El documento presenta un sistema de información llamado Admon Suite® desarrollado para gestionar procesos administrativos de organizaciones. El sistema utiliza tecnología web para integrar módulos de recursos humanos, finanzas, contabilidad, presupuesto, logística y seguridad. Proporciona funciones como control presupuestario, contabilidad, banca, nómina y flujo de documentos para mejorar la eficiencia administrativa.

1. Sistema de Información para el Registro, Control y Logística Administrativa

2. INTRODUCCIÓN En la actualidad existe una creciente demanda e interés por instrumentos provistos por la ingeniería de software, que aporten soluciones flexibles y prácticas, capaces de gestionar en forma coherente y eficaz, la rápida evolución de las organizaciones y den soporte a una amplia variedad de procesos administrativos y de los recursos humanos. Los procedimientos aplicados y apoyados en el uso de equipos de procesamiento de datos y computadores permiten el control de gran cantidad de información, facilitando su uso en el momento en que sea requerida. Reingeniería y Sistemas, C. A. ha logrado combinar los conceptos y métodos derivados de la ingeniería de software para procurar esta herramienta. En este aspecto hemos desarrollado diversas aplicaciones, que permiten manejar, con la incorporación de los conceptos de Reingeniería, la gerencia administrativa la calidad total y su uso en los ambientes organizados. El Sistema de Información Logístico Administrativo (Admon Suite® ) es la solución para aquellas organizaciones que han decidido mejorar la competitividad , la calidad de los productos y servicios y la eficiencia en la administración de sus recursos.

3. FICHA TECNICA El sistema esta desarrollado usando la tecnología AJAX (Web 2.0) con interfase Web Desktop, permitiendo su operación en ambientes Intranet e Internet CSS versión 2.0 o superior JSON (JavaScript Object Notation) XML (Extensible Markup Language) JasperReport 3.0.0 PL/PG SQL PHP-Java Bridge JavaScripts 1.5 Ext JS 2.1 Java 1.5 JDK AdoDB PHP 5 PHP 5.2 o superior Librerías Lenguajes Opera 9+ (PC, MAC) Safari 2 FireFox 3.0 (PC, MAC) Internet Explorer 6 Navegadores Java RunTime Enviroment 1.5 o superior NFS Server/client 2.0 Samba Server/client 3.0 PostgreSQL version 8.2.4 o superior Apache Web Server 2.0 o superior GNU/Linux con Kernel 2.6 o Superior, o compatible UNIX Requerimientos de Software

7. El Módulo de Seguridad y Supervisión integra los siguientes recursos tanto tecnológicos, como programados: BASE DE DATOS Seguridad Administrador Aplicaciones Sistema Operativo Administrador Base de Datos Usuarios Grupos Accesos Módulos Transacción Calendario LOG Transacciones Intensiones FIREWALL Servidor WEB Servidor de Aplicaciones

12. Presupuesto Controla todas las operaciones presupuestarias relacionadas con el presupuesto aprobado y ejecutadas por los departamentos administrativos de la organización, manteniendo los procesos en función de los conceptos propios de la teoría de definición o ejecución presupuestaria. Características: Registra todas las actividades propias de la ejecución presupuestaria tanto del Ingreso como del Gasto. Facilita la conformación del presupuesto con relación a las definiciones del plan único de cuentas y las sectorizaciones establecidas para las organizaciones. Permite la conformación del presupuesto según los parámetros establecidos por la ejecución de períodos o ejercicios anteriores. Permite el control de la información propia de la formulación presupuestaria favoreciendo el intercambio entre los diversos ambientes de la administración, lo cual facilita la formulación distribuida del presupuesto. Facilita el seguimiento para consulta de los movimientos de las cuentas presupuestarias y su relación a los proyectos que conforman el banco de proyectos. Mantiene a la organización constante y consecuentemente informada de las distintas disponibilidades (Compromiso, Causado y Pagado) Por sus características técnicas permite la portabilidad en distintos ambientes operacionales de gestión de bases de datos y sistemas operativos.

13. Modelo de Ejecución Presupuestaria Movimientos NIVEL OPERATIVO APROBACION EJECUCION CIERRE Modificaciones Cr. Adicional Rectificación Insubsistencia Ajustes Traspasos NIVEL CONTROL DE LA PLANIFICACION

14. Finanzas, Bancos y Caja: Controla eficientemente los ingresos y egresos de cualquier tipo de cuenta bancaria, ofreciendo información financiera precisa en todo momento. Facilita las operaciones, movimientos y la obtención de saldos en moneda nacional y extranjera, el control de inversiones en plazo fijo y en acciones, el flujo de caja, así como la conciliación electrónica con las principales instituciones financieras. Características: Permite el control de los datos referentes a las distintas operaciones que involucran cuentas y negociaciones con las entidades bancarias en relación con cuentas de ahorro, cuentas corrientes y cualquier otro instrumento financiero. Admite diferentes tipos de cuentas: Ahorro, corriente, inversiones, caja y crédito, entre otros. En cualquier momento se puede consultar el saldo actualizado de cada una de las cuentas bancarias, desglosando los montos en tránsito y en inversiones. Búsqueda y captura de depósitos, retiros, pagos, cheques y transferencias entre cuentas. En un mismo depósito es posible registrar abonos de diferentes clientes (multi-conceptos). En un cheque o cargo se pueden incluir los pagos de diferentes documentos al mismo proveedor. Ágil captura de transferencias entre cuentas; su consulta permite una rápida apreciación de las afectaciones. A cada movimiento se puede asociar cualquier archivo (.doc, .xls, .pdf, .jpg), como comprobante del mismo, incluso se pueden asociar y consultar comprobantes fiscales (Almacén Digital de Documentos). Control de movimientos en tránsito; incluye la notificación oportuna de su vencimiento para un mejor seguimiento. Servicios dinámicos para consultar ágilmente los movimientos de todas las cuentas. Programación de cargos y abonos repetitivos. Recordatorios del vencimiento de movimientos programados.

