Respaldo sobre One drive.pptx

Cómo y por qué hacer una
copia de seguridad de la
información en Office 365
Septiembre 2022
Por Carlos Coronado

Máster: +58 (212) 991.00.77
www.masquedigital.com
Info@masquedigital.com
1.Introducción
2.Razones para hacer respaldos de office 365
3.Escenarios de pérdida de datos
4.Cómo respaldar documentos en office 365
5.Acceder a las carpetas de copia de seguridad en cualquier dispositivo
6.Administrar o detener la copia de seguridad de carpetas de PC
7.Aspecto de Seguridad sobre OneDrive
8. Uso y respaldo sobre el One Drive Empresarial de MQD
9.Paso para iniciar sesión y sincronizar el SharePoint Corporativo por Gerencia
10.Iconos del OneDrive

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1.Introducción
El aumento en el trabajo remoto ha hecho que respaldar Office 365 sea más importante
que nunca. No solo los datos aumentan rápido, sino que la plataforma se está utilizando de
manera más amplia, por lo que es fundamental hacer copias de seguridad de las cargas de
trabajo avanzadas y todos los componentes de un equipo de Microsoft.
Esta Presentación le ayudará a comprender los conceptos básicos de las copias de seguridad
de Office 365, incluidos los escenarios comunes de pérdida de datos, y cómo decidir cuál es
la estrategia correcta para la organización.
Si bien los presupuestos de TI pueden ser ajustados, el costo de perder datos comerciales
críticos es inconmensurable, particularmente para las organizaciones reguladas.

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2.Razones para hacer respaldos de office 365
 Seguridad y recuperación de datos en la era de la nube
 Por su interfaz
 Tus documentos siempre a la mano
 Digitalización de documentos
 Almacén personal

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3.Escenarios de pérdida de datos
Error de
usuario
Los accidentes suceden, después de todo, somos
humanos, razón por la cual los eventos de pérdida de
datos más comunes involucran errores del usuario.
Los usuarios pueden eliminar accidentalmente
documentos, correos electrónicos, e incluso un espacio de
trabajo completo (Group, Team, o sitio de SharePoint) si
son propietarios. Por eso Microsoft tiene herramientas
efectivas listas para abordar estos errores, como el control
de versiones y la papelera de reciclaje.
Si un documento se eliminó dentro de 93 días, se borró un
correo electrónico dentro de 14 días (o hasta 30 días
según su configuración), o se suprimió un espacio de
trabajo dentro de 30 días, simplemente puede restaurar
estos elementos desde la papelera de reciclaje
Error de administrador
Los administradores de Office 365 y los profesionales
de TI también son humanos y, por lo tanto, cometen
errores.
Un escenario podría ser que pierdan los permisos de un
espacio de trabajo. Se necesitará una solución de
respaldo de terceros para restaurar rápidamente esos
permisos.
Otro escenario sería olvidar o no establecer la
configuración de retención adecuada, por ejemplo, no
retener correctamente un buzón de correo de un
empleado que se ha ido de la organización.

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Eliminar archivos
1.Mantenga pulsado el archivo que desea eliminar. (Para eliminar varios archivos, después de seleccionar un archivo,
compruebe los círculos junto a cada archivo adicional que quiera eliminar).
2. Pulse Eliminar
3. Cuando se le pida que confirme la eliminación, seleccione Aceptar.
.
Recuperar un archivo de la Papelera de reciclaje
Pulse el icono Yo
en la parte inferior derecha de la pantalla, seleccione la cuenta y, a continuación, pulse Papelera de reciclaje.
En la vista Papelera de reciclaje, selecciona los archivos que quieras restaurar.
Para restaurar los archivos en OneDrive, pulse Restaurar
.

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4. CÓMO RESPALDAR DOCUMENTOS EN OFFICE 365
Realice copias de seguridad de sus carpetas de Documentos, Imágenes y
Escritorio con OneDrive
 Configurar la copia de seguridad de carpetas de PC :
Si se le solicita que haga una copia de seguridad de las carpetas
importantes (Escritorio, Documentos e Imágenes), seleccione el mensaje
para iniciar el asistente de copia de seguridad de carpetas.

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 En el cuadro de diálogo Hacer una copia de seguridad de las carpetas,
asegúrese de que las carpetas en las que desea realizar una copia de
seguridad están seleccionadas.

