Diseño de salida de un sistema

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UNIDAD DOS
DISEÑO DE SALIDA DE UN SISTEMA
Estudiantes:
Claudia Patricia Parra Amado
Gloria Eugenia Ramírez Moreno
María Cristina Arias Montoya
Leidy Rocio Vargas
Jhon Carlos Díaz Cortes
Diana Paola Contreras Macías
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
2015

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UNIDAD DOS
DISEÑO DE SALIDA DE UN SISTEMA
Estudiantes
Claudia Patricia Parra Amado
Gloria Eugenia Ramírez Moreno
María Cristina Arias Montoya
Leidy Rocio Vargas
Jhon Carlos Díaz Cortes
Diana Paola Contreras
Docente:
Jorge Mario Zuluaga Campuzano
Análisis Y Diseños De Sistemas De Información II
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
2015

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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................. 4
OBJETIVOS.......................................................................................................................... 5
1. OBJETIVOS DEL DISEÑO DE SALIDA DE UN SISTEMA ............................................ 6
2. COMO IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE SALIDA DEL SISTEMA........................ 10
3. PRESENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ............................................... 12
3.1 DEFINICIÓN FORMATO TABULAR ............................................................................. 12
3.2 LO QUE SE DEBE EVITAR EN LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN: ............ 12
3.3 ESTANDARES PARA EL DISEÑO DE GRÁFICAS ...................................................... 15
3.4 USO DE ICONOS ......................................................................................................... 15
4.1 MÉTODOS PARA SALIDA IMPRESA........................................................................... 16
4.2 FORMAS ESPECIALES................................................................................................ 17
4.3 DOCUMENTOS DE UNA PLANTILLA PARA LA SALIDA IMPRESA............................ 18
4.4 DESARROLLO DE UNA PLANTILLA PARA LA SALIDA IMPRESA ............................. 18
4.5 CONVENCIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE DATOS ......................................... 19
5. DISEÑO DE LA SALIDA DE PANTALLA ........................................................................ 19
5.1 DISEÑO DE PANTALLAS............................................................................................. 20
5.2 DISEÑO DE VENTANAS .............................................................................................. 21
CONCLUSIONES ............................................................................................................... 22
BIBLIOGRAFIA................................................................................................................... 23

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INTRODUCCIÓN
Para el diseño de salida de un sistema se deben tener en cuenta las necesidades
de la empresa, saber en qué formato según el requerimiento debe presentarse la
salida de información, conocer sus objetivos.
En el presente trabajo se conocerán los objetivos que llevan al diseño de salida de
un sistema como resultados de información del sistema, para alcanzar estos
objetivos siempre se deben tener en cuenta las necesidades de salida que surjan
tanto conociendo los requeridas de la empresa o compañía que utilice el sistema.
Es importante conocer de manera explícita como se debe presentar la información
de salida, en el desarrollo de esta trabajo se mostraran las pautas que se deben
tener en cuenta para la presentación de la información, su importancia y lo que no
se debe hacer, con el fin de mostrar la información e manera correcta y dando
cumplimiento a los requerimientos presentados según las necesidades de salida
que se den.
Existen diferentes tipos de diseño de un de salida de un sistema, el diseño de salida
impresa y un diseño de salida en pantalla, es importante conocer cómo se
presentan, cuales con sus beneficios cuales son los aspectos de cada uno con el fin
de determinar de acuerdo a la necesidad de salida de información como se debe
presentar si impresa o en pantalla.

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OBJETIVOS
 Identificar los objetivos del diseño de salida de un Sistema
 Identificar las necesidades de salida de un Sistema.
 Conocer cómo se presenta la información en la salida de un Sistema.
 Identificar los tipos de diseño de salida.
 Analizar e identificar los diferentes aspectos en el diseño de salida de un
sistema.

