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Retrospectivas efectivas
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isagulo
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El workshop de retrospectivas que dimos con Ricardo Colusso en Agiles 2012 - Cordoba
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Retrospectivas efectivas
1.
Connect. Collaborate. Innovate.
CONSIGNA Trabajando en grupos de a 3/4 Cada participante cuenta su experiencia en reuniones retrospectivas respondiendo a los demás las siguientes preguntas: - ¿Participás en retrospectivas? - En caso positivo - Comentar rápidamente la mecánica utilizada habitualmente - ¿Están resultando útiles estas reuniones? Por qué? © Copyright GlobalLogic 2009 1
2.
Connect. Collaborate. Innovate.
Liderazgo de Retrospectivas Ignacio Sagulo Ricardo Colusso @isagulo @rcolusso ignacio.sagulo@globallogic.com ricardo.colusso@kleer.la © Copyright GlobalLogic 2009 2
3.
Efectividad de las
retrospectivas Connect. Collaborate. Innovate. ¿ Cuando una retro es efectiva ? © Copyright GlobalLogic 2009 3
4.
Efectividad de las
retrospectivas Connect. Collaborate. Innovate. Un retro sirve cuando le permite al equipo aprender y volverse más efectivo Tres ejes del aprendizaje • ¿Cómo aportarle valor al cliente ? Negocio y problema • Tecnología • Teamwork y prácticas de Desarrollo Y si el equipo no aprende ? • mismos problemas se mantienen • Falta de predictibilidad, problemas de Delivery • Se ve en la velocidad Se pueden hacer en proyectos no Scrum / Scrum friendly © Copyright GlobalLogic 2009 4
5.
El formato “clásico”
de 2 preguntas Connect. Collaborate. Innovate. Pregunta 1)¿ Qué hicimos bien ? 2) ¿Qué podríamos haber hecho mejor? O … si volviéramos hacer devuelta el mismo Sprint … ¿Qué haríamos distinto? Se describe en el Capitulo 11 de “Scrum from the thenches” © Copyright GlobalLogic 2009 5
6.
Anti-patterns en reuniones
de Scrum Connect. Collaborate. Innovate. “Anti-pattern” es una causa común que hace fracasar una práctica • ¿ Para que sirve la idea de anti-pattern ? • Caracterizar una situación negativa para una práctica • Reconocerla • Matices, consideraciones • Entender por qué? • Actuar, canalizar Ej Daily Meetings • muy buen artículo sobre anti-patterns en dailies • Ejemplo de Anti-pattern “Problem Solving” © Copyright GlobalLogic 2009 6
7.
Anti-patterns en Retrospectivas
Connect. Collaborate. Innovate. ANTI-PATTERN #1 RETRO / ACCION “VOLUNTARISTA” Escenario proyecto “complicado” RETRO ¿Qué haríamos distinto? • Los tests no andan, tenemos que arreglar todos los tests • No hay documentación, tenemos que documentar • Buenas intenciones , pero así, lo más probable es que fracasen • ¿Por qué pasa esto ? © Copyright GlobalLogic 2009 7
8.
RETRO / ACCION
“VOLUNTARISTA” Connect. Collaborate. Innovate. Estrategias a considerar • Baby Steps: ¿ Qué es lo mínimo que podríamos hacer que nos permita movernos hacía donde queremos ? • Evaluar Costo-Beneficio de las mejoras • On demand – según el flujo de trabajo TEST • los tests que no funcionan y que no aportan valor. – Ponerlos en "cuarentena" – No arreglarlos, dejarlos como están • Hacer andar los tests que – estén en relación con el flujo de trabajo – aporten valor © Copyright GlobalLogic 2009 8
9.
ANTI-PATTERN #2: ACCION
NEBULOSA Connect. Collaborate. Innovate. • “Tenemos que comunicarnos más con el cliente” • “Tenemos que mejorar la documentación” • “Vamos a hacer más Pair Programming” © Copyright GlobalLogic 2009 9
10.
Connect. Collaborate. Innovate. ANTI-PATTERN
#3: VICTIMA • El equipo no puede/no sabe distinguir lo que está a su alcance y lo que no. • Ojo con el “modo víctima” !! – Cuestionar/nos esto – “El cliente no sabe lo que quiere” y el Amoxidal-DUO © Copyright GlobalLogic 2009 10
11.
