Catálogo de prosafety, software para la gestión de la seguridad laboral.

3. prosafety multiplicará la eficiencia de la gestión de sus procesos gracias a las ventajas que aportan sus características especiales:
COLABORACIÓN
Es una herramienta colaborativa que ayuda a
involucrar a toda la organización en la gestión de la seguridad.
Varios empleados con roles diferentes pueden intervenir
en los flujos de trabajo, contribuyendo al reforzar
el compromiso con la seguridad.
SEGUIMIENTO
Incorpora un eficaz sistema de gestión de tareas
y acciones, con responsables y fechas límite.
El sistema de firmas, correos electrónicos y paneles
de alerta facilitan que ninguna tarea planificada
quede sin ejecutar.
USABILIDAD
Su interfaz web es muy intuitivo y minimiza las necesidades
de formación de los usuarios. Además incorpora otras
utilidades imprescindibles como exportación a Excel o a PDF,
herramientas de búsqueda, filtros, y generación
automática de métricas e indicadores.
ESCALABILIDAD
La arquitectura modular permite que las distintas
aplicaciones puedan ser implantadas gradualmente y
configuradas para su organización.
El sistema se puede instalar en sus propios
servidores o bien en modalidad Cloud Computing
que no necesita ningún recurso TI para funcionar.
La arquitectura modular de prosafety permite combinar varias aplicaciones de seguridad y utilidades diferentes para construir
de forma flexible el sistema más adecuado para cada organización.
[ Imprescindible para el objetivo cero accidentes ][ características clave ]

4. características
clave
“Es una herramienta de gestión del comportamiento en Seguridad
que facilita, estandariza y simplifica el registro, la planificación
y el seguimiento por la cadena de mando”.
Health&Safety Manager ARCELOR MITTAL

5. [ Colaboración ]
HERRAMIENTA COLABORATIVA Y DE TRABAJO EN GRUPO
Cada día se demuestra que el trabajo en grupo y la gestión distribuida de la seguridad son claves para disminuir el número de
accidentes, por lo que es IMPRESCINDIBLE contar con una herramienta colaborativa como prosafety.
Las aplicaciones de prosafety están concebidas como flujos de trabajo donde intervienen un número determinado de empleados, con
roles y responsabilidades diferentes, aportando cada uno la información de la que dispone.
Por ejemplo, el flujo de trabajo de la investigación de un
accidente muestra el avance de los distintos estados según
se van completando las fases de la investigación, firmándose
como realizadas las acciones correctoras propuestas hasta el
cierre definitivo.
prosafety hace que la seguridad “salga” del departamento de
prevención e involucra a la línea de trabajo.
GESTIÓN DE TAREAS Y ACCIONES
El sistema de gestión debe facilitar el seguimiento de las
acciones propuestas y evitar el incumplimiento de alguna de
ellas. Para ello, prosafety dispone de un sistema de gestión
de acciones (correctivas, preventivas), indicando la acción a
realizar, el responsable de la misma y la fecha límite de acción.
Las acciones tienen sus propios estados y pueden seguir un
flujo sencillo (Pendiente o Realizada), o más complejo (con
delegación de acciones, aprobación por parte de un superior,
solicitud de aplazamientos, etc.)
[ Seguimiento ]
ALERTAS Y ENVÍO DE E-MAIL
Para reforzar el seguimiento de las acciones, las aplicaciones
disponen de un panel en el que es posible visualizar las tareas
pendientes y alertas que hay en cada organización. Además
ante sucesos importantes como la notificación de un accidente,
la asignación de una acción o sencillamente una tarea a realizar
la herramienta es capaz de enviar un aviso vía e-mail. Esta forma
rápida y sencilla de notificación permite el ahorro de tiempo y
evita confusiones sobre las responsabilidades.
El e-mail puede ser enviado a un responsable o a un grupo,
además permite incluir un enlace a la aplicación para que los
responsables puedan rellenar la información pertinente.
FIRMAS EN DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Para justificar el cumplimiento de una tarea o de una acción
asignada prosafety incorpora un novedoso sistema de firmas
electrónico.
Este sistema está enlazado con la autenticación del usuario, de
tal manera que se puede asegurar que la persona identificada
en la aplicación con su usuario y su clave de acceso es la que
ha realizado la firma y no ninguna otra.
Este sistema ha sido validado para sustituir a la firma en papel
en sistemas certificables como OHSAS ó ISO.