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1. OBJETIVOS DEL DISEÑO DE SALIDA DE UN SISTEMA
Diseño de las salidas:
(Diseño del sistema de informes y producción de documentos)
El término salida, como es probable que el lector lo conozca, se refiere a los
resultados e información generados por el sistema. Para muchos usuarios finales, la
salida es la única razón para el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos
evaluarán la utilidad de la aplicación. En la realidad, muchos usuarios no operan el
sistema de información y tampoco ingresas datos en él, pero utilizan la salida
generada por el sistema. Cuando diseñan la salida, los analistas deben de realizar
lo siguiente:
 Determinar qué información presentar.
 Decidir si la información será presentada en forma visual, verbal o impresa y
seleccionar el medio de salida.
 Disponer la presentación de la información en un formato aceptable.
 Decidir cómo distribuir la salida entre los posibles destinatarios.
Para llevar a cabo las actividades antes mencionadas, se requieren decisiones
específicas tales como el empleo de formatos ya impresos cuando se preparan
reportes, cuántas líneas planear sobre una página impresa o si se debe
emplear gráficas y colores.
La salida es la única razón para el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos
evaluarán la utilidad de la aplicación. En la realidad, muchos usuarios no operan el
sistema de información y tampoco ingresan datos en él, pero utilizan la salida
generada por el sistema.
El diseño de la salida de la computadora debe avanzar en una forma organizada y
bien pensada: tiene que desarrollarse correctamente mientras que al mismo tiempo
se garantice que cada elemento de la salida está diseñado para que las personas
encuentren que el sistema es fácil de emplear.
El termino salida se utiliza para denotar cualquier información, ya sea impresa o en
una pantalla. Cuando los analistas diseñan la salida:
 Identifican la salida específica que es necesaria para satisfacer los
requerimientos de la información.
 Seleccionan los métodos para presentar la información.

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Crean los documentos, reportes u otros formatos que contienen la información
producida por el sistema.
Un sistema de información debe alcanzar uno o más de los siguientes objetivos:
 Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o
protecciones para el futuro.
 Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.
 Iniciar una acción.
 Confirmar una acción.
El buen diseño de la salida de los sistemas, no puede ser desarrollado en forma
independiente del uso que se dará a la salida. En otras palabras, no se puede
clasificar como buena una salida estéticamente atractiva o que haga uso de una
nueva tecnología, a menos que satisfaga las necesidades de la organización y de
sus usuarios. El propio proceso de diseño comienza cuando el analista de sistemas
identifica la salida que debe producir el sistema (un proceso que se inicia durante la
determinación de requerimientos).
Se necesitan diferentes tipos de tecnologías para producir diferentes tipos de salida:
Método de Salida Ventajas Desventajas
Impresora
 Costeable para la
mayoría de las
 Podría ser ruidosa
 Problemas de

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organizaciones
 Flexible en tipos de
salida, ubicación y
capacidad
 Maneja grandes
volúmenes de salida
 Puede llegar a muchos
usuarios a bajo costo
 Altamente confiable
con poco tiempo
inactivo
compatibilidad con
software
 Puede requerir
suministros especiales y
caros
 Aún requiere intervención
del operador
 Dependiendo del modelo,
puede ser un poco lenta.
Pantalla de
despliegue
 Interactiva
 Trabaja en línea,
transmisión en tiempo
real a través de redes
distribuidas
ampliamente
 Silenciosa
 Toma ventaja de la
capacidad de la
computadora para
navegar en las bases
de datos y archivos
 Adecuada para
acceder a mensajes
que cambian muy
seguido
 Requiere área para el
cableado y configuración
 Aún podría requerir
documentación impresa
 Puede ser cara si se
requiere para muchos
usuarios
Salida de audio
 Adecuada para
usuarios individuales
 Adecuada para
mensajes transitorios
 Adecuada cuando el
trabajador necesita
manos libres
 Adecuada si la salida
 Su desarrollo es caro
 Necesita una sala
especial donde la salida
no interferirá con otras
tareas
 Tiene aplicación limitada

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es muy repetida
DVD, CD-ROM y
CD-RW
 Tiene gran capacidad
 Permite la salida
multimedia
 Se puede consultar
con rapidez
 Es menos vulnerable a
los daños
 Su desarrollo es caro
 Es más difícil de
actualizar
 Es más difícil de usar en
una red
Salida Electrónica
(correo electrónico,
faxes y páginas
web)
 Usa menos papel
 Se puede actualizar
muy fácilmente
 Se puede transmitir
masivamente
 Se puede hacer
interactiva
 Normalmente tiene baja
resolución
 Es difícil darle un formato
fijo (correo electrónico)
 Los sitios Web necesitan
mantenimiento
Fuente: Kendall y Kendall. Análisis y Diseño de Sistemas
Aspectos importantes de las Salidas:
Cuatro preguntas, a las que debe darse respuestas en forma completa y apropiada,
ayudan a los expertos de diseño de sistemas a comprender mejor lo que debe ser la
salida de un nuevo sistema:
¿Quiénes recibirán la Salida?
El usuario, ¿forma o no parte de la organización?, Quizá los usuarios externos
tengan requerimientos específicos que no se pueden cambiar y que dictan los
requerimientos de contenido, formato y medio de presentación. Tal vez
las organizaciones decidan presentar la misma información en forma diferente
cuando ésta es enviada a los usuarios tanto externos como internos.
¿Cuántos detalles son necesarios?
Pocos detalles son necesarios para indicarle a alguien que renové una licencia de
manejo (nombre, dirección, fecha de renovación, cuota y una identificación de la
salida como aviso de renovación). Sin embargo, un informe trimestral
de venta de ventas contiene muchos detalles con formatos diferentes que son de
ayuda para trasmitir un mensaje (qué sucedió, cómo ocurrió y cuál fue el resultado)
a todos los usuarios. Asimismo, la cantidad de datos también sugiere si deben
emplear métodos de impresión o de presentación en una pantalla.

