GTD es un método de gestión de actividades que se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas. iCENTA es mi versión del GTD de David Allen, una versión en muchos puntos actualizada y basada en Ideas, Corretos, Eventos, Notas y Archivos. ¡Espero que os sirva!

1. GTD+iCENTA
Ideas·Correo·Eventos·Notas·Tareas·Archivos v1.0
©

3. ¿?
Quéeselmétodo
GTD¿?

4. GettingThingsDone
GTDesunmétododegestióndeactividadesquesebasaenelprincipio
dequeunapersonanecesitaborrardesumentetodaslastareasque
tienependientesguardándolasenunlugarespecífico.Deestemodo,se
liberaalamentedeltrabajoderecordartodoloquehayquehacer,yse
puedeconcentrarenlaefectivarealizacióndeaquellastareas.
FueideadoporDavidAllenyadiferenciadeotrosexpertosengestióndel
tiempo,nosecentróenelestablecimientodeprioridadessinoqueinstaa
lacreacióndelistasdetareasespecíficasparacadacontextoentre
otrastécnicas.

5. 1. Recopilar
2. Procesar
3. Organizar
4. Revisar
5. Hacer
RutinaGTD

6. 1.RECOPILAR
Debescapturartodoaquelloquepuederepresentaralgoque
haceryregistrarloenunsistemafiablequerevisarás
posteriormente.Deestemodo,lascosasnoestarán
rondandoportucabeza.
Tienesquerecopilarel100%delascosasqueconsideres
incompletas,yaseanpersonalesodeltrabajo,grandeso
pequeñas,urgentesodemenorimportancia.¡Todo!
RutinaGTD

7. 2.PROCESAR
Estaetapaconsistequepensarquéescadaunodelos
elementosrecopiladosydecidirquéhacefaltahacercon
ellos:
Sinohayquehacernada:
-Sinolonecesitasmás,tíraloalabasura.
-Sicontieneinformaciónútil,archívalo.
Sihayquehaceralgo
-Sirequieremenosdedosminutos,hazlo.
-Sinoereslapersonaparahacerla,delégala.
-Sirequieremásdedosminutos,alalistade“próximas”
RutinaGTD

8. 3.ORGANIZAR
Listadeproyectos.Trabajosquerequierenmásdeunaacción.
Unazonaparaalmacenarelmaterialdeconsulta.
Unaagenda,dondeanotarlasaccionesasociadasaunafecha.
Unaomáslistasdepróximasacciones,dondeanotaráslas
accionesquedebenhacersetanprontocomoseaposible.
Unalistadecosasqueestásesperandoqueterminenotras
personas.
RutinaGTD

9. 4.REVISAR
Esnecesariorevisarelestadoenqueseencuentrantus
proyectosaintervalosregularesyalosnivelesadecuados.
Debesrevisardiariamentetuagenda,bastanteamenudotus
listasdepróximasacciones,conciertafrecuencialaslistasde
proyectosenesperayconlafrecuenciaquesequieralos
proyectosde algúndía/talvez.
RutinaGTD

10. 5.HACER
Sesigueelmodelodeloscuatrocriterios:
Contexto.Tareasquenecesitenestarenunlugarode
elementosconcretos,porejemploherramientas.
Tiempodisponible.Tareasquenecesitenuntiempo
determinado.
Energíadisponible.Tareasquenecesitendeunacierta
energía.
Prioridad.Despuésdetodoloanteriorquedalacriticidad.
RutinaGTD

11. Paco de Lucía aprendió las escalas de
improvisación cuando grabó un disco con
McLaughlin & Larry Coryell...

12. Paco de Lucía aprendió las escalas de
improvisación cuando grabó un disco con
McLaughlin & Larry Coryell...
... 18 años después de
haber grabado su primer
disco.

13. Cuesta coger el ritmo...

14. Cuesta coger el ritmo...
... pero el resultado
merece la pena. ¡Te
sientes libre!

15. Cada uno lo adapta
como quiere...

16. Cada uno lo adapta
como quiere...
... esta es mi adaptación.

17. Introduccióna
GTD+iCENTA

18. 1.Preparatu
entornodetrabajo

19. 1.GESTORDETAREAS
Elobjetivoesvaciarnuestrocerebrodelastareasque
tenemosquehaceryparaellonecesitamosungestorde
tareas,unlugardondenosotroscontrolamoslaentradade
información.
EstegestordetareastienequeestardivididoporContextos
(Trabajo,Casa,Grupodemúsica).Cuandoestemosenun
contextonopodemospreocuparnosporotro.Dentrodecada
contextohaycuatrolistas:
-Accionespróximasorganizadasporcontexto
-Accionesenseguimiento(alguienlasestáejecutando)
-Accionesde“Algúndía/Quizás”
-Accionesde“ReadItLater”

