Este documento proporciona instrucciones sobre cómo organizar documentos alfabéticamente. Explica que los documentos se ordenan siguiendo el abecedario y se dividen en tres categorías: onomástica, toponímica y asuntos. Luego detalla los pasos para archivar documentos alfabéticamente y las reglas específicas para ordenar nombres de personas, empresas y otros tipos de documentos.

2. SISTEMA DE ORDENACIÓN ALFABÉTICA
Los documentos se ordenan
siguiendo el abecedario, las
carpetas y guías se organizan.

3. DIVISIÓN DEL MÉTODO ALFABÉTICO
El método alfabético se divide en tres:
a.Ordenación Onomástica o Nominativa: Se aplica a nombres
de personas físicas y jurídicas.
b. Toponímico: Se refiere a nombres de lugares.
c. Asuntos y materia: Se aplica al ordenar un documento por su
contenido o tema de que trata el mismo

4. PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO DE
DOCUMENTOS ALFABÉTICAMENTE
INSPECCIONAR: Verificar si el documentos ya
se puede archivar
CLASIFICAR: Los documentos de acuerdo a su
procedencia

5. ANOTAR: Anotar en un papel adhesivo la palabra o
nombre bajo el cual se va a archivar el documento
DISTRIBUIR: Agrupar todos los documentos en orden
alfabético aplicando las reglas
ARCHIVAR: Es ubicar el documento en la carpeta
correspondiente

6. REGLA 1:
ORDENAMIENTO DE UNIDADES EN NOMBRES DE PERSONA, se debe
descomponer el nombre de las personas para archivarla, cada partícula ocupara
una unidad, el apellido paterno Unidad 1, apellido materno Unidad 2, nombre de
pila unidad 3 y así sucesivamente.
Ejemplo:
Carlos José Ramírez Delgado
Denia Valverde Salas
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
Ramírez Delgado, Carlos José
Valverde Salas, Denia

7. REGLA 2: NOMBRES SIMILARES,
Cuando existan nombres similares se archiva el más
corto de primero.
Ejemplo:
Rosa Fernández Jiménez
Rosaura Fernández Jiménez
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD
Fernández Jiménez, Rosa
Fernández Jiménez, Rosaura

8. REGLA 3: ELEMENTOS DE IDENTIFICACIÓN
cuando el nombre de varias personas son iguales
se considera el número de cédula o la dirección
como elemento de identificación.
Ejemplo
Silvia Ramos Campos, cédula 5-509-897
Silvia Ramos Campos, cédula 2-675-435
Cecilia Rojas Quirós, Tibás San José
Cecilia Rojas Quirós, Montes de Oca, San José

9. I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
Elemento de identificación
Ramos Campos, Silvia 2-675-435
Ramos Campos, Silvia 5-509-897
Rojas Quiros, Cecilia Montes de Oca, San José
Rojas Quiros, Cecilia Tibás San José

10. REGLA 3.2: Títulos de prioridad familiar
Considérese señora señorita, hijo, padre.
Ejemplo:
Carlos Bolaños Morales, hijo
Carlos Bolaños Morales , Padre
Ballesteros Espinoza Ligia Señorita
Ballesteros Espinoza Ligia Señora
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD
Ballesteros Espinoza, Ligia (Señora)
Ballesteros Espinoza, Ligia (señorita)
Bolaños Morales, Carlos (Hijo)
Bolaños Morales, Carlos (Padre)

11. REGLA 3.3:
Títulos nobiliarios, militares, religiosos y grados académicos.
Ejemplo
Monseñor Carlos Araya
Sor Karina López
Mayor Carlos Fonseca
Príncipe Juan Carlos
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD
Araya, Carlos (Monseñor)
Fonseca, Carlos (Mayor)
Juan Carlos (Príncipe)
López, Karina (Sor)

12. REGLA 4:
Nombres de la mujer casada
Ejemplo:
Myriam Hernández de Ramírez
Mercedes Morales de Picado
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD
Hernández (de) Ramírez, Myriam
Morales (de) Picado, Mercedes

13. REGLA 5:
Apellidos de personas con prefijo, preposiciones, artículos y
partículas
Ejemplo:
Francini D'amigo Vicenci
Luis Fernando Da Cruz Dos Santos
De Lemos Araya Carme
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD
D'amigo Vicenci, Francini
Da Cruz Dos Santos, Luis
De Lemos Araya, Carme

14. REGLA 6:
NOMBRES DESCONOCIDOS.
Se escriben tal y como aparecen escritos
Ejemplo:
Dai Liu Chi
Di Soa ,Miu
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD
Dai Lui Chi
Di Soa Miu

17. REGLA 1:
Nombres de firmas comerciales y entidades gubernamentales.
Ejemplo:
Municipalidad de Tibás
La Casa Blanca
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD
Municipalidad (de) Tibás
La Casa Blanca

18. REGLA 2:
Preposiciones artículos y conjunciones dentro del nombre de una
empresa
Ejemplo:
Ficheros y Más
Estructura de Metal
I UNIDAD II UNIDAD
Estructuras (de) Metal
Ficheros (y) Más

19. REGLA 3:
Nombres iguales de empresas
Primero provincia, cantón, calles y avenidas
Ejemplo:
Óptica Jimena, Avenida Segunda, Calle 3 y 5
Óptica Jimena, Avenida Segunda, Calle 16 y 18
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD
Óptica Jimena (Calle 3 y 5 ave 2)
Óptica Jimena (Calle 16 y 18, Ave 2)

20. REGLA 4 Siglas
Ejemplo:
Banco Interamericano de Desarrollo (BID)
Instituto Nacional de Seguros (INS)
I UNID II UNID III UNID
Banco Interamericano (de) Desarrollo (BID)
Instituto Nacional (de) Seguros (INS)

21. REGLA 5:
Abreviaturas se debe escribir la palabra completa
Ejemplo:
Deportes Bedal S.A.
Clínica de Arritmias S.A.
I UNID II UNID III UNIDAD IV UNID
Deportes Bedal Sociedad Anónima
Clínica (de) Arritmias Sociedad Anónima

22. REGLA 6:
Números en el nombre de una entidad cuando es consecutivo se escribe
seguido cuando es impar se considera la letra de la escritura.
Ejemplo
Estadio 23 de mayo
Estadio 25 de julio
Juzgado 7
Juzgado 8
I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD
Estadio 25 (de) Julio
Estadio 23 (de) Mayo
Juzgado 7
Juzgado 8

23. REGLA 7:
Nombres de personas en un entidad
Se escriben tal como están escritos respetando el orden alfabético.
Ejemplo:
Almacén Víctor Manuel Campos Hidalgo
Almacén Raúl Rojas
I UNID II UNIDAD III UNID IV UNID V UNID
Almacén Raúl Rojas
Almacén Víctor Manuel Campos Hidalgo