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¿Cuántos y qué tan frecuente es la Salida?
El calendario junto con la oportunidad de la salida, son guías específicas del
diseño. Algunas salidas se producen con poca frecuencia y sólo cuando aparecen
ciertas condiciones: la emisión del aviso de renovación de licencia puede ocurrir
cada 4 años, la emisión de una notificación de pago sucede cuando el saldo de la
cuenta está vencido. Sin embargo, la organización puede requerir cada mes una
salida que indique todas las licencias que deben renovarse el próximo mes, o una
salida cada semana que señale todas aquellas cuentas cuyo saldo se venció
durante la semana.
¿Qué Método utilizar?
¿Debe ser impresa o presentada en pantalla? Los ejemplos anteriores muestran
que la salida impresa se emplea con bastante frecuencia. Sin embargo, si un
sistema da respuestas del tipo sí o no a las consultas, a menudo es apropiado
presentar la respuesta en una pantalla, algunos sistemas emplean una salida de
audio para informarles sobre un nuevo número telefónico o el cambio de éste.
2. COMO IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE SALIDA DEL SISTEMA
El diseño de la salida de la computadora debe avanzar de una forma organizada y
bien pensada: tiene que desarrollarse correctamente mientras que al mismo tiempo
se garantice que cada elemento de la salida está diseñado para que las personas
encuentren que el sistema es fácil de emplear.
El término salida se utiliza para denotar cualquier información producida por un
sistema de información, ya sea impresa o en una pantalla. Cuando los analistas
diseñan la salida, ellos:
 Identifica la salida especifica que es necesaria para satisfacer los
requerimientos de información
 Selecciona los métodos para presentar la información
 Crea los documentos, reportes u otros formatos que contienen la información
producida por el sistema
Los métodos de salida varían a través de los sistemas. Por ejemplo, algunos
métodos como el reporte de inventario sobre la cantidad de mercancía, o el del
sistema de cómputo, o el que está bajo el control de un programa, simplemente
recuperan los datos de un dispositivo de almacenamiento (por lo general, de un
medio de almacenamiento secundario) y los presentan en forma adecuada.
En estos casos, si acaso, se realizan algunos cálculos debido a que los datos ya
existen y solo es necesario recuperarlos. Otros tipos de salida quizá requieran de
un procedimiento sustancial antes de que los datos estén disponibles para su uso.
Por ejemplo, para producir como salida el costo de fabricación de un producto, el
sistema primero localiza las descripciones de todas las partes utilizadas en el
producto final y la cantidad necesaria de estas para fabricarla. Después, se obtiene
el costo de uno. Finalmente, se multiplican y totalizan los costos y cantidades de

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todas las partes para producir la salida deseada. En este ejemplo, los pasos de
procesamiento son mucho más extensos que para el ejemplo del inventario, aunque
ambos conjuntos de información quizá tengan la misma importancia para los
usuarios del informe de Inventarios.
Preparación de la salida para notificar los costos de fabricación:

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3. PRESENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Para presentar la información en los sistemas de información debe ser de una forma
clara y comprensible para que las decisiones se puedan tomar de manera rápida y
exacta.
Se deben seguir unos lineamientos para presentar la información en forma gráfica y
tabular, con el empleo de iconos y colores.
3.1 DEFINICIÓN FORMATO TABULAR
Es aquel que contiene renglones y columnas. Es importante porque en la
información empresarial se continuaran basándose en datos numéricos.
Ejemplos que tienen este tipo de formatos: Son las tablas, reportes, los informes
de control de inventarios, cuentas por pagar, contabilidad general, análisis de
ventas, calendarios de producción.
El formato tabular debe utilizar bajo los siguientes parámetros:
 Cuando los detalles dominan y se utilizan pocos comentarios.
 Los comentarios son presentados en categorías discretas, cada categoría
debe tener una etiqueta.
 Utilizar totales o realizar comparaciones entre componentes.
 La información más importante se debe resaltar de las demás.
 El analista de sistemas debe diseñar la salida tabular.
 Los datos en el sistema de información se deben presentar por rangos de
mayor a menor, presentar los datos en un orden significativo, facilitar la
localización de los datos, clasificación de detalles, resaltar el encabezado.
3.2 LO QUE SE DEBE EVITAR EN LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN:
Datos innecesarios, duplicidad de información, si bien las gráficas mejoran
presentaciones de la información, también existe la posibilidad de que se vean
afectadas por el deficiente uso de las gráficas.
Formato gráfico: Permite convertir datos tabulares en gráficas, mejoran la
presentación de la información, las presentaciones a nivel gerencial han
experimentado mejoras gracias a las gráficas, medios audiovisuales y además
permiten utilizar datos provenientes de bases de datos, las cuales pueden mostrarse
en videos, impresiones y dibujar en graficadores.
La presentación de información por medio de graficas es opcional, el analista de
sistemas de información tomará la decisión de cuando se puede utilizar y cuando no
y saber hacer uso de sus características.

