1.
POLÍTICAS NACIONALES DE
RELACIONES EXTERNAS
AIESEC EN COLOMBIA
Actualizado
a
Reunión
Nacional
de
Presidentes
Septiembre
28-­‐30
de
2012
AIESEC en Colombia | Calle 72 No. 9-71 | Bogotá D.C. | Colombia www.co.aiesec.org |
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2.
CONTENIDO
ARTÍCULO
1.
Definición
de
segmentación
nacional
........................................................................
2
ARTÍCULO
2.
Definición
de
segmentación
local
..............................................................................
2
ARTÍCULO
3.
Procedimiento
para
tocar
una
empresa
de
segmentación
nacional
.........................
3
ARTÍCULO
4.
Administración
del
portafolio
nacional.
.....................................................................
3
ARTÍCULO
5.
MULTAS
Y
SANCIONES
...............................................................................................
7
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ARTÍCULO 1. DEFINICIÓN DE SEGMENTACIÓN NACIONAL
1.1 La administración de la segmentación nacional, actualización y permisos de la misma
en la herramienta de trabajo establecida, estará a cargo de una persona del Equipo
Nacional de Business Development para la gestión en curso.
La asignación de empresas a ser contactadas por alguna de las entidades se hará a
través de de la herramienta y es compromiso de toda entidad respetar el flujo de
comunicación y/o contactos con las empresas que dentro de la segmentación estén
asignadas a otra entidad.
PARAGRAFO 1: En el caso de Medios de Comunicación, Aliados Estratégicos
Internacionales y Globales, la asignación será automática para el Comité miembro.
1.2 Será parte de la segmentación nacional la planta de personal superior a los doscientos
(200) trabajadores y activos totales superiores a treinta mil (30.000) salarios mínimos
mensuales legales vigentes.
1.3 Será parte de la segmentación nacional todas las entidades del gobierno menos
entidades de jurisdicción local con el fin de prestar y garantizar un buen
asesoramiento en los procesos de negociación y cierre de ventas con las entidades
gubernamentales.
PARÁGRAFO 1: El Comité Miembro tiene autonomía en decidir la repartición del total de
la negociación, en ciudades donde hay 2 o más comités locales, de acuerdo a estudio
previo.
PARÁGRAFO 2: Considerando que el parágrafo 1º de la Ley 590 de 2000 fue suprimido
por la Ley 905 de 2004.
ARTÍCULO 2. DEFINICIÓN DE SEGMENTACIÓN LOCAL
2.1 El manejo de la Segmentación local y permisos de la misma estará a cargo del
COMITÉ MIEMBROVP Mercadeo de la gestión en curso.
2.2 Será parte de la segmentación local todas aquellas organizaciones que no están
dentro del marco anteriormente definido (i.e.: Universidades, Entidades sin ánimo de
lucro, microempresas entre 1 y 10 trabajadores y activos totales menores a 501
SMMLV, pequeña empresa entre 11 y 50 trabajadores y activos totales entre 501 y
5000 SMMLV, mediana empresa entre 51 y 200 trabajadores y activos totales entre
5000 a 30.000 SMMLV)
PARÁGRAFO 1: Definición de segmentación local basada en la Ley 905 de 2004.
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4.
2.3 Si un comité local gestiona la venta de intercambios con alguna organización y quiere
que estos sean administrados por algún(os) comités locales, la decisión de que
capítulo(s) local(es) administrará(n) este(os) intercambio(s) debe quedar establecido
por escrito y firmado por los Directores Ejecutivos Locales de los comités involucrados
y tener el visto bueno del Vicepresidente de Relaciones Externas de AIESEC en
Colombia.
El dinero de las cuotas de afiliación serán para el comité local que realice la venta y el
dinero de los márgenes administrativos mensuales serán para el/los capítulos(s)
local(es) que los administren.
ARTÍCULO 3. PROCEDIMIENTO PARA TOCAR UNA EMPRESA DE
SEGMENTACIÓN NACIONAL
3.1 Presentar al representante del Equipo Nacional de Business Development la
información del contacto que tiene en la empresa (Nombre Completo, Cargo,
Teléfono, Correo) dónde preferiblemente sean contactos importantes de las áreas de
Recursos Humanos, Mercadeo y Responsabilidad Social.
3.2 Presentar al representante del Equipo Nacional de Business Development el borrador
de la propuesta con el producto específico que el comité local desee vender para el
equipo de BD adaptarlo a la propuesta integral.
3.3 Coordinar en conjunto con el representante del Equipo Nacional de Business
Development las fechas de posible cita con la empresa, para que alguna persona del
Equipo Nacional de Business Development tenga obligatoriamente un
acompañamiento a la cita y garantizar la presentación del portafolio nacional
completo.
