LOS
INFORMES
ASISTENTES
PARA
CREAR
Access ofrece varios asistentes para informes que le ayudarán a crear los
informes. El Asistente para autoinformes genera un informe formateado en
una sola columna, sin pedir ninguna información. Los demás asistentes para
informes plantean preguntas y luego crean un informe basado en las
respuestas ofrecidas por el usuario. Aunque tenga mucha experiencia en la
creación de informes, seguramente le resultará cómodo utilizar un asistente
para generar el informe rápidamente y utilizarlo como punto de partida.
Luego, lo podrá usar tal cual o modificarlo de acuerdo con sus necesidades.
Los asistentes para informes se pueden utilizar para crear gran variedad de
informes, entre los que se incluyen los siguientes:
Informe de una sola columna.
Informe tabular
Informe agrupado, con o sin totales.
Informe de etiquetas postales.
Informe de gráfico, que muestra un gráfico.
El Asistente para autoinformes constituye la forma más rápida de crear un
informe, ya que lo genera inmediatamente, sin pedir información. El informe
consiste en una sola columna donde aparecen todos los campos de la tabla
o la consulta subyacente.
Para crear un informe con el Asistente para autoinformes
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Tablas o Consultas.
2. Seleccione la tabla o la consulta en que desee basar el informe.
3. En la barra de herramientas Base de datos, haga clic en la flecha situada junto
a Nuevo objeto y, a continuación, en Autoinforme en la lista.
Access mostrará el informe.
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18. - O bien 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes.
2. En la ventana Base de datos, haga clic en Nuevo.
3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe, haga clic en uno de los siguientes
asistentes:
Autoinforme: en columnas
etiqueta a la izquierda.
Cada campo aparece en otra línea con una
Autoinforme: en tablas Los campos de un registro aparecen en una sola
línea y las etiquetas se imprimen una vez en la parte superior de cada
página.
4. Seleccione una tabla o consulta para el informe.
5. Haga clic en Aceptar.
Access aplica al informe el último autoformato utilizado. Si aún no ha creado
ningún informe con el asistente o no ha usado el comando Autoformato del
menú Formato, usará el formato Estándar.
El asistente para informes resulta práctico para crear un informe y utilizarlo
de punto de partida. A continuación, lo puede utilizar tal cual o refinarlo hasta
conseguir exactamente el informe deseado.
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19. Para crear un informe con otro de los asistentes para informes
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes.
2. En la ventana Base de datos, haga clic en Nuevo.
3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe, seleccione una de las opciones de la
lista.
4. Seleccione una tabla o consulta para el informe y haga clic en Aceptar.
5. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última,
haga clic en Finalizar.
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20. 6. En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá.
También puede ampliarlo para ver mejor determinados detalles.
NOTAS
Si desea incluir campos de diversas tablas y consultas en el informe, no haga
clic en Siguiente o Finalizar después de seleccionar los campos de la primera
tabla o consulta en el Asistente para informes. En lugar de ello, repita los pasos
para seleccionar otra tabla o consulta y seleccione los campos que desee incluir
en el informe hasta que haya seleccionado todos los campos deseados.
Si hace clic en una de las opciones Auto informe, Access usará el autoformato
especificado la última vez, ya sea en el Asistente para informes o bien en el
comando Autoformato del menú Formato en la vista Diseño.
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21. UTILIZAR LA VISTA DISEÑO
Antes de crear un informe, reflexione sobre el origen de los datos. Si los
datos proceden de una tabla solamente, puede basar el informe en ella. Sin
embargo, si los datos proceden de varias tablas, deberá basar el informe en
una consulta. Para obtener detalles sobre la creación de consultas, vea el
tema Diseñar una consulta (MDB). También puede crear un informe que no
esté basado en ninguna tabla o consulta. Por ejemplo, se puede crear una
carta de presentación o un informe que combine uno o varios subinformes no
relacionados entre sí.
Utilizar un asistente para informes agiliza en gran medida la creación de un
informe. Si prefiere crear el informe desde cero, puede iniciar un nuevo
informe en vista Diseño, elegir el origen de los datos y colocar todos los
cuadros de texto, las etiquetas y los controles personalmente.
Para crear un informe en la vista Diseño
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes.
2. En la ventana Base de datos, haga clic en Nuevo.
3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe, haga clic en Vista Diseño en la lista.
4. Seleccione una tabla o consulta para el informe (para crear un informe que no
esté basado en una consulta o una tabla, no elija ninguna en la lista).
5. Haga clic en Aceptar.
Access mostrará el informe en la vista Diseño y abrirá la lista de campos de
la tabla o la consulta subyacente.
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22. SUGERENCIA Para crear rápidamente un nuevo informe en vista Diseño
que no esté basado en una tabla o consulta, en la ventana Base de datos
haga clic en Informes y, a continuación, en Crear informe en vista Diseño.
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23. MOSTRAR UNA VISTA PREVIA DE UN INFORME
En la Vista preliminar de un informe se puede comprobar cuál será su
apariencia cuando se imprima sin tenerlo que imprimir realmente. Por
ejemplo, se puede comprobar la alineación y el espaciado de las columnas
de datos, o si el informe devuelve los datos esperados. Existen dos formas
de mostrar la vista previa de un informe:
Vista previa del diseño permite echar un vistazo rápido al informe y comprobar el
tipo y tamaño de fuente, así como el diseño en general. Esta vista muestra todas
las secciones del informe, y algunos de los registros detallados.