20. 2.PROYECTOS
Todatareainconclusaquerequieremásdeunaacciónpara
serrealizadaseconsideraunproyecto.Estemétodoes
efectivoparagestionartareas“sencillas”.Laplanificaciónde
proyectorequiereotrotipodemetodologíasyherramientas
másespecíficasyqueaportenmásinformación
(dependencia,cálculodedesviación,revisióndehitos...)
Cuandoelproyectosepuededividirentareassencillas
habríaquegenerartantastareascomorequieraelproyecto.

21. 3.PRIORIDADES
Enestametodologíanoexistenlasprioridadespordefinición.La
realizacióndetareasestásujetaalmodelodeloscuatrocriterios:
1.Contexto.Escogertareasquerequieranestarenestelugar
onecesitar,porejemplo,herramientas.
2.Estrellita.Escogertareasmarcadascomodestacadas.
3.Tiempodisponible.Escogertareasquetengastiempopara
hacer.
4.Energíadisponible.Escogertareasquetengasenergíapara
hacer.

22. 2.Creaturutina
detrabajo

24. Inbox Listas Hacer
Revisar

25. Ideas
Correo
Eventos
Tareas
Notas
Archivos
Inbox Listas Hacer
Revisar

26. 1. Recopilar
2. Procesar
3. Organizar
4. Revisar
5. Hacer
RutinaGTD

27. 1. Recopilar + Organizar
2. Procesar + Hacer
3. Revisar
RutinaGTD+iCENTA

28. 1. Sincronizar
2. Real-Time Work
3. rePlan
RutinaGTD+iCENTA

29. 1.RECOPILAR+ORGANIZAR(SYNC)
Yanoeseficientedescargarloqueunotieneenlamenteen
diferentessoportessinoqueloquehayquehaceres
descargarloenunsolo:elgestordetareas.Además,hayque
hacerlodemanerainteligente,aportandolamayor
informaciónposible:
-Contexto
-Lista(próximas,seguimientooalgúndía)
-Fecha
-Criticidad

30. IDEAS
Encualquiermomentosenospuedeencenderlabombillay
tenerunaidea.Enesemomento,loquehayquehaceres
generarunatareaconunanotaasociadaenelgestorde
notas.

31. IDEAS
Encualquiermomentosenospuedeencenderlabombillay
tenerunaidea.Enesemomento,loquehayquehaceres
generarunatareaconunanotaasociadaenelgestorde
notas.
¿Quéocurrecuandoseteocurreunaidea
mientrasestástomandouncaféynotienes
amanotugestordenotas?
Normalmentellevarásunsmartphoneencima,
¿no?Escogesiempreungestordenotasquesea
multidispositivo.
Siporcualquiermotivonopuedesgenerarla,
envíalaaalgúnsitioquesepasquevasaverloen
algunadelasrevisiones(emailonota)

32. CORREO
Cadacorreoelectrónico(acción)tienequedesembocarnos
siempreenunarespuesta(reacción).Esarespuestapuedeser:
-Llevaracabounatarea(siesmenosde2minutos)
-Generarunatarea
-Generarunevento
-Generarunarchivoonota
-PasarloalalistaReadItLater”
Cualquierdeestasaccionestendrácomoconsecuenciaarchivar
esecorreo.Esimportantequelabandejadeentradaestélomás
vacíaposible.Elobjetivo:quelabandejaestévacíaalfinaldeldía.
Hayquefijarmomentosparaverelcorreo.Sepuedeusarla
técnicaPomodoro(tramosdetrabajode25minutos).

33. “Yourcareerwillbemadeonyourabilityto
getthingsdone,notyourabilitytoanswer
emailsimmediately.
(Fuente)
Aportasiemprevalor
enlasrespuestas.
Priorizalasrespuestas
Dejalosvídeosylosartículospara
después(ReadItLater)
Juegaconel“24-hour-turnaround”
Notodosloscorreostienenqueser
contestados.

