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Manual del Sistema de Contabilidad ABACONTSQL
MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE
CONTABILIDAD

INDICE
¿Qué se puede hacer con el sistema de Contabilidad? 1
Funciones Generales 2
Ingreso al Sistema 2
Ventana de acceso al sistema 2
1 Menú del Sistema de Contabilidad 3
Definiciones 3
Registro 4
Reportes 4
Procesos 5
2. Definiciones 7
2.1 Parámetros de Empresa 7
2.2 Niveles de Cuenta 7
2.3 Indices de Precio 8
2.4 Orígenes Cotables 8
2.5 Plan de Cuentas 9
2.6 Códigos de Análisis 11
2.7 Clientes 12
2.8 Proveedores 13
2.9 Centros de Costo 14
2.10 Distribución de Centros de Costo 14
2.11 Bancos 15
2.12 Cuentas Bancarias 15
2.13 Tipos de Cambio 16
2.14 Tipos de Documento 16
2.15 Parámetros de Ajuste por Diferencia de Cambio y Traslación 17
3. Registro 18
3.1 Ingreso de Comprobantes 18
3.2 Modelos de Comprobante 20
3.3 Emisión de Comprobantes 22
3.4 Comprobantes Descuadrados 23
4. Reportes 24
4.1 Verificación del Plan de Cuentas 24
4.2 Diario General 27

4.3Mayor 28
4.4 Diario de Cuentas Corrientes 29
4.5 Ajuste por Inflación 30
4.6 Registro de Ventas 30
4.7 Registro de Compras 31
4.8 Reporte de Centros de Costo 31
4.9 Reporte de Honorarios 32
4.10 Reporte de Detalle de Distribución de Cuentas por Centro de Costo 32
5. Procesos 33
5.1 Vouchers Automáticos – Carga de Tesorería 33
5.2 Mayorización 34
Soles 34
Dólares 34
5.3 Ajuste por Diferencia de Cambio 35
5.4 Ajuste por Traslación 35
5.5 Ajsute por Inflación 36
5.6 Cierre de Mes 36
5.7 Cierre Anual 37
5.8 DAOT Compras 37
5.9 DAOT Ventas 38

Sistema de Contabilidad
¿ Que se puede hacer con el sistema de Contabilidad ?
El Sistema le permite :
• Realizar un mejor control de sus operaciones Contables.
• Le permite llevar la Teneduría de los Libros Contables, pudiendo emitir
sus Balances y Estados de Resultados Mensuales o Acumulados en
Soles y Dólares.
• El usuario puede crear su propio Padrón de Cuentas y Orígenes
Contables, así mismo tendrá la capacidad de trabajar con Centros de
Costo.
• El Sistema le permite llevar su Contabilidad Analítica de Explotación,
pudiendo generar sus Amarres de Cuentas a partir de la Contabilidad
Financiera y viceversa, evitando la doble dogotación.
• El Sistema permitirá determinar su diferencia de cambio de todas las
cuentas en forma automática ya sea por Saldos de Cuenta o
Movimientos, generándose también su Asiento por Traslación.
• El sistema le permite Contabilización de las operaciones generadas por
otros sistemas como Facturación, Letras, Compras, Caja y Cuentas por
Pagar.
1

Funciones Generales :
El objetivo de esta sección es explicar como ingresar al sistema y describir las
opciones principales del Menú .
Ingreso al Sistema :
Para poder ingresar al sistema Ud. deberá dar doble clic en el icono de la
aplicación y luego se le presentará la siguiente pantalla :
Ventana de acceso al sistema
En el cual se ingresará el Usuario, Password, Periodo y nombre de la Base de
Datos con la que se desea trabajar en el Sistema .
2