3.4 Toda la comunicación de cualquier índole que se tenga en el proceso de negociación
y cierre de ventas, debe ser canalizado a través del equipo de BD. El comité local
podrá acompañar al equipo de BD a todas las citas y tener copia de todos los correos
intercambiados, pero no tiene la potestad para contactarlos por cuenta propia.
ARTÍCULO 4. ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO NACIONAL.
4.1 INTERCAMBIOS ENTRANTES (GIP + GCDP)
4.1.1 Administración de nuevas alianzas
Las ventas de intercambios entrantes tanto GIP como GCDP, que se hagan con
empresas de segmentación nacional sí son contactadas o vendidas en conjunto con el
comité local, las ganancias de Margen Administrativo Mensual serán distribuidas 50%
para el LC y 50% para el COMITÉ MIEMBRO (dónde éste dinero será destinado a las
políticas establecidas según el modelo financiero) y las entradas correspondientes a la
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CUA serán del 100% para el COMITÉ MIEMBRO, dónde el intercambio en plataforma
contará para el comité local como mínimo para pleno derecho de IGIP o IGCDP
dependiendo sea el caso de la venta.
PARAGRAFO 1: En los casos dónde el COMITÉ MIEMBRO tenga un acercamiento a una
empresa de segmentación nacional dónde el comité local haya tenido una participación
baja o nula dentro del proceso de negociación y cierre de venta, el dinero y los números
en plataforma en su totalidad contarán para el COMITÉ MIEMBRO y es el equipo de BD
quién define qué intercambios contará como mínimos para cada LC.
PARÁGRAFO 2: Se considera participación baja, no proveer un contacto dentro la
empresa, una propuesta definida y no asistir a las citas de negociación y seguimiento de
la alianza.
4.1.2 Administración de alianzas antiguas
Para que una cuenta nacional existente sea asignada a un comité local, se deben cumplir
los siguientes pasos:
4.1.2.1 Diligenciar debidamente el formato de aplicación para hacer el delivery de una
cuenta nacional, dónde debe solicitar este formato al equipo nacional de BD, quién
definirá cada gestión sus requisitos.
4.1.2.2 Las TNs IDs se suben a la plataforma como TNs del COMITÉ MIEMBRO, puesto
que éstas TNs no fueron negociadas en conjunto con el Comité Local y por lo
tanto, no cuentan para mínimos de pleno derecho de intercambios entrantes.
4.1.2.3 La asignación de TNs no deberá ser asignada por necesidad de resultados de un
Comité Local, sino por la capacidad administrativa y calidad de procesos de esos
Comités Locales.
4.1.2.4 Los beneficios que reciben los comités locales son de carácter económico puesto
que al comité local entrará el 50% del margen administrativo mensual de cada TN
administrada.
4.1.2.5 Responsabilidades del COMITÉ MIEMBRO
a) Negociaciones con la empresa
b) Proceso de visado (Primera vez y renovación)
c) Presentación del entrenado en la empresa
d) Seguimiento al entrenado en cuanto a la práctica como tal.
e) Seguimiento al LC en mínimos de Delivery
f) Solucionar inconvenientes que se presenten entre el
entrenado y la empresa
g) Procesos de vinculación y desvinculación con Migración
Colombia
4.1.2.6 Responsabilidades del LC
a) Recibimiento en el aeropuerto
b) Hospedaje inicial en casa de un miembro (Primera semana
del entrenado)
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6.
c) Ayuda en el hospedaje definitivo (búsqueda)
d) Afiliación a Salud + ARP (sin pensiones ni cesantías)
e) Apertura cuenta bancaria
f) Garantizar el proceso de expedición de toda la facturación
correcta y a tiempo de los subsidios y entregarla
personalmente de acuerdo a los tiempos definidos de cada
empresa.
g) Pago al entrenado los primeros 5 días de cada mes vencido.
h) Integración con AIESEC (Padrino)
i) Encuesta de seguimiento de calidad para el entrenado y la
empresa cada 3 meses.
j) Presentación en Migración Colombia y asesoría en Cédula
de Extranjería.
k) Realizar la desafiliación a EPS cuando el entrenado termine
su práctica y desvinculación en Migración Colombia.