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Las gráficas se utilizan para:
 Mejorar la efectividad de los reportes que como salida se envían a los
usuarios que deben recibirlos.
 Para mejorar el volumen de la información
 Para ajustarse a preferencias personales.
 Complementar información más no para reemplazarla.
TIPOS DE GRÁFICAS
GRÁFICAS DE BARRAS O ESCALONES
GRAFICO SECTORES
GRÁFICO CURVAS

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MAPAS
DIAGRAMAS

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3.3 ESTANDARES PARA EL DISEÑO DE GRÁFICAS
Son de gran ayuda para que el usuario lea los datos, cada empresa puede tener sus
propios estándares para el diseño de salidas gráficas.
En términos generales las salidas gráficas bien sea impreso o en pantalla, debe
incluir título, fecha de preparación, añadir números de página, no utilizarse
abreviaturas, el valor de los datos debe colocarse en el extremo de la barra, se
pueden utilizar negrillas, subrayados, recalcar frases o palabras importantes.
3.4 USO DE ICONOS
Son la representación gráfica de las entidades descritas por los datos, comunican
información de forma inmediata cuando son seleccionados de forma adecuada, por
ejemplo para presentar información de venta de artículos.
LINEAMIENTOS CÓMO UTILIZAR LOS ICONOS EN EL DISEÑO DE SISTEMAS:
 La imagen misma debe comunicar el significado con claridad.
 Mantener el mismo tamaño entre los símbolos, excepto si se quiere
mostrar diferencias en el rendimiento en ventas.
 Seleccionar iconos reconocidos para el usuario los pueda identificar
fácilmente.

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 Evitar aglomeramiento de iconos, presentar los iconos de forma ordenada.
 En lo que respecta al manejo de los colores se recomienda el uso de
cuatro o menos colores, el color rojo se puede utilizar para resaltar
excepciones y problemas, el azul y el verde para representar situaciones
normales, los colores intensos resaltan la información importante.
4. DISEÑO DELA SALIDA IMPRESA
La salida impresa se especifica cuando hay la necesidad de enviar por correo a un
cliente o proveedor, imprimir un registro de datos o notificar cierta información o
para hacer llegar al mismo una gran cantidad de información a varias personas o
clientes.
Reportes impresos:
Son de diversos tamaños:
4.1 MÉTODOS PARA SALIDA IMPRESA
Las impresoras son típicamente clasificadas teniendo en cuenta características como la
escala cromática que es capaz de imprimir, es decir en colores o blanco y negro, el tipo de
conexión, la cantidad de páginas por minuto que son capaces de procesar y grabar y el tipo
específico de tecnología que utiliza para ello.

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Pueden ser:
 Der matriz de puntos,
 Chorro de tinta (inyección)
 Láser
 Plotters
 Multifunción (Impresora, escáner, fotocopiadora, fax)
4.2 FORMAS ESPECIALES
Una de las formas especiales más comunes en los sistemas de información basados en
computadora es la forma preimpresa, la cual está diseñada para incluir símbolos especiales
y marcas registradas de la organización o empresa, tiene varios colores según lo requiera el
analista o usuario.

