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- 1. De la aplicación contable al sistema de gestión integrado. Casos prácticos de implantación.
- 3. Índice 1.- Tomar conciencia: ¿Por qué necesito un sistema de gestión integrado? ¿Ahora es el momento? 2.- Selección: ¿Qué herramienta me conviene? ¿Cómo hago la selección? Escenarios prácticos 3.- Implantación: ¿Cómo lo hago?
- 4. 1.- Tomar Conciencia 1.1.- ¿Por qué necesito un sistema de gestión integrado? Motivos “TRADICIONALES”: Nos FALTA Información Lo impone la CENTRAL La Información NO es COHERENTE …… El sistema NO SOPORTA nuestros procesos
- 6. 1.- Tomar Conciencia 1.2.- ¿Ahora es el momento? Las empresas ya piensan en crecer… - La prioridad ya no es la reducción de costes: sólo un tercio lo ven prioritario en 2011, y un 14% en 2012.
- 7. 1.- Tomar Conciencia Las empresas ya piensan en crecer… - Sólo el 22% de los CEO espera de los gestores de las TIC más reducción de costes.
- 8. 1.- Tomar Conciencia … y las TIC son una pieza clave para la recuperación económica - Un 64% de los empresarios españoles cree que las TIC tienen un papel importante en sus compañías para enfrentarse a la crisis.
- 9. 1.- Tomar Conciencia … y las TIC son una pieza clave para la recuperación económica - El 48 % de directivos considera las TIC cómo “estratégicas “ o como “un activo muy importante”.
- 10. Índice 1.- Tomar conciencia: ¿Por qué necesito un sistema de gestión integrado? ¿Ahora es el momento? 2.- Selección: ¿Qué herramienta me conviene? ¿Cómo hago la selección? Escenarios prácticos 3.- Implantación: ¿Cómo lo hago?
- 11. 2.- Selección 2.1.- ¿Qué herramienta me conviene? Fuente: Deloitte&Touch
- 13. 2.- Selección
- 14. Índice 1.- Tomar conciencia: ¿Por qué necesito un sistema de gestión integrado? ¿Ahora es el momento? 2.- Selección: ¿Qué herramienta me conviene? ¿Cómo hago la selección? Escenarios prácticos 3.- Implantación: ¿Cómo lo hago?
- 15. 3 .- Implantación 3.1.- Qué es necesario para garantizar el éxito Compromiso de Dirección Buena Gestión del Cambio Liderazgo del proyecto Recursos (humanos, económicos y temporales) Consultora – implantador adecuado Comunicación y formación
- 16. 3 .- Implantación 3.2.- Principales Riesgos a evitar No tener todo lo anterior Mala definición del alcance funcional Resistencia al cambio Imprevistos o retrasos no gestionados a tiempo … ..
- 18. 3 .- Implantación 3.4.- Fases y duración de un proyecto tipo
- 22. Contacto Tlf. 667 076 438 www. in4company.com [email_address]
Notas del editor
- Hacer introducción sobre mi y sobre In4company. Hola, soy Domingo Esteban y soy miembro de In4company. In4company es una empresa de consultoría informática y de gestión integral de proyectos, tanto de SW como de HW y comunicaciones. Comentar diapositiva con Resumen de Servicios. Hoy estoy aquí para compartir con ustedes mi experiencia a la hora de implantar SI en la empresa. Esta experiencia la he adquirido a lo largo de los ultimos 16 años, trabajando dentro de la empresa privada, y desempeñando distintos puestos: programador, analista, jefe de proyecto o Dtor de S.I. He participado en proyectos de implantación de SW, en distintos sectores y en compañias de distinto tamaño. Tanto en proyectos de programación a medida, como en proyectos donde habia un componente i mportante de integración de sistemas de dtos fabricantes, asi como en la implantación de ERP-SAP. Aunque lo que hoy voy a contarles a muchos no les sonara como nada nuevo, si que intentaré transmitirles los pequeños consejos que sólo se pueden adquirir tras participar en múltiples proyectos, y que espero que les ayuden en su ejercicio profesional.
- Hacer presentación de la ponencia indicando que vamos a ofrecer una primera parte basada en estudios y consideraciones más “teóric@s”, y que completare en una segunda con una serie de recomendaciones basadas en mi experiencia práctica personal.
- Breve explicación acerca de los motivos que “tradicionalmente” empujaron a adquirir un primer software de gestion (mas o menos integrado), que pudieron ser válidos en un contexto pasado: Se buscaba mejorar la organización de la empresa, calidad de los procesos, integración de la información…, para a continuación enlazarlo con los motivos “ actuales” que nos guian hacia sistemas de información (ya no sólo de gestión) integrados.