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Seleccione Iniciar copia de seguridad
 Puede cerrar el cuadro de diálogo mientras los archivos se sincronizan
OneDrive. O bien, para ver cómo se sincronizan los archivos,
seleccione Ver progreso de carga. Si ya cerró el cuadro de diálogo,
para abrir el centro OneDrive actividad, seleccione la nube blanca o azul
en el área de notificación.

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5. Acceder a las carpetas de copia de seguridad en cualquier dispositivo
• Cuando los archivos terminen de sincronizarse OneDrive, se realizarán
una copia de seguridad y podrá acceder a ellos desde cualquier lugar
en Documentos, Escritorio o Imágenes. Al hacer una copia de
seguridad de la carpeta escritorio, los elementos del escritorio se
desplega con usted a los demás equipos de escritorio del equipo en los
que está ejecutando OneDrive.
• Puede realizar una copia de seguridad de un máximo de 5 GB de
archivos en OneDrive gratis o hasta 1 TB con una cuenta corporativa.

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6. Administrar o detener la copia de seguridad de carpetas de PC
Para detener o empezar a hacer una copia de seguridad de las carpetas en
OneDrive, actualice las selecciones de carpeta en OneDrive Configuración.
Abra OneDrive configuración (seleccione el icono de nube blanca o azul en el área
de notificación y, a continuación, seleccione Ayuda y configuración >
Configuración.)

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1.En Configuración, seleccione Copia de seguridad > Administrar copia
de seguridad.
2.Para empezar a realizar una copia de seguridad de una carpeta, seleccione
cualquier carpeta que no diga Archivos de copia de seguridad y, a
continuación, seleccione Iniciar copia de seguridad.
3.Para detener la copia de seguridad de una carpeta, seleccione Detener copia de
seguridad y confirme la solicitud. Vea las notas importantes a continuación

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•Cuando deja de hacer una copia de seguridad de una carpeta, los archivos que ya se
han hecho una copia de seguridad por OneDrive permanecen en la carpeta OneDrive y
ya no aparecerán en la carpeta del dispositivo.
•En la carpeta en la que dejó de hacer una copia de seguridad, verá un icono titulado
¿Dónde están mis archivos?, que es un acceso directo a las carpetas en OneDrive.
Para obtener acceso a los archivos, seleccione el icono para abrir la carpeta en
OneDrive.
•Si desea que esos archivos vuelvan a estar en la carpeta del dispositivo y no en
OneDrive, muévanlos manualmente desde la carpeta OneDrive a la carpeta del
dispositivo. Tenga en cuenta que los archivos nuevos que agregue a esa carpeta en el
dispositivo no se copiarán OneDrive después de detener la copia de seguridad.
•Para mover los archivos. seleccione Dónde están mis archivos para abrir la carpeta
en OneDrive y, a continuación, seleccione los archivos que desea mover a la carpeta
del dispositivo y arrástrelos a esa ubicación.

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7. Aspecto de Seguridad sobre OneDrive
Cómo puede proteger sus datos:
A. Cree una contraseña segura.
B. Agrega información de seguridad a tu cuenta de Microsoft.
C. Usa la verificación de dos factores.
D. Habilite el cifrado en sus dispositivos móviles.

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8.Uso y respaldo sobre el One Drive Empresarial de MQD
• La Gerencia de Tecnología usado de manera eficiente los recurso digítales a creado una política de respaldo y
compartimiento de la información de manera eficaz y ordenada para salvaguardar la información de interés común
entre las gerencias.
Para evitar perdida voluntarias o involuntarias de la información, para esta ocasión se han implementado un conjunto
de sitio ( carpetas) usando el SharePoint de MQD
• Cada Carpeta esta seccionada por gerencia con un alto nivel de seguridad donde solos miembros de cada
gerencia puede interactuar con esta información que se vaya agregando y que tendrá por gerencia dos niveles de
seguridad: ( Miembros y propietarios), que podrán Agrega, eliminar y editar archivos de uso diario propiamente
relacionados con el trabajo que se desarrolla por parte de cada área
• Esto permitirá que la información siempre este disponibles las 24 hora y sin riesgo de perdida, no estará asociada
a cuentas individuales como el pasado reciente donde había que realizar respaldo individuales sobre el One Drive
del correo corporativo por que el usuario había dejado de ser parte del equipo.
• Ayudara a centralizar la información y su respectivos archivos históricos.