¿Qué hacer con
los límites? Connect. Collaborate. Innovate. • Intentar empujar un límite – Usar retros del equipo para armar la propuesta al cliente – Hacer retros con el cliente • Asumir ciertos límites – Es así …. “Por ahora es así, porque” … – En las Retros Foco ¿Qué cosas podemos mejorar que están a nuestro alcance ? © Copyright GlobalLogic 2009 11
12.
ANTI-PATTERN #4: Retro
CATARSIS Connect. Collaborate. Innovate. © Copyright GlobalLogic 2009 12
13.
Connect. Collaborate. Innovate. CONSIGNA
– Trabajando con los mismos equipos 1) Compartir experiencias con anti-patterns de retrospectivas que hayan vivido Para esto los integrantes del equipo se comprometen a tratar la información compartida como CONFIDENCIAL 2) ¿Qué harían en una situación similar para que no ocurriesen esos anti-patterns ? (Cada equipo analiza los distintos anti-patterns y escribe un resumen de lo conversado) Anti-pattern #1 Anti-pattern #2 RETRO ACCION VOLUNTARISTA NEBULOSA Anti-pattern #3 Anti-pattern #4 VICTIMA RETRO CATARSIS © Copyright GlobalLogic 2009 13
14.
Connect. Collaborate. Innovate.
Más allá del esquema clásico © Copyright GlobalLogic 2009 14
15.
Estructura de las
Retrospectivas Connect. Collaborate. Innovate. © Copyright GlobalLogic 2009 15
16.
Rol de Facilitador
Connect. Collaborate. Innovate. • Prepara un objetivo y actividades para desarrollarlo Observación del equipo • No en la onda “Determinar que está andando mal en testing” Abre la puerta para las culpas Ejemplos – Entender las razones de los atrasos en nuestras entregas – Encontrar maneras de mejoras nuestras prácticas técnicas – Mejora continua del proceso ( un par de iteraciones) © Copyright GlobalLogic 2009 16
17.
Rol de Facilitador
Connect. Collaborate. Innovate. • Responsable de mantener la reunión productiva – Atención a conflictos – Que todos tenga oportunidad de hablar – Promover el lenguaje del “Yo pienso / yo veo … “ • Atención al desarrollo de las actividades – No participa de discusiones ( o acotada) – Debriefing • Ej Que es lo que ven ? Que los sorprendió ? Que les dice esto sobre el proyecto? Que cosa haríamos diferente ? • Administración de uno mismo © Copyright GlobalLogic 2009 17
18.
Connect. Collaborate. Innovate.
CONSIGNA • Elegir muuuuy rápido 1 proyecto por equipo Pensando que van a ser los facilitadores de la retro, y en función de lo que observan en cada uno de sus equipos, definir el objetivo de la próxima retro 5 min ! © Copyright GlobalLogic 2009 18
19.
Preparación de las
retros Connect. Collaborate. Innovate. • Definir actividades y tiempos para cada fase – Relevantes para el objetivo – Promuevan igual participación – Promuevan nuevas perspectivas – Considerar un back-up si el tiempo está ajustado • Lugar y materiales – Muy importante mostrar bien todos los datos duros y los que se van generando – Considerar afiches y rota-folios, además de 1 pizarrón – Cambio de lugar ? © Copyright GlobalLogic 2009 19
20.
FASE: Definición del
Marco - Objetivos Connect. Collaborate. Innovate. • Definir el objetivo y tiempo de la retro – La gente quiere saber como se va a utilizar su tiempo • Crear un clima para que la gente se sienta cómoda • Hacer hablar a todos al comienzo – Si alguien no habla al comienzo, tiene el permiso tácito para seguir callado – Ejemplo Actividad Check-In • En una o dos palabras ¿qué esperás de la retro ? • Cada uno comente … una cosa que tenga en su cabeza ahora © Copyright GlobalLogic 2009 20
21.
