Trabajo elaborado por el grupo sobre, Diseño de salida de un sistema.

1. EJE TEMÁTICO NO 2
PRESENTADO POR:
ANA MILENA VALENCIA
DAVID ALEJANDRO DUQUE GALICIA
DIANA CAROLINAMADARIAGA FLÓREZ
FRANCISCO JAVIER ZULUAGA TABARES
MARIA EUGENIAGIRALDO SÁNCHEZ
SANDRA MARIADEL PILAR ORDOÑEZ OBANDO
GRUPO Nº 2
SEXTO SEMESTRE
DOCENTE: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA.
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
ARMENIA - QUINDÍO
SEPTIEMBRE DE 2016

2. INTRODUCCIÓN
 En este eje temático del área Análisis y Diseño de Sistemas de Información II, lo que se busca es identificar las características de los dispositivos de salida, los diferentes métodos de
salida y como se pueden utilizar. También la identificación de las necesidades, como presentar la información, comparación entre los métodos de salida pantalla e impresa.
 El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de mejorar con métodos y procedimientos más adecuados. El desarrollo
de sistemas tiene dos componentes importantes.
OBJETIVO GENERAL
 Identificar las características de los dispositivos de salidas, sus métodos de salida y su utilización.
 Identificar las características propias de los sistemas de información y su diseño.
 Profundizar los conceptos básicos sobre análisis y sistemas de información y su aplicabilidad en el medio.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Presentar las salidas de la información en formatos impresos y de pantalla.
 Conocer las diferentes formas de presentar la información.
 Identificar las necesidades de salida del sistema.

3. Los objetivos de diseño de salida se deben trazar con base en entrevistas, observaciones,
consideraciones de costos y de prototipos, de esta forma se diseñan salidas que atiendan a
muchos usuarios, aunque no todos las necesiten, hablando en términos generales, es
posible crear salidas siempre y cuando sea cree específicamente para el usuario, y cuando
se les diseñada para un sistema de soporte de decisiones altamente interactivo. Parte de la
tarea del diseño de salida es decidir la cantidad de salida que sea correcta para los
usuarios. Como regla útil, hay que tener en cuenta que el sistema debe proporcionar lo
que cada persona necesita para complementar su trabajo. Hay que tener en cuenta los
tomadores de decisiones, cuando hay que decidir la cantidad de salida, aunque
frecuentemente ellos no necesitan gran cantidad de salida, en especial si hay una forma
fácil para accesar más.

4. LOS OBJETIVOS DEL DISEÑO DE SALIDA DE UN SISTEMA SON:
Satisfacer los requerimientos de los usuarios:
 Efectuar en forma correcta los procedimientos apropiados
 Presentar en forma apropiada y adecuada la información
 Proporcionar resultados exactos
 Utilizar métodos de interacción apropiados
 Proporcionar confiabilidad
Especificar los elementos de diseño lógico: Describir las características de un sistema de información: entrada, salida, procedimientos, archivos, bases de datos.
Proporcionar las especificaciones de software: Especificar los componentes y funciones con suficiente detalle para construir el software.
Ajustarse a estándares de diseño: El diseño y su especificación debe estar en concordancia con estándares de desarrollo así como con las reglas establecidas por la
organización.
Fácil de usar: Las buenas prácticas de diseño ergonómico deben contribuir a la efectividad y eficiencia del usuario.

5. Los factores que se deben considerar para la selección de la
tecnología de salida más adecuada son:
 Quien usaría la salida de datos.
 Cuantas personas necesitan la salida.
 Donde se necesita la salida.
 Cuál es el propósito de la salida.
 Cuál es la velocidad con que se necesita la salida.
 Con que frecuencia se accederá a la salida.
 Cuánto tiempo se almacenara en la salida.
 Bajo que regulaciones especiales se produce, almacena y distribuye la salida.
 Cuáles son los costos iniciales y finales del mantenimiento y suministro.
 Cuáles son los requerimientos ambientales para las tecnologías de salida.
La salida es la información que reciben los usuarios del sistema de información. Las salidas
pueden tomar distintas formas: los reportes impresos tradicionales y salidas en formatos,
tales como pantallas en monitor, micro formas y salidas de audio. Los usuarios confían en
las salidas para la realización de sus tareas; y con frecuencia, juzgan el mérito del sistema
exclusivamente por sus salidas.
Para que las Salidas sean útiles y esenciales, debemos trazarnos los siguientes
objetivos:
 Para que sirvan al propósito deseado.
 Para que se ajuste al usuario.
 Asegurándose que se encuentre donde se necesita.
 Entrega de las salida a tiempo.
 Selección del método de Salida.

6. IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE SALIDA DE UN SISTEMA
 Podemos definir la salida de un sistema (en informática) como el proceso encargado de transmitir la información por un objeto. En otras palabras es cualquier dato que sale de un
sistema de computador u otra herramienta ofimática. En la informática, los datos entran por varias formas (la entrada) en un ordenador, los datos a menudo son manipulados, y luego
la información es presentada a un humano (la salida).
 Ahora bien si nos referimos a las necesidades de salida de un sistema inexorablemente ello nos lleva a plasmar algunos puntos. En primera instancia “necesidad” como aspecto objetivo
del proceso, es decir como cuestión que tiene que ser satisfecha de manera correcta, pragmática y eficiente para que así tanto el equipo creativo como el usuario puedan satisfacer sus
objetivos.
 Por otro lado el concepto global representa todos aquellos fragmentos (necesidades) que deben ser resueltos, ensamblados y representados en un sistema de información visto desde por
ejemplo la interfaz, el mensaje, o la aplicación estructurada en una pantalla.

7.  Una salida requiere de un procesamiento extenso antes que se conviertan en adecuada.
 La salida puede tomar muchas formas dependiendo de las necesidades del usuario o
entidad como tal.
 -Se usan como factor de presentación de la información producida por un sistema de
información, ya sea impresa o en una pantalla que será entregada a los usuarios.
 Identificando las necesidades de salida:
 Usuarios y entorno:
 Necesidades de los usuarios: Consulta de datos anexos de la entidad y análisis de la
organización, capacidad para desarrollarlo, tipo de enfoque, equipo de trabajo y
necesidades del mismo, tipo de usuario (tanto internos como externos)
 Identificación de problemas, oportunidades, objetivos, requerimientos:
 Orientar el proyecto hacia la satisfacción de la organización, así como el alcance de
sus objetivos.
 Observar la situación en la organización y sus colaboradores, que sí realmente
cumplen sus funciones con respecto a esa salida.

8. Sistema de documentación
Factores que pueden afectar las necesidades de salida:
 Determinar el potencial para los recursos de la salida: Estudiar y establecer capacidad del
sistema, rediseño empresarial desde la adquisición de nueva tecnología, interfaz,
correcciones de funcionamiento, almacenamiento, seguridad.
 Identificar cuándo y con qué frecuencia es necesaria la salida, para que sí se den
oportunidades de salida y de mejoras al sistema: Intervalo de tiempos de salida, envió de
problemas al desarrollador, sistema de ayuda, compatibilidad.
 Identificar salida específica para satisfacer requerimientos: Física - impresa, digital, mensaje,
aplicación.
 Creación de documentos, reportes y demás documentos de información producida:
Documentación de archivos producidos, presentación a entes encargados, capacitaciones,
correcciones.
 Niveles de servicios de información disponibles.
 Usos de la información disponible.
 Aptitudes profesionales y motivaciones del profesional
encargado.
 Sistemas externos (políticos, económicos, sociales, culturales)
del usuario.
 Consecuencias de uso de información y prohibiciones.

