Base para una buena organización del archivo de las empresas

1. TRABAJO FINAL
NANCY AURORA GUTIÉRREZ BELTRÁN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA

2. TRABAJO FINAL
PREGUNTAS Y RESPUESTAS, PROPUESTA DE MEJORA
NANCY AURORA GUTIERREZ BELTRAN
MARÍA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ
TUTORA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA

3. TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVOS
1. ¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos soportes de un sistema de
archivo?
2. ¿qué son documentos orales y documentos sonoros?
3. ¿qué problemas presentan los documentos sonoros?
4. ¿Para que nos sirve las compilaciones bibliográficas en el archivo?
5. ¿cuáles son archivos privados?
6. ¿Qué tipos de documentos existen?
7. ¿Que son documentos figurativos?
8. ¿Qué documentos se pueden microfilmar?
BIBLIOGRAFIA
CONCLUSIONES

4. OBJETIVOS
. Comprender la importancia del archivo en una empresa.
. Conocer y aprender a organizar documentos.
. Fortalecer y afianzar conocimientos a cerca de todo lo relacionado con
archivística.

5. 1. ¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos soportes de un
sistema de archivo?
El soporte es la esencia propia del documento, requiere de un cuidado y
una conservación especial y adecuada.
Estos documentos deben cumplir un tiempo prudencial dependiendo el
grado de valor vital y la importancia que posee la información que
sustenta al documento, ya que los documentos deben pasar tres etapas
las cuales son: etapa administrativa, etapa intermedia y etapa histórica.
Con esto se da a entender que: “no son algo muerto e inactivo, sino que
tienen vida propia”. La etapa administrativa a mi forma de ver es el archivo
de gestión, la intermedia es el archivo central ya que presenta una
utilización no frecuente y la etapa histórica es la documentación que no se
puede eliminar si no se requiere guardar siempre en una entidad.

6. 2. ¿qué son documentos orales y documentos sonoros?
Documentos sonoros.
Son todos aquellos documentos que contienes imágenes y audio al mismo y se
pueden consultar a través de un aparato mecánico especializado y que cuente con
el reproductor adecuado
Documento oral.
Los documentos Orales. Son todos aquellos documentos que existen en una entidad,
muchos de ellos manuscritos ya que son recopilaciones de información que se recoge
de personas que conocen la entidad y pueden dar fe de situaciones que por algunas
razones no existe archivo.

7. 3. ¿qué problemas presentan los documentos sonoros?
Algunos problemas que presentan los archivos sonoros son jurídicos por su constante
consulta y reproducción porque se está violando el derecho de autor
4. ¿Para que nos sirve las compilaciones bibliográficas en el archivo?
Las compilaciones bibliográficas nos sirven en el caso de llevar a cabo una
investigación, poder encontrar más fácilmente el material que se va a usar como
apoyo.
5 ¿cuáles son archivos privados?
Archivos privados son documentos de personas eminentes, familias, registros
comerciales, registros eclesiásticos e incluso los registros de los partidos políticos

8. 6. ¿Qué tipos de documentos existen?
Existen dos clases de documentos:
Documentos Públicos: son aquello expedidos por funcionarios públicos autorizados y
que da Fe de su contenido por sí mismo.
Documentos privados.
7. ¿Que son documentos figurativos?
Todos aquellos documentos cuya superficie está cubierta por representaciones de
fenómenos geográficos, monumentos, objetos, personajes, máquinas, etc.
8. ¿Qué documentos se pueden microfilmar?
Todos aquello documentos que contengan un valor legal y jurídico para las
entidades sean públicas o privadas

9. BIBLIOGRAFÍA
El sistema archivístico institucional y su relación con la teoría del ciclo de vida y las
edades del documento de archivo.
Lic. Barceló, M. (sf). Centro de Información Científico-Técnica, Universidad de
Recuperado 25 de mayo 2014
http://monografias.umcc.cu/monos/2013/CICT/mo1352.pdf
Los documentos orales y su importancia para la preservación del patrimonio
Flores, alma
México, d. F. 2012
http://www.bibliotecaenba.sep.gob.mx/tesis/Archivonomia2012/044579.pdf

10. BIBLIOGRAFÍA
Los archivos, entre memoria histórica y la sociedad del conocimiento
Fugueras, Ramón
http://books.google.es/books
ACIMED
La bibliografía, bibliometría y las ciencias afines
2002 Artículos
http://scielo.sld.cu/scielo.php?pid=S1024-94352002000300001&script=sci_arttext

11. CONCLUCIONES
Es productivo realizar un trabajo de investigación ya que esto logró el
aprendizaje y el fortalecimiento de temas relacionados con un lo vital,
como es para mi el archivo en el lugar donde laboro.
Un trabajo que me enriqueció de manera positiva mi formación
profesional, donde en contra deficiencias en mi labor de archivo, por
lo tanto mi propuesta de mejora desde lo aprendido en expresión oral
es organizar el archivo teniendo en cuenta ciclos vitales e
importancia del documento al igual que lograr un archivo digital
perfecto