6. EXPORTACIÓN DE DATOS A EXCEL / PDF
Todas las tablas disponen de un botón para exportar a Excel
o a PDF los datos que se visualizan, por lo que podrá extraer
información de una manera muy sencilla.
Desde los formularios se puede emitir un informe en PDF.
El sistema incluye otras muchas utilidades y herramientas con
las que sin duda ya estará familiarizado.
[ Usabilidad ]
FÁCIL INSTALACIÓN
La tecnología base del sistema hace muy robusta y sencilla la
instalación y puesta en servicio, y permite dos formas básicas
de instalar el proyecto:
* Instalación clásica: En un servidor del cliente, para uso en
intranet corporativa y geográficamente distribuida, permite
usarla sólo con un navegador web.
* Modelo Cloud Computing, donde la aplicación está
en nuestros propios servidores seguros, lo que permite
modalidades nuevas como alquiler de la solución, pago por
uso, no hacer inversiones iniciales, etc.
[ Escalabilidad ]
SISTEMA CONFIGURABLE, FLEXIBLE Y ESCALABLE
El apartado de administración permite adaptar la aplicación
a su organización, pudiendo definir los valores que aparecen
en los campos desplegables, los campos obligatorios o no
visibles, campos personalizados, la documentación a solicitar
a empresas contratistas, el método de valoración de riesgos,
los perfiles de acceso mediante un sistema de roles (quién
puede hacer qué), la estructura jerárquica de la empresa, etc.
Este sistema modular, permite ir implantando aplicaciones de
forma progresiva, adaptándose a las necesidades cambiantes
de cada organización.
MULTI-IDIOMA
Las aplicaciones son multi-idioma lo que permite a cada usuario
ver las pantallas en su idioma, pudiendo cambiar de idioma de
forma interactiva al instante.
FÁCIL DE USAR, INFORMES ACCESIBLES PARA TODOS
Uno de los mayores problemas de las aplicaciones que
actualmente existen en el mercado es la dificultad de uso.
prosafety posee un innovador sistema de presentación de
la información, gracias a los árboles organizativos y las tablas
con sistemas de filtros y búsqueda rápida, puede localizar la
información deseada con facilidad. Al ser una herramienta muy
visual e intuitiva se familiarizará con ella en un corto espacio
de tiempo.
Se trata de una aplicación 100% web accesible desde
diferentes navegadores, por lo que se puede utilizar desde
cualquier equipo sin necesidad de instalar ningún componente
software ni actualización en el mismo. Además admite la
instalación tanto en su intranet como en “cloud computing”.

7. soluciones
“Gracias al seguimiento de acciones gestionamos de manera
eficiente la seguridad y todo aquello de manera muy sencilla.
Imprescindible para el objetivo cero accidentes”.
Responsable Área Técnica-Servicio Prevención HC Energía

8. Investigación de
accidentes e incidentes
El objetivo último de un sistema de seguridad es que no se produzcan nuevos accidentes en la organización. Pero mientras sigamos
sufriendo accidentes, el realizar una investigación exhaustiva y determinar sus causas es una magnífica oportunidad de reflexión
sobre los puntos débiles del sistema. Si adicionalmente logramos involucrar a la línea de producción en la investigación y determinación
de causas, estaremos ante una de las estrategias más productivas para reducir la frecuencia de los mismos.
Pero los accidentes son sólo la punta del iceberg. Según la International Safety Academy, por cada accidente con lesión grave o mortal,
existen un promedio de 10 con lesión leve, 30 accidentes con pérdidas y unos 600 incidentes.
Por eso, la estrategia de prosafety pasa por analizar con el mismo rigor los incidentes. De esta manera, al atacar la base de la pirámide
de Heinrich se disminuye de forma efectiva el número total de accidentes.
FuncionalidadES Más destacadas
* Registrar un accidente o incidente por cualquier usuario autorizado.
* Coordinar al equipo que realizará la investigación y determinará
las causas del incidente.
* Asignar y dar seguimiento a través del e-mail a las acciones
correctoras propuestas.
* Anexar ficheros con información relacionada y facilitar la conexión
con DELTA.
pendiente
de validaR
abierto
investigado
cerrada
acciones
terminadas

