1. UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO
DEL PERU
AUDITORIA DE SISTEMAS DE INFORMACION
MANUAL DE USUARIO SOFTWARE IDEA
PRESENTADA POR
ALIAGA INGA, MAYLENE MARIA
Prof:Dr.JUAN JAVIER LEON GARCIA
Huancayo, junio 2020
2. MANUAL DE USUARIO
IMPORTAR UN ARCHIVO
Este ejercicio le explica cómo importar un archivo en IDEA. Si cuenta con acceso a IDEA,
podrá importar también archivos en IDEA.No obstante, para este ejercicio, importaremos un
archivo en su Carpeta de Trabajo.
• Seleccione Archivo / Asistente de Importación / Importar en IDEA.
Alternativamente, en la Barra de herramientas de Operaciones, haga click en el
botón Importar en IDEA. Aparecerá el Asistente de Importación.
• En el Asistente de Importación, marque la opción Microsoft Access.
3. 3.Haga click en el botón Examinar al lado del cuadro Nombre para seleccionar la base de datos
de Microsoft Access que desea importar. Aparecerá el diálogo Seleccionar Archivo
4. 4.Busque y seleccione C:Documents and Settings<Nombre de
Usuario>Mis DocumentosIDEATutorialCOMPRAS 2
5.Puede importar tanto archivos *.mdb como *.accdb (Microsoft Access 2007).
Nota: Si posee Windows2000SP4,noestaráencondicionesdeimportararchivos
MicrosoftAccess2007.
6.Haga click en Abrir. Se cerrará el diálogo Seleccionar Archivo y la ruta
seleccionada aparecerá dentro del cuadro. Nombre en el Asistente de Importación.
7.Haga click en abrir.
8.Todos los campos Carácter serán importados con una longitud de 255 caracteres a menos que
esto seamodificado. Esta noparece ser lalongitud para loscamposcarácter.Porconsiguiente, deje
seleccionado la opción Analizar registros para longitud de campo. A su vez, acepte el valor
predeterminado de 10,000 registros en el cuadro Analizar solo para determinar la longitud de
campo máxima.
9.Acepte el nombre de archivo predeterminado, y luego haga click en abrir.
10.Alimportarelarchivo elnombredelabasededatospasaráasernombre dearchivo-nombre de tabla.
Enestecasolabasede datosimportadaenIDEApasaráallamarse.
5. 11.Acepte el nombre de archivo predeterminado, y luego haga click en ABRIR.
12.Alimportarelarchivoelnombredelabasededatospasaráasernombredearchivo-nombrede tabla.En
estecasolabasededatosimportadaenIDEApasaráallamarse.
6. IMPORTAR UN ARCHIVO EN TEXTO
Es necesario, previo a la importación, definir su formato en IDEA. El Asistente de
Importación loguiaráatravésdelasdiferentes etapasparadefinir eimportarelarchivo
parasu posterior análisis.
Este ejercicio le mostrará cómo:
• Acceder al Asistente de Importación
• Crear una definición para un archivo de texto de longitud fija.
• Guardar la definición.
• Importar datos en IDEA.
• Seleccionar un campo numérico como total de control de la base de datos
Acceder al Asistente de Importación
Seleccione Archivo > Asistente de Importación >
Importar en IDEA. Aparecerá el Asistente de
Importación.
Seleccionar el archivo a importar
• En el diálogo principal del Asistente de Importación, seleccione la opción
Texto.
• Haga click en el botón Examinar ubicado al
lado del cuadro Nombre. Aparecerá el diálogo
Seleccionar Archivo.
• Seleccione el archivo compras. /xml en la carpeta C:Documents
and Settings<Nombre de Usuario>Mis
DocumentosIDEATutorial.
7. Si lo desea puede modificar el filtro Tipo de archivos para ver sólo los
archivos*.xml enlalistade archivos.
• Haga click en Abrir.
Se cerrará el diálogo Seleccionar Archivo y la ruta seleccionada aparecerá dentro
del cuadro
Nombre en el Asistente de Importación.
• Haga click en ABRIR.
Paso Tipo de Archivo
Una vez seleccionado el archivo de datos, el Asistente de Importación
analizará los datos del archivo y tratará de determinar su tipo.
En este caso IDEA identificará correctamente el formato
Longitud fija.
Paso Especificar Longitud de Registro
Durante este paso, IDEA identificará la longitud de cada registro, en este caso 100 bytes
(caracteres) incluyendolosdelimitadoresderegistro.IDEAexcluiráautomáticamentedela
importaciónlos delimitadores de registro.