- Desde un punto de vista más global, y más meditado, los motivos actuales son estos. Planificación estratégica, y planificación operativa tanto a nivel financiero/tesoreria comercial y productivo (SSM, BPC) Incremento de la productividad (ERP PP, MRP) Procesos organizados. Análisis de costes (PCM) y operaciones (Reporting analítico) Disponer de información Nuevas oportunidades de crecimiento (CRM)
- Remarcar la clara tendencia que muestra la perdida de importancia de la reducción de costes. Nota: Estos datos provienen de encuestas a empresas con >100MM de facturación a nivel nacional, que aunque a priori no representan al grueso de las pymes valencianas (según ranking de Eco3 de 2009, solo había 68 empresas con >100MM, y 88 en 2008 según Ranking Empresa y Finanzas), si representan una tendencia de las grandes que acaba arrastrando a las pequeñas (que en muchos casos suelen ser sus proveedores).
- Cuando se ha preguntado a los Directores Generales por lo que esperan de TI en 2011 y 2012, un tercio de los entrevistados manifiesta que desea de sus CIO que aporten iniciativas que ayuden al crecimiento, mientras que sólo un 22% priman las iniciativas de reducción de costes. Casi la mitad, sin embargo, reclaman al Departamento TIC que actúen en ambas direcciones por igual.
- La valoración que hacen los CXO es mejor incluso que la que los CIO hacen de si mismos. Esta buena valoración va a favorecer el desarrollo de nuevos proyectos.
- Aunque un 48% pueda parecer un porcentaje bajo, sólo hay que mirar atrás unos años y pensar en cuantos directores generales daban importancia a las TIC…. Según los datos anteriores, todo apunta a que van a reactivarse proyectos y que las empresas van a mirar hacia su crecimiento y la innovación y van a necesitar SI que acompañen ese crecimiento.
- Si hemos llegado al punto en que vemos necesario adquirir un nuevo SI, la pregunta siguiente es clara ¿Cómo selecciono el que más me conviene?
- Una vez tomada conciencia de la necesidad de implantar sistemas de información integrados, hay que seleccionar el que más nos conviene. ¿Qué nos dicen los estudios que tienen en cuenta las empresas a la hora de hacer esta selección? Nota: Variables a tener en cuenta según una encuesta realizada entre 5000 empresas. Remarcar el hecho que en segundas experiencias, ya no se valora tanto el precio o que funcione con el HW actual o que sea “fácil”, y se priorizan otros aspectos más “útiles” como el nivel de soporte, el rendimiento y adaptabilidad/crecimiento que al fin y al cabo son los que garantizan la protección de la inversión.
- ¿En que nos basamos para realizar la selección?: En el conocimiento interno, en la info de los proveedores TIC, en los colegas de profesión… No caer en la tentación de hacer “lo mismo que nuestra competencia”, “seguir rio abajo con lo que tengo”….tomar distancia y analizar opciones antes de tomar decisión. Apoyarse en estudios de mercado, o en consultoría independiente. Comentar que en la valoración económica hay que incluir todo: HW, Adquisición licencias SW, Servicios/Consultoria, Mto licencias SW, Coste mantenimiento futuro. Comentar que, cómo bien sabeis, hay formulas que permiten “jugar” desde un punto de vista financiero con el coste/inversión del proyecto: subvenciones, financiación privada/pública, renting, pago por uso, etc…
- Comentar los tres escenarios tipo que suelen encontrarse, aunque también se pueden dar soluciones mixtas, para a continuación exponer los pros y contras de cada uno: Desarrollo a medida: Pros=Alta adaptación-traje a medida // Contras=Alto coste adquisición y mantenimiento, Tpos largos de implantación. No caer en el error de que “nuestra empresa/sector es distinto a los demás y no sirve algo estándar”, alta dependencia del implantador/integrador. ERP o Suite estándar: Pros=Procesos predefinidos, no partimos de cero, Mejores prácticas ya incorporadas, integración de procesos y trazabilidad de la información garantizada, mayor oferta de implantadores – menor dependencia // Contras=Parece más caro, requiere cierta adaptación de la empresa/usuario al SW. Caso ERP Opensource: Pros=Parece más barato // Contras=Variedad de herramientas en el mercado, poca flexibilidad para elegir implantador-mayor dependencia, según estudio Penteo el SW libre desaparece de la lista de proyectos prioritarios de los CIOs Soluciones SW complementarias: Soluciones especializadas como BI, CRM, Herramientas de consolidación o Tesorería que pueden incorporarse como complementos del actual S.I. para cubrir necesidades concretas de la empresa como reporting avanzado, relaciones con clientes,… ¿Cuál me conviene? Hay que estudiar cada caso, aunque la recomendación general es valorar el TCO, la protección de la inversión, la escalabilidad, y la garantía de evolución tecnológica.
- ¿Y cómo hacemos la implantación? ¿Qué es necesario para el éxito? ¿Qué riesgos hemos de evitar/minimizar/transferir? ¿Qué recursos necesitaremos? ¿Cómo gestionamos este proceso? ¿Cuánto nos va a costar hacerlo (Tpo / dinero) ?
