Presentación que expone el tema sobre el Diseño de las Salidas en un Sistema de Información.

1. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
EJE TEMÁTICO 2

2. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
GRUPO 1
GUERTHY YOLIMA COLMENARES PINILLA
FRANCI YURANI MATEUS ROLDAN
JOHANNA GONZALEZ CAMACHO
JORGE LUÍS ÁLVAREZ HERNANDEZ
HÉCTOR HERNANDO RODRÍGUEZ ECHEVERRÍA
DORIS AMANDA ZULUAGA SERNA
DOCENTE
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
BOGOTÁ
2012
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3. CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
1. OBJETIVOS
2. COMO IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE SALIDA DEL SISTEMA
3. COMO PRESENTAR LA INFORMACIÓN
4. DISEÑO DE SALIDA IMPRESA
5. DISEÑO DE SALIDA DE PANTALLA
6. CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFÍA
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4. INTRODUCCIÓN
El mundo moderno ha traído cambios vertiginosos en la forma como se produce la información, la
tecnología y la necesidad de innovación en la gestión documental, han introducido elementos que
cambian la forma de gestionar la información. Los métodos tradicionales evolucionan hacia la
eficiencia y eficacia, implementando Sistemas de Información que retroalimentan la gestión
administrativa en función de la alta gerencia. Por ello es importante conocer como funciona un
Sistema de Información y sus diferentes componentes, entre ellos las Salidas en un Sistema de
Información.
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5. 1. OBJETIVOS
Objetivo general
 Contextualizar sobre la importancia de los componentes y las características del
Diseño de las Salidas del Sistema, en un Sistema de Información.
Objetivos específicos
 Identificar las necesidades de salida del sistema.
 Reconocer como se debe presentar la información.
 Establecer como es el diseño de salida impresa.
 Establecer como es el diseño de salida de pantalla.
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6. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
2. COMO IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE SALIDA DEL
SISTEMA
Identificar Objetivos
 En este primer paso se determina cuáles serán los principales
beneficios del nuevo sistema en diferentes ámbitos como
económico, funcional, estratégico, entre otros. También es
importante establecer los recursos destinados para este que vayan
de acuerdo al tipo y disponibilidad de la entidad
Visión de Procesos
 El primer paso para el desarrollo de un sistema consiste en
establecer las relaciones entre la empresa, esto incluye el
funcionamiento y la gestión de la información. En este paso es
importante separar la información de la tecnología que se utiliza
para tratarla, ya que no toda la información es soportada por
medio de este proceso. “La información es el pegamento que
mantiene la estructura de la organización unida” (Rockart, 1968).
 El objetivo de esta etapa es determinar las necesidades de
información que se requieran para la toma de decisiones,
ejecución de actividades y la especificación de requisitos mediante
un análisis por áreas funcionales.
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7. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
Estudio del Sistema Actual
 El funcionamiento y evaluación es uno de los puntos de
partida más habitual, ya que permite conocer los
procedimientos actuales para estudiar y comprender la
problemática y relacionarla con el entorno. Es una buena
técnica para conocer aspectos del sistema actual que
deberían conservarse.
 El tiempo para estudiar el sistema que esté funcionando
depende de la cantidad de áreas funcionales. El tiempo que
se debe utilizar será el únicamente necesario para entender
los requisitos principales. Para el estudio se aplican técnicas
como la entrevista a usuarios, observación de actividades,
análisis de áreas y recopilación de información del sistema.
 También es conveniente construir una visión general y
completa del sistema que esté en funcionamiento por medio
de diagramas de flujo tanto de procesos como de datos.
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8. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
Identificar Nuevas Necesidades
 Si se ha estudiado completamente el sistema en funcionamiento
la identificación de necesidades surge de manera sobrentendida.
 Una de las técnicas más eficaces es el uso de prototipos, los
cuales ayudan a que los futuros usuarios se lleven una idea del
nuevo sistema para que determinen que tan objetivo y claro
resulta ser. Otra método son las sesiones de trabajo, en donde la
responsabilidad de la identificación de necesidades no recae
sobre una sola persona si no que, por medio de experiencias,
opiniones y conocimientos, se determinan las decisiones
mediante los testimonios de varias personas expertas en el tema.
Documentar Requisitos
 Es importante analizar los resultados obtenidos del estudio de
necesidades para plantearlos en un documento, le cual servirá de
soporte para el desarrollo posterior del sistema. Se debe incluir
los requisitos para áreas funcionales y software, temas,
necesidades de hardware, etc. Además, se debe establecer el
nivel de importancia de dichos requisitos para aclarar cuáles son
imprescindibles y cuáles deseables.
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9. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
3. COMO PRESENTAR LA INFORMACIÓN
La presentación de la información debe diseñarse y aplicarse
de tal manera que posibiliten un ágil manejo, administración,
modificación y consulta de datos.
La información se puede presentar en formatos así:
Formatos Tabulares
Hay muchos datos y pocos comentarios. La información se
puede categorizar. Permite el cálculo de subtotales y totales
Tabulación de Datos
La tabulación consiste en presentar los datos estadísticos en
forma de tablas o cuadros.
