Presentación del entorno MSS 2010

1. [MSS] Microsoft
SharePoint Server 2010
Óliver Centeno Álvarez

2. Contenidos
1. Introducción
2. Creación de Sitios de Nivel Superior
3. Áreas de Trabajo
4. Listas
5. Bibliotecas
6. Ejemplo Práctico
2

3. Contenidos
1. Introducción
2. Creación de Sitios de Nivel Superior
3. Áreas de Trabajo
4. Listas
5. Bibliotecas
6. Ejemplo Práctico
3

4. 1. Introducción
 Introducción a SharePoint
 Gestores Colaborativo de Información y
Documentos
 Versiones de SharePoint
 Terminología
 Navegar por un sitio de SharePoint
4

5. 1. Introducción
 Gestores de Contenidos (CMS)
◦ Herramientas para almacenar y compartir documentos
◦ Añade la posibilidad de mantener distintas versiones, un
control de check-in y check-out y políticas de seguridad
para el acceso a los datos
◦ Existen varios en el mercado
 Joomla, Drupal, Alfresco,...
 WCM (Web Content Management)
◦ Gestión de contenidos en entorno Web
◦ Añade sitios Web para el acceso, configuración y uso del
gestor de contenidos
 ECM (Enterprise Content Management)
◦ Gestión de contenidos empresariales
◦ Contenido gestionado por y para usuarios de negocio
5

6. 1. Introducción
 SharePoint es un ECM
◦ Permite a las organizaciones, equipos etc. ser más
eficaces al conectar personas e información
◦ Permite capturar y compartir ideas, información,
comunicación y documentos
 Proporciona un Entorno Colaborativo
◦ Los usuarios pueden compartir espacios de
colaboración, sitios específicos para proyectos,
manejar distintas versiones de archivos, búsqueda
de documentos,…
 Es necesaria una buena planificación
 Mal organizada, la información puede no ser útil
6

7. 1. Introducción
 Versiones de SharePoint
7

8. 1. Introducción
 ¿Qué es SharePoint Foundation?
◦ Conjunto de herramientas gratuitas para
implementar la gestión de contenidos en Windows
◦ Evolución de WSS 3.0
◦ Permite
 Organizar información
 Gestionar documentos
 Tener entornos colaborativos robustos
 ¿Qué es Microsoft SharePoint Server (MSS)?
◦ Evolución de MOSS 2007
◦ Versión empresarial basada en SharePoint
Foundation que añade capacidades como
búsqueda, composición, informes,…
8

9. 1. Introducción
 Sitios y subsitios
◦ Un sitio de SharePoint es una estructura organizada
como árbol
◦ Similar a un árbol de directorios
◦ Incluye comunidades de usuarios que trabajan de
modo colaborativo para incrementar la productividad
 Workspaces
◦ Entorno desconectado en el que se puede seguir
colaborando
◦ Al reconectar los cambios se sincronizan con el
servidor
9

10. 1. Introducción
 Listas
◦ Tablas de datos editables desde página Web
 Librerías
◦ Listas de documentos con funcionalidad y presentación
avanzada (vista de carpeta)
 Ribbon
◦ Barra de herramientas al estilo de Office 2007/10
 Workflow
◦ Flujo de tareas secuenciales a realizar
◦ Flujo de aprobación, de petición de firmas,…
10

11. 1. Introducción
 Navegar por un sitio SharePoint
1. Abrir la URL del sitio en un navegador
2. Introducir usuario/contraseña si se pide
3. Aparecerá la página de inicio del Team Site
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12. Contenidos
1. Introducción
2. Creación de Sitios de Nivel Superior
3. Áreas de Trabajo
4. Listas
5. Bibliotecas
6. Ejemplo Práctico
12

13. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
 Concepto de Sitio de Nivel Superior
 El Administrador Central
 Acciones del sitio
 Creación y configuración de un Sitio
 Un vistazo a un Sitio Web de SharePoint en el
IIS 7
 Estableciendo Permisos
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14. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
 SharePoint mantiene la ruta desde la página de inicio
hasta la página actual
◦ Migas de pan (breadcrumbs)
 Se basa en una estructura jerárquica de sitios
 Un sitio que no tiene otro sitio como “padre” es un sitio de
nivel superior (Top-level Site)
14

15. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
 Colecciones de sitios
◦ Una colección es un top site con todos sus subsitios
◦ Dentro de un servidor puede haber varias colecciones de
sitios
◦ Se configuran en el Administrador Central
15

16. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
 El Administrador Central
◦ Sitio de SharePoint con capacidades especiales
◦ Permite configurar características de servidor
◦ Permite crear granjas de servidores
◦ Permite crear Aplicaciones Web
◦ Permite crear colecciones de sitios
16

17. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
 El Administrador Central
17

18. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
 Acciones del sitio
◦ Según el nivel de privilegios
◦ Permiten editar páginas
◦ Sincronizar workspaces
◦ Crear sitios y componentes
◦ Editar permisos
◦ Modificar la configuración
◦ Ver todos los contenidos
18

19. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
 Creación de una colección
1. Abrir el administrador central
2. Si se desea crear un nuevo directorio Web
◦ Application management > Manage Web Applications
◦ Indicar el servidor y puerto a mapear
◦ Indicar la Base de Datos de almacenamiento
◦ Indicar la configuración de seguridad
3. Application management > Create site collections
4. Indicar el nombre y la URL
5. Seleccionar la plantilla para el top site
6. Seleccionar los administradores
7. Configurar otras opciones
19

20. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
20

21. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
21

22. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
 ¿Qué ha ocurrido en IIS?
◦ Al crear un Web Application se activa en IIS un sitio Web
configurado para ejecutarse como SharePoint
◦ Instalada en el puerto indicado durante la creación
◦ Esta aplicación se compondrá de una o varias
colecciones de sitios
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23. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
 Ejercicio
1. Crear una Aplicación Web en el puerto 2010
2. Crear una colección llamada “Colección Base”
◦ Localizada en el directorio raíz /
3. Crear un sitio de nivel superior para la colección
◦ Basado en la plantilla “team site”
4. Crear otra colección llamada “Colección Web”
◦ Localizada en el directorio /web
◦ Con un sitio de nivel superior
◦ Basado en la plantilla “publishing site”
5. Visualizar el contenido de ambos sitios
◦ View All Site Content
◦ Cambiar la vista a “Document Library”
◦ Volver a la página principal a través de las migas de pan
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24. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
 A cerca de los permisos
◦ La seguridad de un sitio SharePoint se hereda
◦ Un sitio “hereda” la configuración de seguridad de su sitio
“padre”
◦ Se puede romper esa herencia mediante permisos exclusivos
(unique permission) para el sitio
◦ Cambios en la colección se propagarán a los sitios
◦ Cambios en Sub Site D no se propagan
◦ Cambios en los demás subsitios SÍ se propagan
24

25. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
 A cerca de los permisos
◦ Se pueden consultar dentro de las acciones del sitio
25

26. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
 Permisos predefinidos
◦ Control total (full control)
 No se puede modificar ni eliminar este permiso
◦ Diseño (design)
 Permite ver, actualizar, borrar, aprobar, personalizar,…
◦ Contibución (contribute)
 Permite CRUD sobre contenidos existentes
◦ Lectura (read)
 Sólo permite leer páginas
◦ Acceso Limitado (limited access)
 Permiso por defecto para un usuario/grupo
 Permite ver contenidos específicos
 Usuarios y grupos
◦ SharePoint permite 2 niveles de asignación de permisos
◦ Se recomienda utilizar siempre permisos de grupo
◦ Por defecto existen los grupos Visitor, Member y Owner
26

27. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
 Permisos
27

28. 2. Creación de Sitios de Nivel
Superior
 Ejercicio
1. Visualizar los permisos de los sitios creados antes
2. Crear un grupo “Gerentes” con permisos totales
3. Crear un grupo “Clientes” con permisos de contribución
4. Crear un grupo “CEO” con permisos de lectura
5. Crear un grupo “Desarrolladores” con permisos de
diseño
6. Bloquear la herencia de permisos en un subsitio
7. Asignar control total a un usuario concreto
28

29. Contenidos
1. Introducción
2. Creación de Sitios de Nivel Superior
3. Áreas de Trabajo
4. Listas
5. Bibliotecas
6. Ejemplo Práctico
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30. 3. Áreas de Trabajo
 Concepto de Sitio y Subsitio
 Creación de un Sitio en Blanco
 Añadir contenido a un sitio
 Creación de Workspaces
 Eliminar un Sitio
 Áreas de reunión (Meeting Workspaces)
 Opciones de configuración de un Sitio
 Mi Sitio
30

31. 3. Áreas de Trabajo
 Un sitio de SharePoint es un sitio Web utilizado para
proporcionar infraestructura a un equipo de personas
◦ Team site, workspace, blog, entorno de trabajo,…
 Tiene una página principal con una estructura de
navegación que enlaza todos los componentes
◦ Top Navigation Area
◦ Left Navigation Area
 Entre estos componentes cabe destacar
◦ Listas
◦ Bibliotecas
◦ Páginas Web
◦ Otros sitios de SharePoint (subsitios)
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32. 3. Áreas de Trabajo
 Creación de un sitio
◦ Se crea a partir de una plantilla
 Sitio en blanco
 Blog
 Centro de búsqueda
 Centro de BI
 DB de contactos
 Wiki
 Sitio personal
 Portal de publicación
 Workspace de documentos
 Team site
 …
◦ Y se puede guardar un sitio nuestro como plantilla…
32

33. 3. Áreas de Trabajo
 Creación de un sitio
1. Site actions > New Site
2. Elegir la plantilla de sitio (blank site)
3. Darle un nombre y un directorio en la URL
4. Pulsar el botón “Create”
5. Modificar la configuración del sitio (site settings)
33

34. 3. Áreas de Trabajo
 Configuración de un sitio
◦ Site actions > Site Settings
34

35. 3. Áreas de Trabajo
 Ejercicio: Configurar el sitio creado
1. Site actions > Site settings
2. Modificar el título, la descripción y el icono
3. Modificar la vista en árbol
4. Deshabilitar la barra de acceso rápido
5. Cambiar los colores del sitio
6. Modificar las barras de navegación
◦ New Navigation Link
◦ Crear un enlace a Google
◦ Reordenar los enlaces para que sea el primero
7. Guardar los cambios como plantilla
35

36. 3. Áreas de Trabajo
 Añadir contenido a un sitio
◦ Se pueden añadir distintos contenidos
◦ Páginas Web
◦ Web Parts
◦ Listas
◦ Librerías de Documentos
◦ …
 Cualquier contenido se añade editando la
página actual
 Se pueden crear páginas nuevas
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37. 3. Áreas de Trabajo
 WebParts
◦ Un WebPart es un módulo con funcionalidad
◦ Se puede añadir a una página Web
◦ Se incrusta en una posición dado el layout de la página
◦ Los WebParts añaden funcionalidad elaborada
◦ Hay 13 predefinidos
 Documentos relevantes, XML Viewer
 Formulario HTML
 Editor de contenido, Visor de Imágenes, presentaciones o
páginas, Silverlight
 Usuario del sitio, tareas de usuario, noticias
 Visor de informes de SQL Server RS
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38. 3. Áreas de Trabajo
 WebParts
◦ Todo WebPart tiene asociado un EditorPart
◦ En la parte superior derecha del WebPart
◦ Desde un panel lateral se configuran las propiedades del
WebPart
◦ Permite definir audiencias que los vean directamente
 Ejercicio
1. Crear una página con WebPart
2. Añadir y cambiar el título a algunos WebPart
3. Editar la apariencia, tamaño y posición de los WebPart
4. Definir una audiencia para los WebPart
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39. 3. Áreas de Trabajo
 Crear Workspaces
◦ Se pueden crear espacios de trabajo para documentos
y para reuniones
 Pasos:
1. Desde el Site Settings > Site Administration Area
2. Acceder a Sites and Workspaces
3. Pulsar la opción “Create”
4. Seleccionar el tipo de Workspace a crear
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40. 3. Áreas de Trabajo
 Eliminar un sitio
◦ No se puede eliminar un sitio que contenga otros sitios
hijo
◦ Se puede eliminar desde el sitio padre o desde el
propio sitio
 Pasos:
1. Desde el Site Settings > Site Administration Area
2. Acceder a Sites and Workspaces
3. Pulsar el aspa para borrar un sitio
4. Confirmar el borrado
40

