LA IMPORTANCIA DE EXCEL Y SUS UTILIDADES EN LAS EMPRESAS

1. UTILIDADES Y IMPORTANCIA DE
EXCEL EN LAS EMPRESAS
JESUS FELIPE RODIGUEZ CANO
9B
COLEGIO AMERICANO DE
GIRARDOT

3. Excel
• Es una aplicación creada, desarrollada, difundida y distribuida por Microsoft.
Se encuentra incluida dentro de un paquete mucho más amplio y completo
denominado Microsoft Office que incluye, entre otros programas, un
procesador de textos y una base de datos. En concreto, y según la versión,
dispone de las siguientes aplicaciones: Access, Info Path, Outlook, PowerPoint,
Publisher, Word, OneNote, Lync, Project y Visio. Estas aplicaciones están
disponibles en formatos adecuados al hogar y a la empresa. Para pequeñas
empresas (de 1 a 10 empleados) Microsoft ha lanzado “Office 365 Pequeña
Empresa Premium” y para medianas empresas (de 10 a 250 empleados),
“Office 365 Mediana Empresa”. Ambos paquetes están totalmente
actualizados, siendo de gran versatilidad y asequibles desde cualquier
dispositivo móvil. En realidad, el paquete de Office es de suma utilidad en
multitud de ámbitos, no solo empresariales sino comerciales, educativos,
industriales, etc.

4. UTILIDADES Y IMPORTANCIA
• En el departamento de Administración facilita la contabilidad y se convierte en una
herramienta imprescindible, de tal modo que el personal ha de saber manejarla
ágilmente. Simplifica, por ejemplo, la expedición y almacenamiento de facturas. En
efecto, una vez creada la plantilla con las fórmulas pertinentes, solo hay que incluir
los datos que corresponden a cada venta y el programa hará los cálculos y dará los
resultados numéricos oportunos. Todo de forma rápida, segura y eficaz.
• Con respecto a la agenda de clientes y proveedores, gracias a esta herramienta, el
personal de Administración dispone de los recursos necesarios para su gestión,
almacenamiento y consulta. Lo mismo ocurre en el caso de los inventarios.
• Esto es aplicable, no solo al departamento de Administración, sino también en el
Comercial o de Ventas. En estas áreas suele ser interesante servirse de recursos
como las tablas o las tablas dinámicas.

5. • Excel cuida también la seguridad de la empresa proporcionando comandos
destinados a bloquear celdas, hojas o incluso el libro completo, ofreciendo de
esta manera, los datos con la única misión de visualizarlos. El botón o
comando destinado a proteger en parte o en su totalidad cada libro, solicita
al creador del mismo, una contraseña para que solo él pueda modificarlo,
pudiendo también permitir que los usuarios modifiquen el rango
especificado, como se explicará en entradas posteriores.
• En las grandes empresas, es imprescindible la comunicación entre los socios
aunque éstos se encuentren en distintos puntos de la geografía nacional o
internacional. En este sentido, Excel ofrece a estos grandes empresarios la
posibilidad de compartir los libros de forma fácil y segura, simplificando
todas las acciones, incluso si han de guardarlos online, enviando a cada uno
el vínculo pertinente. También se puede compartir y colaborar a tiempo real.

6. • En cuanto al departamento de Promoción o de Relaciones Públicas, Excel
toma notoriedad. En un mundo cada vez más globalizado, las redes sociales
juegan un papel muy importante donde las empresas pueden dar a conocer
sus datos, influencia, solvencia, etc. Con Excel es fácil compartir las
secciones de las hojas de trabajo que se deseen.
• Por último hay que destacar que se trata de una gran inversión para la
empresa aunque se trate de una PYME. El ahorro de tiempo, esfuerzo y
personal, es considerable. Además, hoy en día las empresas no pueden
quedarse estancadas en el pasado y necesitan potentes herramientas, como
Excel, para ser competitivas en un mercado cada vez más dinámico y
agresivo.

7. • Excel es un programa desarrollado y soportado por Microsoft y está
catalogado como un software de hoja de cálculo. Este programa se distribuye
tanto para la plataforma Windows como para la plataforma Mac OS.
• Una hoja de cálculo
• Por definición, las hojas de cálculo son aplicaciones de computadora que
contienen múltiples celdas que se forman de una matriz de columnas y filas.
Cada una de dichas celdas puede contener datos de tipo texto, numéricos,
alfanuméricos y también fórmulas.

9. • LA IMPORTANCIADE EXCEL EN LAS EMPRESAS
• Mucho se escucha hablar sobre esta herramienta, pero en verdad que es y para qué sirve?
En pocas palabras: es la hoja de cálculo líder en el mercado mundial. Es el software más
potente, flexible y más utilizado del mundo, no existe otro programa que pueda acercársele
en cuanto a funciones o flexibilidad. Su ámbito de aplicabilidad va de la economía a la
sicología, de la biología al dibujo, de las matemáticas aplicadas a la administración de los
recursos humanos, entre otras. Es por eso que tantos trabajadores activos y los posibles
empleados están obligados a dominar esta herramienta para permanecer en el lugar de
trabajo o para entrar, una persona con conocimientos plenos de esta herramienta tiene un
valor agregado muy grande en su hoja de vida.
• Es una herramienta muy importante sobre todo para las empresas, ya que en este programa
pueden realizar su contabilidad, sus facturas, análisis de datos, agendas de
clientes/proveedores, todo tipo de base de datos, etc. Además puedes crear desde tablas y/o
gráficos estáticos o dinámicos, hasta macros. Es una herramienta muy completa que con su
buena utilización resuelve todos los problemas de una empresa, es una herramienta muy
fuete para el análisis cuantitativo y la toma de decisión.

10. • Excel es ampliamente utilizado por las empresas, agencias de servicios, grupos de
voluntarios, organizaciones del sector privado, científicos, estudiantes, educadores,
formadores, investigadores, periodistas, contadores y otros, por lo que se ha
convertido en un elemento básico de los usuarios finales y profesionales del
negocio.
• En el mundo, miles de millones de dólares se mueven gracias a este programa.
Miles de decisiones se toman apoyadas en él. Millones de empresas de todo el
mundo simplemente no podrían operar si no tuvieran Excel en sus equipos de
cómputo. Gran parte de los programas a la medida o "independientes" que existen,
en realidad utilizan esta herramienta como motor de cálculo. Cuando el usuario
tiene un nivel avanzado del mismo, tareas que a un usuario con un nivel normal de
Excel le tomaría varias horas terminar, es posible formularlas, optimizarlas y en el
último de los casos, programarlas en lenguaje VBA (Visual Basic for Applications o,
más exactamente, Visual Basic for Excel) de forma que puedan realizarse en unos
pocos segundos. Al dominar plenamente la programación en Excel, el lenguaje
VBA, es posible elaborar en minutos el trabajo que anteriormente llevaba días
enteros.

11. • En Colombia, ya muchas empresas se están dando cuenta de la importancia
del manejo y dominio pleno de Excel, y cada día se preocupan por capacitar
a sus Recursos Humanos, desde un nivel Básico, pasando por un intermedio
hasta llegar a un avanzado, además ya exigen cursos especializados de Excel
Financiero y Excel estadístico. Así es que tenemos una Herramienta muy
potente que en manos capaces es capaz de hacer maravillas y hacer más
placentero el trajín da cada día, así como el ahorro de tiempo que se
convierte en ganancia económica.