Sesión de Benchmarking en ignova Tecnoespai (16-10-2012) sobre 'Gestión eficiente del correo electrónico'

1. 3
Cicle Sessions Benchmarking
“Gestió eficient del correu electrònic”
ig-nova Tecnoespai
Igualada, 16-10-2012
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

2. Cicle ‘Sessions de Benchmarking’
 Objectiu:
 Conèixer-nos tots plegats i fer una mica de networking entre els
participants
 Compartir experiències entre tots
 Aprendre dels altres per a poder-ho aplicar a les nostres
organitzacions
 Dinàmica
 09:15-10:00 Introducció i presentació de bones pràctiques, a càrrec
d’inPreneur.
 10:00-10:30 Presentació d’altres experiències, similars, de les
empreses assistents (les que vulguin).
 10:30-11:00 Discussió en grup, preguntes, qüestions, etc.
 11:00 Finalització
 Sessions
 Eines de productivitat
 Xarxes socials
 Gestió del correu electrònic i el temps
 Apps per smartphones
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

3. LA SESSIÓ D’AVUI
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

4. Sessió benchmarking
 “Com podem millorar la nostra productivitat a través de la gestió
eficient del correu electrònic?”
 Contingut:
 La millora de la productivitat i les TIC. Processos estructurats i
no estructurats.
 Les eines de la iProductivitat.
 Eines i tecnologies de comunicació
 Bones pràctiques en la gestió del correu electrònic
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

5. La millora de la productivitat i les TIC
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

6. Eines i tecnologies
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

7. EINES DE
COMUNICACIÓ
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

8. ... Mes enllà del correu ....
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

9. Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

10. Eines de comunicació
Correu electrònic
Missatgeria instantània
Audioconferència
Videoconferència
Telefonia fixa
Telefonia mòbil
Fax
SMS
Whatsapp
...
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

11. Eines de comunicació
Blogs
microblogging
Fonts RSS,
Xarxes socials
...
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

12. Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

13. TENDÈNCIES
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

14. Tendències
Atos Origin se propone ser una compañía con ‘cero correo electrónico’ en tres años
Ha llegado el momento de eliminar la polución informativa, al igual que se redujo la contaminación
ambiental tras la revolución industrial
Paris, 7 de febrero de 2011
Atos Origin, compañía internacional de servicios de Tecnologías de la Información (TI), se ha marcado hoy
el objetivo de convertirse en una compañía con correo electrónico cero en el plazo de tres años. Durante
su intervención en la cuarta de la serie de ruedas de prensa sobre Innovación, Thierry Breton, CEO y
Chairman de Atos Origin, abordó los desafíos que afrontan las organizaciones a consecuencia del explosivo
incremento de los datos, y anunció su ambición de eliminar la totalidad de los emails entre los
empleados de la compañía. En su lugar, se utilizarán aplicaciones mejoradas de comunicación, así como
nuevas herramientas colaborativas y de redes sociales.
La sobrecarga informativa – Algunos datos:
- En 2013, más de la mitad de todo el contenido digital será el resultado de la actualización y la edición de
información ya existente
- Las redes sociales online son ya más utilizadas que el e-mail o los buscadores
- Los directivos de nivel medio emplean más del 25% de su tiempo buscando información
- 2010: los usuarios corporativos reciben 200 emails al día, de los cuales el 18% es spam.
http://es.atos.net/es-es/noticias-y-eventos/buscar_comunicados_de_prensa/2011/2011_02_08_06.htm
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

15. Tendències
VW agrees to kick the "Crackberry" habit
FRANKFURT | Fri Dec 23, 2011 11:09am EST
Carmaker Volkswagen (VOWG_p.DE) has agreed to deactivate e-mails on German staff Blackberry devices
out of office hours to give them a break.
Under an agreement with labour representatives, staff at Europe's biggest automaker will receive e-mails
via Blackberry from half an hour before they start work until half an hour after they finish, and will be in
blackout-mode the rest of the time, a spokesman for VW said.
"Mobile communication devices offer a great amount of freedom, but also embody the risk of no longer
being able to switch off," the company said.
The move at Volkswagen will affect 1,154 workers at the company's six plants in Germany, daily
Wolfsburger Allgemeine Zeitung cited VW works council member Heinz-Joachim Thust as saying this week.
http://www.reuters.com/article/2011/12/23/uk-volkswagen-blackberry-idUSLNE7BM01D20111223
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

16. RECOMENACIONS I
BONES
PRÀCTIQUES
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

17. • El correu electrònic és la forma més adequada de
comunicació per l'objectiu?
• Qüestionar-se les persones que han de rebre el
correu que enviarem
• Evitar distribuir informació crítica a través de correu
• No enviar fitxers adjunts (fitxers pesats)
• Revisar el contingut i els destinataris del missatge
abans d’enviar-lo
• No "Respondre a tots ‘ per defecte
• Ser breu a l'hora de redactar els correus electrònics
• Intentar tractar un sol Assumpte a cada correu
• Evitar acrònims en els missatger
• Evitar escriure correus en majúscules i utilitzant
colors
• Evitar la ironia o el sarcasme
• Concedir importància al títol del correu
• Utilitzar recursos d'escriptura
• Introduir i finalitzar un correu
• Ser executiu amb els correus executius
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

18. • Compte amb els correus continguts a l’assumpte
• Mantenir horaris fixes a l‘hora de llegir els correus
per evitar interrupcions
• La regla de les quatre Ds
• Metodologia de Treball
• Esborrar els correus electrònics que siguin inútils
• Llegir LIFO (Last In-First Out)
• Marcar els correus electrònics
• Aplicar Regles de Correu o Filtres
• Aplicar Regles de Colors
• Treballar amb fonts RSS
• ....
• Unificar canals 2.0
• Utilitzar un correu diferent per a les xarxes socials
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

19. Take back Your Life! Using Organízate con eficacia Sé más eficaz: 52 claves para
Microsoft Office Outlook 2007 to Autor: David Allen mejorar tu productividad en la
Get Organized and Stay Empresa Activa, Barcelona (2006) vida y en el trabajo
Organized ISBN: 9788496627086 Autor: David Allen
Autores: Sally McGhee & John Ed. Alienta, Barcelona (2010)
Wittry ISBN: 9788492414185
Microsoft Press (2007)
ISBN-13: 9780735623439
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

20. I la vostra experiència?
Sessió Benchmarking “Gestió eficient del correu electrònic” – ignova Tecnoespai - 20121016

21. Més információ sobre la nostra activitat a
On pot trobar-nos? www.actioningorganizations.com
www.facebook.com/inpreneur
www.linkedin.com/company/inpreneur www.actioningorganizations.com
@inpreneur
www.slideshare.net/inpreneur www.xing.com/companies/inpreneur
info@inpreneur.com
www.twitter.com/inpreneur mail@inpreneur.com
www.youtube.com/inpreneur del correu electrònic” – www.inpreneur.com
Sessió Benchmarking “Gestió eficient ignova Tecnoespai - 20121016