1. COMPUTACION AVANZADA
ACCESS 2010
EDGAR PONCE
MA. BELEN GALVEZ
MAYO 2013

2. ¿QUE ES ACCESS?
Microsoft Access, también conocido como MSAccess, es un sistema de gestión
de base de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Access . Es
igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o
propósito particular. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o
sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un
seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar
y organizar la base de datos.
Archivos de base de datos de Access
Por medio de Microsoft Access, se puede administrar gran cantidad de
información en un único archivo de base de datos se puede utilizar:
Tablas para almacenar los datos.
Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de
datos desde Internet.

3. ¿PARA QUE SIRVE ACCESS?
Sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas de
administración de datos como por ejemplo:
almacenar, recuperar, y analizar los datos acerca de pedidos y clientes.
¿Cuáles son los componentes de Access?
Una aplicación de Access tiene los mismos objetos que una base de datos como:
Formularios objetos que los usuarios ven y utilizan directamente.
Informes
Tablas
Consultas objetos de apoyo que controlan el funcionamiento de los formularios
Macros informes
Módulos
-Lo que diferencia una aplicación de una base de datos es la forma en la que el usuario
enlaza los objetos para formar un sistema coherente
-Los objetos se almacenan en uno o varios archivos de base de datos con una
extensión (.mdb)

4. TABLAS
Una tabla es un objeto de base de datos que se usa para
almacenar datos acerca de un asunto en particular, como los
empleados o productos. Una tabla está compuesta por
registros y campos.
Cada registro contiene datos acerca de una instancia del
asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un
registro se denomina normalmente fila o instancia.
Cada campo contiene datos acerca de un aspecto del asunto
de la tabla, como el nombre o la dirección de correo
electrónico. Un campo se denomina normalmente columna o
atributo.
Un registro se compone de valores de campo. Un valor de
campo se denomina normalmente hecho.

5. 1. Un registro
2. Un campo
3. Un valor de campo

6. PROPIEDADES DE LAS TABLAS
Las tablas y los campos tienen propiedades que se pueden
establecer para controlar sus características o su
comportamiento.
Tabla abierta en la vista Diseño
1. Propiedades de tabla
2. Propiedades del campo

7. • En una base de datos de Access, las propiedades de
tabla son atributos de una tabla que afectan a la
apariencia o el comportamiento de la tabla en su
totalidad. Las propiedades de tabla se establecen en la
hoja de propiedades de la tabla en la vista Diseño. Por
ejemplo, puede establecer la propiedad Vista
predeterminada de una tabla para especificar el modo
en el que se muestra la tabla de forma
predeterminada.
• Una propiedad de campo se aplica a un campo de la
tabla concreto y define una de las características del
campo o un aspecto del comportamiento del campo.
Puede establecer algunas propiedades de campo en
la vista Hoja de datos. Además, puede establecer
cualquier propiedad de campo en la vista Diseño con el
panel Propiedades del campo.

8. CREACION DE LA TABLA
• Para crear una tabla, puede crear una base de
datos nueva, insertar una tabla en una base de
datos existente o importar o establecer un
vínculo a una tabla de otro origen de datos ,
como un libro de Microsoft Office Excel, un
documento de Microsoft Office Word, un archivo
de texto, un servicio web u otra base de datos.
Cuando crea una nueva base de datos en blanco,
se inserta automáticamente una nueva tabla
vacía. Posteriormente puede introducir datos en
la tabla para empezar a definir los campos.

9. CREAR UNA TABLA EN UNA NUEVA BASE DE DATOS
• En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo y, a
continuación, haga clic en Base de datos en
blanco.
• En el cuadro Nombre de archivo, escriba un
nombre de archivo para la nueva base de datos.
• Para guardar la base de datos en otra ubicación,
haga clic en el icono de carpeta.
• Haga clic en Crear.
• Se abre la nueva base de datos y se crea una
nueva tabla denominada Tabla1, la cual se abre
en la vista Hoja de datos.

10. CREAR UNA TABLA EN UNA BASE DE DATOS EXISTENTE
• Haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Abrir y, a
continuación, realice una de las siguientes acciones:
– Si la base de datos que desea usar aparece en Bases de
datos recientes, haga clic en la base de datos en esa lista.
– - O bien -
• Si la base de datos no aparece en Bases de datos
recientes, en Abrir documento, haga clic en la opción
que desee.
• En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de
datos que desee y haga clic en Abrir.
• En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
• Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la
tabla se abre en la vista Hoja de datos.

