Este documento presenta la tipología de los documentos primarios, secundarios y terciarios, así como aspectos sobre documentos y tecnología como la edición electrónica, documento virtual e hipertexto. También cubre normas para el tratamiento de publicaciones y documentos electrónicos, normas de creación y diseño de documentos electrónicos en Venezuela, y métodos para la clasificación de documentos como sistemas de clasificación y criterios para clasificar documentos.

1. UNIVERSIDAD YACAMBÚ
LICENCIATURA EN INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
INTRODUCCIÓN A LA DOCUMENTACIÓN
Trabajo 3 (semanas 05,06,07 y 08-Unidad 2)
12 DE AGOSTO DE 2014
Sección: TDD-0143 ED01D0V
Grupo A
BETSEY TERESA BLANCO DÍAZ
CARMEN YOLEIDA MEDINA CONTRERAS
EMILY JOSEFINA AGUIAR MECIA
YESSICA CAROLINA MORENO CASTELLANOS
DANY LORENZO ROMERO SANZONETTY

2. 01. Tipología de los documentos
Mencionar la tipología de los documentos es ubicarse en los
verdaderos contextos que dominan la su existencia. Actualmente se
conoce que la tipología de los documentos se puede expresar de la
siguiente manera:
Documentos primarios, dentro de los cuales encontramos todo
tipo de información nueva que no se ha sometido a ningún proceso
documental que obstruya de alguna manera su contenido. En esta
categoría están libros, periódicos, programas de televisión entre otros.
Una característica relevante de este tipo de documentos es que el
contenido es fresco por lo que lleva a lector información veraz y clara.
Seguidamente encontramos los documentos secundarios, estos
documentos toman como referencia lo establecido en el documento
expresado anteriormente, sin embargo es precisa la ocasión para expresar
que este tipo de documento se caracteriza principalmente por hacer
referencia al documento primario, dentro de ellos encontramos los
índices, bibliografías, entre otros. Los documentos secundarios son muy
usuales en distintas áreas.
YESSICA CAROLINA MORENO CASTELLANOS

3. 01. Tipología de los documentos
Continuando el orden se finaliza con los documentos terciarios,
dentro de ellos encontramos información seleccionada de categorías de
usuarios que correspondan a las necesidades que los mismos requieran
según sea el caso. Es importante mencionar que este tipo de documento
interviene procesos analíticos documentales que de alguna manera
permiten que se determine la forma de presentación y acceso a la
información que se transmite.
La tipología de los documentos ha logrado a través de sus distintas
concepciones ubicar la información en el lugar que corresponde, sin
alterar ningún proceso obteniendo así resultados satisfactorios. Esta
tipología garantiza al usuario y a los distintos centros de información a
llevar de una forma más organizada la información garantizando así mayor
respaldo y resguardo de la misma
YESSICA CAROLINA MORENO CASTELLANOS

4. 02. Documento y tecnología. Edición electrónica. Documento virtual. Hipertexto
Documento y Tecnología. El debate sobre el termino Documento
Electrónico y la relación del documento con la tecnología son
tópicos relativamente nuevos. Si bien antes de la masificación de
los contenidos digitales el concepto de Documento se aplicaba a
todo aquello que pudiera contener información hoy en día es difícil
concebir un contenedor de información digital más que como un
gestor y no como el documento mismo. Es por ello que el concepto
muta significativamente y se adapta; un Documento virtual es aquel
que se encuentra físicamente almacenado en cualquier dispositivo
electrónico, debe ser comprensible sin necesidad de un
procesamiento adicional excepto por la reproducción en un monitor,
una página impresa o el software necesario para tal fin. De esta
forma un documento electrónico incluye desde los archivos creados
en el medio digital como aquellos que tienen un soporte físico y que
se han digitalizado para su almacenamiento y consulta. Al igual que
los documentos físicos estos también requieren de resguardo,
selección, clasificación, conservación, ser susceptibles a búsqueda
y recuperación y una efectiva difusión, pero con técnicas y medios
diferentes.
EMILY JOSEFINA AGUIAR MECIA

