Presentation by Juan Puchalt, Fira de Barcelona at XI UNIFIB Congress, 2-24 June, Exponor - Porto International Fair, Portugal

1. XI Congreso UNIFIB
Experiencias exitosas de
matchmaking en la industria
ferial
Juan Puchalt
Porto (Portugal), 23-6-2012

2. Agenda
Fira de Barcelona – Datos más relevantes
1. Herramientas de gestión desarrolladas por Fira
2. Business Match en la cadena de valor
3. La solución de Fira de Barcelona
4. Resultados y retos en la utilización de Business Match
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3. Fira de Barcelona – Datos más relevantes
1. Herramientas de gestión desarrolladas por Fira
2. Business Match en la cadena de valor
3. La solución de Fira de Barcelona
4. Resultados y retos en la utilización de Business Match
2

4. Fira de Barcelona – Datos más relevantes
Recinto de MONTJUÏC
8 pabellones
115.000 m² de exposición + 50.000 m²
exteriores
Palacio de congresos:
Auditorio de 1.650 personas
11 salas de conferencias para 1.200 pers.
5.800 m2 de exposición
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5. Fira de Barcelona – Datos más relevantes
Recinto de GRAN VÍA
8 pabellones
240.000 m² de exposición
Centro de Convenciones
14.000 m² de espacio multifuncional y
modular
5.600 personas
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6. Fira de Barcelona – Datos más relevantes
35.000 Empresas exponen en nuestros salones
3.000.000 Visitantes (anualmente)
32 delegaciones internacionales
76 Ferias, de las cuales, 15 están catalogadas entre las más
importantes del mundo
120 millones de euros de facturación
280 empleados
10 congresos mundiales más importantes
Dos recintos
400.000 metros cuadrados de espacio de exposición
2.500 millones de euros de riqueza generada anualmente en la
economía de la ciudad y la región
Desarrollo de importantes herramientas TI para la actividad
ferial
Base de datos propia de 450.000 compañías de todo el mundo
Partenariado con las más importantes asociaciones
profesionales
Miembro de las principales asociaciones de la actividad MICE
en el mundo (UFI, ICCA, EMECA, AFIDA, AFE, etc.)
80 años de experiencia
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7. Fira de Barcelona – Datos más relevantes
Fira de Barcelona organiza salones líderes y congresos sobre los principales sectores
económicos. Con el conocimiento y el contacto directo con las compañías líderes mundiales
Sectores económicos
• AGROALIMENTARIO, HOTEL Y
RESTAURACIÓN
• ARTE, CULTURA, EDUCACIÓN
• REGALOS, PAPELERÍA, JOYERÍA
• INDUSTRIA DEL AUTOMÓVIL,
MOTOCICLETAS, NÁUTICO,
CARAVANING
• CONSTRUCCIÓN, SEGURIDAD Y MEDIO
AMBIENTE
• DEPORTE, TURISMO, OCIO
• COMUNICACIONES
• INDUSTRIA Y BIENES DE EQUIPO
• MODA Y COMPLEMENTOS
• SALUD Y BELLEZA
• SERVICIOS
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8. Fira de Barcelona – Datos más relevantes
Algunos ejemplos
• Uno de los salones
náuticos líderes
• Organización del salón
desde 1961
• 360 expositores
• 150 barcos en el puerto
• 30.000 m2 de exposición
• 125.000 visitantes
• Miembro de ICOMIA y de
IFSBO
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9. Fira de Barcelona – Datos más relevantes
Algunos ejemplos
• El mayor salón del
automóvil en España
• Entre los cinco mayores de
Europa
• 45 marcas de coches
• 92 años de historia
• 1.000.000 visitantes
• 150.000 m2 de exposición
• Celebrado con Gran premio
de F1
• Miembro de OICA
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10. Fira de Barcelona – Datos más relevantes
Algunos ejemplos
• 900 expositores
• 50.000 m2 de exposición
• 250 talleres
• 100.000 visitantes
• Green building
• Eco & Sostenibilidad
• Ediciones en Barcelona y en
Beijing
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11. Fira de Barcelona – Datos más relevantes
Algunos ejemplos
• 1.100 expositores directos
• 100.000 m2 de exposición
• 75 países representados
• 140.000 profesionales
• Numerosos seminarios y
talleres sobre alimentación
y bebidas
• Congreso sobre la Dieta
Mediterránea
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12. Fira de Barcelona – Datos más relevantes
Algunos ejemplos
• Capital Mundial del Móvíl
• Asociación GSMA
• 1.500 empresas
• 67.000 visitantes de 205 países
• 70.500 m2
• 3.300 medios
• App Planet
• Mayor congreso mundial del
sector
• Impacto de 300 millones €
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13. Fira de Barcelona – Datos más relevantes
Algunos ejemplos
• 14.000 visitantes
• 1.800 reuniones
• 87 expositores
• 22.300 m2 superficie
• 164 conferencias
• 152 ponentes
• 936 sesiones de
asesoramiento
• 54 fondos de inversión
privados y business angels
• 550 asistentes
internacionales
• 102 entidades
colaboradoras
• 1.514 contactos de
inversión
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14. Fira de Barcelona – Datos más relevantes
1. Herramientas de gestión desarrolladas por Fira
2. Business Match en la cadena de valor
3. La solución de Fira de Barcelona
4. Resultados y retos en la utilización de Business Match
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15. 1. Herramientas de gestión
Modelo de servicios TI para apoyar el
desarrollo estratégico
1. Canal Visitante 1. E-Commerce