1. Menú del Sistema de Contabilidad
Luego de ingresar sus Datos de Acceso al Sistema se le mostrará la pantalla
de Menú Principal del Sistema de Contabilidad en la que se presentarán las
siguientes opciones:
Definiciones
Esta sección cuenta con las siguientes opciones : Parámetros de Empresa,
Niveles, Indices de Precio, Orígenes Contables, Plan de Cuentas, Códigos de
Análisis, Clientes, Proveedores, Centros de Costo, Distribución de Cuentas por
Centro de Costo, Bancos, Cuentas Bancarias, Tipo de Cambio, Tipo de
Documentos, Parámetros de Ajuste por Diferencia de Cambio y Traslación.
Registro
3

Esta sección cuenta con las siguientes opciones : Ingreso de Comprobantes,
Modelos de Comprobante, Emisión de Comprobantes y Comprobantes
Descuadrados.
Reportes:
Esta sección cuenta con las siguientes opciones : Verificación del Plan de
Cuentas, Diario, Mayor, Diario Cuentas Corrientes, Ajuste por Inflación,
Registro de Ventas, Registro de Compras, Reporte de Centros de Costo,
Reporte de Honorarios y Reporte de Detalle de Distribución de Cuentas por
Centro de Costo.
Procesos:
4

Esta sección cuenta con las siguientes opciones : Vouchers Automáticos,
Mayorizacion , Ajustes por Diferencia de Cambio, Ajuste por Traslación, Cierre
de Mes, Cierre Anual, DAOT Compras y DAOT Ventas.
Vouchers Automáticos :
Esta opción comprende el Proceso de Carga de Tesorería.
Mayorizacion :
5

Esta opción cuenta con las siguientes partes Soles y Dólares .
Ventana
Esta opción cuenta con las siguientes partes Mosaico Horizontal , Mosaico
Vertical , Cascada y Arreglar Iconos.
2. Definiciones
6

2.1 Parámetros de Empresa
En esta pantalla se define el Nombre y RUC de la empresa.
2.2 Niveles de Cuenta
En esta pantalla se define la cantidad de dígitos por nivel que sirve para la
determinación del formato de cuentas para el Plan Contable en el cual se
tendrá un máximo de 12 Dígitos y 9 Niveles.
2.3 Indices de Precio
7

En esta pantalla definiremos los Indices de Precio para el periodo seleccionado,
los cuales sirven para el proceso de Ajuste por Inflación.
2.4 Orígenes Contables
En esta opción definiremos los Orígenes Contables a utilizar para los cuales
ingresaremos Código y una Descripción, en caso de que el Origen este
relacionado a Caja podrá ingresarse el Banco y la Cuenta Bancaria que este
Asociado.
2.5 Plan de Cuentas
8

En esta opción ingresaremos el Plan de Cuentas con el que vamos a trabajar
de acuerdo a la estructura del formato de cuentas definido.
Esta pantalla se divide en tres partes Lista, Mantenimiento y Filtrar .
En Listar tenemos un cuadro con la Relación de Cuentas definidas donde
figuran los siguientes campos Tipo de Divisionaria, Código, Glosa, Tipo de
Cuenta, Tipo de Saldo, Si es Cuenta de Orden, Posición de la Cuenta, Si tiene
Amare y Clase de Cuenta. También tenemos un botón del Detalle de la
Cuenta que muestra una pantalla con los siguientes campos Código de
Cuenta, Cuenta Equivalente Anterior, Cuenta División Exterior y Cuenta
Equivalente.
En Mantenimiento tenemos las siguientes partes Cuenta Contable ,
Características , Cuenta de Destino al Debe y Cuenta de Destino al Haber. En
Cuenta contable tenemos los siguientes campos Nivel donde podemos elegir
Principal y/o Divisionaria, Código donde tenemos el siguiente botón de
Búsqueda de Cuentas y Glosa.
En Características contamos con los siguientes campos : Tipo de Cuenta
donde seleccionamos (Balance, Naturaleza, Función, Ambos y Ninguno), Tipo
de Saldo (Deudor y Acreedor), Posición (Activo, Pasivo y Patrimonio), Clase de
Cuenta (Monetaria, No Monetaria y No Aplicable), Cuenta de Orden (No, Si),
Tiene Amares No, Si), Moneda (Soles, Dólares y No Aplicable), Tipo de Ajuste
(Por Documentos, Por Saldos y No Aplicable), Requiere Analítico (Si, No),
Requiere Centro de Costo( Si, No). En Cuentas de Destino al Debe y
Cuentas de Destino al Haber tenemos los campos Nivel, Código, Glosa y
Tipo de Cuenta.
Al momento de ingresar un movimiento en la Cuenta Principal, esta generará
automáticamente dos Movimientos de acuerdo a las cuentas de destino
definidas.
9

