Liderazgo de retrospectivas

Connect. Collaborate. Innovate.

Liderazgo de
Retrospectivas

Ignacio Sagulo

@isagulo

Ignacio.sagulo@globallogic.com

© Copyright GlobalLogic 2009 1

Efectividad de las retrospectivas Connect. Collaborate. Innovate.

¿ Cuando una retro es efectiva ?


Efectividad de las retrospectivas Connect. Collaborate. Innovate.

Un retro sirve cuando le permite al equipo aprender y volverse más efectivo

Tres ejes del aprendizaje

• ¿Cómo aportarle valor al cliente ? Negocio y problema
• Tecnología
• Teamwork y prácticas de Desarrollo

Y si el equipo no aprende ?

• mismos problemas se mantienen
• Falta de predictibilidad, problemas de Delivery
• Se ve en la velocidad

Se pueden hacer en proyectos no Scrum / Scrum friendly

El formato “clásico” de 2 preguntas Connect. Collaborate. Innovate.

Pregunta Objetivo
1)¿ Qué hicimos bien ? lograr consenso sobre cosas que
funcionan
2) ¿Qué podríamos haber hecho Identificar cosas que no
mejor? funcionaron bien o que pueden
O … si volviéramos hacer mejorarse
devuelta el mismo Sprint …
¿Qué haríamos distinto? Scrum Master: anotar los
problemas que va viendo durante
el Sprint

Se describe en el Capitulo 11 de “Scrum from the thenches”


Anti-patterns en reuniones de Scrum Connect. Collaborate. Innovate.

“Anti-pattern” es una causa común que hace fracasar una práctica

Daily Meetings
• muy buen artículo sobre anti-patterns en dailies
• Ejemplo de Anti-pattern  “Problem Solving”
• ¿ Para que sirve la idea de anti-pattern ?
• Caracterizar una situación negativa para una práctica
• Reconocerla
• Matices, consideraciones
• Entender por qué?
• Actuar, canalizar


Anti-patterns en Retrospectivas Connect. Collaborate. Innovate.

RETRO / ACCION “VOLUNTARISTA”

Escenario  proyecto “complicado”

RETRO  ¿Qué haríamos distinto?

• Los tests no andan, tenemos que
arreglar todos los tests
• No hay documentación, tenemos que
documentar

• Buenas intenciones , pero así, lo más probable es que fracasen
• ¿Por qué pasa esto ?


RETRO / ACCION “VOLUNTARISTA” Connect. Collaborate. Innovate.

Estrategias a considerar
• Baby Steps: ¿ Qué es lo mínimo que podríamos hacer
que nos permita movernos hacía donde queremos ?
• Evaluar Costo-Beneficio de las mejoras
• On demand – según el flujo de trabajo

TEST
• los tests que no funcionan y que no aportan valor.
– Ponerlos en "cuarentena"
– No arreglarlos, dejarlos como están
• Hacer andar los tests que
– estén en relación con el flujo de trabajo
– aporten valor


Anti-pattern: “Acción nebulosa” Connect. Collaborate. Innovate.

Ejemplos
– Mejorar la comunicación con el cliente
– Mejorar la documentación
– Hacer más Pair Programming

• ¿ Qué vamos a hacer para mejorar la comunicación ?
– medios, frecuencias (quienes, cómo … ), artefactos
• Definir objetivos y acciones SMART siempre que sea posible
– Specific - Measurable - Achievable / Actionable - Relevant - Timely
/ Trackeable

• Comparar
– “hacer más Pair Programming” versus …


Anti-pattern: ¿Qué está dentro del alcance del equipo y Connect. Collaborate. Innovate.
que está afuera?

• El equipo no puede/no sabe hacer
esta distinción

• Ojo con el “modo víctima” !!
– Cuestionar/nos esto
– “El cliente no sabe lo que quiere” y
el Amoxidal-DUO


¿Qué hacer con los límites? Connect. Collaborate. Innovate.

• Intentar empujar un límite
– Usar retros del equipo para armar la propuesta al cliente
– Hacer retros con el cliente

• Asumir ciertos límites
– Es así …. “Por ahora es así, porque” …
– En las Retros

Foco  ¿Qué cosas podemos mejorar que están a nuestro
alcance ?


Anti-pattern: Retro CATARSIS Connect. Collaborate. Innovate.

• ¿Por qué ?
• ¿Qué podemos hacer?

Esto nos muestra

• el desafío de liderar una retro en escenarios
más difíciles
• Ej: con carga emocional fuerte
• limitaciones del “esquema clásico” de
retros


Gestion de Mejoras – misión imposible? Connect. Collaborate. Innovate.

En las retro
– No se evalúa la eficacia de las acciones de la retro anterior
– Faltan datos duros del Sprint en la retrospectiva
• Ej “Planificado vs realizado”
– No se priorizan / votan las acciones al final

• No se planifican las mejoras en el Sprint Planning

• Dónde quedan las mejoras ?

• Las mejoras sólo los conoce un Gurú


Iniciativas Connect. Collaborate. Innovate.


Connect. Collaborate. Innovate.