Vista preliminar se utiliza para ver el informe completo exactamente tal y como
se imprimirá.
Al mostrar un informe en Vista previa del diseño o en Vista preliminar,
aparece ampliado.
Para mostrar una vista previa de una muestra de un informe desde la vista
Diseño
Siga uno de estos procedimientos:
En el menú Ver, haga clic en Vista previa del diseño.
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24. Haga clic en la flecha situada junto al botón Vista de la barra de herramientas y
haga clic en Vista previa del diseño en la lista.
Para volver a la vista Diseño, haga clic en Cerrar en la barra de
herramientas.
Para ver un informe completo desde la vista Diseño
Siga uno de estos procedimientos:
En el menú Ver, haga clic en Vista preliminar.
Haga clic en la flecha situada junto al botón Vista de la barra de herramientas y
haga clic en Vista preliminar en la lista.
Para volver a la vista Diseño, haga clic en Cerrar en la barra de
herramientas.
Para ver una vista previa del informe desde la ventana Base de datos
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informe y seleccione el informe cuya
vista previa desee ver.
2. Siga uno de estos procedimientos:
En la ventana Base de datos, haga clic en Vista previa.
En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar.
Para volver a la ventana Base de datos, haga clic en Cerrar en la barra de
herramientas.
Para ir a otra página en la Vista preliminar
Puede utilizar los botones de desplazamiento para ver las páginas de un
informe secuencialmente, o para ir directamente a cualquiera de ellas.
1. Abra el informe en Vista preliminar.
2. Siga uno de estos procedimientos:
Haga clic en uno de los botones de desplazamiento (en la esquina inferior izquierda
de la ventana).
Escriba un número de página en el cuadro correspondiente, y presione ENTRAR.
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25. Para volver a la ventana Base de datos, haga clic en Cerrar en la barra de
herramientas.
Botón de desplazamiento a la primera página.
Botón de desplazamiento a la página anterior.
Botón de desplazamiento a la página siguiente.
Botón de desplazamiento a la última página.
Para ver una página determinada, escriba su número en este cuadro.
En la Vista preliminar, puede acercar la imagen para ver detalles concretos o
alejarla para ver la disposición de los datos en la página. Con el puntero del
mouse dentro del informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom,
haga clic de nuevo.
SUGERENCIA Después de mostrar la vista previa del informe, puede
publicar los resultados en Microsoft Office Word 2003 o Microsoft Office
Excel 2003 . Para ello, haga clic en la flecha situada junto al botón Vínculos
con Office de la barra de herramientas y, a continuación, en Publicar con
Microsoft Office Word o Analizar con Microsoft Office Excel. Además,
puede enviar el resultado a otra persona como un mensaje de correo
electrónico. Para ello, señale Enviar a en el menú Archivo y haga clic
en Destinatario de correo (como datos adjuntos).
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26. IMPRIMIR UN INFORME
Un informe se puede imprimir desde la Vista preliminar, la Vista previa del
diseño o la vista Diseño, o incluso desde la ventana Base de datos. Antes de
imprimirlo, es conveniente asegurarse bien de la configuración de página,
como márgenes u orientación. Access guarda la configuración de página
junto con el informe, de modo que sólo es preciso establecerla una vez. Sin
embargo, podrá modificarla posteriormente si lo necesita.
Para cambiar la configuración de página
1. Abra el informe en la vista Diseño o en Vista preliminar (o bien selecciónelo en
la ventana Base de datos).
2. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página (si está en la Vista
preliminar, también puede hacer clic en Configurar en la barra de
herramientas).
Access mostrará el cuadro de diálogo Configurar página.
3. En la ficha Página, en Orientación, haga clic en una opción:
Vertical orienta la página en sentido vertical.
Horizontal orienta la página en sentido horizontal.
También puede modificar la configuración del papel o de la impresora desde
este mismo cuadro de diálogo.
4. Haga clic en Aceptar.
Para imprimir un informe directamente desde la Vista preliminar, haga clic
en Imprimir en la barra de herramientas, o bien haga clic en Imprimir en el
menú Archivo.
Para enviar un informe a una impresora
1. Abra el informe en cualquier vista (o bien selecciónelo en la ventana Base de
datos).
2. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir (desde la ventana Base de datos o
desde la Vista preliminar o la Vista previa del diseño, también puede hacer clic
en Imprimir en la barra de herramientas).
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27. Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir.
3. Seleccione o introduzca las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo
de impresión o el número de copias.
4. Haga clic en Aceptar.
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28. GUARDAR UN INFORME
Puede guardar tanto el diseño del informe como sus resultados:
Al guardar el diseño de un informe, se guarda sólo su diseño o estructura, no los
datos que contiene. Access guarda el diseño en la base de datos actual.
Al guardar los resultados de un informe, se guarda éste en su totalidad (sus
datos y su diseño) en un archivo que se puede usar en otro programa, como
Microsoft Excel.
Para guardar el diseño de un informe
1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar (o bien, haga clic en Guardar en la
barra de herramientas).
2. Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del
informe y haga clic en Aceptar.
Para guardar el resultado de un informe para su uso en otro programa
1. En el menú Archivo, haga clic en Exportar.
2. Escriba un nombre de archivo.
3. Seleccione un tipo de archivo en la lista Guardar como tipo.
4. Haga clic en Exportar.
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32. BIBLIOGRAFIA
http://office.microsoft.com/es-es/access-help/conceptos-basicos-sobre-informesHA001154964.aspx
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