Comprensión y modelado de los sistemas de información

1. Comprensión y
Modelado de los
Sistemas de Información

2. Objetivos
• Comprender que las organizaciones y sus miembros son
sistemas y que como analista debe asumir una perspectiva de
sistemas.
• Describir los sistemas en forma gráfica mediante el uso de
diagramas de flujo de datos a nivel de contexto, modelos
entidad-relación, casos de uso y escenarios de casos de uso.
• Reconocer que los distintos niveles de la administración
requieren distintos sistemas.
• Comprender que la cultura organizacional afecta al diseño de
los sistemas de información.

3. Las Organizaciones como Sistemas
Hay tres amplios puntos fundamentales de las
organizaciones a considerar cuando se analizan y
diseñan Sistemas de Información.
El concepto de
la organización
como Sistema
Los diversos
niveles de
administración
La cultura
organizacional
general

4. Las Organizaciones como Sistemas
Sistemas diseñados para
cumplir metas y
objetivos
predeterminados con la
intervención de la gente
y otros recursos de que
disponen.
Las organizaciones se
componen de sistemas
más pequeños e
interrelacionados que se
encargan de funciones
especializadas.
Entre las funciones
comunes están:
Contabilidad
Marketing
Producción
Finanzas
Administración

5. Las Organizaciones como Sistemas
Es muy importante considerar a la organización como un todo, con el fin
de averiguar adecuadamente los requerimientos de información y de
diseñar sistemas de información apropiados.
Todos los sistemas se componen de subsistemas; por lo tanto, al
estudiar una organización también examinamos cómo influyen los
sistemas más pequeños y cómo funcionan.

6. Interrelación e Interdependencia
de los Sistemas
Sistemas abiertos
•Permite el paso libre
de recursos (personas,
información y
materiales) a través
de sus fronteras.
Sistemas cerrados
•No permiten el libre
flujo de entrada o
salida.

8. Interrelación e Interdependencia
de los Sistemas
Por naturaleza, los procesos cambian o transforman esa información
entrante en información de salida.
Todos los sistemas procesan información proveniente de sus
entornos.

10. Interrelación e Interdependencia
de los Sistemas
La retroalimentación constituye un mecanismo de control del
sistema
Como sistemas, todas las organizaciones utilizan la planeación
y el control de administrar con eficacia sus recursos.
El sistema ideal es aquel que se corrige y regula por sí mismo
de tal manera que no es necesario tomar decisiones sobre
situaciones comunes.

12. Comunidad
• Permite localizar
físicamente la
organización,
conformado por el
tamaño de su
población y su perfil
demográfico, el cual
incluye factores
como la educación y
el ingreso promedio
Económico
• Influido por factores
de mercado, como la
competencia.
Político
• Controlado por los
gobiernos estatales y
locales.
Entornos

14. Organizaciones virtuales y Equipos
virtuales

15. Organizaciones virtuales y Equipos
virtuales
Las organizaciones y los equipos también se pueden
organizar virtualmente mediante la conexión electrónica
de sus miembros remotos ubicados en diferentes
espacios de trabajos físicos.
En la actualidad, organizaciones completas o unidades de
éstas pueden tener componentes virtuales que les
permiten cambiar su configuración para adaptarse a
proyectos cambiantes o a demandas del mercado.

16. Organizaciones virtuales y Equipos
virtuales
objetivo
• Reunir, por medio electrónicos, a individuos con habilidades específicas
con el propósito de que trabajen en proyectosque no se localizan
físicamente en el mismo lugar.
Beneficios
• Posibilidad de reducir costos derivados de instalaciones físicas.
• Respuestamás rápida a las necesidades de sus clientes.
• Contribuir a que sus empleados virtuales satisfagansus
compromisos familiares con sus hijos o sus padres ancianos.

