Este documento proporciona reglas universales para ordenar y clasificar diferentes tipos de documentos e información de manera sistemática. Describe las convenciones para ordenar nombres de personas, casas comerciales, instituciones, títulos, divisiones políticas, bancos y lugares geográficos, así como el uso de abreviaturas, números y otros elementos.
2. Las Empresas Públicas o
Privadas realizan transacciones
diversas, las cuales originan
registros en forma de
cotizaciones, facturas, pedidos
y solicitudes diversas. Muchos
de estos documentos requieren
ser conservados en forma
ordenada, sistemática, de
forma tal que cuando haya
necesidad de referirse a ellos
por cualquier circunstancia,
pueden ser localizados fácil y
prontamente por lo que existen
las siguientes Reglas
Universales
3. NOMBRE DE INDIVIDUOS:
Invertir el nombre de la persona
Ejemplo:
María Belén Álvarez Paredes
Correcto:
Álvarez Paredes María Belén
4. ORDEN ALFABÉTICO: Consiste
en ordenar alfabéticamente los
apellidos de las personas.
Ejemplo:
Ximena Patricia Guerra Álvarez
Correcto:
Guerra Álvarez Ximena Patricia
UNIDAD UNIDAD
5. APELLIDOS COMPUESTOS: Son
los apellidos que contienen
artículos y preposiciones y son
considerados como una sola
unidad
Ejemplo:
Gabriela de la Torre Gómez
Correcto:
De la Torre Gómez Gabriela
UNIDAD
6. MUJERES CASADAS: Se dividen
en cuatro unidades apellido
paterno, del esposo, primer
nombre, segundo nombre
unidos por la preposición de.
Ejemplo:
Jenny Alexandra Orquera Sierra
de Andrade
Correcto:
Orquera de Andrade Jenny
Alexandra
7. ABREVIATURAS:
Las abreviaturas se deben
considerar una unidad de
clasificación y escribirlas
completas.
Ejemplo:
Ma. Fernanda Espinoza Vásquez
Correcto:
Espinoza Vásquez María
Fernanda
8. NOMBRES DE CASAS
COMERCIALES E INSTITUCIONES:
Se deben archivar por su nombre
y en orden alfabético.
Ejemplo:
Etafashion
Bebe Mundo
Casa Tosí
Correcto:
Bebe Mundo
Casa Tosi
Etafashion
9. NOMBRES DE CASAS COMERCIALES
INCLUIDO EL NOMBRE COMPLETO DE
UN INDIVIDUO O PERSONA: Se
invierte el orden las unidades y si la
razón social no cumple con el requisito
anterior se deja tal como aparece
Ejemplo:
Confecciones Amparito
Distribuidora Toni
Carteleras Cortez
Correcto:
Carteleras Cortez
Confecciones Amparito
Distribuidora Toni
10. ABREVIATURAS, SIGLAS,
EXPRESIONES FINALES: Se
consideran unidades separadas
y se escriben de manera
completa
Ejemplo:
PACO S.A.
PACO Sociedad Anónima
IESS
Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social
11. CON ARTICULOS, CONJUNCIONES Y
CONTRACCIONES: Los artículos y
conjunciones no son unidades de
clasificación se colocan al final entre
paréntesis a excepción de los que se
encuentran en el medio de la razón social y
se archivan de arriba hacia abajo.
Ejemplo:
Articulos
El Coyote
La Tablita Gaucha
Conjunciones
La Casa de Sucre
Correcto:
Artículos
Coyote (el)
Tablita Gaucho (la)
Conjunción
Casa (de) Sucre (la)
12. TITULOS Y GRADOS : No son
considerados unidades de
clasificación y se colocan al
final entre paréntesis.
Ejemplo:
Dra. María Piedad Coello
Cptn. Danilo Sosa
Correcto:
Coello María Piedad (doctora)
Sosa Danilo (capitán)
13. NÚMEROS: Se escribe en
letras
Ejemplo:
Casa 1028
Correcto:
Casa mil veinte y ocho
14. NOMBRES DE GOBIERNOS: Se
dividen en dos unidades
nombre de gobierno y nombre
de institución en forma
invertida.
Ejemplo:
Empresa Eléctrica Quito
Correcto:
Quito Eléctrica Empresa
15. DIVISIONES POLITICAS
MENORES: S e divide en dos
unidades en forma invertida.
1.- División política menor
2.- Departamento, Sección.
Ejemplo:
Cuerpo de Bomberos de Quito
Correcto:
Quito, Bomberos Cuerpo de
16. BANCOS: Se escriben en el
mismo orden
Ejemplo:
Banco del Estado
Banco Pichincha
Banco de Guayaquil
17. GEOGRAFICOS: Cada palabra es
considerada unidad de
clasificación
Ejemplo:
San Antonio de Pichincha
San Pedro de Cayambe
San Miguel de los Bancos
Correcto:
San Antonio (de) Pichincha
San Pedro(de) Cayambe
San Miguel (de los) Bancos