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10. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
Formato Gráfico
 Estos formatos cuentan con grandes ventajas de uso y aplicación, gracias a las TIC que
diariamente evolucionan e incluyen en el mercado software que permiten producir
diagramas y graficas de alta calidad.
 Estos se emplean para separar y fraccionar la información y facilitar su comprensión
para detectar tendencias en el desempeño de la empresa y facilita las comparaciones y
también para satisfacer preferencias personales.
Los Gráficos También:
• Permiten detectar patrones y tendencias
• Identificar factores de alto desempeño y rendimiento
• El volumen de información no cambia
• Presentar y detectar diferencias absolutas
• Pocos datos
Icono
Signo que posee alguna semejanza o analogía con su referente, estos son herramientas que comunican con
la información en forma inmediata y eliminan pasos adicionales del usuario para acceder a la información.
Los iconos deben cumplir algunos requisitos:
• Dejar su diseño para etapas finales
• Manejar cuatro o cinco colores como máximo
• Tener en cuenta el significado
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11. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
4. DISEÑO DE LAS SALIDAS IMPRESAS
 Todos métodos de impresión utilizan una impresora de computadora para colocar la información de
salida sobre el papel donde se imprime el reporte.
 Hasta donde sea posible, el desarrollo de un sistema de información debe reducir el número de
reportes impresos que circulan por toda la organización, por lo tanto las impresiones que van a salir
deben ser absolutamente necesarias, esto debe ser determinado por el analista.
 Esta salida impresa se especifica cuando ocurre la necesidad de enviar por correo un documento ya
sea para un cliente o proveedor, imprimir un registro de datos o notificar cierta información, o para
hacer llegar al mismo tiempo un gran volumen de información a varias personas.
Reportes Impresos
Varían en tamaño, pero a menudo se emplea los siguientes tamaños estándares:
 9 1/2 por 11 pulgadas
 11 por 14 7/8 pulgadas
 8 por 14 7/8 pulgadas
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12. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
Formas Especiales
 Una de las formas especiales más comunes en los sistemas de
información basados en computadora es la forma preimpresa que se
diseña para incluir símbolos especiales y marcas registradas de la
organización, y se imprime con varios colores, los que dependen de
los requerimientos establecidos por el analista o usuario. Algunas
formas utilizadas por las organizaciones tienen un formato tradicional
que permanece sin cambios, aún cuando se introduzcan sistemas de
cómputos. Estas son preimpresas con la finalidad de mantener
características estándares.
 El empleo de formas preimpresas aumenta en gran medida el costo
del papel, en ocasiones lo duplican, por lo tanto los analistas deben
tener buenas razones para recomendar su uso.
Copias Múltiples de las Salidas
 Copia sin papel carbón: son posibles gracias a un recubrimiento
químico especial que se encuentra en la parte trasera de cada copia,
con excepción de la última. La escritura o impresión del original se
traslada a las copias, el recubrimiento causa que la imagen aparezca
en las copias que se encuentran debajo del original.
 Copias con papel carbón: entre cada hoja de papel se coloca papel
carbón que sirve sólo una vez.
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13. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
Documentos de Retorno
 Si la empresa utiliza rastreadores ópticos capaces de leer formas impresas o escritas a mano,
entonces el sistema puede preparar una proposición en un documento u otra forma para utilizarla
como documento de retorno, salida que más adelante regresará como documento de entrada. Un
ejemplo de documento de retorno se ve representado en los estados de cuenta de servicios
públicos.
Desarrollo de una Plantilla para la Salida Impresa
 La plantilla de salida es la distribución de objetos en el medio de salida. Al diseñar dicha plantilla se
construyen un modelo de reporte o documento tal como aparecerá después de que el sistema
entre en operación. La plantilla debe mostrar la localización y posición de lo siguiente:
 Información variable: detalles, resúmenes y totales, marcas de control, separadores (por ejemplo,
símbolos como el subrayado y el guión)
 Todos los detalles preimpresos: encabezados, títulos y nombres del documento, nombre de la
compañía y dirección, instrucciones, notas y comentarios.
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14. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
Convenciones para la Presentación de Datos
Información variable: X para denotar que la computadora imprimirá un carácter
alfabético o especial (por ejemplo, A-Z, a-z, *, /, $ y otros); 9 para denotar que la
computadora imprimirá o presentará un número (0-9).
Información constante: información escrita sobre la forma, tal como debe aparecer
cuando ésta sea impresa.
Para el diseño de la salida impresa se tienen en cuentan los siguientes aspectos;
Encabezados Datos y detalles Resúmenes, esta información debe cumplir ciertos
lineamientos:
• Los documentos deben estar diseñados para ser leídos de izquierda a derecha y de
arriba hacia abajo
• Los datos de mayor importancia deben estar ubicados de tal forma que sean fáciles
de encontrar
• Todas las páginas deben tener título, número de página y fecha en que fue impresa
• Todas las columnas deben estar etiquetadas
• No utilizar abreviaturas
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15. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
5. DISEÑO DE SALIDA DE PANTALLA
Pantalla
Se ha convertido en un método de salida muy popular, porque es silenciosa, ágil, y
ofrece la posibilidad de interactuar con el usuario. Es ideal para mostrar información que
solo se consultara una vez y que no requerirá almacenarse, presenta información
efímera, usada para tomar decisiones momentáneas.