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Uso de las formas preimpresas:
 Requerimientos legales que obligan la forma preimpresa.
 Destinatarios que esperan un formato estándar.
 Inclusión de logotipo de la empresa, una marca registrada o símbolo que
debe estar incluido en la forma.
Copias múltiples de las salidas:
Copia sin papel carbón
Copias con papel carbón
4.3 DOCUMENTOS DE UNA PLANTILLA PARA LA SALIDA IMPRESA
Si la empresa usa rastreadores ópticos capaces de leer formas impresas o escritas
a mano, entonces el sistema puede preparar una proposición en un documento u
otra forma para utilizarla como documento de retorno, salida que más adelante
regresará como documento de entrada. Por ejemplo los estados de cuenta de
servicios públicos.
4.4 DESARROLLO DE UNA PLANTILLA PARA LA SALIDA IMPRESA
Es la distribución de objetos en el medio de salida. Al diseñar la plantilla se
construye un modelo de reporte o documento tal como aparecerá después de que el
sistema entre en operación. Lo que debe mostrar la plantilla:
Información variable: Detalles, resúmenes,
marcas de control, separadores
Todos los detalles preimpresos:
Encabezados, títulos, nombres del
documento, nombre y dirección de la
compañía, instrucciones, notas y comentarios.

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4.5 CONVENCIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE DATOS
Información variable: X para denotar que la computadora imprimirá un carácter
alfabético o especial a-z, #, $; 9 para denotar que la computadora imprimirá o
presentará un número (0,9). Información constante: información que se verá en la
forma impresa.
Para el diseño de salida se tienen en cuenta los siguientes aspectos
 Encabezados
 Datos y detalles
 Resúmenes
 Lineamientos
Lineamientos:
 Los reportes y documentos deben estar diseñados para leerse de izquierda a
derecha y de arriba hacia abajo.
 Los datos más importantes deben ser los más fáciles de encontrar.
Todas las páginas deben tener un título y un número de página además de
mostrar la fecha en que fue preparada la salida.
 Todas las columnas deben estar etiquetadas.
 Se deben evitar las abreviaturas.
5. DISEÑO DE LA SALIDA DE PANTALLA
Cada página de presentación visual recibe el nombre de pantalla. Para el caso la
plantilla mejorará o impedirá su utilización.
Las características que debe presentar como mínimo la pantalla de presentación
visual, será:
 Dimensiones físicas de la pantalla (Pulgadas, regularmente)
 Número de renglones y columnas de datos a mostrar al mismo tiempo.
 Grado de resolución (alta, media, baja)
 Número de colores disponibles (Configuración de color básico, Gamma,
Brillo, Contraste, Balance de color)
 Método de realce.
 Métodos para el control de la intensidad (alta/baja; normal/inversa)

20. 20
Ejemplo:
5.1 DISEÑO DE PANTALLAS
Para el diseño de pantallas de salida se requieren áreas para:
• Encabezados y títulos.
• Contenido de la pantalla.
• Mensajes e instrucciones
Ejemplo:

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5.2 DISEÑO DE VENTANAS
Las ventanas son subdivisiones que hacen posible presentar al mismo tiempo
diferentes conjuntos de salida en pantalla.
Con el fin de facilitar el manejo de las ventanas en la presentación en pantalla, se
debe considerar, lo siguiente:
 Presentación de datos diferentes o conjuntos de reportes al mismo tiempo.
 Posibilitar el cambio entre varios programas, mostrando la salida de cada
uno.
 Permitir mover información de una ventana a otra ya sea dentro del mismo
programa o entre diferentes programas.
Criterios de diseño para ventanas:
Se hace indispensable seguir unos criterios básicos a la hora de diseñar las
ventanas, veamos:
 Buenas prácticas de diseño: títulos, encabezados, números de página y otros
aspectos importantes en las ventanas, como la ubicación de cada elemento.
 Darle la importancia debida a la plantilla.
 Capacidad del sistema para cambiar de una ventana a otra.
 Facilidad de impresión de copia de una página cuando se requiera.
Ejemplo:

22. 22
CONCLUSIONES
El desarrollo de este trabajo sobre el diseño de salida de un Sistema nos permitió conocer
todos los aspectos necesarios que se deben tener en cuenta para llevarlo a cabo,
conociendo las necesidades que se presentan y los objetivos que nos llevan al diseño de
salida de este sistema, para así identificarlos y conocer si se está dando cumplimiento a lo
requerido.
Es muy importante analizar, identificar y conocer cuáles son los diferentes diseños de salida
de un sistema, con el fin de determinar de acuerdo a las necesidades y requerimientos
previos de qué manera se debe presentar dicha información, si impresa o en pantalla, no
siempre será necesaria una salida impresa, es por ello que se debe conocer muy bien el
sistema y los requerimientos para evaluar el resultado de información que resulta y así
poder determinar la forma de salida del sistema.
Este trabajo al ser en grupo nos permitió intercambiar conocimientos, posteriores a la
investigación que cada uno realizó, y compartir la información recopilada, así todos pudimos
conocer todos los aspectos en el diseño de salida de un sistema de información.

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BIBLIOGRAFIA
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