41. 3. Áreas de Trabajo
 Áreas de reunión
◦ Plantillas especiales para sitio de gestión de reuniones
 Blank Meeting Workspace
 Basic Meeting Workspace
 Decision Meeting Workspace
 Social Meeting Workspace
 Multipage Meeting Workspace
◦ No tienen barra de navegación lateral
◦ Proporcionan contenidos especiales
 Agendas
 Objetivos
 Cosas “a traer”
 Decisiones
 Participantes
 …
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42. 3. Áreas de Trabajo
 Áreas de reunión
◦ Añadir objetivos
 En el WebPart de objetivos > Add New Item
 Permite indicar el objetivo de la reunión
◦ Añadir participantes
 En el WebPart de participantes > Manage Attendees
 Permite invitar a usuarios a la reunión
◦ Añadir un programa de reunión
 En el WebPart de agenda > Add New Item
 Indicar el responsable y la hora de la cita
◦ Añadir cosas “a traer” a la reunión
 Site Actions > More Options > Things to Bring
 Crear un item “deberes”
 Añadir el WebPart “deberes” a la página
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43. 3. Áreas de Trabajo
 Ejercicio
1. En el top site seleccionar el calendario
◦ Lists > Calendar
2. Crear un nuevo evento
◦ Events > New Event
◦ Llamarlo “reuniones semanales”
◦ Indicar que es semanal en la sección “Recurrence”
◦ Marcar la casilla “Use a meeting workspace…”
3. Aparecerá la página para crear un área de reunión
4. Seleccionar la plantilla de área básica
5. Pulsar OK
6. Comprobar la parte izquierda de la pagina creada
◦ Habrá enlaces a los eventos recurrentes
43

44. 3. Áreas de Trabajo
 Opciones de configuración
◦ Todo sitio de SharePoint contiene funcionalidades
denominadas características (features)
◦ Se pueden activar a distintos niveles
 Nivel de granja (Admon. Central)
 Nivel de aplicación (Admon. Central)
 Nivel de colección (Site Settings)
 Nivel de sitio (Site Settings)
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45. 3. Áreas de Trabajo
 Mi Sitio
◦ Disponible para cada usuario
◦ Contiene información personal
◦ Y permisos de acceso especiales
 Colegas
 Grupo
 Manager
◦ Se puede impersonar para ver cómo se mostraría a
otro usuario (As seen by)
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46. Contenidos
1. Introducción
2. Creación de Sitios de Nivel Superior
3. Áreas de Trabajo
4. Listas
5. Bibliotecas
6. Ejemplo Práctico
46

47. 4. Listas
 Concepto de Listas
 Creación y edición de Listas
 Columnas y Vistas
 Versiones
 Columnas calculadas y de búsqueda
 Tipos de Contenido
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48. 4. Listas
 Conjunto de datos organizados de modo tabular que
se puede mostrar en una página Web de SharePoint
 Se componen de columnas configurables
 Cada item de la lista es un registro con, al menos,
datos para cada columna obligatoria
 Se pueden editar en modo rejilla o mediante formulario
 El modo rejilla se puede condicionar a vistas
 El modo formulario se puede condicionar a tipos de
contenido (Content Type)
 Los datos borrados van a la papelera de reciclaje
48