4.1.2.7 Responsabilidades mutuas
a) El COMITÉ MIEMBRO le compartirá a la persona
responsable en el LC una carpeta en la herramienta
definida, con todos los documentos del entrenado
(Pasaporte, AN, Visa, Cedula de Extranjería, etc.)
b) La afiliación a EPS + ARP por parte del LC debe ocurrir a
partir del 3er mes de estadía en Colombia.
c) La apertura de la cuenta bancaria debe estar activa antes de
la fecha del primer pago.
d) En caso de retraso de pago por parte del TN taker (si las
facturas fueron llevadas a tiempo), el COMITÉ MIEMBRO
soportará al LC con el dinero para pagar al entrenado.
e) El LC debe facilitar al COMITÉ MIEMBRO, cada que este lo
requiera, los soportes de la inversión en el entrenado.
f) El LC debe pasar al COMITÉ MIEMBRO en formato digital
los soportes de pago de la PILA en los primeros 5 días de
cada mes.
g) El COMITÉ MIEMBRO es responsable de los procesos de
visado (primera vez y renovación) pero se requiere que el
LC acuda al entrenado en el diligenciamiento de los
formatos requeridos (Formulario ministerio, poder notariado)
y los hagan llegar al COMITÉ MIEMBRO en la fecha
pactada
4.1.3 Causales de retiro de una cuenta nacional
a) Se incurra en una segunda falla leve después de los
llamados de atención que se realicen al comité local.
b) Cuando después de haber llamado la atención por una falla
leve esta no se haya corregido en los tiempos pactados
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7.
c) Se incurra en una falla grave.
4.1.4 Fallas
4.1.4.1 Se consideran Fallas Leves:
1. No abrir la cuenta bancaria en los tiempos señalados.
2. No realizarle el pago del subsidio al entrenado dentro de las fechas
establecidas por justa causa.
3. No pasar los soporte de pago de la PILA en las fechas establecidas.
4. No realizar la inversión obligatoria en el entrenado.
5. No asegurar hospedaje inicial por una semana mínimo.
6. No soportar en el proceso de búsqueda de hospedaje al entrenado.
7. No llevar la facturación de los subsidios en las fechas indicadas.
8. Hacer incurrir al entrenado en gastos adicionales por
desconocimiento en procesos de ICX básicos (i.e.: visados).
9. No realizar la desafiliación a la EPS y desvinculación a Migración
Colombia, cuando un entrenado haya finalizado su práctica.
10. No soportar el proceso de match.
4.1.4.2 Se consideran Fallas Graves:
1. No realizar la afiliación a EPS, Pensión y ARP en el tiempo
establecido.
2. No realizar los aportes mensuales a la PILA de cada entrenado.
3. Quejas reiteradas del entrenado (más de 3 diferentes) o de la
empresa (más de 2 diferentes).
4. Cuando por incurrir en una falla leve se ponga en riesgo la alianza.
4.2 POSICIONAMIENTO DE MARCA- EVENTOS
4.2.1 Venta de Eventos Nacionales y Regionales
Un comité local puede acercarse a las empresas de segmentación nacional para vender
un producto específico de posicionamiento si cumple con el total de procedimientos
indicados en la política N.3 “Procedimiento para tocar una empresa de segmentación
nacional”
4.2.2 Repartición de Ganancias.
4.2.2.1 Youth to Business Nacional
a) El equipo Nacional de Business Development recibirá el 100% de las
ganancias de las ventas de los workshops y/o el producto estrella del
Y2B de ese momento, independientemente quién haya hecho la venta.
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8.
b) El equipo Nacional de Business Development será el responsable de
conseguir los ponentes y moderador del foro.
c) El equipo Nacional de Business Development estará encargado de
administrar las relaciones con cuentas nacionales que participen en el
evento.
d) La venta de Stands será posible para el OC del evento y para el equipo
Nacional de Business Development, el 100% de las ganancias irán para
aquella entidad que lo haya vendido (COMITÉ MIEMBRO o OC).
e) Los otros productos del Y2B (Focus group, activación de marca, etc)
podrán ser vendidos por el COMITÉ MIEMBRO y el OC del evento y el
100% de las ganancias irán para aquella entidad que lo haya vendido
(COMITÉ MIEMBRO u OC).
4.2.2.2 Otros productos de posicionamiento
a) Si el LC/OC realiza una venta de algún otro producto de un evento nacional o
regional a una empresa de segmentación nacional, la repartición de ganancias se
hará 40% para el LC/OC y el 60% para COMITÉ MIEMBRO.
ARTÍCULO 5. MULTAS Y SANCIONES
El incumplimiento de alguna de estas medidas será causal para multar o sancionar al
comité local. Las medidas serán otorgadas dependiendo de la gravedad de la falta,
mencionadas anteriormente.
PARÁGRAFO 1: Cualquier comité local que contacte a cualquier empresa de
segmentación nacional para cualquier tipo de acercamiento, sin previo aviso al Equipo
Nacional de BD pagará una multa de un (1) SMMLV por cada una de las cuentas que
sean contactadas para cualquier fin y en el caso de ser reiterativo (3 sanciones) se
procederá a vetar el comité local para tocar aliados nacionales con cualquier fin por
término de seis (6) meses.
PARÁGRAFO 2: En el caso de un capítulo local que reciba recursos de una empresa de
segmentación nacional, sin previa autorización del Comité Miembro, este deberá transferir
los recursos al comité miembro para efectos de distribución a nivel nacional
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