Filtrar en esta pantalla tenemos las siguientes partes campos, operadores, y
funciones cuya descripción observaremos en un cuadro amarillo donde se
mostrará la descripción de cada una de las funciones y en el cuadro inferior
podemos observar el filtro que estamos construyendo.
2.6 Códigos de Análisis
En esta pantalla podremos ingresar una relación de códigos que nos permita
agrupar la información de los Movimientos. Estos códigos podrán ser utilizados
10

para definir códigos de empleados, bancos, productos, etc. con los cuales se
podrán emitir un Diario Analítico.
Si damos clic aparecerá el cuadro donde podemos escoger un código con
su respectiva descripción .
2.7 Clientes
11

En esta pantalla podremos ingresar una relación de clientes que nos permita
agrupar la información de los Movimientos. Para esto definiremos un Código, la
Razón Social y su RUC, con estos códigos se podrá emitir un Diario Analítico.
2.8 Proveedores
12

En esta pantalla podremos ingresar una relación de proveedores que nos
permita agrupar la información de los Movimientos. Para esto definiremos un
Código, la Razón Social y su RUC, con estos códigos se podrá emitir un Diario
Analítico.
2.9 Centros de Costo
13

Esta opción nos sirve para establecer códigos de Agrupación de Gastos o
Costos dentro de la empresa y que están relacionados con el plan de cuentas
al momento de Ingresar los operaciones contables, por ejemplo
001 => Gerencia General .
2.10 Distribución de Centros de Costo
Esta opción servirá para establecer una Distribución de Cuentas por Centros de
Costos de tal forma que se defina su porcentaje de participación. En pantalla
tenemos lo siguiente: Código de distribución de costos , Descripción y Cuenta
Contable. En la parte inferior ingresaremos los Centros de Costo y su
porcentaje de participación. Cabe señalar que el total debe dar 100 %.
2.11 Bancos
14

Esta opción servirá para definir los Bancos con que el Sistema trabajará, para
lo cual se ingresará su Código y Descripción.
2.12 Cuentas Bancarias
Esta opción servirá para definir las Cuentas Bancarias con las que trabajará el
Sistema, para lo cual se ingresará su Código, Descripción, Tipo de Cuenta,
Código de Banco, Número de Cuenta, Sectorista, Cuenta Contable asociada,
Sobregiro autorizado, Moneda, Saldo Contable y Saldo Disponible.
2.13 Tipo de Cambio
15