2. Registro y 2. Canal Expositor
Acreditación Servicios al
Servicios al Servicios de
Servicios de 3. Canal Proveedor
3. Control de Accesos visitante
visitante operaciones
operaciones 4. Business Match
4. Sistema de
Invitaciones
5. Lead Management
FIRA
1. Implantación de
servicios Telco
1. Diagramación de (Internet / Wifi)
Servicios
Espacios 2. Gestión de
de
Servicios de Servicios Infraestructuras de
2. Diseño Contenidos
captación Servicios de
soporte
Web captación de Sistemas
de clientes soporte
3. Gestor Comercial clientes 3. Implantación ERP
(CRM) 4. Control Financiero
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16. 1. Herramientas de gestión
Ejemplo – E-commerce Ejemplo – Lead Management
Permite al expositor solicitar todos los Sistema que permite un control
servicios que requiere para su exhaustivo de los visitantes que han
participación en el evento de forma pasado por el stand (asociado a
on-line Business Match)
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17. Fira de Barcelona – Datos más relevantes
1. Herramientas de gestión desarrolladas por Fira
2. Business Match en la cadena de valor
3. La solución de Fira de Barcelona
4. Resultados y retos en la utilización de Business Match
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18. 2. Business Match en la cadena de valor
QUÉ ES BUSINESS MATCH: Es una herramienta web que permite organizar
correctamente la agenda de expositores y visitantes, para optimizar su
presencia en el evento
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19. 2. Business Match en la cadena de valor
Business Match añade oportunidades de interacción entre visitante y
expositor, ofreciendo mayor valor añadido a la presencia en ferias
Tradicionalmente los expositores tenían dos posibilidades para interactuar con los visitantes:
• Envío de invitaciones: los expositores invitan a visitantes pre-seleccionados y
habitualmente conocidos
• Reuniones in situ: los visitantes se dirigen al stand y contactan con el expositor
Business Match añade la oportunidad de interacción bidireccional (iniciada por visitante
o expositor) en las 3 fases del evento (pre, durante y post):
• Gestión de Business Match pre-evento, para encontrar contactos de interés y agendar
reuniones
• Reuniones agendadas mediante Business Match durante el evento
• Continuación de potenciales contactos mediante Business Match después del evento
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20. 2. Business Match en la cadena de valor
Oportunidades de interacción entre visitante y expositor
Pre-evento Evento Post-Evento
Gestión Impresión Reuniones Post-evento
Registro
VISITANTE Prospección Business de pase y Business Visitas Business
Online
Match acceso Match Match
Sentido de la
Interacción:
Envío Gestión Reuniones Recep- Post-evento
EXPOSITO Planificación
invitacio- Business Business ción Business
R participación
nes Match Match visitas Match
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21. 1. Business Match en la cadena de valor
Pre-evento Evento Post-Evento
Gestión Impresión Reuniones Post-evento
Registro
VISITANTE Prospección
Online
Business de pase y Business Visitas Business
Match acceso Match Match
Envío Gestión Reuniones Recep- Post-evento
EXPOSITO Planificación
invitacio- Business Business ción Business
R participación
nes Match Match visitas Match
• Sistema de Registro y • Sistema de Registro y • Business
Acreditaciones Acreditaciones Match
Tecnología • Sistema de Invitaciones • Control de Accesos
FIRA para • Canal del Visitante • Business Match
cada fase y
• Canal del Expositor
función
• E-Commerce Expositor
• Business Match
• La solución de Business Match es una pieza integrada con el resto de soluciones
para visitante y expositor
• Business Match: único sistema que extiende sus funciones desde el pre-evento hasta
el post-evento, convirtiéndose en el nexo de unión entre expositores y visitantes
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22. Fira de Barcelona – Datos más relevantes
1. Herramientas de gestión desarrolladas por Fira
2. Business Match en la cadena de valor
3. La solución de Fira de Barcelona
4. Resultados y retos en la utilización de Business Match
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23. 3. La solución de Fira de Barcelona
Búsqueda y Proponer Notificación Acepta Notificación Cita
Ver detalle
sugerencias cita cita cita estado planificada
La solución de Fira incluye 9 funcionalidades básicas para promover y gestionar
contactos entre expositores y visitantes
Funcionalidades de Business Match
1. Obtener nuevos contactos
2. Proponer nuevos contactos
3. Fijar encuentros con anterioridad al evento
4. Organizar su agenda
5. Generar oportunidades de negocio
6. Rentabilizar al máximo su participación
7. Buscar visitantes y expositores en función
de sus afinidades comerciales
8. Aceptar o rechazar citas
9. Inscribirse en actividades
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24. 3. La solución de Fira de Barcelona
1) Registro 2) Notificaciones
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25. 3. La solución de Fira de Barcelona
3) Propuesta interactiva contactos 4) Agenda
Business Match - Home page y Agenda 24

