Avance de las Actividades

2. CONFERENCISTAS
El Comité de Logística de GC está coordinando para designar un estudiante a cada
conferencista que se encargará de todos los aspectos relacionados con transporte y
requerimientos especiales. Dicho estudiante se pondrá directamente en contacto
con cada conferencista. A los conferencistas ya se les avisó sobre este plan de
acción.
El Comité de Logística tiene reservados 4 parqueaderos para los conferencistas,
estamos esperando la respuesta de la Universidad sobre el costo, en el peor de los
casos tenemos que pagar $ 6.000 por el día.

3. Logística presentó alternativas de obsequios, determinamos que ellos
toman la decisión y hacen el requerimiento a Tesorería que les gire los
recursos.
Se determinó organizar un almuerzo para 10 personas en la Universidad
(7 Conferencistas, 1 Profesor y 2 Alumnos). Logística define el menú.
Hace algún tiempo, logística presentó unas placas de reconocimiento a
los conferencistas que se entregan en nombre de la Universidad,
preguntar al Profesor si es viable.
En la tabla 1 se resumen los requerimientos especiales de los
conferencistas

4. Conferencista Requerimientos Plan de Acción
Jorge Molina
jmolinavillegas@gmail.com
3105593599
Cédula: 8275374
Power point 13, Lleva memoria USB
Reserva Hotel Rosales Plaza.
Recoger en el Aeropuerto, llevar al Hotel, recoger en el
Hotel y llevar al aeropuerto.
Gaetano Martinelli se encarga de poner
a disposición de Jorge el transporte
Aeropuerto - Hotel, Hotel - Universidad,
Universidad - Aeropuerto.
Carolina Villamediana
ligicar@gmail.com
Tiene disponibilidad para hacer la prueba entre 9 y 11
am del viernes 25 de noviembre.
Logística ya tiene cuadrada la prueba de
conexión.
Andrés Morán
andres.moran@nutshellstudio.co
3144457752
Cédula: 80852823
Necesita un lugar físico para vender su libro Viva la
Publicidad Viva.
Logística (Diana) se encarga de llamarlo
para pedir el nombre de la persona que
lo acompaña en el stand.
Sandra Céspedes
editorial@nutshellstudio.co
3006934173
Cédula : 1032433678
Lleva memoria USB, Presentación en PDF.
Lleva carro (Placa CZR 455)
Christian Plata
christian.plata@gmail.com
3114827911
Cédula: 80.181.557.
Llevará pendón de la aplicación y una persona para
ayudar a descargarla (datos de la persona)
Lleva carro (Placa es ZIR 970)
Logística se encarga de llamarlo para
pedir el nombre de la persona que lo
acompaña en el stand.
Soporte para colgar el pendon.
Francisco Javier Agamez
fagamez@universidadean.edu.co
3168759945
USB PDF
Carolina Ruiz
cruiz@fromdoppler.com
3164673087
Cédula 52.253.404
Recoger en la casa Calle 96 # 22 - 31 Apto 402
Lina Giraldo
linagiraldogaleano@gmail.com
3118109124
Cédula: 1020729451
Lleva carro (placa es HAV 283)

5. PATROCINADORES
Desde el mes de Octubre se hicieron los contactos con la mayoría de los
Patrocinadores y hace más de dos semanas el Comité de Gerencia envío un
correo a todos los líderes con los datos de contacto, encontramos que hasta la
fecha no se ha establecido el contacto formal con los patrocinadores por parte
del Comité de Tesorería.
Es importante determinar con urgencia un responsable de este tema que se
contacte con los patrocinadores y defina los aportes y las necesidades de cada
uno de ellos, por esa razón, el líder del Comité de Gerencia de Relaciones
Corporativas, Gaetano Martinelli, se pondrá al frente de este problema para
designar los responsables.

6. Gaetano solicitó al comité creativo un material informativo del evento para
entregar a los patrocinadores.
Acordamos que una sola persona de Tesorería se contacta con los
Patrocinadores y además de los aportes solicita toda la información
necesaria para los demás comités.
El Comité Creativo diseña un slide que contiene los logos de los
patrocinadores para presentarlos el día del evento en la proyección fuera y
dentro del salón. Igual diseña una carta de agradecimiento por su apoyo el
simposio.
En la siguiente tabla aparecen los Patrocinadores y las principales acciones
para desarrollar con cada uno de ellos

