gestión de documentos electrónicos

2. Anteriormente conocíamos o se hablaba de los expedientes tradicionales, pero
hoy día con la aparición de las nuevas tecnologías, podemos hablar de los
expedientes electrónicos y los híbridos o mixtos. Debemos entender que el
soporte electrónico ha tomado mucha importancia para las entidades debido a
sus múltiples ventajas, pero no podemos desconocer que el soporte papel
también sigue siendo usado, por lo cual encontramos la utilización de los
expedientes híbridos, que contienen la combinación de ambos soportes de
información.
Por otro lado, en esta exposición se hará énfasis en la organización, un tema
que merece total atención dentro de las diferentes entidades, por lo cual
debemos prestar atención a las herramientas que nos permiten llevar a cabo
dicha organización, para mejorar las condiciones labores y el desempeño
profesional, por esto que trataremos en este trabajo sobre la importancia de la
gestión documental en la entidades, sus procesos y sus ventajas. Además
daremos algunas recomendaciones para mantener la organización del puesto de
trabajo y la organización de los documentos electrónicos.

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Comprender el concepto de expediente híbrido o mixto y su
organización.
 Entender los beneficios de una organización del puesto de trabajo para
utilizarlos en nuestro entorno laboral.
 Asimilar los conocimientos referentes a la gestión documental, su
aplicación y sus ventajas.
OBJETIVO GENERAL
Desarrollar los temas correspondientes al eje temático n°5,
con el fin de lograr una excelente comprensión y manejo de la
información para aplicarlos en nuestro campo profesional.

4.  Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento
administrativo, sin importar el tipo de información que contenga. Estos
garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos
los documentos desde cualquier lugar, su principal prioridad o función es la
de conservar y transmitir.
 En un expediente electrónico podemos encontrar los documento electrónicos
como son: textos, fotografías, música digital, videos digitales, música digital,
páginas de internet y los mensajes de texto y multimedia. En general
cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o grabado
y que haya sido creado o trasmitido por medios electrónicos.

5. Tiene un principio y
un fin claramente
determinado
Los expedientes
forman series
documentales
Puede ser en
diferentes tipos de
formatos
Existen vínculos de trámite
entre cada uno de los
documentos que lo
conforman

8. ¿QUÉ ES LA GESTIÓN
DOCUMENTAL?
Son un conjunto de
técnicas y prácticas en los
que se aplican principios
archivísticos, y que van
encaminadas al eficiente,
eficaz y efectivo manejo de
la documentación
producida y recibida por
una entidad, en función de
sus actividades, desde su
origen hasta su disposición
final.
¿PARA QUÉ SIRVE?
Varias son las ventajas de integrar un
sistema de gestión documental en los
procesos de información de una
entidad, entre las ventajas que podemos
mencionar son:
Asegurar un eficiente tratamiento a
la información de una organización.
Reduce y ahorra tiempo.
Optimiza recursos.
Seguridad, rapidez y agilidad.
Mejora la imagen corporativa de la
empresa.
Contribuye a la conservación del
medio ambiente.

9. • Actividades a planear, generar y valorar los documentos analizando todos los contextos.
PLANEACIÓN
• Estudio de los documentos y su actuación dentro de la entidad.
PRODUCCIÓN
• Actividades necesarias para la captura, relación con los trámites, distribución, recuperación acceso,
control y seguimiento de los trámites de la entidad.
GESTIÓN Y TRÁMITE
• Operaciones técnicas para la clasificación y ordenación de los documentos
ORGANIZACIÓN
• Procedimientos documentados y probados para la transferencia de documentos en cualquiera de las
etapas del archivo.
TRANSFERENCIA
• Aplicación de métodos de selección de documentos gestionando su preservación.
DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS
• Estándares de migración y conservación preventiva de los documentos para garantizar su existencia.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
• Determinación de los valores de los documentos en cualquiera de las instancias del documento a lo
largo de su ciclo de vida.
VALORACIÓN

10. La cantidad de tiempo dedicado al trabajo administrativo
y la incorporación generalizada del ordenador a estas
tareas durante los último años, suponen un factor de
riesgo que debe tenerse en cuenta para prevenir daños a
la salud. Para prevenir riesgos en estas actividades se
debe tener en cuenta algunas recomendaciones básicas:
 La iluminación y la ventilación del lugar deben ser adecuados.
 La silla de trabajo debe ajustarse a la altura de la mesa, para
que los pies toquen el suelo.
 Los codos y la muñeca deben estar a la altura del teclado,
debe evitarse que estén doblados hacia abajo o estirados
hacia arriba.

