Definicion y mantenimiento de la tabla de materias y del cuadro de clasificacion.

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Definicion de la Tabla de Materias y del Cuadro de
Clasificacion
© Imagen: Don Francisco de Paula Navio del Bulgo y Castro, confinado en esta Plaza da poder a Dña. Francisca Javiera Osorio Calvache, vecina de la ciudad de Granada para pleitos.
Data 1785 Folio 1 Fondo de Notaria legajo 9 documento 1 folios 1 y 2. Archivo Historico de Melila

2. Titulo del Curso:
Software “Herramienta de Documentalista”
Su uso para profesionales de la informacion
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3. TEMARIO
1 Instalacion y personalizacion del software
2 Alta, baja y modificacion de un documento (registro)
3 Recolectar RSS, lector de feed
4 Recolectar enlaces, captura masiva de documentos en internet
5 Definicion de la Tabla de materias y del Cuadro de
clasificacion
6 Asignar materia, Etiquetado, Cuadro de clasificacion
7 Importar imagenes de un disco, extraer metadatos
8 Importar documentos de un disco, extraer metadatos
9 Metadatos y Recuperacion de la informacion
10 Difusion de la informacion, Generar informes
11 Gestion de necesidades de informacion, calcular relevancia y
pertinencia.

4. DESCRIPCION Y OBJETIVOS DE ESTE TEMA
Definicion y mantenimiento de la tabla de materias y del cuadro de
clasificacion.

5. Dos diferencias fundamenales entre tabla de MATERIAS y CUADRO DE
CLASIFICACION
Un documento, volumen o expediente solo puede pertenecer
a un solo codigo del cuadro de clasificacion
1 Un documento puede pertenecer a una o varias materias
El cuadro de clasificacion tiene una organzacion jerarquica
2 Las materias son una lista sin jerarquia, aunque
conceptualmente puedan establecerse relaciones de
pertenencia. Pero ya estarimos aproximandonos al concepto
de tasauro
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

6. Tabla de Materias

7. Desde el menu principal elegimos la opcion Tablas y Configurar
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8. Elegimos la opcion Materias
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9. Nos aparece la rejilla con la tabla de materias
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España 1937

10. Haciendo Doble Click en una linea, Aparece un formulario que nos permite modificar
una materia existente

11. Dos formas de añadir un registro a la tabla Materias
1 Boton derecho del raton, y 2 Pulsar en el icono Ficha y
elegir la opcion del menu Alta
elegimos la opcion Formulario
de alta (insert)
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12. Cuadro de Clasificacion

13. Actualmente el Software Beta Herramienta de Documentalista , no cumple todos los
requisitos de la especicacion MOREQ, pero esta Especificacion ha servido como base
metodologia para la implementacion del cuadro de clasificacion.
Cuadro de clasificación
En la gestión de documentos de archivo, los expedientes se van agregando respetando una
estructura que, de acuerdo con las buenas prácticas, debería reflejar las funciones de la actividad
en cuestión. La representación de esta agregación se denomina «cuadro de clasificación». En
general, el cuadro de clasificación consiste en una jerarquía, si bien podría apoyarse en un tesauro
y no poseer una naturaleza jerárquica. El resto de la presente especificación se centra en el
enfoque jerárquico.
Del mismo modo que los expedientes parecen tener una existencia real aun cuando no son más
que una mera acumulación de documentos de archivo, los niveles más altos de la jerarquía del
sistema de clasificación también parecen reales, pese a ser solamente una simple agregación de
expedientes o de niveles inferiores. Tal y como sucedía con los expedientes, la presente
especificación fija unos requisitos en relación con la jerarquía, pero sin intervenir en el modo en
que se aplican.
ESPECIFICACIÓN MOREQ
MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
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14. Desde el menu principal elegimos la opcion Tablas y Configurar
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España 1937

15. Elegimos la opcion Cuadro de Clasificacion
Entrevistando a un miliciano en las trincheras,
España 1937

16. Formulario de mantenimiento del cuadro de clasificacion
Mostrar el
arbol
expandido o
contraido
Añadir un
nuevo Ver los documentos
item Borrar / asociados al codigo de
Modificar Eliminar un Entrevistando a unseleccionado las trincheras,
clasificacion miliciano en
codigo España 1937

17. Modificar un Nombre o un Codigo de Clasificacion
Haciendo Doble Clik
en un nombre,
aparece el formulario
de modificacion
El codigo de clasificacion, El nombre debe ser
es unico, no se puede descriptivo
repetir

18. “A pesar de los
cambios... ya sean
tecnologicos o sociales,
las necesidades
genuinamente humanas
siguen siendo las
mismas. Pero podemos
caer en la tentacion de
despreciar todas las
formas, los modos de
trabajo que
tradicionalmente,
generacion tras
generacion, han sido
considerados utiles.
Es dificil discernir,
dentro de la voragine de
la historia,
(G. Toga 2008)
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