- Gestión del cambio: Un proyecto de este tipo es algo más que SW, es un proyecto de mejora de gestión empresarial y hay que gestionarlo como tal. La empresa debe sentir el proyecto como suyo, no es un proyecto “de los de informática”. Dirección del proyecto: Por parte de la empresa, no delegar totalmente esta función en el implantador del SW. Se puede subcontratar a un profesional que aporte experiencia y que actúe como arbitro y como catalizador de todo el proceso. Ejemplo Dirección de obra. Recursos: Designar usuarios clave y reservar parte de su tiempo para el proyecto. Consultora adecuada: Comentar los distintos tipos de consultoras-implantadores del SW: Poco flexibles (proyecto rápido, poca satisfacción con el resultado), Demasiado flexibles (proyecto eterno, no nos dicen cuando nos equivocamos), Ideales (aportan experiencia en la herramienta y el sector, aportan valor). Comentar importancia de la cercanía geográfica de la consultora. Esto se debe haber tenido en cuenta en la selección. Comunicación-formación: Involucrar a toda la organización haciendoles partícipes desde el principio.
- Mala definición del alcance: Explicar consecuencias económicas, temporales, etc… Ser realistas y abordar aquello para lo que la compañía esté preparada, y aquello que realmente sea estratégico y/o aporte valor añadido. No caer en el error de “cómo el ERP lo tiene todo, lo montamos todo”. Resistencia al cambio: Comentar caso Toritos Saloni, comentar que sólo se vence con comunicación-formación o….acciones “disciplinarias”. Lo no gestionado a tiempo: Bola que cada vez se hace más grande. Informar a Dirección cuanto antes. Reconducir situación.
- Comentar pros y contras de cada fase. Big bang: Mas riesgo. Sólo si hay un compromiso/decisión firme de todos los actores. Por fases: Menos riesgo, Mas coste, mas tiempo, lo que no se hace al principio es fácil que luego ya no se haga.
- Comentar que en función de la solución elegida (a medida-integración modulos dtos fabricantes // ERP o Suite estándar // SW Opensource) cada fase tendrá una peso diferente. Comentar duración tipo deseable de entre 4 y 12 meses. En caso contrario revisar el alcance y objetivos. Duraciones superiores aumenta riesgo de mal cierre del proyecto. Arranque/Estabilización y soporte: Comentar la importancia de esta parte, donde se debe dar una respuesta rápida a los incidencias que surjan. Importante establecer un servicio Help-Desk, contar con documentación fácilmente accesible y una buena gestión de incidencias. El personal interno debe participar en una primera línea de soporte para dar agilidad. El soporte externo debe estar respaldado por unos buenos SLAs. No olvidar incluir en el contrato inicial, el soporte post-arranque. Se aconseja acordar antes de acabar el proyecto, un servicio de soporte/mantenimiento anual para cubrir incidencias, pequeñas mejoras, formación adicional, etc..
- Explicar importancia de que haya una dirección de proyecto que no dependa del implantador. Puede ser un rol interno o puede subcontratarse y que arbitre entre empresa e implantador, y que actúe como catalizador de todo el proceso. Explicar que la empresa deber participar con usuarios clave y la importancia de que se asegure la transferencia del conocimiento a nivel de procesos y de cómo los soporta la herramienta. La empresa debe hacer suyo el sw/proyecto.
- Transferencia del conocimiento = Conocer funcionalmente y tecnicamente el sistema // Buena formación a usuarios // Poder mantener eso en el tiempo, con las nuevas incorporaciones… Soporte cercano: El soporte externo debe estar respaldado por unos buenos SLAs. Se aconseja acordar antes de acabar el proyecto, un servicio de soporte/mantenimiento anual para cubrir incidencias, pequeñas mejoras, formación adicional, etc.. Evolución: Tanto tecnológica como sobre todo de soporte a nuevos procesos. Importante again la Agilidad ante los cambios.
- El Dpto TIC interno (si existe) debe hacer suyo el SW, conocerlo y mantenerlo. Debe actuar como impulsor de la innovación y de la mejora de procesos dentro de la compañía a través del uso de las TIC. De lo contrario la tendencia será a separar el Dpto TIC en Tecnologia (provision de servicios pura y dura) y en Transformación (función que será asumida por un CIO+ con asignaciones en otra área además de las TIC o por un CxO de otra área. Cada vez más son los CFO quienes asumen esa función). Comentar gráfico con la evolución de las demandas de los CEO al Dpto TIC y enlazar con la diapositiva del ppo sobre los motivos “actuales” para adoptar un sistema de gestión integrado. Cerrar con la idea de que un SI integrado garantiza la integración de toda la información y de todos los procesos. El SI no garantiza el éxito por si solo. Pero no se puede crecer de una manera rentable y sostenible sin la ejecución eficiente de los procesos (y eso precisamente es lo que nos aporta un SI integrado).