Esta opción servirá ingresar los Tipos de Cambio del Dólar del día, tanto para la
venta como para la compra para las Operaciones en Dólares.
2.14 Tipos de Documento
Esta opción servirá ingresar los Tipos de Documento con los que trabajará el
Sistema, para lo cual se ingresará su Código, Descripción, Código SUNAT y el
Tipo de Efecto (Cargo, Abono o Ninguno).
2.15 Parámetros de Ajuste por Diferencia de Cambio y Traslación
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En esta pantalla definiremos los parámetros necesarios para los Procesos de
Ajuste de Saldos de las Cuentas Contables por Diferencia de Cambio y
Traslación. Para lo ingresaremos los Orígenes Contables donde se generarán
dichos asientos contables, así como las cuentas contables a utilizar para
registrar dichas diferencias.
3. Registro
3.1 Ingreso de Comprobantes
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En esta opción podremos ingresar, modificar o eliminar los comprobantes
manuales y/o automáticos generados por los procesos de carga.
En esta pantalla tenemos los siguientes campos : Origen Contable, donde
vamos a registrar el comprobante de diario, el cual lo podemos buscar dando
clic en el botón . También podemos ingresar el Periodo y Número de
Comprobante, el cual también lo podemos buscar dando clic en el botón .
Para poder llamar un comprobante existente se tendrá una opción de
búsqueda.
Podemos visualizar una segunda parte donde podemos seleccionar el Modelo
de Comprobante y ingresar una Descripción general para el presente
comprobante, también se puede ingresar la fecha de comprobante y Estado.
Visualizamos también un cuadro donde tenemos los siguientes campos : Item,
Cuenta, Descripción, Moneda, Debe, Haber, Debe Soles y Haber Soles,
pudiendo escoger y Grabar los datos seleccionados.
18

Si en la pantalla anterior damos clic en el botón Nuevo entonces aparecerá la
siguiente pantalla donde tenemos los siguientes campos : Cuenta la cual
podemos buscar, Tipo de Cargo (Debe / Haber ), Tipo de Cambio, Moneda,
Monto, Código Analítico, Código de Centro de Costo o de Distribución de
Cuentas por Centro de Costo, Referencia, Documento Origen, Documento de
Referencia, Glosa y Detalle de Pago donde encontramos las siguientes
campos:(Fecha,Tipo de Cambio y Monto).
3.2 Modelo de Comprobante
Esta opción nos permitirá definir Modelos de Comprobante que podrán ser
utilizados después al momento de ingresar comprobantes de diario. En estos
19

modelos de comprobante colocaremos las cuentas contables necesarias para
armar el comprobante así como los datos referente a los centros de costo o
códigos analíticos que se vayan a utilizar.
En esta pantalla encontramos dos partes las cuales son Cabecera y Detalle
pudiendo Crear, Modificar, Eliminar, Grabar, Cancelar y Salir. También
tenemos los siguiente estados los cuales son N => Normal, H => Arrastra
Cuenta, T => Automático.
• En Cabecera tenemos Tipo en donde podemos buscar y dar aceptar cuando
seleccionemos uno, también tenemos la Descripción y el Origen Contable.
• En Detalle encontramos un cuadro donde figuran los siguientes campos E
=> Estado, N => Nivel, Código Cuenta, Descripción de Cuenta, Tipo de
Cargo (Debe / Haber), Moneda, Código Analítico, Referencia, Descripción y
Centro Costo.
Edición de Cuentas
20

Esta pantalla podremos visualizarla si damos clic en el botón de Añadir de la
pantalla anterior donde tenemos los siguientes campos : Código de Cuenta,
pudiendo ser Divisionaria o Principal, Tipo Cargo, Moneda, Tipo Analítico,
Código Analítico, Tipo de Centro de Costo o Distribución por Centro de Costo,
Código de Centro de Costo o Código de Distribución y Estado.
3.3 Emisión de Comprobantes
21

Sirve para emitir los Comprobantes de Diario Automáticos o Manuales de los
Orígenes Contables seleccionados. También podemos seleccionar la Fecha de
Contabilización, el Número de Comprobante y si sólo de desea imprimir
Comprobantes Manuales .
3.4 Comprobantes Descuadrados
Esta opción nos servirá para ver la relación de Comprobantes Descuadrados
que se tenga dentro de un período determinado. En esta pantalla tenemos las
siguientes partes Filtro y Resultado
22

• En Filtro encontramos las siguientes campos Periodo, Origen Contable
Inicial y Origen Contable Final
•
• En Resultado tenemos un cuadro con los campos Origen Contable ,
Número de Comprobante, Glosa y Diferencia Totales .
4. Reportes
23

