EXPOSICIÓN, GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, EJE TEMÁTICO 1

1. Jorge Mario Zuluaga Campuzano
Docente
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA
2013

2. MARTHA CECILIA GONZALEZ M
CLAUDIA INES ARTEAGA ARANGO
JOSE VICENTE ORTEGA FLOREZ
ELENA MINA DELGADO
DEYSI JOHANNA HERNÁNDEZ

3.  El Documento Electrónico
El ciclo vital de la información sus 3 fases
El dato individual a la información electrónica
estructurada
- Que es información
- Que es un dato
- Porque es diferente la información electrónica

4.  Creación de datos electrónicos
Modos de estructurar los datos
- Documentos y
- Bases de datos
Adquisición de equipos y aplicaciones para la
información electrónica.

5. El sostenimiento y conservación del medio
ambiente, en la actualidad es el eje central sobre el
cual gira la sociedad y los entes gubernamentales a
nivel nacional e internacional, ello ha conducido a la
adopción e implementación de estrategias y
prácticas para el logro de este objetivo.

6. Una de las medidas es el “Cero Papel”, aunque se
ha comprobado que esta práctica no concibe la
eliminación radical de los documentos en papel,
pues experiencias en otros países que han
adelantado esta iniciativa, han demostrado que el
papel tiende a convivir con los documentos
electrónicos, se puede afirmar que la Gestión
Electrónica de Documentos, contribuye en la
racionalización del uso de papel, lo cual es un
aporte al medio ambiente, a la agilidad para la toma
de decisiones al igual que en la optimización del
tiempo, los recursos físicos y económicos.

7. Un documento electrónico es un
documento cuyo soporte material
es algún tipo de dispositivo
electrónico o magnético, y en el
que el contenido está codificado
mediante algún tipo de código
digital, que puede ser leído,
interpretado, o reproducido,
mediante el auxilio de detectores
de magnetización

8. VENTAJAS
Optimización en el uso del espacio físico y reducción
de costos.
Favorece la conservación de los documentos
originales, evitando el extravío, deterioro o desgaste.
Facilita tener la información de manera instantánea e
inmediata.

9. Facilidad de acceso a los documentos, desde
cualquier lugar que nos encontremos a través de la
Internet.
Se generan visualizadores gratuitos Adobe’s
Acrobat Reader
Se generan formas de código estandarizadas y
abiertas como el HTML
Mayor accesibilidad de los usuarios a toda la
información disponible mediante distintos tipos de
extracción de información

10. DESVENTAJAS
Surgen formatos incompatibles
Afecta programas basados en sistemas como MS-
DOS, UNIX
Permite la copia y difusión de información al igual
que se hace difícil la crucial delimitación del propio
concepto de “original” dada la facilidad de copia de
un documento electrónico de un soporte a otro.

11. Generación y archivo de documentos electrónicos a
partir de documentos en soporte papel: Resolución de la
D.G. de la AEAT de 16-4-2004 (derogada).
Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los
servicios públicos (Ley 11/2007): Publicación Junio-2007
Entrada en Vigor: AGE 01-01-2010. Com.Autónomas
y Corporaciones Locales: 01-01-2010, si las
condiciones presupuestarias se lo permiten.
 Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que
se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de
junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los
servicios públicos.

12. FASES
Creación: Efectiva, Mantenimiento:
Diseño: Se define implica generalmente Incluye la utilización
una estrategia global un número limitado de y conservación de
personas los datos.

13. Las tres fases anteriormente mencionadas no pueden
abordarse del mismo modo, existen diferencias en
diversos conceptos:
Puesta al día Frecuencia de
de la acceso a la Responsabilidad
información información

14. Cualquier sistema de información va pasando por
una serie de fases a lo largo de su vida, éstas son:
Planificación
Análisis
Diseño
Implementación
Pruebas
Instalación o
despliegue
Uso y
mantenimiento

15. Qué es Información
Una información es una indicación o un evento llevado
al conocimiento de una persona o de un grupo. Es
posible crearla, mantenerla, conservarla y transmitirla.
La información está en la base de la organización de
todo proceso de trabajo

16. Que es un dato
Pueden reagruparse bajo forma de documento o de
catálogo, la rápida evolución de las tecnologías ha vuelto
cada vez más complejo el garantizar soluciones duraderas a
la hora de conservar los datos. Los formatos de ficheros y
los soportes electrónicos evolucionan rápidamente,
mientras que su esperanza de vida sigue siendo aún más
escasa que la del papel.

17. Porqué es diferente la información
electrónica
Cuando los datos se conservan en un soporte
electrónico, ya no es posible leerlos sin la ayuda de
una herramienta específica, una “máquina”
generalmente, un ordenador. En efecto, a diferencia de
lo que ocurría con los documentos en papel, “el
soporte no es el mensaje”. se entiende por
“información electrónica” todo dato conservado en un
formato que permite su tratamiento automático,
tratándose por regla general de soportes electrónicos.

18. LOS DATOS
Tratados, comunicados e
Se conservan en interpretados por un
soportes
ordenador
Conjunto
de Datos
EL DOCUMENTO

19. El Comité Internacional de
Archivos, sobre archivos
electrónicos, define al
documento como un
fragmento particular de
información, registrada,
generada, acumulada o
recibida en el inicio,
desarrollo o finalización de
una actividad. En la
administración pública un
documento n valor legal,
de información o de
prueba

20. Los datos almacenados en un documento electrónico,
deben constituir un conjunto coherente y consistente de
información.
La gestión de documentos electrónicos de archivos se
debe llevar a cabo a partir de los cuadros de clasificación
documental.
Los documentos electrónicos de archivo deben tener un
ID único que garantice su identificación persistente a lo
largo de todo el ciclo de vida.
Los documentos electrónicos de archivo solo tienen
sentido si se gestionan como conjunto y se mantiene
el vínculo archivístico de un documento con los
demás del mismo trámite.