17. Adopción de una perspectiva de
sistemas
Los diversos aspectos con los que se
tendrán que enfrentar
Adoptar una perspectivade sistemas da a los analistasla oportunidadde:
clasificar comprender

18. Sistemas y el Diagrama
de Flujo de Datos de
Contexto

19. Sistemas y el Diagrama de Flujo
de Datos de Contexto
Diagrama de Flujo de Datos de contexto o también
conocido como modelo del entorno
• Uno de los primeros modelos que se utilizan para la realización de
gráficas.
• Los DFD se enfocan en el flujo de datos que entran y salen del sistema
y en el procesamiento de datos.
• Los componentes básicos de cada programa de cómputo se pueden
describir en detalle y utilizar para analizar la precisión y plenitud del
sistema.

20. Sistemas y el Diagrama de Flujo
de Datos de Contexto
• Representa un proceso de una
acción realizada en un sistema, en
pocas palabras define la ejecución
de alguna acción o grupo de
acciones en un sistema
• Los procesos transforman los
datos entrantes en información
de salida, y el nivel de contexto
sólo tiene un proceso, que
representa el sistema completo
Un rectángulo con
esquinas redondeadas
• Representa la entidad externa
• La entidad externa representa
cualquier entidad que
proporciona o recibe información
del sistema pero que no forma
parte del mismo
• La entidad podría ser una
persona, un grupo de personas,
un puesto o departamento de una
corporación, u otros sistemas.
Un cuadrado con dos
bordes sombreados:
• Representa un flujo de datos
• Muestra la información remitida a
otras entidades del sistema
indicando quien recibe la
información ordenando los entes
que gestionan el funcionamiento
del sistema.
• Las líneas que conectan a las
entidades externas con el proceso
se denominan flujos de datos, y
representan datos.
Una flecha:

21. Sistemas y el Diagrama de Flujo
de Datos de Contexto
Sistema de reservación de una aerolínea. El pasajero (una
entidad) llena una solicitud de viaje (flujo de datos). El
diagrama de contexto no muestra suficientes detalles para
indicar con exactitud lo que sucede (ese no es su propósito),
pero las preferencias del pasajero y los vuelos disponibles se
envían al agente de viajes, quien a su vez envía información
sobre la venta de boletos al proceso. También podemos ver
que la reservación del pasajero se envía a la aerolínea.
Ejemplo:

23. Sistemas
y el
Diagrama
de Flujo
de Datos
de
Contexto

24. Sistemas
y el
Diagrama
de Flujo
de Datos
de
Contexto

25. Sistemas y el Modelo
Entidad-Relación
Una forma en que un analista de sistemas puede definir fronteras de sistema
apropiadas
Los elementos que conforman un sistema organizacional se pueden denominar
entidades.
Una relación es la asociación que describe la interacción entre las entidades
Los diagramas entidad-relación ayudan a que el analista de sistemas comprenda las
entidades y relaciones que integran el sistema organizacional

26. Sistemas y el Modelo Entidad-
Relación
Relación
uno a
uno
Relación
uno a
muchos
Relación
muchos a
uno
Relación
muchos a
muchos
Los cuatro tipos diferentes de relaciones en los diagramas E-R son:

28. Sistemas y el Modelo Entidad-
Relación
Los diseñadores de sistemas utilizan con
frecuencia los diagramas entidad-relación para
modelar archivos o la base de datos.

29. Para bosquejar algunos diagramas
E-R básicos, el analista necesita:
Enumerar
• las entidades de la
organizaciónpara
comprenderla
mejor
Seleccionar
• Entidades clave para
reducir el alcancedel
problemaa una
dimensiónmanejable
y que tenga sentido.
Identificar
• Cuál debe ser la
entidad principal
Confirmar
• los resultados
de los pasos 1
al 3 a través de
otros métodos
de recopilación
de datos.

30. Sistemas y el Modelo Entidad-
Relación

31. Sistemas y el Modelo E-R
• Dos entidades se conectan mediante una
línea.
• En este ejemplo, los extremos de la línea se
marcan con dos líneas paralelas cortas, lo
cual denota que esta relación es de uno a
uno.
• La frase del lado derecho de la línea se lee
de la siguiente manera, de arriba hacia
abajo: “un EMPLEADO es asignado a una
EXTENSIÒN TELEFONICA”.
• Del lado izquierdo, al leer de abajo hacia
arriba, la flecha dice: “Una EXTENSION
TELEFONICA se registra a nombre de un
EMPLEADO”.