Más allá del esquema
clásico


Estructura de las Retrospectivas Connect. Collaborate. Innovate.


FASE: Definición del Marco - Objetivos Connect. Collaborate. Innovate.

• Definir el objetivo y tiempo de la retro
– La gente quiere saber como se va a utilizar su
tiempo
• Crear un clima para que la gente se sienta cómoda
• Hacer hablar a todos al comienzo
– Si alguien no habla al comienzo, tiene el permiso
tácito para seguir callado
– Ejemplo Actividad Check-In
• En una o dos palabras ¿qué esperás de la retro ?
• Cada uno comente … una cosa que tenga en su
cabeza ahora


Definición del Marco - Objetivos Connect. Collaborate. Innovate.

• Generar el entorno para
– La gente pueda sacar los temas difíciles
– Pueda haber conversaciones desafiantes

• Actividad posible -- > “Working Agreements”

¿Qué es un Working Agreement ?

• Contrato grupal que describe comportamientos e
interacciones aceptables
• No son declaraciones abstractas
• Acuerdos que ayuden al equipo a
– a tener conversaciones productivas
– hablar temas dífíciles


Primer ejemplo de actividad: Working Agreements Connect. Collaborate. Innovate.

Cada actividad se describe con este formato:

– Fase
– Propósito
– Tiempo necesario: ej 10 a 30 min según tamaño equipo
– Descripción
– Pasos: detalles que le sirven al facilitador para
• Explicar la actividad
• Hacer el “debrief”: Hacer preguntas piolas para obtener
información útil
– Materiales y preparación
– Ejemplos

Supongamos que estamos en un retro, yo soy el facilitador y vamos a
hacer la actividad “Working Agreements”


Un ejemplo de Working Agreements Connect. Collaborate. Innovate.


Características de los Working Agreements Connect. Collaborate. Innovate.

• Normalmente son temas que preocupan al equipo
• No hay “acuerdos típicos”: dada equipo desarrolla los
suyos
• Son reusables en futuras retros y trabajo diario
DINAMICA
• Pedirle al equipo  “todos monitoreen que se cumplan”
• Equipo Responsable de sus interacciones
• El facilitador  foco en facilitar

• No saltear la fase de Definición de marco “por ir a los bifes”
• Fundamental generar clima adecuado y definir tiempos y objetivos
• Hay actividades: cortitas (Chekin) más largas (Working Agreements)


FASE: RECOLECCION DE DATOS - Objetivos Connect. Collaborate. Innovate.

• Crear una visión compartida de lo que pasó
• Sin esta info común
– Cada persona tiende a verificar sus propias
opiniones y creencias
– Subimos por “nuestra escalera”, con nuestros
propios datos

• Empezar con los datos duros
– Métricas:
• velocidad ( estimada vs real)
• Burndown charts
• Bugs, Historias completadas
• Encuestas de satisfacción
– Eventos significativos para el equipo

RECOLECCION DE DATOS - Objetivos Connect. Collaborate. Innovate.

• Los datos duros son la MITAD de la historia

• Sensaciones y sentimientos son la otra mitad
– dicen lo que le importa a la gente sobre hechos y el
equipo

• Pero somos ingenieros … no actores !

• Crear una manera estructurada en la que todos se
sientan cómodos compartiendo como se sienten

• Si evitamos el “contenido emocional”
– No evitamos nada
– Problemas emocionales ( malestares, etc ) operan por lo
bajo, sacando energía y motivación.

DATOS – Posibles Actividades: “MAD-SAD-GLAD” Connect. Collaborate. Innovate.

Objetivo: poner los hechos sobre
sentimientos sobre la mesa

Dinámica: …

Algunas Preguntas para debriefing

• ¿ Qué les parece que se destaca de
estos postits ?
• ¿Qué patrones ven en estos grupos ?
¿Qué nos dicen estos patrones a
nosotros como equipo ?
• ¿Qué nos sugiere esto como próximos
pasos?


ACTIVIDAD: “Histograma de Satisfacción” Connect. Collaborate. Innovate.

Objetivo: Ver qué tan satisfecho está el equipo con respecto a un
determinado tema. - Ejemplo


ACTIVIDAD: “Histograma de Satisfacción” Connect. Collaborate. Innovate.

Otros usos

• Dailies
• Calidad de Producto
• Calidad de Proceso

Escala

• Muy de acuerdo
• Acuerdo
• Neutro
• Desacuerdo
• Totalmente desacuerdo


GENERACION DE INSIGHTS - OBJETIVOS Connect. Collaborate. Innovate.

INSIGHT : “comprensión de la naturaleza
verdadera de las cosas”

• Analizar causas y efectos

• Atacar causas y no síntomas


ACTIVIDAD: 5 POR QUÉ ? Connect. Collaborate. Innovate.

• Objetivo: descubrir las causas raíces de algo yendo
más del pensamiento habitual

• INTRO: “Ahora que sabemos qué es lo que pasó,
vamos a pensar por qué paso”
• Se divide en pares (o grupos):
– A le pregunta B por qué ocurrió un evento o
problema
– B responde por esto … A vuelve a preguntar por
qué .Así 4 o 5 veces
• Cada par reporta lo que encontró
Se puede usar con:
– cualquier actividad que genere una lista de problemas (
MAD,SAD, GLAD +)
– Analizar Causas raices de Bugs (XP)

ACTIVIDAD: Fishbone Connect. Collaborate. Innovate.