21. Elementos
El La Estructura La
Contenido Lógica Presentación
Textuales El Contexto
Puede servir la Separada del
Numéricos Metadatos
misma a varios documento y
Gráficos Técnicos
documentos y permite
De enlaces Descripción
ser diferente de abstraer la
hipertexto del contexto
la estructura información en
administrativo
física del si misma del
documento modo que esta
será presentada

22. Para tener la posibilidad de recuperar una
información específica, es necesario
estructurarla. Según la finalidad de la
información, existen principalmente dos
medios de estructurar los datos:
LA BASE DE DATOS
EL DOCUMENTO

23. Es una herramienta que permite a los usuarios
almacenar, acceder, procesar y combinar información,
preparar informes y convertir los datos en
información de utilidad para las operaciones diarias de
las organizaciones. Su propósito es ayudar a las
personas y organizaciones a realizar un seguimiento
de los datos almacenados.
En esta estructura, los datos son almacenados en un
“pool” o reserva de información, de donde pueden
extraerse o ponerse al día

24. Las bases de datos plantean problemas a la hora de
acceder a los datos, bien sea por razones legales o
investigativas., después de ser utilizadas.
En la actualidad existen dos opciones de formatos
estandarizados:
Copiar la base de datos en un formato de más bajo
nivel (en texto plano o en formato ISAM- método de
acceso secuencial indizado)
Conservar la aplicación que generó la base de
datos, incluida su documentación (sistema de
gestión de la base de datos, aplicación contable,
etc.).

25. Estructura utilizada cuando los datos han sido
agrupados para dar cuenta de un razonamiento o
una actividad. El documento puede a menudo servir
de prueba de una actividad particular (acto
jurídico...)

26. Su conservación plantea diferentes
requerimientos.
Un documento debe ser consistente e inalterable
(su puesta al día genera un nuevo documento).
Una base de datos puede ser regularmente puesta
al día.
 Existe también información compuesta (base de
datos/documentos), que plantea nuevos problemas.

27. Entre la oficina basada en documentos en soporte papel
y la basada en documentos en soporte electrónico,
existen varios estadios:
1. Oficina tradicional basada en documentos en papel.
2. Oficina mixta, con ambas clases de documentos.
(papel y electrónicos).
3. Conversión de documentos en papel, mediante
escaneado.
4. Oficina completamente digitalizada, todos los
documentos producidos, recibidos y divulgados son
electrónicos.

28. La adquisición de
equipos, aplicaciones y
servicios, es un
aspecto importante del
uso y archivo de datos
electrónicos..

29. Hoy en día, no sólo existen muchos tipos de equipos,
aplicaciones y servicios basados en diferentes
tecnologías, sino también numerosos estándares,
normas y especificaciones técnicas Sin embargo, la
rápida evolución de las tecnologías de la información
y de las comunicaciones, hace temer que la
supervivencia a largo plazo de los datos electrónicos
dependa indebidamente de su formato de
almacenamiento, que bien podría no ser aceptado
por futuras tecnologías.

30. Están regidas por la decisión del Consejo de Ministros
87/95 CEE, que obliga a todos los compradores públicos
a recurrir a normas oficiales (es decir, normas aprobadas
por instancias oficiales de normalización) en sus
procedimientos de subasta. EPHOS (el manual europeo
de compra de sistemas abiertos) es un programa
europeo dirigido a ayudar al sector público a aplicar en
sus compras la decisión del Consejo 87/95 CEE,
suministrando para ello una serie de manuales que
contienen consejos estratégicos sobre tecnología de
sistemas abiertos.

31. La compra esta basada sobre unas normas estables
y abiertas es uno de los principales criterios de
evaluación de los productos. Los usuarios que
produzcan o mantengan datos legibles por máquina,
deben asegurarse de disponer de los equipos,
aplicaciones y documentación necesarios para
recuperar a largo plazo los datos y documentos
generados por sus aplicaciones.

32. Es conveniente obligar a los suministradores a que
pongan los medios adecuados para recuperar los
datos creados por sus aplicaciones, para facilitar su
conservación y uso a largo plazo

33. La Gestión de Documentos Electrónicos, se constituye en
una gran herramienta para la optimización de los recursos,
accesibilidad y agilidad en la obtención y recuperación de
la información, sin embargo, se hace necesario e
importante, la seguridad de la información plasmada en los
diferentes medios electrónicos, que garanticen su
perdurabilidad, conservación y preservación a través del
tiempo, ello se logra con la creación de instrumentos o
soportes compatibles a los avances tecnológicos, que
permitan visualizar los documentos producidos hoy, se
puedan observar dentro de varios años independientemente
del formato o soporte que contenga la información.

34. http://cxo-community.com/articulos/blogs/blogs-metodologia-
legislacion/4084-la-sancion-de-la-ley-26685-de-expedientes-
digitales-el-principio-de-la-equivalencia-funcional-y-la-firma-
digital.html
Guía de la información electrónica
www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf
Documento electrónico versus documento en papel
Curso Capacítese 2012 TIC, Ministerio de
Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.