32. Sistemas y el Modelo E-R
Al leer de izquierda a
derecha, la flecha significa:
“muchos EMPLEADOS son
miembros de un
DEPARTAMENTO”.
Al leer de derecha a
izquierda, indica: “Un
DEPARTAMENTO contiene
muchos EMPLEADOS”.

33. Sistemas y el Modelo E-R
Tomemos como referencia las siguientes relaciones:
Un EMPLEADO es asignado a una Oficina; es una relación de uno a
uno.

34. Sistemas y el Modelo E-R
Un AVIÓN DE CARGA dará servicio a uno o más Centros de
Distribución;es una relación de uno a muchos.

35. Sistemas y el Modelo E-R
• Un ANALISTA DE SISTEMAS podría ser asignado a Muchos Proyectos, lo que significa
que el analista podrá ser asignado a ningún proyecto (eso es lo que significa el circulo
(O), de cero); a uno o a muchos proyectos; de igual manera, el circulo indica que en
la relación próxima cabe la posibilidad de que no haya nada.

36. Sistemas y el Modelo E-R
• Una MÁQUINA podría o no recibir Mantenimiento Programado. Las marcas al
final de la línea indican que en realidad no se recibe mantenimiento (O) o si se
recibe mantenimiento (I).

37. Sistemas y el Modelo E-R
• Uno o muchos AGENTES DE VENTAS (plural de AGENTES DE VENTAS) son
asignados a uno o muchos clientes; es la clásica relación de muchos a muchos.

38. Sistemas y el Modelo E-R
• La OFICINA EN CASA puede tener uno o muchos Empleados, o uno o muchos
empleados podrían ser o no asignados a la OFICINA EN CASA; la I y O juntos
implican uno o cero.

39. Sistemas y el Modelo E-R
• Muchos PASAJEROS vuelven a muchos DESTINOS, muchos
destinos serán visitados por muchos pasajeros.

40. Sistemas y el Modelo E-R
Ejercicio
•Dibuje un diagrama de entidad-relación de una
relación entre paciente-doctor.
•¿Qué tipo de diagrama E-R es?
•Explique en uno o dos enunciados por qué se
elabora el diagrama de la relación paciente-doctor
de esta forma.

41. Sistemas y el Modelo E-R
Alice, del departamento de recursos humanos de la planta Cho. Manufacturing recibe
constantespreguntas de sus empleados en relación con la cantidad que se deduce de su
sueldo para cubrir seguro, impuestos, gastos médicos, retiro obligatorio y retiro voluntario.
“Me quitan unas cuantas horas al día”, dice Alice. A ella le gustaría un sistemaWeb que
permitiera a los usuarios iniciar sesión en forma segura para ver la información.
Alice desea que el sistemase comunique con las empresas de seguros médicos y dentales
para obtener la cantidad restante en la cuentadel empleado durante el año.
También le gustaría obtener los montos de retiro ahorrados, así como los resultados de las
inversiones. Alice se preocupa mucho por la privacidad y desea que el sistema haga que los
empleados se registren y otorguen su permiso para obtener los montosfinancieros de las
empresas de seguros médicos y dentales, así como de las empresas de retiro
Cree un diagrama de flujo de datos a nivel de contexto para el sistema Prestacionesde los
empleados.

42. Niveles de
Administración

43. En las organizaciones la administración se divide
en tres amplios niveles horizontales:
Administración
estratégica
Planeación y control
administrativo
Control de
operaciones
Cada nivel implica sus
propias responsabilidades
y todos se enfocan, a su
manera, en conseguir las
metas y objetivos de la
organización

44. Niveles de Administración
control de operaciones
• conforma la última capa de la administración de tres niveles.
• Los gerentes de operaciones toman decisiones aplicando reglas
predeterminadas que producen resultados predecibles cuando se
implementan de manera adecuada.
• Asimismo, supervisan los detallesde las operaciones de la
organización.
• Los administradores de operaciones son los tomadores de decisiones
cuyo trabajo es el más claro, debido al alto nivel de certeza en su
ambiente de toma de decisiones.

