El documento describe los tipos de consultas en Access, incluyendo consultas de selección para mostrar datos que cumplen criterios, consultas de referencia cruzada para mostrar datos de múltiples tablas, y consultas de acción para modificar datos como eliminar, actualizar o crear tablas. También explica cómo crear consultas usando asistentes o diseño y agregar criterios y campos.

1. TEMA: CONSULTAS EN ACCESS
NOMBRE: PILAR CHOCO
SEMESTRE: CUARTO «C»
26/05/2012

2. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten
recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el
resultado en otra tabla.
VENTAJAS
 Elegir campos específicos de tablas específicas
 Seleccionar informaciones vía criterios
 Mostrar las informaciones en varios órdenes
 Obtener datos de varias tablas simultáneamente
 Calcular totales
 Crear formularios e informes
 Crear otras consultas y gráficos
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3.  CONSULTAS DE SELECCIÓN
Selecciona y presenta registros en formato de patrón, que
extraen o nos muestran datos que cumplen ciertos criterios
específicos.
Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama
lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la
memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a
calcular).
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4.  CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA
Selecciona y presenta registros en formato de planilla
 CONSULTAS DE ACCION.
Altera el contenido de registros en una única operación es
decir que realizan cambios a los registros.
Existen varios tipos de consultas de acción
 De eliminación
 De actualización
 De datos anexados y
 De creación de tablas.
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5.  De eliminación
Las consultas de eliminación son mucho más sencillas de utilizar que las de actualización.
Como puedes imaginar, las consultas de eliminación sirven para eliminar registros que no
necesitemos.
 De actualización
Son consultas que modifican de una tabla los registros que cumplen los criterios
especificados.
 De datos anexados
Las consultas de datos anexados son consultas que añaden registros de una tabla al final
de otra tabla.
 De creación de tablas.
Las consultas de creación de tabla son consultas que crean una nueva tabla a partir de
registros de otra tabla.
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6. La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la Base de Datos creada en
Access, seleccionando Consultas de la pestaña Crear. En respuesta aparecerá un
cuadro de diálogo que le permite a Ud. elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser
construida o usted mismo montar la consulta a través del modo Vista Diseño o utilizar
los Asistentes, que facilitan el montaje de la misma
Al elegir el modo Asistente para Consultas, aparecerá un cuadro de dialogo del cual
deberemos escoger un de las cuatro alternativas que existen, una vez escogida dar clic
en Aceptar
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7. Aparecerá un nuevo cuadro de dialogo en el cual deberemos introducir los
campos con los que vamos a trabajar en la consulta, estos campos se
introducirán dando doble clic en los campos disponibles una vez
introducido todos los campos dar clic en Siguiente
En este nuevo cuadro de dialogo deberá estar seleccionado la opción
Abrir la consulta para ver información y por ultimo dar clic en Finalizar.
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8. Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana
Consulta de Selección sobrepuesta con la ventana de
diálogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a
adicionar, seleccione su nombre y pique en el botón
Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta
equivocada, basta seleccionarla y apretar eliminar para
borrarla del área de tablas.
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9. Puede seleccionar varios campos picando y apretando
simultáneamente SHISFT o CTRL. Enseguida, apuntar para alguno de
los campos seleccionados y arrastrarlo para la línea Campo en el
área inferior. Para eliminar un campo, basta seleccionar y dar Enter
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10. Nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos
consultas basadas en varias tablas. Muchas veces ese nombre es largo y se desea
substituirlo por otro. Para ello basta preceder al nombre del campo en la planilla QBE
con el nombre deseado seguido de dos punto. Ejemplo: Cargo: Código del cargo.
Mientras tanto, si la columna posee la propiedad leyenda esta tendrá prioridad.
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11. Basta especificar el orden de clasificación (creciente o Decreciente) de
los campos que hacen parte de la llave de clasificación. Observar que el
orden de los campos pasa a ser importante y, eventualmente, es
necesario reordenar las columnas en relación a su orden en la tabla
original.
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12. Eventualmente si es necesario utilizar un campo en una consulta sin que
haya necesidad de mostrarlo en la hoja de datos, por ejemplo, cuando
ese campo participa de la llave de clasificación. En este caso basta
desactivar la marca de Mostrar R correspondiente en la planilla QBE.
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13. Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de
búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que
aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por
una condición o varias condiciones unidas por los operadores
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14. Para grabar la consulta, use las opciones Guardar y Guardar como o Exportar del menú
Archivo.
Para imprimir la consulta debemos estar en la hoja de datos y accionar Vista
preliminar para ver el layout de la hoja a ser impresa. La opción Imprimir del menú
Archivo realiza la impresión permitiendo eventualmente imprimir apenas los registros
seleccionados en la hoja de datos. Para eso, basta elegir la opción Registro
Seleccionados como Intervalo de Impresión.
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