Políticas de manejo de Datos de Irotama Resort actualizados al año 2016.

1. IROTAMA S.A.S.
PRIVACIDAD DE LOS DATOS PERSONALES.
IROTAMA S.A.S., garantiza en todo momento la protección de los datos personales, de
conformidad con la Constitución Política de Colombia en su artículo 13, la Ley 1581 de
2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013.
DEFINICION:
En atención a la legislación vigente sobre protección de datos personales, se anuncian
las siguientes definiciones, con el fin de darle una aplicación sistemática e integral al
presente manual.
Autorización: Consentimiento previo y expreso por parte del titular de los datos
personales, para el tratamiento y recolección.
Base de datos: Conjunto de información personal, que se obtengan con la autorización
del titular de los datos personales.
Datos Personales: La información recolectada por parte de IROTAMA S.A.S., de personas
naturales o jurídicas, públicas o privadas.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección,
almacenamiento, uso, circulación o presión.
DERECHO DE LOS MENORES Y ADOLESCENTES.
Se respetara y prevalecerán los derechos de los menores y adolescentes. Queda
proscrito por cualquier medio y de cualquier forma, la recolección y almacenamiento de
datos personales de los menores y adolescentes.
INFORMACIÓN SOLICITADA Y OBTENCIÓN DE LA MISMA.
IROTAMA S.A.S., dentro del desarrollo de su objeto social, recolectará y almacenará los
datos personales de todos sus clientes, para cumplir a cabalidad sus obligaciones
contractuales, satisfacer y entender las necesidades de cada uno de sus clientes.
La información obtenida por parte de los clientes, se realizara a través de:
• Boletín de Suscriptores de la página Web
• Programa de Fidelización de Semper Fidelis
• Encuesta de Satisfacción
• Base de datos huéspedes del sistema de reservas
• Base de datos Agencias de Viajes visitadas
• Base de datos Club Amigos Irotama

2. • Base de datos Afiliados Club Irotama ICI – ICIXXI – ICI FLEXIBLE
Las diferentes formas de recolección de datos personales, tendrá como única finalidad
el desarrollo del objeto social de IROTAMA S.A.S.
La información personal que se recoge de los clientes, a través de los canales ya
descritos, pueden incluir, pero no limitarse a:
-Nombres y Apellidos Completos
-Dirección de Residencia
-Documento de Identificación
-Ciudad - País
-Teléfonos contacto
-Correo electrónico
-Empresa donde labora
-Cargo desempeñado
-Teléfono de contacto
-Dirección de contacto
-Ciudad - País
-Teléfonos contacto
-Correo electrónico
Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros
de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, lo cual es
autorizado por nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores al
aceptar esta Política de Privacidad.
VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN
Nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores deberán suministrar
información veraz sobre sus datos personales para efectos de hacer posible la prestación
de los servicios por parte de IROTAMA S.A.S., y bajo cuya condición aceptan entregar la
información requerida.
IROTAMA S.A.S., presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni
asume la obligación de verificar, la identidad del huéspedes, visitantes, clientes, usuarios
y proveedores, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada
uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios
de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia,
suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan
deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La información recolectada es utilizada para procesar, confirmar, cumplir y proveer los
servicios y/o productos adquiridos, directamente y/o con la participación de terceros
proveedores de productos o servicios, así como para promocionar y publicitar nuestras

3. actividades, productos y servicios, realizar transacciones, efectuar reportes a las
distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o
internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias y/o
compañías aseguradoras, para fines administrativos internos y/o comerciales tales
como, investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos,
facturación, y ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios propios de nuestros
programas de lealtad.
Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, nuestros huéspedes, visitantes,
clientes, usuarios y proveedores en su calidad de titulares de los datos recolectados,
autorizan que IROTAMA S.A.S. realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o
total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación,
procesamiento, supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con los
servicios y productos adquiridos, tales como, realización de reservas, modificaciones,
cancelaciones y cambios de la misma, reembolsos, atención de consultas, quejas y
reclamos, pago de compensaciones e indemnizaciones, registros contables,
correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros
instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de
otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de lealtad y
demás finalidades indicadas en este documento.
Lo anterior, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este
documento y en los términos y condiciones de cada uno de los productos y servicios
propios de cada una de nuestras unidades de negocio.
Advertimos que en estas actividades pueden estar involucrados terceros proveedores
(tales como proveedores de sistemas de reservas, agencias de viajes, call centers,
entidades bancarias, aseguradoras.
Adicionalmente, nuestros viajeros, clientes y usuarios, en su calidad de titulares de los
datos recolectados, al aceptar esta política de privacidad, nos autorizan para:
• Utilizar la información recibida de ellos, para fines de mercadeo de sus productos y
servicios, y de los productos y servicios de terceros con los que IROTAMA S.A.S.
mantenga una relación de negocios. • Suministrar los datos personales a las
autoridades de control y vigilancia de policía o judiciales, en virtud de un requerimiento
legal o reglamentario y/o usar o revelar esta información y datos personales en defensa
de sus derechos y/o su patrimonio en cuanto dicha defensa tenga relación con los
productos y/o servicios contratados por sus viajeros, clientes y usuarios. • Permitir el
acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para
llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial
que desarrollamos. • Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo,
con el fin de mantener actualizada dicha información. • Contratar con terceros el
almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la
correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de
seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.

4. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS.
IROTAMA S.A.S., se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y
reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que
repose en sus bases o bancos de datos, sin perjuicio de los contratos de confidencialidad
previamente celebrados y aceptados por las partes.
IROTAMA S.A.S., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación
que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos,
ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la
Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases
de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para
los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno
Nacional.
AVISO DE PRIVACIDAD
Se entenderá por aviso de privacidad, el documento electrónico, conocido o por
conocer, que se encuentra a disposición del titular de los datos personales.
Mediante el Aviso de Privacidad, se informara sobre el tratamiento que tendrá la
información recolectada, las formas para acceder a ellas y las características que se le
darán a los datos personales.
CONTENIDO DEL AVISO DE PRIVACIDAD.
El Aviso de Privacidad, como mínimo contendrá la siguiente información.
• Nombre o razón social y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
• El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
• Los derechos que le asisten al Titular.
Los mecanismos dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política del
Tratamiento de la Información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en
el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular
cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
El titular de los datos personales, en concordancia con la legislación aplicable, el Manual
de Políticas de Tratamiento de Datos Personales y la Política de Privacidad, tendrá los
siguientes derechos:
• Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales, en su condición de
responsable del tratamiento.
• Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada
IROTAMA S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento.

5. • A recibir información por parte de IROTAMA S.A.S., previa solicitud, respecto del
uso que le ha dado a sus datos personales.
• Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la
Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a
lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite
de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
• Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en
el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales vigentes.
• Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que
hayan sido objeto de Tratamiento.
PERSONAS QUE PODRÁN EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR.
- Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
medios que le pongan a disposición el responsable.
- Por sus causahabitantes, quienes deberán acreditar su condición de tal.
- Por el representante o apoderado del titular, previa acreditación del poder.
- Por estipulación a favor de otro o por otro.
CONSULTA DE INFORMACIÓN.
Los titulares de la información de los datos personales, que se encuentren en poder de
custodia de IROTAMA S.A.S., podrán ser consultada por parte de las personas ya
descritas.
Los interesados en consultar la información, deberán realizar petición por escrita, la cual
tendrá un trámite de cinco (5) días en caso de no ser posible, darle respuesta dentro del
término de cinco (5) días, se le notificara al titular de los datos personales y se fijara la
fecha en la cual será absuelta la consulta, la cual en ningún momento podrá ser superior
a la mitad del primer término.
Todo lo anterior, sin perjuicio de los medios de comunicación electrónica u otros que se
tengan habilitados para tal fin.
Los titulares de la información, tendrán derecho a consultar de manera gratuita sus
datos personales, una vez cada mes calendario y en los casos que se presenten
modificaciones sustanciales en las Políticas de Tratamiento de la información.
RECLAMOS.
El Titular que consideren que la información contenida en una base de datos deba ser
objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un
reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de
la dependencia designada para tal efecto Gerencia Comercial al correo electrónico

6. cliente@irotama.com , la cual ejercerá la función de protección de datos personales al
interior de IROTAMA S.A.S. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta
la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de
2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen
Debe incluir en la solicitud los siguientes datos: • Nombres y apellidos. • Tipo de
documento. • Número de documento. • Teléfono. • Correo electrónico. • País.
• Asunto.
RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS PERSONALES.
IROTAMA S.A.S., tendrá la obligación de rectificar y actualizar, a petición del titular, la
información que se obtenga que se encuentre incompleta o inexacta.
El procedimiento que se debe adelantar para realizar las rectificaciones y actualizaciones
de los datos personales, será el mismo que se contempla en Consulta de Información.
Para la solicitud de rectificación y actualización de la información de los datos
personales, el titular deberá indicar de manera detallada, las correcciones que se deban
efectuar.
SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES.
El titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a IROTAMA S.A.S., la
eliminación de los datos personales cuando estos:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios,
deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recaudados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los
que fueron recaudados.
- Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal
de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de
datos.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el
responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la
actualización de sanciones administrativas.

7. - Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del
titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una
obligación legalmente adquirida por el titular.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.
Con fundamento en el Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales,
IROTAMA S.A.S., contará con todas las medidas técnicas y administrativas que permitan
los elementos de seguridad necesarios para prevenir la adulteración, pérdida, consulta,
uno o acceso no autorizado o fraudulento de la información personal, que se encuentre
dentro de las bases de datos.
No obstante lo anterior el cliente asume los riesgos que se derivan de entregar esta
información en un medio como internet, el cual está sometido a diversas variables –
ataques de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, entre otras. IROTAMA S.A.S. hará su
mejor esfuerzo tecnológico para garantizar la seguridad de la información personal de
todos sus clientes y/o usuarios, empleando razonables y actuales métodos de seguridad
para impedir el acceso no autorizado, para mantener la exactitud de los datos y
garantizar la correcta utilización de la información
IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.
IROTAMA S.A.S mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el
personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El
procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
a) Los terceros contratados por IROTAMA S.A.S., estarán obligados a adherirse y dar
cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los
protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos. b) Todo contrato
de IROTAMA S.A.S. con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores
temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales,
incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección,
cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la
misma. c) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los
recursos protegidos. d) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares
encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.
e) Funciones y obligaciones del personal. f) Estructura de las bases de datos de
carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
g) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
h) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
i) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo
dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente j) Medidas a adoptar
cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado.
k) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser
revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o
en la organización del mismo. l) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en

8. todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos
personales
VIGENCIA.
El presente Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales., comienza a regir
a partir del 20 de Agosto de 2013 y deja sin efectos cualquier manual que se hubiese
adoptado con anterioridad.