45. Niveles de Administración
Planeación y control a corto plazo
•Los gerentes de nivel medio toman decisiones de
planeación y control a corto plazo respecto a cómo
asignar, de la mejor manera, los recursos para
cumplir los objetivos de la organización.
•La administración media experimenta muy poca
certeza en su ambiente de toma de decisiones

46. Niveles de Administración
Administración estratégica
• Es el tercer nivel del control de administraciónde tres niveles.
• Los gerentes estratégicos voltean hacia fuera de la organización
para visualizar el futuro.
• Dependen de informaciónproveniente de fuentes externas que
proporcionan noticias sobre las tendencias del mercado y las
estrategias de la competencia.
• Los administradoresestratégicos trabajan en un ambiente de
toma de decisiones altamente incierto.

47. Implicaciones para el desarrollo
de Sistemas de Información
El horizonte de tiempo para la toma de decisiones es diferente en
cada nivel. Los administradoresde operaciones necesitan:
Información interna que es, por naturaleza, de bajo nivel y repetitiva.
Información que captura el desempeñoactual y son grandes
usuarios de recursos de información en línea de tiempo real.
Información sobre el desempeño pasado y la información periódica
es solamente moderada.
Ellos tienen poco uso para información externa que les permita
proyecciones futuras o creación de escenarios "qué pasa si".

48. Implicaciones para el desarrollo
de Sistemas de Información
En el siguiente nivel de administración,la administraciónmedia, que
tanto planea como controla, se necesita:
Información de corto y largo plazo.
Debido a la naturaleza de su trabajo de resolver problemas, los
administradores medios experimentan necesidades extremadamente altas de
informaciónen tiempo real.
Para poder controlar adecuadamente también necesitan informaciónactual
del desempeño medido en comparación a estándares.
Información interna e histórica, para predecir eventos futuros y simular
escenarios posibles.

49. Implicaciones para el desarrollo
de Sistemas de Información
Los administradores estratégicos difieren, en buena medida, de los
administradores medios y de operaciones en sus requerimientos de
información.
Información de fuentes externas que les proporcionanoticias sobre las
tendencias del mercado y las estrategias de corporaciones con las que compiten.
Gran necesidad de información de naturaleza predictiva e información que
les permita la creación de muchos escenarios "qué pasa si".
Grandes necesidades de información reportada periódicamente cuando
buscan adaptarse a cambios rápidos.

50. Implicaciones para el desarrollo
de Sistemas de Información
Los planeadores estratégicos necesitan:
Información general resumida, en vez de los datos altamente detallados
requeridos por los administradores de bajo nivel.
La información para los planeadores estratégicos puede ser más antigua y
estimada y, en cambio, los administradores operacionales necesitan
información precisa y actual.
Por último, el planeador estratégico necesita información cualitativa,
principalmente de fuentesexternas, en vez de la información cuantitativa
de fuentes internas requerida por la administración de operaciones

51. Cultura Organizacional
Estas son áreas de
investigación que
han crecido de
manera notable en
la última
generación.
Determinan la
manera en cómo los
usuarios o la gente
utilizan la
información y los
sistemas de
información.
En la actualidad se han
realizado estudios para
poder determinar si las
organizaciones y equipos
virtuales tienen efectos en
la creación de las
subculturas, cuando los
integrantes del lugar no
comparten el mismo
espacio de trabajo pero sí
comparten tareas.

53. Cultura Organizacional
Es más útil considerar los factores
determinantes de las subculturas,
como los simbolismos verbales y no
verbales compartidos.
Los simbolismos verbales incluyen el
lenguaje compartido para construir,
transmitir y preservar los mitos,
metáforas, visiones y estados de
ánimo de las subculturas.
Las subculturas coexisten dentro de
las culturas "oficiales" de la
organización.

54. Cultura Organizacional
La cultura oficial aprobada podría establecer una forma
de vestir, formas apropiadas de dirigirse a los superiores
y a los compañeros, así como la manera más
conveniente de tratar al público.
La comprensión e identificación de las subculturas que
predominan en una organización podría ayudar al
analistade sistemas a superar la resistenciaal cambio
que surge al instalar un nuevo sistema de información.