Diseñar un dossier de trabajo

1. Introducción
Aquí os presentamos nuestro dossier de trabajo para el evento que nos ocupa en nuestra ciudad, dado
que es un evento de grandísima importancia, es vital que todo salga a la perfección y tal como se ha
planificado punto por punto.
Después de seguir sus pautas, ésta es nuestra propuesta de organización seguida abajo del presupuesto
de la misma que esperamos cumpla sus expectativas. Los precios algunos pueden ser orientativos ya que
sí en algo necesitasenlo mejoráramos podríamos verlo con más detenimiento.
Por eso, aquí tiene un poco de nosotros mismos, la empresa en general y el proceso que deberíamos
seguir para el éxito de este acto.
Esperamos con ilusión ser los organizadores y así poder mejorar las expectativas y ayudarles a
conseguir un éxito más.
Muchísimas gracias
Reciban cordiales saludos
Lami Eventos

2. ¿Quiénes somos?
LAMI Eventos es una empresa sevillana que nació en 2003 en respuesta a las necesidades de las
empresas e instituciones de diversos sectores, relacionadas con la demanda de servicios de organización
de eventos, reuniones y jornadas entre otros. Es una OPC muy consolidada en la ciudad de Sevilla sobre
todo, aunque trabajamos en todo el territorio nacional. Formamos un equipo polivalente, flexible,
responsable, con capacidad de adaptación a todo tipo de situaciones, necesidades y espacios.
Nuestra empresa se localiza en:
C/Pagés del Corro, 57
Personas de contacto: Milagros Domínguez Masedo // Victoria Ruiz Sánchez
Email: info@lamieventos.com
Tlf: 954247136 Fax: 954247137

3. Servicios
Ofrecemos todo tipo de servicios orientados a organización de eventos y complementos ya sean servicios
de catering, azafatas, animación, transporte… Nos vemos como un colaborador que no aporta solamente
capacidad organizativa sino asesoramiento y gestión profesional. Queremos proporcionar un valor
añadido ofreciendo capacidad de asesoramiento y gestión en la comercialización y promoción,
cuestiones legales y fiscales, sostenibilidad y gestión de contenidos entre otros.
Hoy en día cualquier acto social se convierte en un gran evento, que conlleva numerosas gestiones,
documentación, detalles, secretaría, en definitiva “Tiempo”. Nosotros ayudamos a rentabilizar su tiempo
haciendo todo eso por usted. Y como cada cliente es único con diferentes necesidades e inquietudes,
nosotros nos adaptamos a cada cliente haciendo, creando y adecuando todo a su gusto.
Para todo ello, contamos con proveedores especializados que nos proporcionan calidad y distinción para
poder adaptar cada espacio físico, siempre apoyados en nuestro equipo de protocolo.

4. Sobre el evento…
El evento que nos ocupa se trata de la presentación del nuevo dispositivo de la compañía Apple. Tendrá
lugar el 16 de Mayo del presente año, 2015. Abarcará desde las 12:00 horas hasta las 22:00 horas. Los
visitantes podrán ir llegando en ese intervalo a la hora que deseen aunque tendremos fijadas las horas
de las charlas y discurso del diseñador del dispositivo. Contarán con dos azafatas que estarán durante
todo el evento para asesorar y ayudar a los visitantes en las diferentes áreas y stands que se dispongan.
Para este multitudinario evento hemos calculado que acudirán entre 300 y 500 personas
aproximadamente.
Así que hemos pensado que el mejor lugar para organizar un evento como éste en nuestra ciudad, sería
el Palacio de Congresos y Exposiciones (FIBES). Cumple la idea de evento que tenían pensado y es la
opción perfecta para este tipo de acto, es garantía de triunfo. Ellos cuentan también con experiencia en
organización de eventos así con lo que juntos conseguiremos un éxito de este evento. Además tiene
buena localización, cuenta con parking propio privado y es de fácil acceso.
El salón escogido se llama Salón Multiusos Albaicín, que cuenta con una capacidad para 500 personas,
con lo que es bastante amplio. Colocaremos un escenario al fondo con un atril de color negro y una
pantalla bastante grande para la presentación del dispositivo.
Pondremos sillas de modelo arco en color negro, suficientes como para todos los asistentes. Éstas irán
colocadas frente al escenario, en el cual colocaremos también tres sillas para los expertos invitados que
hablarán de la materia a tratar, además del diseñador de la compañía.