5. 02. Documento y tecnología. Edición electrónica. Documento virtual. Hipertexto
Edición electrónica. Las características particulares de los
documentos virtuales necesitan de técnicas y metodologías
especializadas y en constante desarrollo. La manipulación de los
documentos virtuales se podría dividir en dos objetivos principales;
la edición electrónica y la gestión documental. La Edición Digital es
aquella realizada para modificar los archivos virtuales y se realiza
mediante hardware y software especializado; por medio de dicha
edición se genera un documento nuevo, con nuevas características
que se procede a almacenar. En el ámbito documental no se
contempla la tarea de editar documentos digitales, pero si la
gestión, y esta tarea necesita tecnologías que se encarguen en
determinadas aspectos como lo son:
La Gestión de documentos: se utiliza para recuperar de forma rápida y
eficiente la información contenida en los archivos según una estructura
creada en la computadora
La Gestión del Conocimiento: son aquellos que ayudan a distinguir cual
información es valiosa y cual no. Recopilan, categorizan y relacionan.
Digitalización: son los programas que permiten crear una versión digital
a partir de un documento impreso, y asociar esa imagen creada a través
de índices o bases de datos
Flujos de trabajo: son aquellos que permiten la automatización de los
proceso de trabajo con archivos digitales.
Sistemas para almacenamiento: son sistemas que permiten archivar
eficientemente los documentos.
EMILY JOSEFINA AGUIAR MECIA

6. 02. Documento y tecnología. Edición electrónica. Documento virtual. Hipertexto
Documento virtual. Una de las dificultades en el ámbito
documentalista frente a la gestión de documentos virtuales es llevar
los conceptos tradicionales de la gestión a estos archivos con
soporte electrónico. Se replantean conceptos y bases teóricas para
crear las nuevas formulaciones de la ciencia archivística. El principio
de procedencia y el orden original, base para el archivo de los
documentos, pasa a ser algo más conceptual que físico. Otra
dificultad es recuperar la información contenida en formatos que se
vuelven obsoletos, problema que se presenta con relativa velocidad.
Es un proceso que exige una recuperación continua para lograr
estrategias eficientes de conservaciones de documentos virtuales.
Para conservar estos documentos se puede: a) migrar el documento
a otro el soporte para preservar su contenido b) emular la tecnología
que los reproduce c) preservar la tecnología d) exportar de nuevo el
documento desde el programa en el que fue creado para crear una
versión actualizada.
EMILY JOSEFINA AGUIAR MECIA

7. 02. Documento y tecnología. Edición electrónica. Documento virtual. Hipertexto
Hipertexto e Hiperdocumento
Basado en la estructura asociativa del cerebro y de la memoria
humana, el hipertexto busca imitar la flexibilidad de la mente para
reproducir y relacionar los datos almacenados. Es una combinación del
texto y la capacidad del dispositivo electrónico para funcionar a partir
de ramificaciones interactivas, proporcionando al usuario una
experiencia enriquecedora de lectura y pensamiento no lineal. Por ello
el hipertexto ayuda a materializar en la pantalla el pensamiento
asociativo y entre mejor este reproduzca esta característica, mejor se
supone el éxito de la experiencia de usuario frente a un sistema de
información. El hipertexto es un documento vivo e interactivo; es
practico y elemental, y podríamos decir que no es un invento sino la
adecuación del mundo tecnológico a una dinámica que ya conocíamos
bien a través del pensamiento.
EMILY JOSEFINA AGUIAR MECIA

8. 03. Normas para el tratamiento de publicaciones y documentos electrónicos
ISO 15489.
Norma para la gestión integral de documentos y sistemas
archivísticos.
ISO 30300
Serie de normar para la gestión de los documentos
UNE-ISO 23081-1:2008
Información y documentación. Procesos de gestión de
documentos. Metadatos para la gestión de documentos.
ISO/TR 15801:2004:
recomendaciones para la veracidad y fiabilidad de
información almacenada electrónicamente
ISO/TC 46/SC 11.
Normas para la Preservación de documentos digitales
ISO 14641-1
Norma para la integridad, la perennidad y la seguridad de
los documentos de archivo
UNE-ISO/TR 26122:2008 IN
Información y documentación. Análisis de los procesos de
trabajo para la gestión de documentos.
ISO 14721
Sistema de Gestión de documentos administrativos
electrónicos
ISO 690-2
Norma para citar documentos electrónicos
ISO 19005-1
Define PDF como un estándar para preservar archivo digitales
independientemente de las herramientas y sistemas utilizados
para su creación, almacenaje o visualización
ISO/NP 26102
Requisitos para la conservación a largo plazo de documentos
electrónicos
UNE-ISO/TR 13028:2011 IN
Información y documentación. Directrices para la implementación
de la digitalización de documentos.
UNE-ISO 16175-1:2012
Información y documentación. Principios y requisitos funcionales
para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1:
Generalidades y declaración de principios.
UNE-ISO/TR 15801:2008 IN
Imagen electrónica. Información almacenada electrónicamente.
Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad.
EMILY JOSEFINA AGUIAR MECIA