9. PRESENTACION DE LA INFORMACION
En los sistemas de información basados en computadora
el formato gráfico constituye un área en continuo
crecimiento gracias a la existencia de software muy
poderoso y de bajo costo que produce diagramas y
gráficas de alta calidad, y que además permite usar
datos provenientes de las bases de datos. Las gráficas
pueden mostrarse en pantallas de video, elaborarse con
varios colores en impresoras de bajo costo, dibujar en
graficados o producirse transparencias de color por
medio de cámaras especiales que pueden conectarse a la
computadora.
TIPOS DE GRÁFICAS
 Gráficas de sectores: describen partes de un todo que guardan relación con un desarrollo o
actividad en particular.
 Gráficas de áreas: muestran cambios en el desempeño a lo largo de varios períodos de
tiempo.
 Gráficas de curvas: estas gráficas pueden ser utilizadas, por ejemplo, para señalar el
aumento en los gastos de los sistemas de producción, mercadotecnia y solicitudes de
personal, dando realce a la tendencia global de los gastos además de indicar qué categoría
de gasto es la que presenta el mayor cambio.

10.  Gráficas de barras y escalones: también muestran cambios en categorías. Miden los
puntos dato desde la escala horizontal hasta el nivel apropiado de la escala vertical. Cada
período puede ser discreto, como en las gráficas de barras, o puede mostrarse de lado a
lado, como en las gráficas de escalones. Con frecuencia, se superponen varios objetos
para comparar las categorías de un año a otro.
 Mapas: pueden mostrar con eficacia variaciones a través de distintas zonas geográficas.
Los mapas generados por computadora tienen la misma efectividad para mostrar las
ventas o la penetración en el mercado.
POR QUÉ EMPLEAR GRÁFICAS
 Facilidad para la presentación efectiva de datos
• Las gráficas son más adecuadas para detectar tendencias en el desempeño de la empresa.
• Facilita las comparaciones.
• Ayudan a recordar grandes cantidades de datos asentados en una serie de reportes.
 Manejo del volumen de información
• Separa la información en grupos más pequeños, lo que permite recordarlos y
comprenderlos con mayor facilidad.
• La información fragmentada aísla los elementos y facilita su comparación.
 Satisfacción de preferencias personales
• Se debe preparar la información de acuerdo a las necesidades de un campo determinado
u ambiente específico.
• Es importante utilizar formatos de presentación que resulten familiares.

11. ESTÁNDARES PARA EL DISEÑO DE GRÁFICAS
 Todo reporte gráfico en forma impresa o de pantalla debe incluir un título y la fecha en que se preparó.
 Añadir números de páginas para una serie completa.
 Colocar el texto en un sitio que facilite su legibilidad.
 Para los datos verticales, las etiquetas deben colocarse en forma horizontal teniendo cuidado de evitar detalles en exceso. Es conveniente colocar un espaciamiento entre una y otra etiqueta para aumentar la
claridad.
 El valor de los datos debe colocarse en el extremo de la barra.
 Todos los ejes horizontales y verticales deben ser proporcionales al igual que sus etiquetas.
 Se pueden utilizar tipos en negritas, itálicas o subrayados para recalcar las frases o palabras importantes.
 Debe evitarse las abreviaturas, uso exclusivo de mayúsculas en palabras, títulos o pies de figura extensos, ya que disminuye la claridad.
 Emplear la misma tipografía.
USO DE ÍCONOS
Los íconos son la representación gráfica de las entidades descritas por los datos. Éstos comunican información en forma inmediata cuando son seleccionados en forma apropiada, ya que duplican imágenes con las
que los usuarios están familiarizados. Con su uso eliminan la necesidad de que los usuarios aprendan abreviaturas, notaciones o nomenclatura especial.
Los siguientes son algunos de los lineamientos de cómo y cuándo utilizar los íconos en el diseño de sistemas:
 Seleccionar los íconos que serán reconocidos y comprendidos en forma inmediata por los usuarios.
 Si no existe ningún ícono familiar para determinada situación, se puede emplear etiquetas que eviten la necesidad de que los usuarios aprendan y recuerden símbolos o imágenes poco familiares.
 Utilizar el mismo icono para representar los mismos conceptos a través de varios medios de salida.
 Evitar el empleo de etiquetas en los íconos; la imagen misma debe comunicar su significado con claridad.
 Utilizar una distribución que mantenga el espacio y evite la aglomeración entre íconos.
 Mantenga el mismo tamaño entre los diferentes tipos de símbolos.

