Este documento define los documentos electrónicos y describe sus características principales. Explica que un documento electrónico es información registrada en un soporte electrónico que requiere de un dispositivo para ser leído. También describe las diferencias entre documentos convencionales y electrónicos, y los componentes clave de un documento electrónico como su contenido, estructura y contexto. Finalmente, aborda problemas relacionados con la conservación a largo plazo de documentos electrónicos.

1. Gestión de Documentos Electrónicos
Sandra María Rua Cardona
Eliana del Rosario Ahumada
María Eugenia Barroso Zúñiga
David Leonardo Quemba M.

2. DEFINICIONES
 “Información registrada
producida o recibida durante la
iniciación, desarrollo o
terminación de una actividad
personal o institucional y que
incluye contenido, contexto y
estructura suficientes para
servir como testimonio de esa
actividad”. CIA

3. • Conjunto consistente de datos registrados en un
soporte, o bien, fragmento de información registrada
generada, reunida o recibida desde el comienzo,
durante el seguimiento y hasta la finalización de una
actividad institucional o personal, con un contenido,
un contexto y una estructura suficiente para constituir
una prueba de esta actividad, producidos y leídos
mediante dispositivos electrónicos o magnéticos.

4.  Una representación material, destinada e idónea
para reproducir una cierta manifestación de
voluntad, materializada a través de las tecnologías de
la información sobre soportes magnéticos, como un
disquete, un CD-Rom, una tarjeta inteligente u
otro, y que consisten en mensajes digitalizados que
requieren de máquinas traductoras para ser
percibidos y comprendidos (Herrera Bravo, 2033)

5. D IFERENCIAS ENTRE
DOCUMENTO CONVENCIONAL
Y DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Documento convencional Documento
electrónico
Registro y uso de Medio y símbolos que lo Medio (hardware) y
símbolos hacen directamente símbolos (software) que
accesible deben ser decodificados
Conexión entre Contenido inseparable del Contenido separable del
contenido y medio medio medio original y
transferido a otros
soportes
Estructura física y lógica Su estructura es parte La estructura depende del
integral y aparente del hard y del soft y cambia
documento cuando pasa de un
soporte a otro

6. Documento convencional Documento electrónico
Metadatos Contiene datos que hacen Carece de elementos que
comprender la utilización del permitan establecer su contexto
documento (p.e. funcional y administrativo
memorando, carta, etc.)
No contiene datos que Contiene metadatos que
permitan establecer si ha describen cómo se ha registrado
sido utilizado, cuándo, la información, cuándo, por
dónde, por quién, etc. quién, etc.
Identificación No permite identificar datos Brinda información adicional a
través de metadatos
Conservación Depende de las condiciones Depende de la rápida
de almacenamiento obsolescencia de los sistemas

7. COMPONENTES
La materia del documento: datos ya sean
textuales (páginas, párrafos, palabras),
CONTENIDO numéricos, gráficos, sonoros, enlaces
hipertexto)
El uso de encabezamientos y otros dispositivos
para identificar y etiquetar partes del
documento, y el uso de tipografías especiales
ESTRUCTURA (cursiva, negrita) para destacar la parte
significativa del contenido. Es decir, la forma
en la está registrado el documento, lo que
incluye la utilización de
signos, diseño, formato, soporte. Esta
estructura puede ser física o lógica.

8. El entorno y la red de relaciones en los que el
documento ha sido creado y utilizado (por
ejemplo, cómo el documento se relaciona con
otros en un grupo de documentos).
Información necesaria para una comprensión
completa y adecuada de:
CONTEXTO
„- Los documentos
- Las actividades y operaciones
- Procesos asociados a los documentos
- Información para la gestión y conservación
- Información la recuperación y el acceso a
esos documentos

9. CARACTERÍSTICAS
La guía publicada por el CIA (1997) define documento
electrónico como “el documento susceptible de ser
manipulado, transmitido o procesado por un ordenador”, y
define como características que lo distinguen de los
documentos tradicionales las siguientes:
El contenido se registra de manera que para leerlo es
preciso disponer de un aparato lector adecuado.
El contenido del documento electrónico puede ser
separado del medio en el que se registro originalmente. El
motivo por el que se cambia de soporte es la obsolescencia
de los sistemas por el avance de la tecnología.

10. La estructura física de un documento electrónico carece de importancia y
no es valida para determinar la autenticidad de la información que
contiene, ya que se modifica al pasar de un soporte a otro; en cambio,
existe una estructura lógica que permite identificar cada documento y
representar los elementos de su estructura interna ( campos, márgenes,
párrafos…).
La identificación de los documentos electrónicos se hace mas
complicada cuando no existe un documento paralelo en soporte
tradicional. Por ejemplo, reconoceremos fácilmente una carta, un
informe, un contrato, pero no quedara muy claro cuando se trate de
bases de datos, hipertextos, hojas de calculo o sistemas multimedia,
entre otros.
La preservación de los documentos electrónicos también difiere, ya que
el tiempo que se estima que se puede conservar el soporte electrónico
varia entre cinco y treinta años, según que soporte sea. Por consiguiente,
el modo de preservar estos documentos conlleva la copia de unos
sistemas a otros.