49. 4. Listas
 Listas predefinidas
◦ Agenda (sólo reuniones)
◦ Anuncios
◦ Bibliotecas
◦ Calendarios
◦ Categorías (solo blogs)
◦ Circulares (solo grupo de trabajo)
◦ Comentarios (solo blogs)
◦ Contactos
◦ Decisiones (solo reuniones)
◦ Enlaces
◦ Objetivos (solo reuniones)
◦ Participantes (solo reuniones)
◦ Tareas de proyecto
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50. 4. Listas
 Columnas de sitio
◦ Una columna es la forma de almacenar contenido
◦ Existen columnas de lista y de sitio
◦ Las de sitio se pueden utilizar en cualquier lista
◦ Existen numerosas columnas predefinidas
◦ Agrupadas por categoría
◦ Y se pueden crear columnas personalizadas
 Tipo texto, numéricas, monetaria, calculadas,…
 Se puede hacer validación
 Se puede establecer que contengan valores únicos
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51. 4. Listas
 Tipos de Contenido
◦ Grupos de datos de los items de una lista
 Conjunto de columnas
 Plantillas de documentos
 Formularios personalizados
◦ Permiten gestionar y organizar el contenido de
manera consistente en toda la colección
◦ MSS 2010 viene con numerosos tipos predefinidos
 Imágenes y Audio, Documentos, Formularios,
 Páginas Web, Páginas maestras,
 Web Parts, Informes Excel, Anuncios, Tareas,
 …
51

52. 4. Listas
 Tipos de Contenido
◦ Al crearlos hay que basarse en un tipo existente
◦ Y se asignan a un grupo de tipos
◦ Para asociarlos a una lista hay que activar el editor
de tipos de contenido
 List Settings > Advanced Settings
◦ Una vez añadido se puede establecer un orden
◦ El tipo aparecerá en las opciones de “New”
52

53. 4. Listas
 Ejercicio
◦ Crear una lista personalizada que calcule la suma,
resta, producto y cociente de dos números dados
◦ Controlando los posibles errores
◦ Establecer una vista que muestre sólo los valores y el
resultado del producto
◦ Hacer que el segundo operando sea de tipo porcentual
y tenga valor por defecto 18
◦ Añadir un acumulado de totales al producto
◦ Crear un Content Type “Venta” que pida el precio y el
IVA tomando por defecto el valor 18%
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54. 4. Listas
 Versionado
◦ Se puede guardar un número de versiones de los items
de la lista
◦ Una vez activada se puede ver el “version history”
◦ Del mismo modo se puede obligar a que se aprueben
los datos introducidos
◦ Lo pueden aprobar los lectores, los editores o los que
tengan permisos para aprobar
54

55. Contenidos
1. Introducción
2. Creación de Sitios de Nivel Superior
3. Áreas de Trabajo
4. Listas
5. Bibliotecas
6. Ejemplo Práctico
55

56. 5. Bibliotecas
 Concepto de Biblioteca
 Creación de Bibliotecas
 Gestión de versiones
 Proteger y desproteger un archivo
 Establecer workflows sobre documentación
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57. 5. Bibliotecas
 Lista de ficheros
 Con un programa de apertura asociado
 Se puede indicar que se abran en el navegador
◦ Caso especial de los formularios de InfoPath
 Los Content Type son plantillas de documento
 Como puede haber muchos usuarios accediendo a los
documentos es recomendable versionar y hacer check-
out
 Tienen 2 niveles de versionado
◦ Mayor: Publicado
◦ Menor: Borrador
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58. 5. Bibliotecas
 Tipos de plantilla de biblioteca
◦ De documentos
◦ De formularios
◦ De wikis
◦ De imágenes
◦ De multimedia
◦ De informes
◦ De conexiones de datos
◦ De diapositivas
58