8. 1.Verifiqueelarchivo enla sección vista previaubicada en la parte inferiordeldiálogo. Naveguea lo
largodelosregistrosyverifiquequelascolumnasdedatos(campos)seencuentrenalineadas.
2.Haga click en Siguiente.
Paso Especificar Delineadores de Campo
Enestepasopuedeidentificarlaposicióndeinicio yfinalizacióndecadacampoenlos
registros.El Asistente de Importación insertará líneas para un mejor ajuste en la
presentación de los datos dentro de los registros.
9. CREAR INFORME DE IDEA
Lavistadela base de datos puede modificarse ya sea para verla en
pantallaopara imprimirla.Puede guardarunavistayaplicarlaaotrabasede
datoscompatible,comopuedeserelcasodeunabasede datos hija. IDEA
siempre guarda la última vista permaneciendo activa hasta que la
modifique. Puede estableceropcionesadicionalesparaimprimir,lascuales
seránguardadasconlavistaporIDEA.
Puede modificar o especificar las siguientes opciones en una vista:
• Los campos visibles, incluyendo su orden.
• La fuente para cada campo / columna, incluyendo el tamaño.
• La alineación de los datos dentro de lascolumnas.
• Losformatosnuméricos,incluyendoelSímbolodeMoneda,Separadordemilesy
Formatonegativo
• Losformatos deFecha.
• Longitud decolumnas.
• El color de texto y de fondo.
Puede especificar las siguientes opciones adicionales para imprimir:
• Encabezados y pies de páginas de reportes, junto con sus fuentes y
alineaciones asociadas.
• La secuencia de los registros
• Encabezados de campos, subtotales, totales, y formatos numéricos.
• Incluir en forma opcional los números deregistros.
• Longitud de columnas.
• Los márgenes de impresión.
• La orientación de página.
Este ejercicio le mostrará cómo modificar la vista de su base de datos tanto
para verla en pantalla como para imprimirla.
• Asegúrese que la base de datos COMPRASse encuentre activa con la
propiedad Datos
seleccionada en la ventana de Propiedades.
• Modifiqueelordendeloscampos
delasiguientemanera: NUM_CLI,
FECHA_OPER,TIPO_PAGO,
IMPORTE
El orden de los campos puede ser modificado haciendo click en el
nombre del campo para seleccionar toda la columna, luego haciendo
un segundo click y manteniendo apretado el botón delmousehastaque
aparezcaelícono dearrastre,pudiendo asídesplazar lacolumnaala
posición deseada. Arrastre el campo a la posición deseada.
• Seleccione los campos .
• Hagaclickenelbotónderechodelmousesobreunnombrede
campoyluegoseleccionela opción Ocultar campos.
10. IDEA ocultará los campos seleccionado.
• Seleccione Ver > Campos > Configuración deColumna....
• Modifique las configuraciones de columna para cada campo de acuerdo al
siguiente detalle.
NUM_CLI
• Alineación: Izquierda
• Fuente: Negrita
• Color de texto: Azul
• Color de fondo: Gris claro
11. 7.Ajustelaconfiguraciónseleccionandolaorientaciónylosmárgenesapropiadosyhagaclicken SIGUIENTE.
n8.Cree unreporteusando las configuracionesde vista seleccionando Archivo > Imprimir >
informe….
Alternativamente, haga click en el botón Crear finalizar de la Barra de herramientas de
Operaciones.
Aparecerá el Asistente de Reportes. CLICK EN FINALIZAR.
VISTA PREVIA E IMPRIMIR EL INFORME
1.Una vez que haya creado el reporte usando el Asistente de Reporte, IDEA le preguntará si
desea acceder a la Vista Previa del Reporte. Haga click en Sí. AlternativamentehagaclickenNo,
yluegohagaclickenelbotónVistaPreviadelabarrade herramientas de Operaciones.
2.Vea el reporte, cambiando entre una sola página y dos páginas.
3.Utilice el botón de acercamiento para ver el reporte detalladamente. Existen dos niveles de
acercamiento.
Controlequetodaslasconfiguraciones,incluyendolalongituddeloscampos,seanlascorrectas.
12. 4.Cierre la ventana de Vista Previa.
5.Guarde la vista de la base de datos seleccionando Ver > Vistas > Guardar Vista....Aparecerá el diálogo
Guardar ACEPTAR.
6.Ingresecomonombrepara elarchivoCOMPRASyReporte enla CarpetadeTrabajo ACEPTAR LISTO.