9. Inspecciones de seguridad
Las inspecciones de seguridad implican la observación planificada de aspectos técnicos y materiales en los equipos de trabajo,
instalaciones, etc., típicamente utilizando como apoyo una lista de chequeo que ayude a que la inspección sea exhaustiva.
Es importante que la persona que dirija la inspección sea competente en cuanto al proceso productivo, que conozca y haya analizado
los últimos accidentes o incidentes ocurridos en el área y que esté acompañada por el responsable del área para asegurar su plena
implicación en el programa.
Adicionalmente, se dispone de una aplicación para dispositivos tipo Tablet Windows que permite realizar las inspecciones desde
estos equipos de forma desconectada, sin necesidad de conexión con la base de datos central. Una vez que se disponga de
conectividad se pueden “volcar” las inspecciones almacenadas en la tablet al sistema central.
Funcionalidades más destacadas
* Planificar las inspecciones de seguridad indicando la periodicidad,
el área, el tema y el responsable de llevarla a cabo.
* Implantar sus propias listas de chequeo en función del tipo de
inspección a ejecutar.
* Indicar el resultado general de la inspección, y los posibles riesgos
detectados.
* Disponer de alertas que le informen de las inspecciones a realizar.
* Asignar y dar seguimiento a través del e-mail a las acciones
correctoras propuestas.
* Incluir anexos como ficheros externos, boletines, fotografías, etc.
Evaluación de riesgos
Es de obligado cumplimiento por todas las empresas la realización de una evaluación de los riesgos que no pueden ser evitados, que
realice una valoración de la magnitud de los mismos y la propuesta de medidas preventivas a adoptar en caso de riesgos no tolerables.
Para que esta tarea no se convierta en algo meramente burocrático, y se realice de forma eficaz, se debe disponer de mecanismos
que ayuden a actualizar esta información de forma dinámica, asegurando que las evaluaciones estén siempre al día con la nueva
información disponible.
Funcionalidades más destacadas
* Analizar y agrupar los riesgos por áreas, operaciones, equipos de
trabajo, tareas, etc. utilizando el método de evaluación apropiado.
* Planificar acciones preventivas, con fecha límite y responsable, y
darles seguimiento para los riesgos detectados.
* Realizar las evaluaciones por puesto de trabajo y emitir informes
para la entrega al trabajador.
* Incluir la descripción de los equipos de protección que se deben
usar para cada riesgo.
* Anexar ficheros con información relacionada (por ejemplo,
evaluaciones históricas).
* Disponer de utilidades que le faciliten el trabajo (por ejemplo,
copiar evaluaciones entre centros).
* Acceder de forma rápida y sencilla a los accidentes e incidentes
que han ocurrido en el puesto de trabajo o en su área.
BORRADOR
vigente
cancelada

10. Comunicación de riesgos
Si desea implantar un proceso sencillo y rápido que promueva
la participación de los empleados en la seguridad, lo ideal
es un programa de comunicación de riesgos. El objetivo es
que los empleados se responsabilicen de detectar, comunicar y
neutralizar situaciones de riesgo en su entorno de trabajo.
Para que el proceso sea eficaz, se debe designar un comité que
revise regularmente las comunicaciones recibidas, proponga
acciones correctoras, dé reconocimiento a los empleados que
participan y visibilidad al resto de la organización.
Funcionalidades más destacadas
* Poner a disposición de los empleados una herramienta que
facilite la comunicación de riesgos.
* Estar siempre informado a través del e-mail o de paneles de alerta
de las comunicaciones recibidas.
* Sistematizar la recogida de datos: persona que comunica, el
lugar, el propio riesgo, sus causas, etc.
* Invitar a los trabajadores a que propongan acciones tanto
correctoras, como inmediatas para resolver el problema.
* Comunicar el resultado a todo el personal implicado mediante
e-mail.
* Dar seguimiento y visibilidad a todas estas tareas.
abierta
revisada
acciones
terminadas
cerrada
Observaciones de seguridad
Las Observaciones Preventivas de Seguridad (OPS) son sin duda
la palanca más eficaz para promover la seguridad basada
en el comportamiento en una organización, contribuyendo
además a la homogeneización de actitudes y comportamientos
“seguros”.
Las técnicas OPS implican la planificación de observaciones
de personas en la realización de su trabajo habitual, la
aclaración y concienciación sobre los aspectos de seguridad,
y la obtención de compromisos con las prácticas seguras. Bien
diseñadas y ejecutadas, permiten alcanzar altos niveles de
comportamientos seguros en la organización.
Funcionalidades más destacadas
* Establecer objetivos y planificar las observaciones preventivas de
seguridad que desee realizar.
* Implantar su propia lista de chequeo (o varias listas de chequeo)
en función de los comportamientos a modificar.
* Indicar el resultado general de la observación, e identificar los
comportamientos de riesgo más repetidos.
* Asignar y comunicar a través del e-mail a las acciones correctoras
propuestas.
* Disponer de un conjunto completo de informes que permitan
dar seguimiento a la marcha de objetivos.