26. 3. La solución de Fira de Barcelona
5) Búsqueda Simple de potenciales 6) Búsqueda Avanzada
Búsqueda de contactos potenciales (para solicitar contacto) 25

27. 3. La solución de Fira de Barcelona
7) Detalle Cita 8) Detalle Contacto
Detalle de Cita y de Contacto 26

28. 3. La solución de Fira de Barcelona
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29. 3. La solución de Fira de Barcelona
Se accede con el mismo usuario y contraseña obtenidos con la acreditación
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30. 3. La solución de Fira de Barcelona
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31. 3. La solución de Fira de Barcelona
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32. 3. La solución de Fira de Barcelona
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33. 3. La solución de Fira de Barcelona
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34. 3. La solución de Fira de Barcelona
Además…
• Los visitantes acreditados disponen de su propia ficha personal con sus datos, sus
preferencias y los contactos que más les interesa encontrar.
• En su perfil tienen las citas que hayan prefijado, un resumen de su agenda,
acceso a sus contactos y la posibilidad de ampliarlos.
• Para obtener nuevos contactos se les sugieren personas que les pueden interesar,
cruzando sus necesidades, con la información de los perfiles de la base de datos del
salón. Y disponen de un buscador en el que pueden encontrar profesionales según los
parámetros que indiquen.
• Pueden crear citas para establecer reuniones.
• Y unos días antes del evento pueden ver toda la información de los contactos y
generar una versión fija de su agenda, imprimirla y exportarla a Outlook, Google
Calendar o Notes.
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35. Fira de Barcelona – Datos más relevantes
1. Herramientas de gestión desarrolladas por Fira
2. Business Match en la cadena de valor
3. La solución de Fira de Barcelona
4. Resultados y retos en la utilización de Business Match
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36. 4. Resultados y retos
Resultados obtenidos en Fira de Barcelona y retos para lograr una buena
implantación y el máximo rendimiento del Business Match
• Fira de Barcelona ha incorporado Business Match a todos los salones propios, como una
parte integrante del salón
• Quienes utilizan Business Match están muy satisfechos (valoración 4 sobre 5)
• Es esencial integrar el Business Match en todo el proceso de captación de expositores y
visitantes, y realizar una labor de explicación para aumentar la adopción
• Para maximizar el servicio a visitantes y expositores es importante reforzar un Contact Center
en los primeros salones dónde se ponga en marcha el Business Match
• La definición de la categorización de sectores y actividad es esencial, puesto que las
búsquedas de visitantes/expositores con intereses parecidos se basa en esa categorización
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37. 4. Resultados y retos
Resultados obtenidos en Fira de Barcelona y retos para obtener el
máximo rendimiento del Business Match
Datos ejemplo de último salón realizado con Business Match en Fira
(Hispack Mayo 2012)
Hispack 2012
Número de visitantes registrados en sistema 23.834
Número de expositores 540
Número de citas totales 8.087
Valoración Business Match (sobre 5) 4,27
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38. ORIENTACIÓ
ALIANZAS
N AL
CLIENTE
INNOVACIÓ
N
CREATIVIDA
D
DIVERSIFICACI
ÓN
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39. Resumen - Conclusiones
Business Match es una herramienta que permite obtener más y mejores
1
contactos en las ferias y por tanto mayor rentabilidad para nuestros clientes
Supone una gran ayuda para facilitar los encuentros entre profesionales
2 con intereses complementarios antes, durante y después de las ferias
3 Es una herramienta pro-activa. Sugiere contactos, en función del perfil del usuario
Business match es fruto de la innovación, la creatividad y la orientación al cliente,
4 que, junto a otros ingredientes, nos permiten ofrecer un mejor servicio a expositores
y visitantes y traducirlo en nuevas oportunidades
“Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo” (Albert Einstein)
"Para abrir nuevos caminos, hay que inventar, experimentar, crecer, correr riesgos,
romper las reglas, equivocarse… y divertirse“ (Mary Lou Cook)
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40. Muchas gracias
Muito obrigado
Juan Puchalt
Fira Barcelona
jpuchalt5@gmail.com
www.firabcn.es
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