Informe de Archivo central

1. FII7
Dirección Calle 12 No. 5 – 31 Palacio Municipal
Teléfonos: (095) 5699076 Fax 5699071
www.simiti-bolivar.gov.co
ALCALDIA MUNICIPAL DE SIMITI – BOLIVAR
2012 – 2015
Secretaria de Asuntos Jurídicos y Administrativos
Fecha: 23//11//2015
Señor:
EDGAR ARRIETA CASTRO
Secretario de asuntos jurídicos y administrativo
E.S.D
Respetoso saludo,
INFORME 2015
El Archivo Central sigue cumpliendo el objetivo especifico como es el
recuperación, conservación y organización de documentos producidos
y recibidos por la Alcaldía municipal de Simití Bolívar y con el fin
esencial que es el disponer de la documentación organizada, de tal
forma que la información sea recuperable para uso de la
administración, para el servicio ciudadano, apoyo en procesos
judiciales o administrativo y como historia.
Actualmente se ingresado a la base de dato toda la documentación de
2005, 2006, 2007 y actualmente se esta ingresando la del 2004, y
faltan resto de documentación por ingresar, para facilitar su búsqueda
de manera rápida.
Los documentos organizados en el archivo Central en sus respectivas
cajas foliados y depurados son los siguientes:
Documento Año Numero
carpeta
Numero de
Caja
Folio
Contratos 1991-2003 27 7 6001
Contratos 2008-2011 2746 103 76202
Correspondencia 1991-2007 60 17 11451
Comprobante de
egresos
1993-2007 473 125 92382
Total 560 252 186036

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ALCALDIA MUNICIPAL DE SIMITI – BOLIVAR
2012 – 2015
Secretaria de Asuntos Jurídicos y Administrativos
Fecha: 23//11//2015
Los documentos organizado foliados y depurados, pero faltan caja
para ser ubicados para su identificación y mejor búsqueda son los
siguientes
Nombre del
documento
Año Carpet
a
Libro Folio Estado
Decreto 1987-2007 23 2849
Decreto 1972-1984 10 1207
Acta de Posesión 1952-1982 7 2129
Acta de Posesión 1985-2007 21 1086
Nota debito 2009-2007 10 1365
Orden de servicio 2004-2007 24 3482
Contrato y
convenio
2004-2006 30 6164
Compraventa de
derecho de
dominio
1981-1992 2 549
Resolución de
Adjudicación
1992-2006 19 1912
Hojas de vida
personal retirado
1992-2006 167 2411
Resolución 1993-2005 30 4016
Resolución 1972-1981 5 1215
TOTAL 326 22 28.385
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA PROSIMA
ADMINISTRACIÒN:
- Capacitar a funcionarios en cuanto al manejo de los archivos de
gestión y recalcar la responsabilidad de velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la información y documentos de
archivo.
- Cumplir con el manual de archivo para lograr un buen Procesos en la
producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la
recuperación y la disposición final de los documentos, aplicación de la
tabla de retención documental.

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Teléfonos: (095) 5699076 Fax 5699071
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Secretaria de Asuntos Jurídicos y Administrativos
Fecha: 23//11//2015
-Poner a funcionar el Comité De Archivo-
-Realizar la transferencia documental de los archivos de gestión a al
archivo Central
RELACIÒN DE LOSDOCUMENTOS HURTADO O DESAPARECIDOS
EL DIA 25 DE OCTUBRE DEL 2015
1) Carpetas de los decretos delos años 1990-1991,1995-1993,
1997- 1996, 1998-2000, 2001- 2003.
2) (8) carpetas de los años 2007 el cual contenía comprobantes de
egreso.
3) Carpetas de los años 2007, 2001, 2006, el cual contenía
resoluciones.
4) Carpetas de contrato de regalía del año 2010 con las regalía del
año 2010 con las siguientes numeraciones, 358, 357, 359, 360,
295, 296, 392, 393, 395,460, 361, 468, 470, 489, 488, 471, 472,
473, 474, 475.
Atentamente,
MELISA ISABEL BASTIDAS SAAVEDRA
Auxiliar Administrativo
Archivo Central.