9. 04. Normas de creación y diseño de documentos electrónicos
Normativa nacional
Además de la normativa expuesta en el punto tres (3), existen en la
República Bolivariana de Venezuela instrumentos normativos
desarrollados específicamente para la creación y el diseño de
documentos electrónicos.
LEY ESPECIAL CONTRA DELITOS INFORMATICOS. Gaceta Oficial Nº
37.313 de fecha 30 de octubre de 2001
Entre los aspectos relevantes asociados a la creación de documentos
electrónicos ésta ley sienta las bases de derechos de autor.
LEY SOBRE MENSAJES DE DATOS Y FIRMAS ELECTRONICAS
Gaceta Oficial N° 37.148 de fecha 28 de febrero de 2001
Ley de Infogobierno
Publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela,
número 40.274, de fecha 17-10-2013
Destaca en esta normativa que los documentos y archivos
electrónicos, que contengan certificaciones y firmas electrónicas, tienen
la misma validez jurídica y probatoria que los que consten en estado
físico
DANY LORENZO ROMERO SANZONETTY

10. 04. Normas de creación y diseño de documentos electrónicos
Normativa nacional
Además de la normativa expuesta en el punto tres (3), existen en la
República Bolivariana de Venezuela instrumentos normativos
desarrollados específicamente para la creación y el diseño de
documentos electrónicos.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley sobre Acceso e Intercambio
Electrónico de Datos, Información y Documentos entre los Órganos y
Entes del Estado.
Gaceta Oficial N°39.945, de fecha 15 de junio de 2012.
Tiene por objeto establecer las bases y principios que regirá el
acceso e intercambio electrónico de datos, información y documentos
entre los órganos y entes del Estado, con el fin de garantizar la
implementación de un estándar de interoperabilidad.
Marco de Interoperabilidad (MIO 1.0)
http://interoperabilidad.gobiernoenlinea.gob.ve/phocadownload/mio.pdf
Sirve como un documento de referencia que comprende un
conjunto de políticas, lineamientos y estándares base para gestionar el
intercambio electrónico de datos, mediante la publicación de servicios,
entre los órganos y entes de la Administración Pública.
DANY LORENZO ROMERO SANZONETTY

11. 05. Métodos o sistemas, para la Clasificación de Documentos
Clasificar es la acción mediante la cual agrupamos una serie de
elementos con características comunes dentro de un mismo conjunto o
clase. La clasificación bibliográfica es la característica que tomamos en
cuenta para agrupar libros, revistas o documentos, es el contenido.
A la hora de clasificar se pueden utilizar distintos instrumentos,
que se agrupan en: sistemas de clasificación y listas de
encabezamientos de materias.
Un Sistema de clasificación es el método que la biblioteca
adopta para la disposición de su material bibliográfico. La clasificación,
o indización, es organizar mediante listas o índices diccionarios a los
cuales debemos acudir para buscar los signos o términos que
correspondan a los temas de un documento en concreto.
Los sistemas de clasificación constan de tres elementos:
* El esquema, nos proporciona una secuencia sistemática de los
conocimientos que organiza dicho sistema de clasificación. Se
estructura en tablas principales, tablas auxiliares e índices.
* La notación, un sistema de símbolos numéricos, alfabéticos o
alfanuméricos que nos permiten mecanizar el orden del sistema.
* El índice alfabético, es la clave que nos permite localizar en el
esquema un tema dado nos facilita la búsqueda de las notaciones
BETSEY TERESA BLANCO DÍAZ

