1. República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
Instituto Universitario Experimental de Tecnología
“Andrés Eloy Blanco”
Programa Nacional de Formación en Información y Documentación
Misión Sucre - PNFID
LOS ARCHIVOS COMO SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Integrantes:
Escalona Milexa
Falcón Anahelis
Pineda Leima
Rojas Adela
Sección: 601
Prof.: Pérez Guillermo
Barquisimeto, 16 de Septiembre 2009

2. Contenido:
 Definición de Archivos.
 Evolución Histórica de los Archivos.
 Tipos de Archivos
 Características de los archivos sistemas de información:
- Ambiente.
- Entrada.
- procedimientos.
- salidas.
 Componentes del sistema de información:
- Documento e información.
- Registro.
- Base de datos.
- Equipos.
- Elementos de apoyo al sistema.
- Procesos.
- Personas.

3. Conceptos de Archivos:
Contenidos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte
Es uno o más conjuntos
material en un proceso natural por una persona o institución pública o privada.
Heredia A. (1986)
Conjunto de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones
por la personas físicas o jurídicas, públicas o privadas.
Ruiz F. (1999)
El archivo es el reflejo natural y la plasmación en sus documentos de las
actividades de las instituciones, ya sea pública o privada o de una persona
determinada.
Mayra Mena. (2004)

4. Tipos de Archivos
Archivo de Gestión
Primera edad
(Circulación y tramitación)
Archivo Central /
Archivo Intermedio
Segunda edad
Archivo de Gestión
(Consulta disminuida)
Archivo Histórico
Tercera edad
(valor permanente /
investigación)
Documento activo
Documento semiactivo
Documento inactivo

5. Valores del documentos
Valor de
Investigación
Valor
Administrativo
Valor legal
y
financiero
Ambos
documentos
recibirán un
tratamiento
diferente,
manteniendo
siempre su
identidad.
Valor
Histórico

6. Ciclo de Vida:
“La información documental tiene una vida similar a la
de un
organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de
mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo).”
Creación
Uso y mantenimiento
Expurgo
Cruz Mundet,, José Ramón

7. Caracterización de los Archivos como
sistemas de información.

8. Ambiente:
Estructura
orgánica
conforman su entorno.
que

9. Entrada:
Documentos que atraviesan
un ciclo de subsistemas que
forman un sistema.

10. Procedimiento:
Es el proceso que se le da a los
documentos desde el momento
de su creación.
 Diseño de los documentos.
 Identificación
 Valoración.

11. Salida:
Garantizar y facilitar el
acceso de la información al
usuario.

12. Procedimiento de salida:
El subsistema de la salida atraviesa un
procedimiento los cuales son:
Identificación.
Descripción.
Difusión.
Valoración.

13. Componentes del Sistema de
Información

14. Documentos e Información
Carácter particular
de génesis
Generado de forma
espontánea
Carácter seriado
Generado uno a uno para
una serie documental
Carácter exclusivo
Generado como originales,
únicos e irrepetibles.

15. Registros:
Son de gran importancia para
el control de los documentos.
 Registros de entradas y
salidas y registros de control y
seguimiento de expedientes.

16. Base de Datos:
Herramienta fundamental para
lograr una efectiva gestión de la
información y sistemas de
archivos.

17. Equipos:
Son similares a la de cualquier otra
unidad exceptuando la utilización de
equipos para la conservación,
preventiva y la restauración de
documentos.

18. Elementos de apoyo al Sistema:
Los decretos - ley, normas, resoluciones, cartas
circulares, entre otras, permitiendo al archivero
en darle al documento una correcta clasificación
y gestión en el sistema

19. Procesos:
Identificación: Es la primera fase de intervención del
archivero sobre los documentos.
Valoración: Análisis de los valores primarios y
secundarios de las series documentales, se establece
los plazos de permanencia de los documentos en los
archivos.
Descripción: Se elaboran instrumentos de descripción
que permiten el acceso a la información contenida en
los documentos.
Difusión: La difusión de los sistemas de archivos tiene
dos ramas.
- La propia administración productora de los
documentos.
- Los usuarios. se establecerá condiciones, si
pueden tener acceso o no a la información
contenida en los documentos.

20. Personas:
Hasta mediados del XX el archivero trabajaba en
función de las necesidades de un solo usuario.
Para la fecha en los archivos se han hecho
varios cambios, ya el profesional de los archivos
debe tener la capacidad de intervenir en todas
las etapas del ciclo de vida del documento.
Debemos forman equipos de trabajo con
especialistas de conservación, tecnologías de la
información y otros profesionales para así lograr
un correcto funcionamiento de los sistemas de
gestión documental y archivo.

21. El Archivo más antiguo de la humanidad
Contenidos
Visualizar
las
estatuillas
en el piso y
en la pared.
En 1933 unos beduinos del medio
eufrates
en
sus
excavaciones
encontraron unas estatuillas mutiladas.
Este hallazgo fue el origen del
descubrimiento de Mari, ciudad
real,
cuyos restos más antiguos datan de fecha
anterior al siglo XXXII a.c.
El palacio se descubrió en 1955, hasta los
momentos los archivos más antiguo de la
humanidad. 20.000 tablillas de arcillas
escritas en cuneiforme silábico ocadobabilónico conteniendo documentos de
todo tipo que datan del siglo XXI antes de
la era cristiana.
Nota: Información publicada por el diario
el País el año 19 de mayo de 1976