7. Acciones pendientes Plan de acción
SGF Global (UBER)
Desde hace un mes se estableció el contacto con UBER, ellos apoyan el evento creando una cuenta
promocional para nuevos usuarios y parte del dinero de los viajes bajo ese código se destina para el
Simposio.
Acordamos con el Profesor Jaime donar el dinero a una fundación ya que no es posible que entre a la
cuenta de un estudiante por el tema de impuestos
A través de un correo ellos solicitaron unos datos para legalizar el aporte, a la fecha no se han
entregado.
Revisar el correo que el comité de gerencia de GC envío con los detalles de este patrocinio.
No sabemos si autorizan el uso del logo en la campaña.
Muñoz y Abogados
A través de la compañera María Palomino (3115216362) se consiguió este patrocinio, ellos necesitan
contactar a alguien del comité de tesorería para definir la forma de apoyo.
No sabemos si autorizan el uso del logo en la campaña.
Geriapharm
Los aportes de Mauricio Maldonado relacionados con el pasaje y hotel de Jorge Molina se legalizan a
través de esta empresa.
Autorizado el uso del logo en la campaña.
Doopler
Ofrecen 5.000 correos gratis, Francisco Agamez ya se contactó con Carolina Ruíz para tratar este tema.
Tesorería los debe contactar para determinar los requerimientos.
No sabemos si autorizan el uso del logo en la campaña.
Ojalvo Asociados
El contacto directo con este Patrocinador lo está haciendo la Profesora Jenely Villamediana.
No sabemos si autorizan el uso del logo en la campaña.
ENEL
Obsequian 400 memorias USB y 400 botellas de agua.
NO autorizan el uso del logo por cambio de razón social
Mc Pollo
50% de descuento en 250 refrigerios.
El contacto es Mario Gómez de Logística de RC que trabaja en esta empresa

8. RELACIONES PÚBLICAS
Es importante que el Comité de Logística establezca contacto con la profesora
Villamediana para definir las siguientes actividades relacionadas con la cobertura
del evento a través de PR.
Ingreso periodistas, Rueda de prensa, Lugar entrevistas, Comunicado prensa,
Back line entrevistas, Obsequio periodistas.

9. LOGÍSTICA DEL EVENTO
Acciones pendientes Plan de acción
Refrigerios
Mc Pollo 50% de descuento en 250 refrigerios
No se puede montar el refrigerio dentro del salón, ya logística tiene definidos
los detalles.
Mario se encarga de comprar todo lo relacionado con los refrigerios, solo
necesita apoyo del grupo de logística para el montaje.
Almuerzo
conferencistas
Definir el lugar donde se sirve el almuerzo.
Presentador
Chrystian Sebastián Castellanos
Reunión con Mauricio Maldonado y Profesor para definir el guión.
Vestimenta Pantalón o falda negra y camisa blanca manga larga.

10. PÁGINA WEB
Acciones
pendientes
Plan de acción
Enlace http://simposiodemarketing.wixsite.com/del-clic-al-hecho
Contenido
Comité Digital de RC tiene un plan para la creación de contenido de la web, se va a
coordinar con el Comité Digital de GC para el desarrollo de SEO. Francisco y Luz
Angela conjuntamente desarrollan el plan de contenido.
Registro
Utilizar una plataforma de registro como Eventbride. Las personas descargan la
inscripción en su teléfono y al momento del ingreso, a través de otro Smartphone,
se confirma la inscripción. Francisco Agamez hizo esta propuesta.
Correo a los
docentes que el
Domingo tiene
encuentros
presenciales.
El Comité Digital de RC debe enviar le invitación a los correos de los profesores,
esa invitación la diseña el comité creativo. Es muy importante que los profesores
permitan que sus grupos asistan al evento.

11. COMITÉ DIGITAL
Menciona Francisco que se necesitan videos para la promoción del evento, por esa
razón definimos hacer unos video de los conferencistas. Francisco envía a
Mauricio los requerimientos técnicos para que coordine la elaboración de los
videos por parte de los ponentes.
También nos pide videos de los estudiantes.

12. PRESUPUESTO REFRIGERIO
Y ALMUERZOS
10 PAQUETES DE PAN BAGUETH $ 30.000,00
50 PAQUETES DE CAPON $ 150.000,00
SALSA CIRUELA X 3 UNID. $ 8.970,00
PLATOS 10 PAQUETES X 10 UNID. $ 28.100,00
TENEDOR 8 PAQUTES X 25 UNID. $ 14.320,00
SERVILLETAS PAQUETE X 300 UN. $ 6.990,00
1 PAQUETE DE SCOTT DURAMAX $ 7.690,00
JUGOS HIT 216 UNID. $ 180.000,00
10 ALMUERZOS CONFERENCISTAS $ 130.000,00
12 BOTELLAS DE AGUA $ 14.780,00
BOLSA DE BASURA X 6 UNID. $ 1.190,00
Total refrigerios y almuerzos $ 572.040,00

13. OTRAS ACCIONES
Acciones
pendientes
Plan de acción
Encuesta de
satisfacción
Mauricio Maldonado diseña la encuesta, la envía al profesor para
aprobación y luego al comité creativo para diseñarla impresa (mayor
cobertura), Luz Angela se postuló para la tabulación luego del simposio.
Reunión
profesores 21 de
Noviembre
El grupo audiovisual del comité creativo prepara un video o una
presentación sobre el evento para presentar a los profesores.