12. 05. Métodos o sistemas, para la Clasificación de Documentos
DIVISIÓN DE LAS CLASIFICACIONES:
1.- CLASIFICACIONES DE ESTRUCTURA JERÁRQUICA
• CLASIFICACIÓN ENCICLOPÉDICAS: son clasificaciones
universales que pretenden abarcar todas las disciplinas, sea cual sea el
campo o materia de que traten.
• CLASIFICACIÓN DE BRUNET, clasifica fondos antiguos y
muertos.
• THE LIBRARY OF CONGRESS CLASIFICATION (LCC): La
notación es mixta de letras y cifras. Las grandes clases se designan
con 21 letras mayúsculas simples o combinadas que forman el
esquema principal.
• CLASIFICACIÓN DECIMAL DE DEWEY. Hoy abarca tres
volúmenes con más de 3.000 páginas.
• CLASIFICACIÓN BIBLIOGRÁFICA PARA BIBLIOTECAS
PÚBLICAS. Su notación utiliza las 28 letras del alfabeto cirílico para las
clases principales y las cifras árabes para las posteriores
especificaciones.
• LA CLASIFICACIÓN BLISS. BC. Su esquema se basa en las
relaciones fijas entre las diversas materias. Las clases se indican con
letras mayúsculas de la A, a la Y, y las notaciones de forma y los
auxiliares, con números.
BETSEY TERESA BLANCO DÍAZ

13. 05. Métodos o sistemas, para la Clasificación de Documentos
2. CLASIFICACIONES FACETADAS, son sistemas cuya técnica de
elaboración permite construir clasificaciones especializadas bastante
profundas.
3. LA CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL (CDU), es el sistema
oficial de clasificación de las bibliotecas públicas españolas
dependientes del Estado desde 1939.
BETSEY TERESA BLANCO DÍAZ

14. 06. Criterios para Clasificar Documentos
Los documentos deben ser organizados de manera fácil para acceder a
dicha información rápidamente y no se convierta en una actividad
engorrosa.
El éxito de toda clasificación dependerá de que las categorías sean las
más acertadas. Actualmente, existen programas capaces de gestionar,
organizar, compartir o distribuir los más variados tipos de documentos.
Muchas de estas opciones también cuentan con un buscador para ir
más rápido por entre las categorías y los documentos almacenados.
Entre los criterios que debemos seguir a la hora de clasificar
documentos, podemos nombrar:
• El tiempo: La organización de documentos por año, mes y día de
creación o ingreso del documento es primordial y suficiente para
muchos a la hora de trabajar con una clasificación satisfactoria.
• Espacio: En caso de instituciones con múltiples sedes, este
criterio ayudara mucho más.
• Tipo: Según el tipo de documento, tales como memorándum,
oficios, facturas, presupuestos, ordenes de compras, entre otros.
• Jerarquía: La importancia del documento también puede ayudar
a la hora de clasificar los documentos.
Algunos instrumentos informáticos de clasificación de documentos
también toman los antecedentes. Esto es: cuanto más consultado es
un documento en la información, adquiere mayor importancia y el
sistema lo ubica en un lugar más accesible porque predice que volverá
a ser consultado
. BETSEY TERESA BLANCO DÍAZ

15. 07. Fuentes de Información
Se denominan fuentes de información a diversos tipos de documentos que
contienen datos útiles para satisfacer una demanda de información o
conocimiento.
TIPOS DE FUENTES:
FUENTES PRIMARIAS
Son aquellas que contienen información nueva y original, que no ha sido
sometidas a ningún tratamiento posterior (selección, interpretación...) las
monografías o libros, las publicaciones en serie, Periódicos, revistas...), y la
literatura gris (documentos que no siguen los Canales habituales de difusión o
comercialización: actas de congresos, tesis doctorales, trabajos finales de
carrera, entre otras)
FUENTES SECUNDARIAS:
Son el resultado de las operaciones que componen el análisis documental
(Descripción bibliográfica, catalogación, indización, y a veces, resumen). Es
decir, alguien ha trabajo sobre el contenido de las mismas. Permiten el
conocimiento de documentos primarios, a partir de diversos puntos de acceso
(autor, título, materia...).Son documentos secundarios los catálogos de
bibliotecas, bibliografías comerciales, índices de publicaciones periódicas,
índices de citas, boletines de sumarios, etc.
CARMEN YOLEIDA MEDINA CONTRERAS