4.1 Verificación del Plan de Cuentas
En esta pantalla encontramos dos partes para la selección del reporte:
Generales y Amare, Equivalencias y orden.
En Generales podemos visualizar las siguientes partes las cuales son Datos de
la Cuenta, Tipos de Cuenta, Tipos de Saldos, Posición Cuenta y Clases de
Cuenta, para la Generación de Filtros y Rangos de selección.
• En Datos de la Cuenta tenemos los campos de Código Inicial, Glosa y
Código Final además podemos seleccionar si desea ¿ Cuentas de Orden ?.
• En Tipos de Cuenta tenemos por elegir Balance, Naturaleza, Función,
Ambos y Ninguno los cuales pueden ser seleccionados marcando uno de
ellos y luego dando clic en el botón que tiene la flecha => , para realizar lo
contrario damos clic en el botón <=.
Todos los demás seguirá el mismo procedimiento.
• En Tipo de Saldo tenemos por elegir Deudor y Acreedor.
• En Posición Cuenta tenemos por elegir Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso,
Egreso y Ninguno.
• En Clase de Cuenta tenemos por elegir Monetario, No Monetario y No
Aplicable .
Nota : La selección de cuenta de orden servirá si se quiere emitir cuentas de
orden en el padrón de cuentas.
24

En Amare , Equivalencias y Orden tenemos las siguientes partes las cuales
son :
• Amarre tendremos otras opciones para la selección del reporte.
• Equivalencias también tenemos que ingresar lo siguiente Código
Equivalente. Anterior, Código División. Exterior. y Código Equivalente.
• En Orden tenemos Campos a Elegir donde figura Glosa, Tipo Cuenta, Tipo
Saldo, Es Cuenta de Orden, Clase de Cuenta, Tiene Amarres ,Código
Amarre DEBE ,Código Amarre HABER, Código Equivalente Anterior ,Glosa
Equivalente Anterior ,Código Equivalente y Glosa Equivalente, además en
Campos Elegidos tenemos por defecto Código y Tipo de nivel. Ingresando
todo podemos dar Generar.
25

26

4.2 Diario General
Esta opción servirá para emitir el Libro Diario General del período establecido.
En esta pantalla contamos con las siguientes partes Otros y Orígenes
Contables. En otros tenemos Periodo donde ponemos el año y el mes, si
seleccionamos Fecha de Contabilización aparecerá la siguiente pantalla.
o podemos seleccionar Número de Comprobante donde aparecerá también
la siguiente pantalla.
En Orígenes Contables marcando cualquiera de los orígenes contables los
podemos elegir oprimiendo el botón con la fecha => y realizar lo contrario
oprimiendo <=. Dando por ultimo Generar aparecerá las opciones para poder
imprimir .
4.3 Mayor
27

Esta opción servirá para emitir los Libros : Mayor de Saldos, Mayor Analítico,
Balance de Comprobación de 10 Columnas, Balance General, Estados de
Ganancias y Pérdidas por Naturaleza, Estado de Ganancias y Pérdidas por
Función y Libro Auxiliar de Caja y Bancos. del período establecido.
En esta pantalla podremos seleccionar el Reporte, Periodo, Número de Niveles
a listar, Cuenta de Inicio, Cuenta Final,Tipo de Reporte donde podremos
escoger entre Acumulado o Mensual, la Moneda del reporte donde podemos
escoger entre Soles o Dólares y el Tipo de Formato
Luego de escoger todos los campos damos Imprimir o Salir .
28

