Este documento explica cómo combinar correspondencia en Microsoft Word utilizando una base de datos externa para insertar datos personales como nombres, direcciones y correos electrónicos en cartas o documentos. Seguirá los siguientes pasos: 1) Abrir el documento base en Word, 2) Seleccionar la opción de combinar correspondencia, 3) Buscar y seleccionar la base de datos externa, 4) Insertar los campos deseados como nombre, dirección, etc., 5) Generar un documento personalizado para cada registro y 6) Editar las cartas de forma individual.

1. COMO COMBINAR
CORRESPONDENCIA

2.  Supongamos que tengo un documento el
cual debo enviar a muchas personas
creando una y otra vez el mismo documento
lo cual es muy demorado
 Bueno en estas diapositivas les enseñare a
como combinar la correspondencia en Word
sin tener que hacer todo este proceso con
unos muy sencillos pasos.

4. Debemos tener una base de datos creada ya sea en
Excel, PowerPoint, Acxes, o en un programa donde
tengan su base de datos. (yo la are en Excel)

5. Entramos en nuestro documento de Word y nos
vamos a la ficha o submenú llamado
CORRESPONDENCIA.

6. LUEGO VAMOS A DONDE DICE INICIAR
COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

7. ELEGIMOS LA ULTIMA OPCIÓN “PASO A PASO POR
EL ASISTENTE PARA COMBINAR
CORRESPONDENCIA”

8. NOS APARECERÁ ESTE SUBMENÚ EN LA DERECHA DE SUS
PANTALLAS.

9. DEJARE LA OPCIÓN QUE DICE CARTA SELECCIONADA.

10. PASO 1 DE 6: SIGUIENTE INICIE EL DOCUMENTO

11. PASO 2 DE 6: SIGUIENTE SELECCIÓN LOS
DESTINATARIOS

12. PASO 3 DE 6: SIGUIENTE ESCRIBA LA CARTA

13. EN ESTE PASO VAMOS A INSERTAR LA LISTA DE LAS
PERSONAS A LA QUE LE VAMOS A ENVIAR LA CARTA
“NUESTRA BASE DE DATOS”

14. LE DAMOS CLIC EN LA OPCIÓN EXAMINAR Y NOS
APARECERÁ UNA VENTANA DE BÚSQUEDA.
BUSCAMOS NUESTRA BASE DE DATOS DONDE ESTE
GUARDADA Y LE DAMOS EN LA OPCIÓN ABRIR

15. DESPUÉS DE ESTO VEMOS QUE WORD NOS
RECONOCE ESTA BASE DE DATOS NOS PREGUNTA
EN QUE HOJA ESTA POR ESO NOS APARECE UNA
NUEVA VENTANA EN LA MITAD, EN MI CASO YO LA
ICE EN EXCEL LE PONGO QUE ESTA EN LA PRIMERA
HOJA EN EL LIBRO 1 Y LE DOY ACEPTAR.

16. VEMOS QUE NOS APARECE UN CUADRO CON LOS
DATOS DE ESTA TABLA DE DATOS (NOMBRE,
DIRECCIÓN, EMAIL) Y LE DAMOS ACEPTAR

17. PASO 4 DE 6: BUENO ESTA PARTE ES MUY
IMPORTANTE

18. AQUÍ VAMOS A DARLE LAS ORDENES A WORD:
DARÉ CLIC CON EL CURSOR DELANTE DE NOMBRE Y
EN EL PASO 4 VOY A SELECCIONAR LA OPCIÓN MAS
ELEMENTOS ME APARECERÁ ESTE CUADRO DE
MEDIO LE DEJO EN NOMBRE Y LE DOY INSERTAR.

19. Y REPETIMOS LA ACCIÓN PARA DIRECCIÓN Y
EMAIL DE LA SIGUIENTE MANERA

22.  Obviamente esto lo podemos hacer con
muchos datos como queramos entre ellos
pueden encontrase. Nombre, dirección, email,
ocupación, todos aquellos que queramos o que
el documento nos lo pida y los ingresamos
desde nuestra base de datos siguiendo los
mismos pasos anteriores.

23. PASO 5 DE 6: LUEGO YA NOS VAMOS AL SIGUENTE
PASO Y VEMOS QUE YA ESTAN GENERADOS EL
NOMBRE, LA DIRECCION, Y EL EMAIL

24. LA PARTE SUPERIOR DERECHA DEL RECUADRO EL
CUAN NOS PERMITIRÁ RECORRER LOS
DOCUMENTOS QUE CREAMOS. MI BASE DE DATOS
TIENE 5 NOMBRE POR LO CUAL ABRAN 5
DOCUMENTOS.
SE DARAN CUENTA DE QUE EL NOMBRE VA
CAMBIANDO

30. PASO 6 DE 6: YA PARA TERMINAR

31. BUENO LE DAMOS CLIC EN LA OPCIÓN EDITAR CARTAS
INDIVIDUALES, NOS APARECERÁ UNA VENTANA Y LA
DEJAMOS EN LA OPCIÓN TODOS Y LE DAMOS ACEPTAR

32. SE NOS VA A GENERAR UN NUEVO DOCUMENTO CON
TODAS LAS CARTAS QUE QUERIAMOS ACER

33.  Vemos que quedaron creadas 5 cartas desde
un documento base o carta modelo y cada uno
tiene nombre, dirección, y email diferentes. ya
podemos imprimirlas enviarlas por correo o lo
que sea que vallamos a hacer con nuestro
documento…