2. ¿Qué buscábamos?
Reducir al máximo posible los costes de impresión.
Optimizar el uso de los recursos informáticos: escáner
y aplicación informática Velázquez.
Mejorar el acceso a la información y el tiempo de
respuesta.
Eliminar los documentos duplicados.
Fomentar las buenas prácticas ambientales.
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3. ¿Cómo lo hicimos?
Situación previa:
tres copias.
Cada departamento generaba
Diseñamos un plan:
Digitalizar el escrito,
vincularlo al registro de salida y ubicarlo en cada
departamento
...Y lo pusimos en marcha:
Aprovechamos los
recursos disponibles, un escáner y la aplicación informática
“Velázquez”. En este proceso de gestión del cambio se
involucraron inicialmente tres departamentos.
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4. DATOS
Evolución del número de documentos con registro de salida en la
Gerencia de Atención Primaria del Área V y del número de impresiones
30.000
25.000
20.000
15.000
10.000
5.000
0
2004
2005
2006
2007
2008
2009
Año
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Documentos
Impresiones
2010
2011
5. ¿Qué conseguimos?
Hemos reducido la emisión de papel 66% en los escritos
de salida y 50 % los partes al juzgado de guardia.
Hemos digitalizado el 100% de los escritos de salida.
Hemos reducido a cero la necesidad de archivadores,
carpetas, armarios...en el departamento del Registro.
Hemos formado al personal al 100% en el uso de la
aplicación.
Hemos conseguido que no se dupliquen copias del mismo
documento.
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6. CONCLUSIONES
Se reduce considerablemente el consumo de papel y
los costes de impresión.
Se produce un Incremento importante de la velocidad y
la facilidad en la búsqueda de documentos.
Se ha logrado agilizar los procesos internos.
Hemos contribuido a la sostenibilidad económica y
ambiental.
Seis de los ocho departamentos de la Gerencia están
involucrados en este cambio de gestión documental y
nos planteamos como objetivo a corto plazo incluir a
todos los departamentos en esta iniciativa.
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La gerencia de atención primaria consciente de que el futuro se encamina hacia la administración electrónica viene incorporando de forma paulatina cambios desde el 2011 en los procedimientos de algunos servicios, cambios que permitan una gestión documental cada vez más sostenible .
En este marco se inscribe el Registro. El término oficina sin papeles significa fundamentalmente transferir archivos de papel a formato digital.