16. 07. Fuentes de Información
FUENTES TERCIARIAS:
Son listados que hacen referencia a documentos secundarios. La manera más
Sencilla de entenderlo sería pensar en una bibliografía de bibliografías.
Son las menos trabajadas, y han nacido para poder dar acceso a la gran
proliferación de documentos secundarios.
Por ejemplo, las guías de bases de datos, guías de obras de referencia,
Bibliografía de bibliografías
OBRAS DE CONSULTA: Son una fuente primaria porque no contienen
información original, ya que contienen información que ha sido recopilada de
muchas otras fuentes a través de diferentes procesos. Tampoco son
secundarias porque no dan acceso a otra fuente, sino que proporcionan
directamente la información que se busca.
Sí interviene el análisis documental porque sus contenidos están trabajados:
se estructura, se analiza y se valoran para que sea más rápido y efectivo la
búsqueda en ellas del contenido final. Pueden considerarse obras de consulta,
Diccionarios y enciclopedias, atlas, directorios
CARMEN YOLEIDA MEDINA CONTRERAS

17. BIBLIOGRAFÍA
Félix del Valle Gastaminza. Universidad Complutense Madrid. Facultad de Ciencias de la Información. Tema 3.
(2014, Agosto). Disponible: http://pendientedemigracion.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm
Río Sadornil, José Luis. (1992). Los hipertextos, hipermedia, hiperdocumento: una revolución creativa en
la informática documental. Publicado en la revista científica de la universidad complutense Documentación
de la ciencias de la información. (2014, Agosto). Disponible: http://goo.gl/QRJloF.
García Pérez, Alexis. (2001) La gestión de documentos electrónicos como respuesta a las nuevas
condiciones del entorno de información. Artículo publicado en la Revista Cubana de los Profesionales de
la Información en Salud Volumen 9 Número 3. (2014, Agosto). Disponible: http://goo.gl/fNVqhN
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: BIBLIOGRAFÍA COMENTADA Y LEGISLACIÓN. IX Jornadas de Archivos
Universitarios (Valladolid, 10 y 11 de junio 2004) (2014, Agosto). Disponible: http://goo.gl/T0Qwfw
Margarita Vázquez de Parga. Normativa técnica, creación y gestión de un archivo electrónico ¿Cómo
conviven el archivo en papel y el archivo electrónico? (2014, Agosto). Disponible:
http://www.dipsoria.es/index.php/mod.documentos/mem.descargar/fichero.documentos_Sistema_de_gestion_d
ocumentos_electronicos-Soria_b30e1629%232E%23pdf

18. BIBLIOGRAFÍA
Ley Especial Contra Delitos Informáticos (2001). Gaceta Oficial de la República de Venezuela, 37313.,
Octubre 30, 2001
Ley Sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas(2001) Gaceta Oficial de la República de Venezuela,
37.148, febrero 28, 2001
Ley de Infogobierno (2013). Gaceta Oficial de la República de Venezuela, 40.274, Octubre 17, 2013
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley sobre Acceso e Intercambio Electrónico de Datos,
Información y Documentos entre los Órganos y Entes del Estado (2012). Gaceta Oficial de la República
de Venezuela, 39.945, junio15, 2012
Marco de Interoperabilidad MIO 1.0 (2014, Agosto). Disponible:
http://interoperabilidad.gobiernoenlinea.gob.ve/phocadownload/mio.pdf
Eva María Galán. Principales sistemas de clasificación bibliográfica (2014, Agosto). Disponible:
http://www.alquiblaweb.com/2012/07/31/principales-sistemas-de-clasificacion-bibliografica-88/
Fernando Moreno Torres. Cómo clasificar documentos. (2014, Agosto). Disponible:
http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2010/09/20/como-clasificar-documentos/
Universidad Autónoma de Yucatán. Recursos Informativos (2014, Agosto). Disponible:
http://www.tizimin.uady.mx/biblioteca/recursosinfo/fuentesdeinformacion.html