DECIDIR QUE HACER - OBJETIVOS Connect. Collaborate. Innovate.

• En este punto uno podría tener una lista de
potenciales experimentos :
– Brainstorming en Generacion de Insights ?
– Interesante ver definición y variantes de
Brainstorming

• Si ya tenemos muchos experimentos
 priorizamos para elegir

• Si, no tenemos
Se generan experimentos en esta fase


DECIDIR QUE HACER – POSIBLES ACTIVIDADES Connect. Collaborate. Innovate.

• Triple Nickels
– Está bueno que todos participan !

• Priorizar con puntos ( o con palitos de truco )
– Es una forma de acotar una lista larga

• Los resultados pueden varían según la pregunta:

– ¿Qué es lo más importante en lo que tenemos que
trabajar ?
– ¿Qué es lo que va a tener mayor impacto ?
– ¿En aué es lo que más nos interesa trabajar ?



Short Subjects

• Alguna forma de Brainsotorming sobre categorías
como
– Que hicimos bien ? / Qué podríamos hacer mejor ?
– Start/ Stop / Stay
– ….

¿Les suena ?

Nuestras retros habituales son esta actividad !!



En Las siguientes actividades se forman grupos, pares que
trabajan en forma separada y después hay un mecanismo
de consolidación

Retrospective Planning Game
• Dinámica para detallar planes para experimentos
o propuestas

SMART Goals
• El facilitador introduce y ejemplifica el
concepto de Smart
• Trasladar ideas en prioridades y planes de
accion
• Desarrollar acciones específicas y mensurables

FASE: CERRAR LA RETRO - OBJETIVOS Connect. Collaborate. Innovate.

• Obtener feed-back sobre como resultó la retro

– Hay actividades piolas y cortas para esto
– Inspección y adaptación se aplica a las retro
también !

• Decidir
– quien / cómo documentar la experiencia
– Como se sigue

• Agradecer a todos por su tiempo y el trabajo
realizado


Preparación de las retros Connect. Collaborate. Innovate.

Definición del Objetivo

• No en la onda “Determinar que está andando mal
en testing” 

Abre la puerta para las culpas

• Ejemplos
– Encontrar maneras de mejoras nuestras prácticas
– Entender las razones de los atrasos en nuestras entregas
– Mejora continua del proceso ( un par de iteraciones)


Preparación de las retros Connect. Collaborate. Innovate.

• Definir actividades y tiempos para cada fase
– Relevantes para el objetivo
– Promuevan igual participación
– Promuevan nuevas perspectivas
– Considerar un back-up si el tiempo está ajustado

• Lugar y materiales
– Muy importante mostrar bien todos los datos duros y los que se
van generando
– Considerar afiches y rota-folios, además de 1 pizarrón
– Cambio de lugar ?


Rol de Facilitador - Administrar actividades Connect. Collaborate. Innovate.

• Prepararse y practicar un speech para presentarlas
• Dar un sentido de lo que se va a trabajar
– Los detalles los descubre el equipo
• Atención al desarrollo de las actividades
• Debriefing
– Preguntas abiertas
– Esquema posible: Que es lo que ven ? Que los sorprendió ?
Que les dice esto sobre el proyecto? Que cosa harían
diferente ?
– Apéndice B: tips para debriefing


Facilitador: administrar dinámica del grupo Connect. Collaborate. Innovate.

• Que todos tenga oportunidad de hablar

• Que los que quieren decir mucho no dominen la reunión
– Poder cortar a alguien manteniendo un tono neutro !

• Promover el lenguaje del “Yo pienso / yo veo … “
– Apropiarse de las opiniones
– Cambiar el “Vos estás equivocado”  “Yo veo las cosas de
una manera diferente”
– El lenguaje del “vos hiciste … “ dispara la espiral de culpas y
de ponerse a la defensiva


Facilitador: administrar dinámica del grupo Connect. Collaborate. Innovate.

• Coaching al Manager
– Lo que dice influye, que hable después de los otros

• Responsable de mantener la reunión productiva
– Atención a los conflictos
– Hay conflictos que hay que encararlos fuera de la retro

Administración de uno mismo !

• Hay técnicas para administrar la dinámica que ayudan
• La clave está en entender y administrar nuestro propio estado
emocional y cómo vamos reaccionando


EJERCICIO Connect. Collaborate. Innovate.

• Juntarse en grupos de 5 personas aprox.

• En 10 minutos, como muuucho:
– Contarse un poco los proyectos en los que están
– Elegir el proyecto de alguna persona

• Para el proyecto elegido
– preparar la próxima retro del equipo
– Completando el template word adjunto
• Definir el objetivo
• Definir actividades en cada fase y tiempo para cada actividad
– Resumen de formato y actividades de retrospectivas, por Juan
Gabardini  https://www.box.com/shared/qms74hy9vh


Iniciativas Connect. Collaborate. Innovate.


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