15. Permite el control de cada unidad o instrumento financiero, manteniendo el detalle transaccional desde la fecha de apertura o creación hasta cada transacción posterior. Permite la emisión de cheques para las cancelaciones de órdenes de pago, manteniendo la seguridad de la salida y el registro de los datos del documento. Registra la recepción de ingresos en las modalidades de transferencias, cheques conformables, efectivo, etc. Determina el estado de las órdenes de pago según la prioridad estipulada por la organización, los estados de cuenta y la disponibilidad financiera y bancaria, así como controla el saldo de las cuentas por pagar y cobrar de acuerdo a la información disponible en el medio. Cesta de Productos Bancarios Colocaciones, etc. Banca comercial Movimientos Bancarios y Conciliación

16. Características: Permite el mantenimiento de la información operativa y funcional de las estructuras que conforman la organización en cuanto a la actividad operacional documental. Facilita la conformación y seguimiento de documentos y operaciones de la actividad entre las distintas unidades administrativas. Permite la consolidación de la información relativa a los tipos de documentos, la construcción de expedientes, así como la identificación de la ruta o partes que conforman el flujo de los documentos dentro de los departamentos que conforman a la organización. Permite la identificación y clasificación de las bases conceptuales que motivan el traslado y tránsito interno de documentos. Facilita la administración de oficios de traslado o remisión, como proceso involucrado en la conformación de expedientes, así como su inventario. Facilita el seguimiento para consulta de los expedientes y acciones llevadas a cabo para su conformación por condición documental. Permite conocer dónde y en qué estado se encuentra cada documento o expediente y el tiempo transcurrido desde su recepción. … . continúa Control de Documentos Controla las actividades derivadas del seguimiento y flujo de documentos dentro de la estructura operativa organizacional, facilitando la identificación de las reglamentaciones a cumplir para el traslado tanto de documentos y expedientes, mediante la incorporación de vínculos operacionales con el resto de las aplicaciones administrativas, así como permitir ampliar el panorama de gestión durante la consecución de los procesos documentales de la administración.

18. Cuentas por Pagar Controla las operaciones propias del proceso de pagos y de acreencias con los proveedores de bienes o servicios en general. Características: Permite el control de categorías y tipos de operaciones, ubicaciones administrativas y de deducciones o retenciones según las relaciones mercantiles efectuadas por la organización. Facilita la conformación, seguimiento y mantenimiento de la información relacionada con los proveedores, según su clasificación y sector o actividad comercial. Permite el control de las transacciones generadas por las operaciones administrativas relacionadas con las cuentas por pagar. Permite el control de la información sobre compromisos, la elaboración de ordenes de compra, servicios, entre otros. Introduce el concepto de elaboración de plan de pagos, controlar la emisión de órdenes de pago, así como la elaboración de cheques o transferencias bancarias. Facilita el seguimiento de los movimientos de cuentas de los proveedores, con relación a sus períodos de vencimiento, plan de pagos, entre otros. Controla la elaboración y gestión de todos los formularios propios de esta actividad (Órdenes de Pago, Cheques, etc.).

21. Cuentas por Cobrar (Modelo Convencional) Administra las cuentas por cobrar de clientes individuales, corporativos, de asociaciones y trabajadores o funcionarios. Registra los datos de solicitud de crédito de los clientes, sus estados patrimoniales, ingresos y egresos, y los clasifica por su orientación, su tipo, clase, por su ubicación geográfica en zonas, rutas y sucursales de acuerdo a criterios establecidos por la empresa para apoyar el otorgamiento del crédito y su seguimiento en forma permanente. Con el registro de distintos tipos de operaciones de débitos, créditos y conversión en cuotas, actualiza instantáneamente los estados de cuentas de los clientes en múltiples monedas, controlando los saldos y vencimientos de cada documento y los totales de la cuenta. Provee información de los valores, vencimientos y el flujo de las cobranzas, ordenándolas en periodos definidos por el usuario, clasificándolas y agrupándolas de diversas maneras. Los principales informes del sistema son: • Índice de Cuentas • Extracto de Cuentas • Estado de Cuentas • Diario de Cuentas por Cobrar • Vencimiento de Cuentas por Cobrar • Análisis de Cuentas por Cobrar • Análisis Mensual de Cuentas por Cobrar • Liquidación de Asociaciones • Comisiones sobre Cobranzas • Flujo de Cobranzas • Totales de Movimientos • Auditoría de Operaciones