59. 5. Bibliotecas
 Editar documentos
◦ Marcar y pulsar editar en el ribbon
◦ Menú desplegable de la derecha
◦ Pinchar en el documento
◦ Vista de explorador (Open with Explorer)
 Worspace
◦ Menú desplegable > send to > Doc Workspace
◦ Si no aparece es q no tienes permisos
 Columna “Check-out by”
 Versionado
 Document ID
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60. 5. Bibliotecas
 Workflows
◦ Flujos de negocio o tareas
◦ Secuenciales o de máquina de estados
◦ Asociados a listas, bibliotecas o al sitio
◦ Involucran Participantes, Datos y Actividades
 Workflows predefinidos
◦ 3 estados (nuevo, en revisión, completado)
◦ Aprobación
◦ Feedback
◦ Recoger firmas
◦ Traducción
60

61. 5. Bibliotecas
 Workflows personalizados
◦ Siempre se asocian a formularios
◦ Creados mediante WWF
 Con InfoPath (limitado)
 Con VisualStudio (el más potente)
 Con SharePoint Designer (sólo secuenciales)
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62. 5. Bibliotecas
 Ejercicio
1. Crear usuarios con distintos permisos
2. Añadir un flujo de aprobación para una biblioteca
3. Que comience al crear un nuevo item
4. Seleccionar aprobadores y su ordenación
5. Poner fechas de duración y límite
6. Poner política de rechazo y aprobación
7. Pulsar OK
8. Crear un documento y ver sus flujos
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63. 5. Bibliotecas
 Ejercicio
◦ Site sett > site features > translation lib
◦ Site > create > translation manager
◦ Marcar “add translation manager to wokflow”
◦ New task list, new workflow history, new list of langs &
translators
◦ Desmarcar abrir en nueva ventana
◦ Lista de translators > new from eng to spa
◦ Elegir un responsable
◦ Crear una página en inglés
◦ Publicar e iniciar el flujo
◦ Al recargar aprobar la pagina y ver la versión ES
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64. Contenidos
1. Introducción
2. Creación de Sitios de Nivel Superior
3. Áreas de Trabajo
4. Listas
5. Bibliotecas
6. Ejemplo Práctico
64

65. 6. Ejemplo Práctico
 Sitio de SharePoint 2010 con una estructura
departamental
Empresa
Admon Desarrollo Ventas
Java .Net
65

66. 6. Ejemplo Práctico
 Mejorar la experiencia de usuario
◦ Simplicidad
◦ Empatía
◦ Escuchar
 Recomendaciones
◦ Filtrar las listas para que aparezcan solo los valores más
importantes (tareas no completadas)
◦ O valores de la persona logada (valor [Me])
◦ Paginar las listas (5-10)
◦ Poner metadatos a los documentos que sirven como
sugerencias (Team Store Management)
◦ Usar alertas con nombres descriptivos
◦ Evitar páginas muy anchas
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67. 6. Ejemplo Práctico
 SharePoint es
◦ Una plataforma basada en plantillas
◦ Con muchas extensiones y ampliable
◦ Muy configurable pero NO SE PUEDE HACER TODO
 SharePoint NO es
◦ Una solución o aplicación Web
◦ Ni un CRM ni un ERP
◦ Una herramienta transaccional
◦ Una herramienta de BI
◦ Un libro de Excel on-line
◦ Una página de empresa
◦ Lo que todo el mundo usará desde el primer día
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68. 6. Ejemplo Práctico
 Consideraciones
◦ ¿Qué puntos débiles tiene el entorno actual?
◦ ¿Hay que aprobar algo (XLS, PDF,…)?
◦ ¿Cuántos pasos hay que dar en el proceso?
◦ ¿Quién interviene?
◦ ¿Hay un flujo de negocio que seguir?
◦ ¿Cómo empieza y termina?
◦ SharePoint, ¿Debe cubrir nueva funcionalidad de
negocio?
◦ ¿Por qué SharePoint es mejor que tu proceso?
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