2. 7.1 EL SISTEMA CONTABLE COMO SUBSISTENCIA
DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LAS
ORGANIZACIONES
Un Sistema de información contable forma parte del Sistema de Información de las
organizaciones y tiene por finalidad reunir datos de naturaleza contable:
procesarlos, utilizando un sistema adecuado de procesamiento; crear y mantener
archivos contables y producir información contable, bajo distintas formas para
distintos usuarios.
7.1.1 Reunir datos
• Comprobante de origen interno: son lo
En un sistema de información
que las organizaciones emiten para que
contable la mayoría de los
ser utilizados por la misma.
datos surgen de los
• Comprobante de origen externo: son
comprobantes. Los
emitidos por la organización con
comprobantes son documentos
destino a otras organizaciones o
contables por medio de los
personas. Estos documentos se emiten
cuales se formalizan
en más de un ejemplar de modo que el
operaciones y transacciones.
original sea dirigido al destinatario y la
Según el origen, podemos
copia de ellos circule en la organización.
distinguir los siguientes tipos:
3. Los comprobantes tienen distintas finalidades:
• Sirven de constancia de las operaciones realizadas.
• Sirven como información de las operaciones efectuadas:
adecuadamente archivados puede ser consultados en cualquier
momento para recordar aspectos de una operación.
• Sirven de base de los registros contables: todas las operaciones y
transacciones dan lugar a anotaciones en determinados libros,
llamados libros o registro contables.
• Facilitan la tares de fiscalización y control fiscal: algunos
comprobantes deben tener diseño y el contenido establecido por
normas legales, para posibilitar que la AFIP, pueda efectuar la
verificación y el control de las transacciones con mayor facilidad, de
modo de dificultar la evasión fiscal, es decir, el ocultamiento de las
operaciones para eludir el pago de impuestos.
4. Los comprobantes deben estar guardados de manera ordenada, para
que puedan ser localizados cuando se lo solicite. Estos archivos
pueden estar agrupados según los siguientes criterios:
Por orden cronológico
Por orden numérico
Por orden alfabético
7.1.2 Procesar datos
El procesamiento de la información puede ser efectuado por medios
manuales, mecánicos o informáticos. Lo manuales consiste en
realizarlo a mano. Los medios informáticos, utilizamos quipos de
procesamiento electrónico.
Hay programas para registrar contablemente las compras o las ventas,
o para liquidar sueldos, y para cada una de las tareas contables. Estos
programas facilitan los registros contables, es decir, las anotaciones en
los denominados libros contables, sobre las base de los
comprobantes. Así mismo permiten mantener archivos en la memoria
de la computadora, que puede ser recuperado con total facilidad y
5. El sistema de información contable tiene por finalidad brindar
información que sea útil para diferentes usuarios. La actividad
económica requiere de tomar continuamente decisiones de distinto
tipo: ¿efectuar o no determinada compra? ¿Vender o no a
determinada persona? etc. Para estas decisiones y para otras, es
necesario contar con la información.
Las informaciones contables que surgen de un sistema contable
reciben el nombre de “informaciones contables”. Algunas de estos
informes deben tener formatos o estructuras determinadas que están
fijados por disposiciones legales o normas de distinto tipo. Son los
denominados informes normalizados.
Todos los informes contables contienen expresiones o términos
específicos que forman parte de la terminología contable.
Uno de los informes más comunes es el denominado estado contable,
se le denomina así a toda información generalmente destinada a
usuarios externos, en el que muestra el estado de sus negocios y el
resultado de las operaciones efectuadas durante un periodo.
6. 7.2. EL PROCESO CONTABLE
Un proceso se refiere a una serie de hechos que ocurren en un periodo. En este caso nos
estamos refiriendo a las distintas operaciones que realiza una empresa, desde su inicio hasta una
fecha determinada (fecha de cierre) que dan lugar a registros contables, sobre la base de
comprobantes y que culminan con la emisión de un informe contable a la fecha de cierre.
PROCESO CONTABLE
inició operaciones cierre
registraciones informe contable
comienzo de un ejercicio
de una empresa en usuarios
funcionamiento
7.2.1. Inicio
El inicio del proceso puede ocurrir en dos circunstancias. En primer lugar cuando se
constituye una empresa o donde se haga el primer aporte del capital. En el caso de un negocio ya
constituido el inicio del proceso contable será el momento en que comienzan un nuevo periodo
económico.
7. 7.2.2. Operaciones
Son todas las transacciones que realiza la empresa con motivo de
sus negocios. Podemos distinguir entre:
Operaciones ordinarias: son las que se hacen habitualmente.
Operaciones extraordinarias: son las que se realizan de ves en
cuando.
7.2.2.1 operaciones de compras
Las empresas compran bienes para distintitas finalidades:
Para ser usados en la actividad edificios, maquinas,
Para ser utilizados en la materias primas
Fabricación de otros
productos
para ser vendidas en el bienes para revende
mismo estado en que material para embalaje
se compran
8. 7.2.2.2 operaciones de ventas
Las empresas venden
Los productos que
Han fabricado las empresas industriales
Los productos que las empresa comerciales
han comprado para revender
7.2.2.3 operaciones de cobros
Las empresas cobran:
A sus clientes: por las ventas que les han efectuados.
7.2.2.4 operaciones de pagos
Las empresas pagan:
A sus proveedores: a quienes venden productos o prestan servicios.
A sus empleados: en concepto de retribuciones o salarios.
Al estado: en concepto de impuesto o de obligaciones previsionales.
9. 7.2.2.5 comprobantes
Todas las operaciones se formalizan mediante comprobantes que
constituyen, a su vez, la fuente de las registraciones contables.
Los comprobantes de uso más frecuentes:
Para las operaciones de compra y de venta: tique, remito,
factura.
Para las operaciones de cobros y pagos: recibos.
Para las operaciones bancarias: nota de débito y nota de
crédito
Para las operaciones extraordinarias: por lo general tienen
documentos especiales
7.2.2.6 registraciones contables
El proceso de registración contable comprende las siguientes
instancias:
Lectura del comprobante
Determinación de la operación realizada
Sobre la base del comprobante
Extracción de los datos necesario
Para el registro contable
Registro contable de la operación
10. El proceso de registración de las operaciones se inicia con la lectura
del comprobante. Este informara acerca de la operación realizada lo que
posibilita la identificación de la misma. Pero no todos los datos del
comprobante son necesarios para la registración.
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMPUTACIÒN
PROFESOR: Fernando González
CAPÍTULO 7
7.2.3 Cierre
El cierre es cuando se termina un periodo contable y se procede al cierre del
proceso dando lugar a los informes contable.
7.3 LA CONTABILIDAD COMO INSTRUMENTO DE
INFORMACIÒN Y DE CONTROL
La contabilidad es la disciplina que recopila datos referentes a las
operaciones de una organización, produciendo información con destino a
diferentes usuarios sobre la base de la cual estos toman decisiones.
