PLAN ESTRATEGICO TURISTICO DE LA " EXPO FERIA DE SAN GABRIEL DEL BABA" EN SAN...
Evento final
1. PREVISION
NOMBRE DEL EVENTO:
RUEDA DE NEGOCIOS JAMYL ASESORES LTDA.
Edición 001
REALIZACION DEL EVENTO:
Fecha: 6 de diciembre del 2013
Lugar: Centro Comercial Ricaurte 1er piso Salón de eventos
Sede principal.
Hora: 8:00
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Comercializar productos y servicios.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Dar a conocer los productos y servicios que ofrecemos en
JamylAsesores LTDA.
Lograr obtener más clientes
Posicionarnos en el mercado nacional.
2. TIPO DE MONTAJE
Montaje tipo auditórium: Este montaje es utilizado en eventos donde
los asistentes no tendrán la necesidad de tomar notas. Y es ideal
para conferencias magistrales, sesiones, exposiciones, reuniones
de carácter informativo.
3. PLANEACIÓN
PLANEACIÓN rueda de negocios JAMYL ACESORES
OBJETIVOS
Comercializar productos y servicios.
Dar a conocer los productos y servicios que ofrecemos en
JamylAsesores LTDA.
Lograr obtener más clientes
Posicionarnos en el mercado nacional.
PROGRAMACIÓN DEL EVENTO
Al momento de iniciar nuestro evento primeramente se inicia con la bienvenida
a los invitados.
Procedemos a dar una pequeña intervención de uno denuestros directivos para
dar a conocer nuestra compañía
Se dará un break para ofrecer un coctel
Al regresar del coctel resolveremos las dudas de los asistentes.
Para finalizar mostraremos los productos que ofrecemos en la rueda de
negocios
Palabras de despedida
DURACIÓN DEL EVENTO
Bienvenida: 10 Minutos
Intervención directivos: 10 minutos
Coctel: 20 minutos
Resolución de dudas: 15 minutos
Rueda de negocios: 30 minutos
Marcha final
4. NÚMERO DE ASISTENTES
Los asistentes al evento estarán de 30 a 40 personas.
PRESUPUESTO GENERAL
Año
Elementos
compra
Papel
(folletos,
encuestas.
2013
Libreta de
calificacione
s)
alimentos y
bebidas
2013
Valor
Vida útil
$ 20,00 6 meses
$
6 meses
200.000
Cuotas anulaes
1 2 3
x
4
5
x
LUGAR DEL EVENTO
Auditorio centro comercial Ricaurte, piso 1
POST EVENTO
Definir presupuesto de deudas, las ganancias obtenidas, y verificar patrocinios e
inventario de ventas realizadas
5. MANUAL DE FUNCIONES
COMITÉ ORGANIZADOR
Funciones:
• Tiene la responsabilidad de definir y presentar al Coordinador del evento
todas las acciones en detalle que conlleven a su organización y desarrollo,
tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del
evento para su visto bueno y toma decisiones.
• Así mismo, tiene a su cargo la elaboración y coordinación del programa
general de trabajo, debe tener a su disposición todos los recursos humanos,
técnicos y financieros.
COMITÉ DE PRESUPUESTO Y FINANZAS
Funciones:
• Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos.
• Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar el
evento.
• Tiene a su cargo el movimiento de cuentas, recargo por facturación de
inscripciones y consignación en bancos.
• También debe llevar el balance financiero y asigna dos personas en tesorería
para el manejo del dinero.
COMITÉ DE SERVICIOS GENERALES Y LOGÍSTICA
Funciones:
•Reservación del centro de convenciones o auditorio
•Montaje de los salones
•Alquiler de equipos de sonido y audiovisuales
•Reproducción del material
•Organización y contratación del personal técnico
COMITÉ DE DIVULGACIÓN, PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
Funciones:
•Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña
publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías,
volantes, avisos de prensa, radio y televisión.
• Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco
meses de anterioridad, con el fin de crear expectativa en el público.
•El elemento que más se utiliza en torno a un evento es el plegable, en él se
condensa toda la información que tiene por objeto orientar al público para su
participación y asistencia al evento.
•Tiene la responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de inscripción
diseño del instintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas,
pancartas, certificados y papelería en general.
7. PROGRAMACION DE LA RUEDA DE NEGOCIOS
1. Bienvenida a la rueda de negocios de la empresa jamyl asesores.
2. Himnos
2.1 himno nacional del la republica De Colombia
2.2 himno distrital de Bogotá D.C.
3. Feria “GESTION EMPRESARIAL JAMYL ASESORES LTDA”
(RECONICIMIENTO PRODUCTOS Y SERVCIOS).
4. CHARLA “porque es bueno para usted JAMYL ASESORES LTDA”.
5. Coctel de frutas.
6. Despedida y recordatorio.
8. RUTA DE EVACUACION
CONTINGENCIA:
Cualquier evento circunstancia que ocasiona crisis y puede poner la vida
de los trabajadores y comunidad en general que pueden interrumpir el
curso normal de las actividades.
Incendio
Sismo
Ruido
RUTA DE EVACUACION:
Esta ruta está diseñada para cualquier acontecimiento que pueda ocurrir
durante la rueda de negocios esta se encuentra señalada con color rojo.
Esta también está diseñada para evacuar el sitio donde se encuentren
los sea empleados y el público en general de manera fácil y rápida.
PUNTO DE REUNION:
Ubicado en el centro del auditorio, señalado en el mapo por un botiquin
de emergencias.
RECURSOS:
Se analizara la disponibilidad de los brigadistas en todo el evento desde
el principio hasta el final cuidando de la vida de los visitantes e invitados
al evento. Para ello en el mapa se encuentran ubicados el lugar en
donde se pueden encontrar a los brigadistas y sus recursos.
ORGANIZACIÓN:
Teniendo en cuenta el número de invitados es necesario tener claro los
comités, aéreas de evacuación, puntos de encuentro, ayuda etc.
9. TIEMPO:
Esta estimado realizar la evacuación máximo en 3 minutos ya que no es
un grupo de personas grandes y el acceso a la salida es mucho más
rápido.
10. LISTA DE CHEQUEO
EVENTO RUEDA DE NEGOCIOS
A continuación realizaremos una lista de chequeo respecto al evento realizado
por JAMYL ASESESORES LTDA.
CRITERIO A EVALUAR
Buena organización en el evento
El espacio fue el adecuado
La atención al invitado fue buena
Señalización de rutas de emergencias
Buen estado de los alimentos dados
La información dada en el evento fue
clara
Los asistentes al evento se portaron a la
altura de este
Tiene usted alguna queja del evento
SI
NO
OBSERVACIONES