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9.Paso para iniciar sesión y sincronizar el SharePoint Corporativo por Gerencia.
1. Iniciar sesión en office
365 en el navegador

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2. Seleccionar en el menú la opción
SharePoint

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3. En esta pantalla deberás seleccionar el
Documento de acuerdo a la gerencia a que
correspondas.

4. Automáticamente el
One Drive solicitara que
confirme que deseas
siempre permitir la
Sincronía de tu OneDrive
con El SharePoint
corporativo
Luego de otorgar la
Permisologia comenzara
la sincronía

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5. A continuación se muestra la finalización y resultado de la
Sincronía del SharePoint corporativo con nuestro OneDrive.

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10.Iconos de OneDrive
Círculo rojo con cruz blanca
Un círculo rojo con una cruz blanca significa que no
se pueden sincronizar un archivo o carpeta. Verá
esto en el Explorador de archivos o en los iconos del
área de notificación de OneDrive.
Haga clic en el icono de OneDrive azul o blanco del
área de notificación para obtener más información
sobre el problema.

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Icono gris OneDrive nube con una línea a través de él
Un icono de OneDrive atenuado con una línea
a través de él significa que no has iniciado
sesión o OneDrive configuración no se ha
completado.
Presione , busque OneDrive y abra
la aplicación de escritorio de OneDrive.
Nota: Si ve el mensaje de error "Ya está
sincronizando un OneDrive personal en este
equipo", siga los pasos para desvincular y volver a
vincular su cuenta.

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OneDrive icono pausado
El símbolo pausado sobre el icono de OneDrive o
OneDrive para el trabajo o la escuela significa que
los archivos no se están sincronizando
actualmente.
Para reanudar la sincronización, seleccione el
icono de OneDrive relevante en el área de la
notificación o de la barra de menús,
seleccione Más y, después, Reanudar la
sincronización.

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Icono de OneDrive con flechas pendientes de sincronización
Las flechas circulares sobre los iconos de
notificación OneDrive indican que la sincronización
está en curso. Esto incluye el momento en que
carga archivos o OneDrive está sincronizando
nuevos archivos desde la nube con el equipo.
Los iconos de sincronización también pueden
verse en línea en OneDrive.com.
OneDrive también comprobará si hay otros
cambios en archivos o carpetas y puede mostrar
"Procesando cambios". Si OneDrive muestra
"Procesando cambios" durante mucho tiempo,
puede deberse a que tiene un archivo en línea
abierto, una sincronización de archivos muy grande
y una gran cantidad de archivos atascados en una
cola.

Los archivos con estos iconos
Los archivos con este icono no se sincronizan Es posible que vea este icono si inicia sesión en OneDrive con una cuenta
profesional o educativa.
Significa que el administrador ha bloqueado la sincronización de
determinados tipos de archivo. Es más común bloquear archivos de datos
de Outlook.
Si también inicia sesión en OneDrive con una cuenta personal, se aplicarán
las mismas restricciones.
Personas icono junto a un archivo o carpeta Si ve un icono "contactos" junto a su OneDrive archivos o carpetas, esto
indica que el archivo o carpeta se ha compartido con otras personas.
Icono de nube azul Un icono de nube azul junto a los archivos o carpetas de OneDrive indica
que el archivo solo está disponible en línea. Los archivos solo en línea no
ocupan espacio en el equipo.
Iconos de garrapatas verdes Al abrir un archivo solo en línea, se descarga en el dispositivo y pasa a ser
un archivo disponible localmente . Puede abrir un archivo disponible
localmente siempre que quiera, incluso sin acceso a Internet.
Si necesita más espacio, puede cambiar el archivo a solo en línea.
Simplemente haga clic con el botón derecho en el archivo y seleccione
"Liberar espacio".
Círculo verde sólido con la marca de verificación blanca Los archivos que se marcan como "Mantener siempre en este dispositivo"
tienen el círculo verde con la marca de verificación blanca.
Estos archivos siempre disponibles se descargan en el dispositivo y ocupan
espacio, pero siempre están ahí incluso cuando se trabaja sin conexión.

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