34. “Yourcareerwillbemadeonyourabilityto
getthingsdone,notyourabilitytoanswer
emailsimmediately.
(Fuente)
Aportasiemprevalor
enlasrespuestas.
Priorizalasrespuestas
Dejalosvídeosylosartículospara
después(ReadItLater)
Juegaconel“24-hour-turnaround”
Notodosloscorreostienenqueser
contestados.Cosasquehayqueevitarenlosemails:
-Tomardecisionesimportantes.
-Notificaraalguiendealgourgenteyesperarque
lohagaenelmomento.
-Intentarcuadrarconvocatoriasmultitudinarias.
-Enviaremailsqueescribirlosllevemastiempo
quedecírseloasu(s)destinatario(s).
-Sepultarlainformaciónimportantecontexto
descriptivo(usalos@,negritasysubrayados)
-Nonombraraldestinatarioousarel“To”yel“CC”

35. EVENTOS
Loseventossonhitoseneltiempoalosquetienesque
atender.Puedenserreunionesinternas,externas,citascon
amigosoeventosdenetworking.Encualquiercasodebende
estaragendadasysiempredebengenerarunoutput.
Porejemplosiesuneventodenetworkingdebesagregaralos
contactosaLinkedIn;osiesunacita...Loquesurja:)
Siesunareuniónsedeberá:
-Pasarlasnotasaungestordenotas
-Almacenarlosarchivosenelgestordearchivos
-Generarlastareascorrespondientesenelgestordetareas

36. EVENTOS
Loseventossonhitoseneltiempoalosquetienesque
atender.Puedenserreunionesinternas,externas,citascon
amigosoeventosdenetworking.Encualquiercasodebende
estaragendadasysiempredebengenerarunoutput.
Porejemplosiesuneventodenetworkingdebesagregaralos
contactosaLinkedIn;osiesunacita...Loquesurja:)
Siesunareuniónsedeberá:
-Pasarlasnotasaungestordenotas
-Almacenarlosarchivosenelgestordearchivos
-Generarlastareascorrespondientesenelgestordetareas
¿Ospasaquetomáisnotasenunareunión,
enunapizarraounalibreta,ynolasenviáis
porquenoosdatiempodepasarlas?
Laclaveestomarlodirectamenteenunentorno
digitalylomáscercanoposiblealaversiónfinal.
Asícuandotermines,simplementetendrásque
copiarypegar.
Enelcasodehabernotasenpizarras,sacauna
buenafoto(¡cuidadoconlosreflejos!)yenvíala.

37. 2.PROCESAR+HACER(Real-TimeWork)
Lastareassontodasaquellascosasquedebemosllevara
cabo.ElprocesodeellasesmuysimilaraldelaGTD.
-Sólohacercasoaunsólocontexto
-Empezarsiempreporlasdestacadas(críticas)
-Filtrarporlasfechasdeentrega
-Valorartiempoyenergía
ParahacerunatareafíatedeEisenhower;)

39. rePlan

40. TAREAS
Amedidaqueprocesastareaspuedesencontrarteconlo
siguiente:
-Sisefinaliza:searchiva,senotificasihicierafaltayse
pasaalalistadeseguimientosifueranecesario.
-Nosefinaliza:
-SerePlanifica(repriorizayrecalendariza)
-Sesegmenta
Nuncasedebedejarunatareaabiertaamedias.Tampocose
debeprocesarmásdeunelementoalavez.

41. TAREAS
Amedidaqueprocesastareaspuedesencontrarteconlo
siguiente:
-Sisefinaliza:searchiva,senotificasihicierafaltayse
pasaalalistadeseguimientosifueranecesario.
-Nosefinaliza:
-SerePlanifica(repriorizayrecalendariza)
-Sesegmenta
Nuncasedebedejarunatareaabiertaamedias.Tampocose
debeprocesarmásdeunelementoalavez.
¿Oshabéisencontradoconquetenéis10
correosenborradorporqueotros
compañerosnoparandeinterrumpirte?
Lasinterrupcionesysobretodolanecesidado
sentimientodeurgenciaeselenemigo.Hayque
aprenderarespetarlostiemposdeotras
personasaligualquetodosdeberíanrespetarlos
tuyos(“métododelsemáforo”)
Sialguienteinterrumpeyesrealmenteurgente
(juiciocomplicado)antesdedejarlatareaala
mitad,ciérralayreplanificaparacuandoretomes.

42. NOTAS
Lasnotassoninformaciónentextonecesariaparaunatarea.
Lasnotassesuelentomarenel“dispositivo”quesetiene
máscerca:libreta,Evernote,notasdeliPhone,TextEdit...
Todasdeberíanestarcentralizadasenunmismopunto.¡Elige
tugestordenotasytraspásalas!
Lomejorquepuedeshaceresacostumbrartealmacenarlo
todoenunmismositiosysincronizarlosdiferentes
dispositivos.Generaunaformadeetiquetarlas.
Enelcasodequeotraspersonasvayananecesitarlas,usa
unaherramientacolaborativa.