Definición del Marco
- Objetivos Connect. Collaborate. Innovate. • Generar el entorno para – La gente pueda sacar los temas difíciles – Pueda haber conversaciones desafiantes • Actividad posible -- > “Working Agreements” ¿Qué es un Working Agreement ? • Contrato grupal que describe comportamientos e interacciones aceptables • No son declaraciones abstractas • Acuerdos que ayuden al equipo a – a tener conversaciones productivas – hablar temas dífíciles © Copyright GlobalLogic 2009 21
22.
Primer ejemplo de
actividad: Working Agreements Connect. Collaborate. Innovate. Cada actividad se describe con este formato: – Fase – Propósito – Tiempo necesario: ej 10 a 30 min según tamaño equipo – Descripción – Pasos: detalles que le sirven al facilitador para • Explicar la actividad • Hacer el “debrief”: Hacer preguntas piolas para obtener información útil – Materiales y preparación – Ejemplos Supongamos que estamos en un retro, yo soy el facilitador y vamos a hacer la actividad “Working Agreements” © Copyright GlobalLogic 2009 22
23.
Un ejemplo de
Working Agreements Connect. Collaborate. Innovate. © Copyright GlobalLogic 2009 23
24.
Características de los
Working Agreements Connect. Collaborate. Innovate. • Normalmente son temas que preocupan al equipo • No hay “acuerdos típicos”: dada equipo desarrolla los suyos • Son reusables en futuras retros y trabajo diario DINAMICA • Pedirle al equipo “todos monitoreen que se cumplan” • Equipo Responsable de sus interacciones • El facilitador foco en facilitar • No saltear la fase de Definición de marco “por ir a los bifes” • Fundamental generar clima adecuado y definir tiempos y objetivos • Hay actividades: cortitas (Chekin) más largas (Working Agreements) © Copyright GlobalLogic 2009 24
25.
FASE: RECOLECCION DE
DATOS - Objetivos Connect. Collaborate. Innovate. • Crear una visión compartida de lo que pasó • Sin esta info común – Cada persona tiende a verificar sus propias opiniones y creencias – Subimos por “nuestra escalera”, con nuestros propios datos • Empezar con los datos duros – Métricas: • velocidad ( estimada vs real) • Burndown charts • Bugs, Historias completadas • Encuestas de satisfacción – Eventos significativos para el equipo © Copyright GlobalLogic 2009 25
26.
RECOLECCION DE DATOS
- Objetivos Connect. Collaborate. Innovate. • Los datos duros son la MITAD de la historia • Sensaciones y sentimientos son la otra mitad – dicen lo que le importa a la gente sobre hechos y el equipo • Pero somos ingenieros … no actores ! • Crear una manera estructurada en la que todos se sientan cómodos compartiendo como se sienten • Si evitamos el “contenido emocional” – No evitamos nada – Problemas emocionales ( malestares, etc ) operan por lo bajo, sacando energía y motivación. © Copyright GlobalLogic 2009 26
27.
DATOS – Posibles
Actividades: “MAD-SAD-GLAD” Connect. Collaborate. Innovate. Objetivo: poner los hechos sobre sentimientos sobre la mesa Dinámica: … Algunas Preguntas para debriefing • ¿ Qué les parece que se destaca de estos postits ? • ¿Qué patrones ven en estos grupos ? ¿Qué nos dicen estos patrones a nosotros como equipo ? • ¿Qué nos sugiere esto como próximos pasos? © Copyright GlobalLogic 2009 27
28.
ACTIVIDAD: “Histograma de
Satisfacción” Connect. Collaborate. Innovate. Objetivo: Ver qué tan satisfecho está el equipo con respecto a un determinado tema. - Ejemplo © Copyright GlobalLogic 2009 28
29.
ACTIVIDAD: “Histograma de
Satisfacción” Connect. Collaborate. Innovate. Otros usos • Dailies • Calidad de Producto • Calidad de Proceso Escala • Muy de acuerdo • Acuerdo • Neutro • Desacuerdo • Totalmente desacuerdo © Copyright GlobalLogic 2009 29
30.
Connect. Collaborate. Innovate.
RECOLECCION DE DATOS - CONSIGNA En relación al objetivos planteado y cómo facilitador de la retro .. • ¿Qué datos “duros” llevarían a la retro ? • ¿Qué actividades realizarían para ver cómo se siente el equipo ? © Copyright GlobalLogic 2009 30
31.