11.  Preferiblemente el mouse debe estar a la misma altura del
teclado.
 El monitor debe tener brillo y color adecuados, de manera que
no deslumbren la visión, mantener limpio el filtro o pantalla del
monitor.
 El escáner o impresora debe estar ubicada en un área ventilada.
También debe hacérsele mantenimiento con alguna regularidad.
 El monitor debe estar ligeramente por debajo a la altura de los
ojos.
 Los pequeños descansos (de 5 a 10 minutos) y cambios de
rutina o postura (por ejemplo cada dos horas) favorecen la
distensión física y mental, disminuyen la fatiga visual, evitan
irritaciones y aumentan la capacidad de trabajo. Pueden
acompañarse de suaves estiramientos.

12. El proceso de organización de documentos electrónicos
comprende el análisis de los mismos para identificar
quién, cuándo, cómo y por qué fueron creados, qué
funciones y actividades documentan y su naturaleza
física. La organización es el proceso que estudia los
documentos, en nuestro caso los electrónicos, para
descubrir cómo se relacionan con la entidad que los
creó. La descripción se refiere a la manera de compartir
esa información con otras personas.

13. En un sistema computarizado, un conjunto de
programas, utilizado para rastrear y almacenar
documentos electrónicos, como Base de datos,
hardware, Software, Redes, Usuarios, y
administradores, la organización de documentos
electrónicos de los archivos de gestión consiste
en agruparlos de acuerdo a la serie y/o Subserie
a la que pertenecen la cual ha sido definida en el
Cuadro de Clasificación Documental”. Los
sistemas informáticos permiten manejar carpetas
para guardar documentos en el disco duro del PC.
Estas categorías se asimilan a las Series y
Subserie documentales. Para clasificar los
documentos en formato papel y electrónicos se
establece el Cuadro de Clasificación Documental
(CCD), también llamadas Tablas de Retención
Documental TRD.

14. Una Gestión de Documentos Electrónicos debe obedecer a:
 Establecer una organización responsable de los directorios informáticos, de esa manera se describirá un
sistema y las normas de almacenamiento de documentos electrónicos.
 Controlar la creación de copias y estar alerta de la duplicidad de información en distintas versiones.
 Instaurar un sistema que permita recuperar la información eficazmente.
La organización facilita que la información se comparta y se aproveche de forma mas eficiente y como un
recurso colectivo, como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de
documentos, archivos, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.

15. “La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión
consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o Subserie a la que
pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación
Documental”

16. Para la organización de documentos electrónicos se debe:
 Clasificar: al registrar los datos básicos en el documento producido y recibido.
 Ordenar: conformación de expedientes.
 Describir: se dan niveles de descripción.
Estos pasos aseguran que la información contenida y almacenada sea de fácil
búsqueda y recuperación para los usuarios.

17. Tratamiento, gestión y situación del documento electrónico. Disponible en:
http://bd.ub.edu/pub/keefer/materials/Keefer03_Tratamiento%20gestion.pdf. Recuperado el 10 de 08 de 2015.
Concepto De Gestión Documental. Disponible en: http://gesttiondocumental.blogspot.com.co/. Recuperado el
19 de agosto de 2015.
Normas Técnicas de Interoperabilidad. Disponible en:
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_
tecnicas_de_interoperabilidad.html#EXPEDIENTEELECTRONICO. Recuperado el 11 de 08 de 2015.
Organización del espacio de trabajo. Disponible en:
http://www.banrepcultural.org/blaavirtual/ciencias/sena/economia/el-desarrollo-economico-y-la-organizacion-
del-trabajo/desarrollo3.htm . Recuperado el 20 de agosto de 2015.
Procesos De La Gestión Documental. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/procesos. recuperado el
20 de agosto de 2015.
Sistemas De Gestión Documental. Disponible en: http://www.skinatech.com/inicio/index.php/es/2012-06-22-03-
13-37/12-categorias-english/articulos-english/19-porque-tener-sgd . Recuperado el 28 de agosto de 2015.

18. IMÁGENES TOMADAS DE:
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/infograf%C3%ADas.
Recuperada el 20 de agosto de 2015.
.Gestión Documental. Disponible en: http://www.servisoft.co/novedades/que-es-gestion-documental/.
Recuperada el 19 de agosto de 2015.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/procesos.
Recuperada el 27 de agosto de 2015.