11. Funcionalidades más destacadas
* Planificar la auditoría indicando la localización, el alcance y el
equipo auditor de llevarla a cabo.
* Documentar el resultado de la auditoría, los puntos auditados y
asignarle una puntuación.
* Describir los hallazgos observados (tanto las observaciones,
como las desviaciones o no conformidades).
* Analizar las causas de las no conformidades.
* Definir un plan de acción que recoja las acciones correctoras
propuestas a realizar, con sus responsables y fechas límite.
* Notificar a los empleados implicados mediante e-mail o portal
de seguridad corporativo de las tareas asignadas para evitar su
olvido o incumplimiento.
planificada
con informe
del auditor
con plan
de acción
cerrada
acciones
terminadas
Registros de formación
Tener registros de que los trabajadores reciben la formación
adecuada, exige una importante carga de trabajo administrativa
relacionada con esta actividad, la planificación de la formación,
el registro de la formación impartida y toda la documentación.
Hoy día es una necesidad en toda organización disponer de
una herramienta que le ayude a tener un control sencillo y
automático de la formación a realizar por puesto de trabajo,
así como poder conocer los cursos realizados por cada
trabajador y los que tienen pendientes de realizar.
Funcionalidades más destacadas
* Definir la formación por cada puesto de trabajo o tipo de puesto.
* Definir materias de formación y cursos asociados a las mismas, así
como formadores externos, objetivos, lugares de formación, etc.
* Planificar las acciones formativas a realizar en un período
determinado, tanto internas como externas, así como sus costes.
* Registrar el resultado de las acciones formativas y actualizar el CV
del empleado.
* Consultar la formación realizada por empleado, alertas de formación
no realizada, empleados sin la formación adecuada, etc.
* Elaborar el CV del empleado de forma automática.
* Anexar ficheros con la documentación entregada a los empleados
(justificantes de asistencia, títulos, etc.).
planificada
en curso
cerrada
cancelada
Auditorías de seguridad
Y NO CONFORMIDADES
Las auditorías son un mecanismo que permiten conocer y
evaluar de manera objetiva un sistema de gestión. Pueden
ser de diferentes tipos (internas, externas, reglamentarias), pero
siguen un patrón parecido: las auditorías se planifican, son
ejecutadas por un equipo auditor, y participan los responsables
de las áreas auditadas, hasta los propios trabajadores se ven
involucrados. De las auditorías se extraen no conformidades
que deben ser solucionadas mediante el apropiado plan de
acciones correctivas, etc.
Las empresas que dispongan de certificaciones, tipo OHSAS
18000 ó ISO 9000, 14000 encontrarán muy útil esta herramienta
que les ayude a organizar las auditorías planificadas y
realizadas, sus acciones derivadas y toda la documentación
relacionada.
OHSAS 18001:2007
Sistemas de gestión de la
seguridad y salud en el trabajo
AENOR AUTORIZA EL USO DE ESTE DOCUMENTO A DET NORSKE VERITAS ESPAÑA, S.L.