5. CRONOGRAMA
HORA SERVICIO OBSERVACIONES
09:00 hrs Montaje del escenario Se colocará al fondo de la salapegado a
una de las paredes,dejando la sala
despejada para que quede espaciosa y
confortablepara la multitud de asistentes.
09:30 hrs Colocación desillas y atril Colocaremos 500 sillasdemodelo arco en
color negro para los asistentes y 3 más
encima del escenario junto al atril que
deberá ir centrado en el escenario.
09:45 hrs Montaje Pantalla y Proyector La pantalla será degrandes dimensiones
para que todos los asistentes puedan
alcanzar a verla desdecualquieradelos
asientos dispuestos.
10:45 hrs Colocación dediversos stands
comerciales
Las empresas colaboradorasy
patrocinadorasdel evento colocarán unos
stands comerciales allí para losasistentes
que puedan estar interesados.
12:00 hrs Recibimiento asistentes Las dos azafatas secolocarán en el pasillo
de entrada para ir dando la bienvenida a
los asistentes y ayudándoles en lo que
necesiten además de entregarles un
folleto sobre el horario decharlas y el
dispositivo en sí que se va a presentar.
13:30 hrs Charla Experto nº1 Belén Ruiz, experta en
telecomunicaciones.
17:00 hrs Discurso DiseñadorDispositivo Invitado de Honor.
19:00 hrs Charla Experto nº2 Miguel López, Editor en Applesfera y
Genbeta.
22:00 hrs Finalización del evento Los asistentes irán abandonando el
recinto ordenadamente con la ayuda de
las azafatas.
22:15hrs Desmontaje sala,sillas,atril,
pantalla ,proyector y stands
Se recogerá todo para que quede
despejado y puedan proceder a la
limpieza del salón.
Belén Ruiz
Miguel López

6. PASOS A SEGUIR
Una vez que fuese aprobado nuestro proyecto para organizar este evento deberíamos seguir los
siguientes pasos:
Primero reservar la sala y materiales que vamos a necesitar así como los equipos técnicos, audiovisuales
y personales. Enviar invitaciones a los futuros asistentes del evento, informándoles de donde se llevara a
cabo, cuándo y cómo, pero eso sí, necesitaremos confirmación de su asistencia. Esto ayudará a que no
haya imprevistos de que se presenten más asistentes de los que creíamos o menos.
También incluiremos un pequeño coffee break en la sala para poder tomar un pequeño tentempié, que
consistirá en: zumo de naranja natural, surtido de pastas, mini bolleríadulce y salada, flautín de pollo y
queso brie, brocheta de fruta, chapata mini de jamón serrano con tomate, agua mineral, diferentes tipos
de leche, cafés e infusiones variadas.
Contactaremos con una empresa de publicidad que se encargue del tema publicitario por toda la
ciudad, y además nos entregue algunos folletos del evento para poder entregar a los asistentes a la
llegada.
Por otro lado, contrataremos el servicio de azafatas para que reciban a los ponentes, invitados al acto y
repartan los folletos a la llegaday acomoden a todos los asistentes.
En el mismo lugar de la celebración del evento, nos alquilan las sillas, atril, escenario y stands, con lo
que nos ponemos en contacto con ellos para hacerles saber nuestras necesidades y aceptar el
presupuesto que previamente nos habían pasado.
Los stands los pagan las empresas colaboradoras directamente que quieren colaborar con nosotros en
este evento a cambio de ellos mostrar allí sus productos. El coste de un stand de estructura básica de 6
m2 (3x2) es 1800€ + IVA.
Ya el día del evento, empezaremos desde bien temprano con el montaje y preparación de la sala, desde
las 09:00, para que todo quede listo sin problemas a la llegadade los asistentes a las 12:00.
Al terminar el evento, debemos volver a dejar cada cosa en su sitio y dejar la sala y materiales en la
medida de lo posible, tal y como nos la cedieron. Os pasaremos una encuesta de satisfacción por email
preguntándoos si consideráis el evento un éxito, la planificación era la esperada, si hemos fallado en
algo según vuestras expectativas y demás cuestiones que nos ayuden a mejorar y asegurarnos que todo
ha salido como deseaban y hemos mejorado sus preferencias y deseos.

7. PRESUPUESTO
Concepto Precio Unidad Precio Total
Alquiler Sala 7€ 3500€
Azafatas ( 4 ) 10€/hora 240€
Proyector (1) 130€ 130€
Pantallas (2) 25€ 50€
Coffee break 4€/ pax 2000€
Delivery invitaciones(500 unid) 2,5€ 1250€
Sillas (503 unid.) 3€ 1509€
Atril (1) 80€ 80€
Escenario (1) 275€ 275€
Publicidad - 1500€
TOTAL 10534€