12. FORMATO TABULAR
El formato tabular debe utilizarse bajo las siguientes condiciones:
 Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios o explicaciones. • Cuando los detalles son presentados en categorías discretas.
 Cuando cada categoría debe tener una etiqueta.
 Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos componentes.
En el formato tabular se deben resaltar los siguientes aspectos:
 Excepciones a las expectativas normales.
 Categorías más importantes de actividades o entidades.
 Resúmenes de las categorías o actividades más importantes.
 Identificación única de la información.
 Entidades que dependen del tiempo.
PRESENTACIONES EN COLOR
El color debe mejorar, no reemplazar, el buen diseño de la salida. De hecho, una buena práctica para los analistas es primero diseñar la salida en la mejor forma posible y luego considerar el empleo del color.
 Se recomiendo el uso de cuatro o menos colores en un reporte o pantalla.
 Mantener la consistencia en el uso del color a través de toda la salida en reportes de un sistema.
 El verde y el azul son mejores para representar situaciones normales.
 Los colores intensos sobre una pantalla recalcan la información más importante.
 Los colores brillantes incluyen al blanco, el turquesa y el rosa.
 Los colores oscuros son el magenta, el rojo, el verde y el azul.

13. DISEÑO DE LA SALIDA IMPRESA
Es cuando de envía un documento por medio electrónico, puede
ser para un cliente interno, externo o algún proveedor; donde le
permite la presentación de reportes de información de carácter
necesario; como son la impresión de registros de datos o
notificación de algún tipo de información a ciertas cantidad de
personas.
Existen varias maneras de distinguir una salida impresa por ejemplo:
 Reportes Impresos:
 Estos varían en su tamaño aunque investigadores emplean los siguientes tamaños estándares: A4 (210 x
297mm), carta (216 x 279mm), son los más utilizados.
 Métodos para la salida impresa:
 En este método se puede utilizar varias formas como son las gráficas y textos, y buscar la manera de
imprimir los textos de una manera bien reducida donde se pueda ahorrar papel para salvaguardar los
recursos naturales.
 Formas especiales
 Se puede relacionar una de las más comunes la forma preimpresa estas permiten incluir símbolos
especiales y marcas registradas de la organización, y que se imprime con varios colores, como son las
facturas, cheques por ambas caras del papel dependiendo el tipo de requerimiento que se desee obtener.

14. Existen situaciones más relevantes donde debe considerarse el uso de formas preimpresas, se encuentran las siguientes:
 Reglamentos o requerimientos legales que obligan al uso de formas preimpresas.
 Donde se necesite algún formato estándar
 Los logotipos de alguna entidad, marcas registradas o símbolo que debe estar incluido en la forma.
 Cuadros artísticos o graficas
Copias múltiples de salida
En este de copias se debe tener en cuenta cuando la información impresa se tenga que sacar una copia o no más una impresión de tal manera que se utilice papel carbón
como son:
1. Copias sin papel carbón 2.
2. Copias con papel carbón.

15. Desarrollo de una plantilla para la salida impresa.
La plantilla de salida es la distribución de objetos en el medio de salida; al crear esta plantilla estamos elaborando un modelo de reporte que nos permita obtener la siguiente información:
Información variable:
 Detalles
 Resúmenes y totales
 Marcas de control
 Separadores (ejemplo; símbolos, subraya, guión, la coma, el paréntesis entre otros).
Detalles preimpresos:
 Encabezados
 Títulos y nombres del documento
 Nombre de la Compañía y dirección
 Instrucciones
 Notas y comentarios
Las plantillas de reportes se pueden hacer con una herramienta CASE (que son aplicaciones informáticas que permiten el aumento de la productividad) para su diseño o en plantillas de pantallas hechas en papel; donde los reportes estén
diseñados para leerse de izquierda a derecha y de arriba hacia debajo de una manera más fácil; donde sus columnas deben estar etiquetadas y no permitan las abreviaturas.
Convenciones para la presentación de datos
1. Información variable
X: carácter alfabético o especial
9: número
2. Información constante, Escrita tal como debe aparecer impresa.