43. NOTAS
Lasnotassoninformaciónentextonecesariaparaunatarea.
Lasnotassesuelentomarenel“dispositivo”quesetiene
máscerca:libreta,Evernote,notasdeliPhone,TextEdit...
Todasdeberíanestarcentralizadasenunmismopunto.¡Elige
tugestordenotasytraspásalas!
Lomejorquepuedeshaceresacostumbrartealmacenarlo
todoenunmismositiosysincronizarlosdiferentes
dispositivos.Generaunaformadeetiquetarlas.
Enelcasodequeotraspersonasvayananecesitarlas,usa
unaherramientacolaborativa.
¿Oshapasadoquebuscáisenvuestro
correoloquehadichounclienteoun
compañerosobreunproyectoconcreto?
Estainformacióndeberíaestarenelgestorde
notas,etiquetadayaccesibleencualquier
momento.Elcorreonopuedeserungestorde
notas.

44. ARCHIVOS
Losarchivosesinformaciónenformatodescargabley
almacenable.
Laclavedelosarchivosestáentresparámetros:
-Almacenamiento:entornoscolaborativos,servidor...
-Nomenclatura:autodescriptiva,controldeversiones...
-Envío:¡cuidadoconeltamaño!

45. ARCHIVOS
Losarchivosesinformaciónenformatodescargabley
almacenable.
Laclavedelosarchivosestáentresparámetros:
-Almacenamiento:entornoscolaborativos,servidor...
-Nomenclatura:autodescriptiva,controldeversiones...
-Envío:¡cuidadoconeltamaño!
¿Oshapasadoquebuscáisenvuestro
correounarchivoadjuntoounWetransfer
quehacaducadodeunproyectoconcreto?
Estainformacióndeberíaestarenelgestorde
archivos,etiquetadayaccesibleencualquier
momento.Elcorreonopuedeserungestorde
archivos.

46. 3.REVISAR(rePlan)
Larevisiónconsisteenrepasarlaslistasdetareas,loseventos
ylasnotas.Existenalmenostresniveles:
-Diario:finaldeldíaparaprepararelsiguiente(próximas).
Tambiénserevisalaagenda.
-Semanal:finaldelasemana.Verlosseguimiento,lasnotas
ylos“ReadItLater”.Tambiénserevisalaagenda.
-Cuandoseestime:revisarlaslistasdealgúndía
Esimportantelagestióndealarmas,tantoparalastareas
comoparaloseventos.Aniveldetareaesunnivelmásde
“destaque”yaniveldeeventosayudaacontrolartiempo
invertidoencadauno.

47. 3.REVISAR(rePlan)
Larevisiónconsisteenrepasarlaslistasdetareas,loseventos
ylasnotas.Existenalmenostresniveles:
-Diario:finaldeldíaparaprepararelsiguiente(próximas).
Tambiénserevisalaagenda.
-Semanal:finaldelasemana.Verlosseguimiento,lasnotas
ylos“ReadItLater”.Tambiénserevisalaagenda.
-Cuandoseestime:revisarlaslistasdealgúndía
Esimportantelagestióndealarmas,tantoparalastareas
comoparaloseventos.Aniveldetareaesunnivelmásde
“destaque”yaniveldeeventosayudaacontrolartiempo
invertidoencadauno.
¿Ospasaquenotenéistiempodeleeresa
carpetaoetiquetade“ReadItLater”donde
guardasenlacesinteresantes?
Seguroqueparteesporfaltadetiempoperootra
parteesporelrePlanoseguimiento.Hayque
reservarmomentoseneldíaparapoderdarle
salidaaestaslecturasyvisionados.

48. REPASO
1.RECOPILAR+ORGANIZAR(SYNC)
-Ideas+Correo+Eventos
-Acción-Reacción
2.PROCESAR+HACER(REAL-TIME)
-Tareas+Notas+Archivos
-Eisenhower
3.REVISAR
-Diario+Semanal+Cuandosea
-Gestióndealarmas

49. 3.Usaherramientas
queteayuden

50. GMAIL
Correoelectrónico
GoogleCalendar
Eventos
Evernote//iNotas
Ideas/Notas
Wunderlist
Tareas
GoogleDrive//Servidor//Wetransfer
Archivos

51. Software&GTDJoseMiguelMartínez
1.SistemaOperativo(MacOS)
Shortcuts&Navegación
2 -GestióndeArchivos
3 -Navegadores
Shortcuts,Sesiones,
Marcadores...
4 -GoogleDrive
Personal&Co-working
5 -CorreoElectrónico
Etiquetas,InboxyLabs
VerPresentación

52. david.alayon@socialnoise.com
@pisitoenmadrid
¡Gracias!