12. Seguridad de contratistas
Las empresas que contratan los servicios de empresas
contratistas deben preocuparse de que estas empresas y
sus trabajadores cumplan todas las normas de seguridad
establecidas.
En esta situación es necesario asegurar que los trabajadores
de la empresa contratista tengan la formación necesaria para el
desempeño en condiciones seguras del trabajo para el que han
sido contratados.
Funcionalidades más destacadas
* Automatizar el registro de empresas contratistas y sus empleados.
* Controlar la documentación requerida a cada empresa según su
nivel de riesgo, así como la caducidad de dicha documentación.
* Registrar la formación requerida a cada trabajador contratista.
* Documentar las reuniones de coordinación con las empresas
contratistas.
* Conocer en todo momento la documentación no entregada o
caducada y los entrenamientos.
* Identificar de manera inmediata si una empresa no cumple los
requisitos de entrada a un emplazamiento.
* Realizar auditorías a las empresas contratistas mediante el uso de
listas de chequeo y asignarles una puntuación.
pendiente
de recibir
validado
rechazado
pendiente
de validar
Gestión de Registros
Esta aplicación permite incorporar información adicional de
registros de seguridad de los siguientes tipos:
* Actividades.
* Documentos.
* Equipos de protección.
* Equipos de trabajo.
* Reuniones.
Cada registro será gestionado por su módulo correspondiente.
ACTIVIDADES
El objetivo de este módulo es permitir registrar acciones que
provengan de otros orígenes diferentes a los de las aplicaciones
principales (Investigación de accidentes, Evaluaciones, etc.) por
ejemplo, planificación de acciones preventivas, sugerencias, visitas,
etc.
Para ello se creará un registro con un tipo de actividad, definido por
el cliente y a continuación, se incluirá el plan de acción adecuado con
sus fechas y responsables.
DOCUMENTOS
Este módulo permite el registro de documentos de seguridad
incluyendo una ficha sobre el documento con la organización a la que
aplica, fechas de aprobación y caducidad, si se debe publicar en el
portal para consulta por los empleados, versiones, etc. Se pueden
definir los tipos de documentos que se requiere manejar. Ejemplos:
Políticas, Manuales, Procedimientos, Instrucciones de trabajo,
Legislación, etc.
EQUIPOS DE PROTECCIÓN
El objetivo de este módulo es el de guardar información sobre
los equipos de protección individual y colectiva, incluyendo:
Información sobre sus características, uso, riesgos, verificación y
mantenimiento, obligaciones generales, tareas en las que se utiliza,
etc. Se puede incluir una fotografía y otros documentos relacionados
como anexos. El sistema puede imprimir una ficha del equipo de
protección para entregar al empleado.
Existe un flujo de aprobación y anulación de los equipos.
EQUIPOS DE TRABAJO
Este módulo permite guardar la información sobre los equipos de
trabajo, es decir, máquinas, instalaciones, etc. : sus características,
uso, riesgos y otros datos adicionales. Se puede incluir una fotografía
y otros anexos.
Los equipos de trabajo aquí definidos se pueden utilizar en el módulo
de inspecciones.
Existe un flujo de aprobación y anulación de los equipos.
REUNIONES
Este módulo permite una gestión completa de reuniones,
asistentes (internos o externos), temas tratados, acciones derivadas
de las mismas y otros documentos.

13. “Permite ayudar a involucrar a todas las personas en las labores de
prevenir accidentes e incidentes y lo hace de una forma sencilla,
completa y eficaz. No es una herramienta para el departamento de
prevención de riesgos, sino para toda la organización”.
Environmental, Health&Safety Global Director CELSA Group
utilidades