16.  Se entrega al usuario por medio de un sistema
información, los datos requieren un procesamiento
amplio antes que se conviertan en salida adecuada.
 Cuando los analistas plantean el diseño de salida,
escogen tácticas para personificar la información y
crean documentos que incluyen información
producida por un sistema.
 Las salidas de pantalla están siempre enfocadas al
usuario, es algo que se debe tener en cuenta.
 Este termino se utiliza para indicar información
producida por un sistema de Información, sea esta
impresa o en una pantalla que será entregada a los
usuarios.
 Alguna información necesita procesos antes de
que se conviertan salida adecuada.
 Las salidas pueden tomar varias formas la
permanente tradicional de los reportes impresos y la
fugaz, así como las pantallas microformas y sonido.

17. OBJETIVOS DE LA SALIDAOBJETIVO
 Definir las salidas que crea un sistema de
información, también las características y los
diferentes métodos y su uso.
 Iniciar una acción
 Terminar una acción
 Asegurar el propósito deseado
 Seleccionar el método de salida adecuado
 Proporcionar la cantidad adecuada de salida
 Indicar eventos importantes, oportunidades, incógnitas.

18. MÉTODOS DE SALIDA
PARAMETROS QUE SE DEBEN TENER EN
CUENTA
 Impresoras
 Micro formas
 Salida de audio
 Correo electrónico
 CD-Rom
 Pantallas VDT
 Incluir gráficos
 Naturalidad en la presentación
 Posibilitar el movimiento del usuario en
la ventana de exploración

19. Aprendimos que las salidas en todos los sistemas constituyen la entrada a otro sistema o al mismo, su representación está dada en la retroalimentación. Identificamos la
importancia de las características a tenerse en cuenta para el proceso de graficación partiendo de la necesidad informativa y realmente de la aplicabilidad productiva en el
contexto. Que las salidas también se son un proceso colaborativo con un único fin de entregar información clara y oportuna al usuario interno y externo.

20.  Identificación de necesidades y definición de requisitos. Recuperado de: http://ocw.uc3m.es/ingenieria-informatica/interfaces-de-usuario/contenidos/teoria/MC-F-005.pdf
 Ortiz, L. (2000) Usuarios y necesidades de información. Recuperado de: http://lemi.uc3m.es/est/forinf@/index.php/Forinfa/article/viewFile/34/35
 GIRALDO GARCÍA, Jaime Alberto. Los sistemas de información en las instituciones: una aproximación conceptual a su análisis y diseño. Universidad Nacional. Manizales. 138p.
2008 MORENO MARTINEZ, Gerardo. Análisis y diseño de sistemas [en línea] [consultado el 21 de abril de 2014]. Disponible EN:
http://www.monografias.com/trabajos5/andi/andi.shtml
 SENN, James A. Análisis y diseño de sistemas de información.1992. 2.ed.942p. McGraw- Hill. México. ISBN: 968-422-991-7
 http://datateca.unad.edu.co/contenidos/301309/Exe-Modulo/MDS301309/leccin_no_16__objetivos_tipos__de_la_salida_y_objetivos_de_diseo_de_entrada.html
 https://es.scribd.com/doc/31639634/Diseno-de-Entradas-y-Salidas-CLASE-2
 Kendall & Kendall. Análisis y Diseño de Sistemas, Tercera Edición. Prentice Hall.
 James A. Senn. Análisis y Diseño de Sistemas de Información, Segunda Edición Mc. Graw-Hill.

21. LINK SOUNDCLOUD
1. Elaborado por Diana: https://soundcloud.com/54794/presentacion_unidad-
2_diseno
2. Objetivos del diseño de salida de un sistema, Elaborado por María Eugenia:
https://soundcloud.com/user-855876975/objetivos-del-diseno-de-salida
3. Identificación de las necesidades de salida de un sistema, Elaborado por
David: https://soundcloud.com/davidduque/grabacion-david
4. Presentación de la información,Elaborado por Francisco:
https://soundcloud.com/user-703307315/presentacion-de-la-informacion
5. Diseño de la salida impresa, Elaborado por Ana Milena:
https://soundcloud.com/user-378979110/diseno-de-la-salida-impresa
6. Diseño de la salida de pantalla, Elaborado por Pilar:
https://soundcloud.com/pilar192611/audio