Los tipos de o pantallas mas comunes son hechas con tubos de rayos catódicos (CRT),
lo que explica su tamaño. Aunque también existen las pantallas de cristal liquido (LCD),
especiales para cuando la movilidad es un factor importante para el usuario.
Pantalla de Rayos Catódicos Pantalla LCD
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16. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
Estas salidas en general se consideran tabulares tradicionales porque se manejan con el
teclado y van de pantalla en pantalla, se caracterizan porque son efímeras, no son
permanentes, no se pueden portar, se pueden dirigir al usuario de manera mas especifica, su
formato es mas flexible, se puede interactuar con ellas, por lo que se pueden modificar. Es
adecuado proporcionarle al usuario toda la información sobre las teclas de manejo de la
pantalla y sobre el acceso, que puede ser controlado por medio de un código confidencial.
Al diseñas estas salidas es importante tener en cuenta los lineamientos para el diseño:
• Mantener una pantalla sencilla.
• Mantener una presente consistente en la pantalla
• Facilitar el movimiento del usuario entre pantallas
• Crear una pantalla atractiva.
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17. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
Salida en Pantalla
El contenido de la pantalla tiene su origen en las siguientes fuentes:
 Recuperación de un dispositivo de almacenamiento
 Transmisión desde un proceso o actividad del sistema
 Directamente desde una fuente de entrada.
Salida por pantalla con entrada de datos
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18. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
Diseño de Salida de Pantalla
Muchas de las especificaciones anteriores también pueden ser utilizadas para las salidas sobre
las estaciones de trabajo o las pantallas de las terminales, tomando en cuenta que estos
proporcionan un espacio menor para trabajar que la mayor parte de la salida impresa. Estas
también requieren que el usuario reciba instrucción sobre cómo utilizar la pantalla.
Planillas para pantallas
Cada página de presentación visual recibe el nombre de pantalla o panel. La planilla facilitará o
impedirá su uso. El diseño de la planilla comienza con la verificación de las características de la
pantalla de presentación visual. Como son:
 Dimensiones físicas de la pantalla.
 Número de renglones y columnas de datos que pueden ser mostrados al mismo tiempo.
 Número de colores disponibles
 Métodos de realce (Subrayado, negritas, parpadeo, diferentes intensidades)
 Las pantallas de presentación visual por lo general tienen 80 columnas con 24 o 25 líneas. Las
pantallas de las terminales de punto de venta y algunas computadoras portátiles tienen
dimensiones más pequeñas.
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19. DISEÑO DE LAS SALIDAS DEL SISTEMA
Criterios de Diseño de Ventanas
La necesidad de títulos, encabezados, números de página y otros aspectos son
igualmente importantes en las ventanas. En ocasiones se requiere la capacidad para
cambiar la ejecución del programa entre varias ventanas, donde en su ejecución
debe distinguirse cuál es la pantalla activa. Si el documento contenido en una
ventanas por varias páginas, los usuarios deben ser capaces de ver cualquier página
y entonces recorrerla en cualquier forma que ellos que ellos deseen.
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20. 6. CONCLUSIONES
 Los Sistemas de Información son herramientas que facilitan la gestión administrativa y los
procesos de producción de información, por ello es importante conocer sus diferentes etapas.
 La información se transforma y cambia a través del tiempo, por ello es importante conocer y
manejar los conceptos actuales para aplicarlos en las unidades de información.
 Los documentos electrónicos son una realidad compleja que debemos manejar como futuros
profesionales y gestores de la información.
 La tecnología brinda beneficios para la administración y gestión de la información.
 El Diseño de las Salidas en un Sistema de Información es fundamental para establecer la
retroalimentación a nivel interno en una organización.
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21. BIBLIOGRAFÍA
 ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060030/lecciones/Capitulo%205/salida.htm
 DISEÑO DE SALIDA DE SISTEMAS. http://www.slideshare.net/passodobles115/diseo-de-salida-de-
sistemas-2eje-tematico
 Fernández V. (2006). Desarrollo de sistemas de información. Barcelona: Edicions UPC.
 Sánchez J. (2003). Ingeniería de proyectos informáticos: actividades y procedimientos. Castellón de la
Plana: Publicaciones de la Universitat Jaume.
 TABULACIÓN DE DATOS . http://eduardobuesa.es/Tema04.pdf
 http://www.itpuebla.edu.mx/Alumnos/Cursos_Tutoriales/Ana_Sosa_Pintle/ANALISIS_DISENO/ANALSIS
%202%20DISE%C3%91O%20DE%20ARCHIVOS%20Y%20BASES%20DE%20DATOS.htm
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22. ¡¡GRACIAS!!
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