11. CAMPOS DE LAS TABLAS
ATRIBUTO MÁXIMO
Número de caracteres del nombre de una tabla 64
Número de caracteres del nombre de un campo 64
Número de campos de una tabla 255
Número de tablas abiertas 2048 (este límite incluye las tablas que Access abre de forma
interna)
Tamaño de tabla 2 gigabytes menos el espacio necesario para los objetos del sistema
Número de caracteres de un campo de texto 255
Número de caracteres de un campo Memo 65.535 cuando se escriben los datos mediante la interfaz de
usuario;
2 gigabytes de almacenamiento de caracteres cuando se escriben
los datos mediante programación.
Tamaño de un campo Objeto OLE 1 gigabyte
Número de índices de una tabla 32
Número de campos de un índice 10
Número de caracteres de un mensaje de validación 255
Número de caracteres de una regla de validación 2.048
Número de caracteres de una descripción de tabla o campo 255
Número de caracteres de un registro (sin incluir los campos Memo y
Objeto OLE) si la propiedad Compresión Unicode de los campos está
establecida en Sí
4.000
Número de caracteres del valor de una propiedad de campo 255

12. QUÉ ES UNA CONSULTA EN ACCESS?
Las consultas son los objetos de una base de datos
que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e
incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Según Access se puede definir una consulta como la unión de
filas resultantes se denominan consultas de resumen,
también se conocen como consultas sumarias, las filas del
resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza
distinta a las filas de las demás tablas resultantes de
consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla
origen
Una fila de una consulta de resumen corresponde a
un resumen de varias filas de la tabla origen, entonces se va a
originar una serie de restricciones que sufren las consultas de
resumen.

13. TIPOS DE CONSULTA EN ACCESS.
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de
consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de
creación de tablas.
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos
datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido
el resultado podremos consultar los datos para modificarlos. Una consulta de
selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente
en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se
vuelve a calcular).
Consultas específicas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access
sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las
de Unión.

14. Consultas de parámetros
Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta,
muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información
ejemplo, criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar
en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un
dato;
Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean
como base para formularios, informes y páginas de acceso a datos.
Consultas de tabla de referencias cruzadas
Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y
reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las
consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un
recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de
información : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y
otro a lo largo de la parte superior.

15. FORMULARIOS EN ACCESS
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para
editar los registros de una tabla o consulta.
• Formulario: consiste en crear automáticamente un nuevo
formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o
informe seleccionado en el Panel de Navegación.
Existen tres tipos de formularios:
• FORMULARIO
• SUBFORMULARIO
• FORMULARIOS PERSONALIZADOS

16. INFORMES
Un informe access no es mas que una tabla o
consulta mostrada en una forma "elegante y
dinámica", los informes son uno de los módulos
de access mas importantes, ya que
permitenautomatizar en gran medida el
desarrollo de documentos a partir de bases de
datos. Gracias a las herramientas de agrupación
y ordenación de datos, y combinado con el
código vba que podemos asociar al informe.

17. FUNCIONES DE INFORMES DE ACCESS
• Agrupar: Una de las opciones de un informe de access
mas importante es la posibilidad de mostrar los datos
agrupados, seleccionando uno o varios subgrupos. Al
agrupar datos evitamos que aparezcan datos repetidos
en nuestro informe.
• Otra opción interesante y muy útil es forzar el salto de
pagina cuando aparece un nuevo registro que no cabe
en la primera pagina, para evitar este corte que tan mal
queda, simplemente iremos a la opción mantener
Juntos del menú ordenar y agrupar y pondremos el
valor a sí.

18. BIBLIOGRAFIA
• http://office.microsoft.com/es-hn/access-help/tipos-de-consultas-mdb-HP005188407.aspx
• http://www.google.com.ec/webhp?source=search_app#gs_rn=15&gs_ri=psy-
ab&pq=que%20es%20una%20consulta%20en%20access&cp=19&gs_id=29&xhr=t&q=tipos+d
e+consultas+en+access&es_nrs=true&pf=p&sclient=psy-
ab&oq=tipos+de+consultas+&gs_l=&pbx=1&bav=on.2,or.r_qf.&fp=1c7f499226e91b79&biw=
1440&bih=799
• http://www.slideshare.net/VictorHugoClaro/formularios-en-access-2010
• http://office.microsoft.com/es-es/access-help/introduccion-a-las-tablas-HA010341584.aspx
• http://www.programarvba.com/informes-access.htm