4.4 Diario de Cuentas Corrientes
Esta opción servirá para emitir un Diario de Cuentas Corrientes ya sea por
Cuenta o por Código Analítico, teniendo los siguientes reportes : Diario de
Cuentas Corrientes Detallado por Cuenta, Diario de Cuentas Corrientes
Detallado por Código Analítico, Diario de Cuentas Corrientes Agrupado por
Cuenta y Diario de Cuentas Corrientes Agrupado por Código Analítico.
En esta pantalla podemos seleccionar el Reporte, el Periodo Inicio y Fin , la
Cuenta Contable, el Tipo de Código Analítico, y el Rango de Códigos Analíticos
de Inicio y Fin. Luego de escoger todos los campos damos Imprimir o Salir .
4.5 Ajuste por Inflación
29

En esta opción podemos Generar el Reporte de Ajuste por Inflación según el
Periodo Ingresado .
4.6 Registro de Ventas
Esta opción sirve para emitir el Libro de Registro de Ventas del Periodo
Ingresado, pudiendo emitirlo por Fecha de Documento o por Número de
Comprobante.
4.7 Registro de Compras
30

Esta opción sirve para emitir el Libro de Registro de Compras del Periodo
Ingresado, pudiendo emitirlo por Fecha de Documento o por Número de
Comprobante.
4.8 Reporte de Centros de Costo
Esta opción servirá para emitir Reportes de Centros de Costos o Distribución
de Cuentas por Centro de Costo, pudiendo seleccionar un Rango de Cuentas,
un Rango de Centros de Costos, un Rango de Fechas, el Tipo de Reporte y si
desea que sea Mensual o Acumulado.
4.9 Reporte de Honorarios
31

Esta opción sirve para emitir el Libro de Registro de Honorarios Profesionales
del Periodo Ingresado, pudiendo emitirlo por Fecha de Documento o por
Número de Comprobante.
4.10 Reporte de Detalle de Distribución de Cuentas por Centros de Costo
Esta opción servirá para emitir un Reporte de Detalle de Distribución de
Cuentas por Centros de Costos, pudiendo seleccionar un Rango de Cuentas,
un Rango de Centros de Costos y un Rango de Períodos.
32

5. Procesos
5.1 Vouchers Automáticos – Carga de Tesorería
Esta opción servirá para la Generación de Comprobantes de Diario en forma
automática por la transferencia de información del Sistema de Caja o Tesorería
33

5.2 Mayorización
Soles
Esta opción servirá para realizar el Proceso de Mayorización en Soles de las
Cuentas del Plan Contable para el periodo seleccionado. También se
encargará de mayorizar los códigos analíticos.
Dólares
Esta opción servirá para realizar el Proceso de Mayorización en Dólares de las
Cuentas del Plan Contable para el periodo seleccionado. También se
encargará de mayorizar los códigos analíticos.
5.3 Ajuste por Diferencia de Cambio
34

Esta opción servirá para generar los Asientos por Diferencia de Cambio en
forma automática, para lo cual se tendrá que ingresar los Tipos de Cambio de
Cierre de Compra y Venta.
5.4 Ajuste por Traslación
Esta opción servirá para generar los Asientos por Diferencia de Cambio por
Traslación en forma automática, para lo cual se tendrá que ingresar los Tipos
de Cambio de Cierre de Compra y Venta.
5.5 Ajuste por Inflación
35

En esta pantalla realizaremos el Proceso de Ajuste de Inflación para ello
ingresaremos el Factor Acumulado.
5.6 Cierre de Mes
Esta opción servirá para realizar el Cierre del Período seleccionado de tal forma
que no se puedan ingresar Comprobantes de Diario.
5.7 Cierre Anual
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Esta opción servirá para realizar el Proceso de Cierre de Ejercicio donde se
realizará el Calculo de Saldos por Cuenta para el cierre del ejercicio actual y
apertura del Próximo .
5.8 DAOT Compras
Esta opción servirá para realizar el Proceso de Cálculo del DAOT de las
Compras a Proveedores para su Declaración a la SUNAT del período
seleccionado.
5.9 DAOT Ventas
37

Esta opción servirá para realizar el Proceso de Cálculo del DAOT de las Ventas
a Clientes para su Declaración a la SUNAT del período seleccionado.
38

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