11. Según Marcos Mari, se pueden establecer tres características que deben
cumplir los documentos electrónicos en un sistema de gestión de
documentos:
Ser accesibles y estar disponibles
con facilidad, pero manteniendo la
seguridad en el almacenamiento.
Ser manejables, para
que sirvan de base a
la creación de nuevos
documentos
Ser precisos y exactos. Es importante que se pueda distinguir
entre distintas versiones, al efecto de que los usuarios tomen
decisiones basadas en información precisa.

12. Acorde con el Consejo Internacional de Archivos –CIA
en su Manual para archiveros emitido en 2005, contemplan
Las siguientes características:
AUTENTICIDAD
 El documento fue producido o recibido en el momento que
se asegura que fue producido o recibido
 El proceso que lo produjo (humano o automático)
fue el que se asegura que fue utilizado
 El documento forma verdaderamente parte del sistema
del que se afirma que forma parte
 Sus contenidos no han sido alterados de ninguna manera
desde que pasó a formar parte del sistema de archivo

13. TOTALIDAD
Suele ser utilizada como una característica para un conjunto
de documentos. Implica que no se han añadido ni eliminado
elementos del conjunto sin seguir las reglas establecidas para
ese conjunto.
PROCESABLE
Que permitan ser manipulados, seleccionados y
visualizados empleando criterios propios para su
conservación.

14. ACCESIBILIDAD / INTELIGIBILIDAD
Pueden ser accesibles aunque no se disponga del hardware
o software utilizado para producirlos. Todo lo que se
requiere es tener un mecanismo que se pueda utilizar para
que resulten legibles.
Deben ser inteligibles de manera que permitan encontrar el
sentido y el significado que el documento pretende
transmitir.

15. CLASIFICACIÓN
Según la conexión
DOCUMENTOS DOCUMENTOS FUERA
EN LÍNEA DE LÍNEA
Según la estructuración de la información
TEXTUALES MULTI DOCUMENTOS
DIMENSIONALES MULTIMEDIA

16. Contenedores de datos
HOJAS DE CÁLCULO
BASES DE DATOS
FORMULARIOS

17. PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN
La principal causa de preocupación se debe al
desarrollo y cambio tecnológico porque:
 Los sistemas duran menos tiempo que los documentos
 Los sistemas cambiarán de función hasta el punto que los
documentos electrónicos anteriores ya no podrán
mantenerse dentro de ellos
 Por operatividad no podrán mantenerse dentro de un
sistema más de un determinado número de documentos
 No puede garantizarse la autenticidad dentro del sistema
productor

18. D OCUMENTO ELECTRÓNICO
DE ARCHIVO
Se define como el conjunto de
documentos producidos,
recibidos o reunidos por una
persona física o jurídica como
apoyo de su actividad, haciendo
uso de la electrónica, estos
documentos se conservan y
transmiten también mediante
medios electrónicos en depósitos
de conservación permanente.

19. Se realiza una selección a partir de la identificación y
valorización de las series, con medidas de autentificación y
de preservación adecuada y con una
organización respetuosa con su modo de producción, con el
fin de permitir su acceso y uso también mediante las
tecnologías de la información.

20. Originalmente, cualquier archivo o registro electrónico
fue considerado como algo interno, ya que cuando
existía un destinatario final, el soporte para este
destinatario era invariablemente papel. Sin embargo, el
desarrollo de las redes informáticas y el correo
electrónico alteraron esa situación, surgiendo
dispositivos destinatarios que leían el documento en un
soporte diferente del papel.

21. La autenticidad de los documentos electrónicos se refuerza en base a dos
mecanismos complementarios:
•La firma electrónica
•La referencia a una base de datos documental securizada que se atribuye como
de referencia para un documento dado. En la moderna normativa de
administración electrónica la sede electrónica permite gestionar la referencia, y
el código seguro de verificación la individualización del documento en la sede
electrónica

22. Un documento
electrónico de archivo
permite su rápida
recuperación y el
intercambio de
información con
facilidad.
Debe archivarse de
manera organizada,
lógica y coherente,

23. WEBGRAFÍA
http://www.tbs-telecon.es/archivo-documental-archivo-
electronico-documentos
http://www.google.com.co/search?q=documentos+electronicos+de
+archivo&hl=es&bav=on.2,or.r_gc.r_pw.r_qf.&biw=1137&bih=725&
um=1&ie=UTF-
8&tbm=isch&source=og&sa=N&tab=wi&ei=nTcoUY67Con89QT46ID
YCw
http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nico
http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf

24. BIBLIOGRAFÍA
PULIDO DAZA, Nelson Javier. Elementos de instituciones y documentos.
Bogotá : Universidad de La Salle, 2012
POLANCO LÓPEZ, Hugo Armando. El documento electrónico como título
valor. Popayán: Universidad del Cauca, 2004
RINCÓN CÁRDENAS, Erick. Manual de derecho de comercio electrónico y de
Internet. Bogotá: Universidad del Rosario, 2006
CONSEJO Internacional de Archivos: Comité de Archivos de Gestión en
entorno electrónico. Documentos electrónicos: Manual para archiveros.
Abril, 2005

25. G RACIAS