14. Cuadro de mando e informes
El cuadro de mando muestra el grado de cumplimiento de las metas
perseguidas por la compañía. En el campo de la seguridad ayuda a
expresar los objetivos de seguridad mediante indicadores, evaluar los
resultados y poder tomar acciones correctoras apropiadas.
Es una herramienta que le permitirá analizar el sistema de seguridad
de su compañía en términos de estrategia empresarial, teniendo así
una visión de conjunto de todas las acciones en marcha y evolución de
las mismas.
Los informes le permitirán extraer en un formato personalizable la
información necesaria de los registros de su sistema de seguridad.
Obtener y calcular automáticamente todos los indicadores por diferentes
unidades, áreas y departamentos será una tarea de segundos, lo que
permitirá dedicar su tiempo a analizar la información. Puede solicitar que
dicha información sea publicada en un portal de su intranet o que se
genere un informe en PDF.
Seguimiento de tareas y acciones
Uno de los puntos fuertes que tiene un sistema de gestión orientado al
trabajo en grupo es la generación de tareas pendientes (cada tarea
tiene un responsable único y debe ser realizada en una fecha límite).
Además cada una de las aplicaciones funcionales, genera acciones
correctivas y preventivas que son asignadas a cada responsable.
El control de todas estas tareas y las acciones pendientes es
importante para que el sistema sea útil y se utilice con la disciplina
adecuada. Para ello el sistema incorpora diferentes mecanismos: el
envío de recordatorios por correo electrónico, la publicación en el portal
de seguridad de las tareas pendientes, o la visualización en paneles
de alertas de resúmenes de las acciones a realizar, el origen de dicha
acción, así como el estado, si están en plazo o caducadas.
Portal de seguridad
Un Portal de Seguridad es la adaptación del concepto Portal del
Empleado aplicado a temas de seguridad laboral. Los portales del
empleado son un fenómeno motivado por la necesidad de comunicar
una cantidad creciente de información a los empleados. Esta es una
más de las “mejores prácticas” que usan las principales empresas.
Al ser la puerta de entrada de todos los empleados a la información
de Prevención de Riesgos y Seguridad Laboral de la empresa, es
importante dedicar tiempo para decidir qué información comunicar en el
portal (alertas, noticias, enlaces) y actualizarla periódicamente.
Las posibilidades del portal de seguridad aumentan al personalizarlo
para que cada empleado pueda ver aquella información que se le
quiere hacer llegar: sus tareas pendientes, su evaluación de riesgos,
documentación a revisar, indicadores clave del cuadro de mando de su
unidad, etc.
Gestión de roles y permisos
Un sistema que involucra a todo o gran parte del personal, requiere de
un control estricto de a qué información se quiere dar acceso y cuál
es el grado de permisos que queremos asignar a cada empleado.
Al definir la organización como una estructura jerárquica, se puede definir
qué parte de la jerarquía puede visualizar un empleado, permitiendo al
mismo que descienda en la jerarquía hasta el nivel deseado, pero que
no pueda ascender por la misma, más allá de lo que se le ha autorizado.
Diferentes roles permiten asignar a cada usuario qué pueden hacer con
la información, sólo consultarla, darla de alta o modificarla, visualizar
datos de carácter personal o que estos permanezcan ocultos.
Cada rol está formado por un conjunto de acciones que se pueden
personalizar, variando los tipos de acciones que puede realizar cada
uno.

15. Espiral MS es una compañía fabricante de software constituida en 1998, especializada en gestión de la seguridad laboral. Nuestra
estrategia competitiva está basada en el diseño de productos muy especializados, con un alto nivel de innovación y vocación de
excelencia.
Esta alta especialización y experiencia en el ámbito de la seguridad laboral nos ha permitido mantener la confianza de nuestros clientes,
fundamentalmente compañías de tamaño mediano a grande, tanto nacionales como multinacionales, que buscan la excelencia e
implementan las mejores prácticas del mercado, como seguridad basada en el comportamiento, seguridad compartida, sistemas
certificables OHSAS, o proyectos de mejora “CERO accidentes”.
Certificaciones:
Espiral MS utiliza las mejores prácticas del mercado y está comprometida con entregar productos y servicios de calidad, habiendo
obtenido las siguientes certificaciones.
Espiral MS está certificada por AENOR en ISO 9001, 27001 y 20000 gestionando así la calidad y seguridad de todos los productos
y servicios ofrecidos y tiene personal certificado en ITIL®
. Además, todos los proyectos cumplen la ley orgánica de protección de
datos (LOPD).
Las oficinas centrales de Espiral MS están ubicadas en el Espacio Tecnológico Molinón en Gijón, donde nuestro equipo certificado
en I+D+i continúa diseñando y construyendo nuevos productos y servicios especializados en seguridad laboral y además cuenta con
oficinas en Madrid.
Puede contactar con nosotros a través de:
Teléfono: +34 985 099 215
Email: prosafety@prosafety.es
Más información en www.prosafety.es
prosafety es un producto de Espiral MS

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