GENERACION DE INSIGHTS
- OBJETIVOS Connect. Collaborate. Innovate. INSIGHT : “comprensión de la naturaleza verdadera de las cosas” • Analizar causas y efectos • Atacar causas y no síntomas © Copyright GlobalLogic 2009 31
32.
ACTIVIDAD: 5 POR
QUÉ ? Connect. Collaborate. Innovate. • Objetivo: descubrir las causas raíces de algo yendo más del pensamiento habitual • INTRO: “Ahora que sabemos qué es lo que pasó, vamos a pensar por qué paso” • Se divide en pares (o grupos): – A le pregunta B por qué ocurrió un evento o problema – B responde por esto … A vuelve a preguntar por qué .Así 4 o 5 veces • Cada par reporta lo que encontró Se puede usar con: – cualquier actividad que genere una lista de problemas ( MAD,SAD, GLAD +) – Analizar Causas raices de Bugs (XP) © Copyright GlobalLogic 2009 32
33.
ACTIVIDAD: Fishbone
Connect. Collaborate. Innovate. © Copyright GlobalLogic 2009 33
34.
DECIDIR QUE HACER
- OBJETIVOS Connect. Collaborate. Innovate. • En este punto uno podría tener una lista de potenciales experimentos : – Brainstorming en Generacion de Insights ? – Interesante ver definición y variantes de Brainstorming • Si ya tenemos muchos experimentos priorizamos para elegir • Si, no tenemos Se generan experimentos en esta fase © Copyright GlobalLogic 2009 34
35.
DECIDIR QUE HACER
– POSIBLES ACTIVIDADES Connect. Collaborate. Innovate. • Triple Nickels – Está bueno que todos participan ! • Priorizar con puntos ( o con palitos de truco ) – Es una forma de acotar una lista larga • Los resultados pueden varían según la pregunta: – ¿Qué es lo más importante en lo que tenemos que trabajar ? – ¿Qué es lo que va a tener mayor impacto ? – ¿En aué es lo que más nos interesa trabajar ? © Copyright GlobalLogic 2009 35
36.
DECIDIR QUE HACER
– POSIBLES ACTIVIDADES Connect. Collaborate. Innovate. Short Subjects • Alguna forma de Brainsotorming sobre categorías como – Que hicimos bien ? / Qué podríamos hacer mejor ? – Start/ Stop / Stay – …. ¿Les suena ? Nuestras retros habituales son esta actividad !! © Copyright GlobalLogic 2009 36
37.
DECIDIR QUE HACER
– POSIBLES ACTIVIDADES Connect. Collaborate. Innovate. En Las siguientes actividades se forman grupos, pares que trabajan en forma separada y después hay un mecanismo de consolidación Retrospective Planning Game • Dinámica para detallar planes para experimentos o propuestas SMART Goals • El facilitador introduce y ejemplifica el concepto de Smart • Trasladar ideas en prioridades y planes de accion • Desarrollar acciones específicas y mensurables © Copyright GlobalLogic 2009 37
38.
FASE: CERRAR LA
RETRO - OBJETIVOS Connect. Collaborate. Innovate. • Obtener feed-back sobre como resultó la retro – Hay actividades piolas y cortas para esto – Inspección y adaptación se aplica a las retro también ! • Decidir – quien / cómo documentar la experiencia – Como se sigue • Agradecer a todos por su tiempo y el trabajo realizado © Copyright GlobalLogic 2009 38
39.
Connect. Collaborate. Innovate. CONSIGNA
Elegir que actividades realizar para las etapas • Generacion de insights • Decidir que hacer • Cerrar la retro Verificar cual es el tiempo total de la retro …. • Es adecuado ? © Copyright GlobalLogic 2009 39
40.
Connect. Collaborate. Innovate.
CONCLUSIONES Compartimos lo que “nos llevamos” del workshop y qué 5 min ! • Cuáles son los conceptos más importantes que aprendimos en este workshop ? • Que podrías hacer en el futuro para aplicar estas ideas ? © Copyright GlobalLogic 2009 40
41.
Iniciativas
Connect. Collaborate. Innovate. © Copyright GlobalLogic 2009 41