El documento discute las ventajas e inconvenientes de usar software gratuito u "a medida" para gestionar la coordinación de actividades empresariales. El software gratuito es adecuado para microempresas y PYMES con pocos recursos y baja complejidad, mientras que el software personalizado es mejor para empresas medianas y grandes con situaciones más complejas. Algunos ejemplos mencionados son el software gratuito PCAE y la plataforma de pago Coordina Plus.

1. ARTÍCULOS TÉCNICOS: ¿SOFTWARE GRATUITO O “TRAJE A MEDIDA” PARA GESTIONAR LA COORDINACIÓN DE
ACTIVIDADES EMPRESARIALES? Página 1 de 2
Manuel José Morales Martínez
GRADUADO EN PREVENCIÓN Y SEGURIDAD INTEGRAL, Y TSPRL.
Las empresas han de cumplir con sus obligaciones en Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), sin embargo debemos dotarlas de herramientas que garanticen una gestión preventiva equilibrada que no desborde administrativamente la empresa con un exceso de burocracia, y suponga un retorno de la inversión realizada para impulsar la competitividad.
Cuando el volumen de contratistas y personal externo es tan importante, y la complejidad para poder gestionar adecuadamente la CAE se acentúa, es probable que tengamos que plantearnos la utilización de recursos tecnológicos que nos faciliten la gestión de la CAE de forma correcta.
Llegados a este punto, y en función de los productos y servicios existentes en el mercado, ¿Cómo decidirnos entre un software de pago o uno libre y gratuito?
1. Por qué elegir el software libre y gratuito. Adecuados para micro empresas y PYME que tengan que cumplir con sus obligaciones en materia de coordinación, que cuenten con pocos recursos, y la actividad se desarrolle en centros de trabajo de baja complejidad.
Estas aplicaciones son gratuitas y libres, por lo que no supondrá ninguna inversión adicional para el empresario. Sus principales ventajas son:
1. Permiten la gestión de la documentación: evaluaciones de riesgos, trabajadores y maquinaria principalmente.
2. Permiten conocer el estado de la documentación.
3. Permiten hacer un seguimiento en tiempo real y con acceso vía online.
4. Permiten distribuir la carga administrativa entre las empresas concurrentes en el centro de trabajo.
5. Permiten disminuir el volumen de papel.
6. Aportan sistemas de alertas.
7. Permiten gestionar datos de todas las empresas concurrentes.
2. Por qué elegir un software de pago. Adecuados para la mediana y gran empresa, con situaciones más complejas o grandes volúmenes de coordinación.
Las empresas ofrecen esta tipología de software como servicio, diseñado a demanda del cliente. Además de las ventajas del software gratuito ofrecen las siguientes ventajas:
1. Permiten una mayor facilidad de uso y son más “amigables”.
2. Permiten el diseño a medida del servicio y la estructura documental, seguimiento pormenorizado de la implementación del software, y configuración a gusto del cliente.

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Manuel José Morales Martínez
GRADUADO EN PREVENCIÓN Y SEGURIDAD INTEGRAL, Y TSPRL.
3. Ofrecen la posibilidad al cliente de liberar cargas administrativas: subida de documentos, revisión y verificación documental, validación documentación, etc.
4. Permiten la mejora continua de los procesos y el desempeño, gracias a la evaluación del comportamiento del cliente y sus contratistas, el grado de cumplimiento con el perfil solicitado, etc.
5. Permiten incorporar soluciones a problemas colaterales de la CAE: control de accesos, inspecciones de seguridad, auditorías documentales, etc.
6. Permiten la integración con otros softwares existentes en las empresas.
7. Ofrecen servicio de asesoramiento técnico y seguimiento personalizado del cliente.
8. Algunas plataformas ofrecen desarrollos a medida muy económicos a partir de la plataforma base.
9. Permiten un control exhaustivo de la actividad con informes de resultado a medida.
Si nuestra decisión está orientada a una estrategia a medio o largo plazo, invertir en un software de pago será la opción más rentable para la empresa. Diseñar un traje a medida de nuestras necesidades, puede ahorrar una cantidad ingente de recursos a la organización con el paso del tiempo, además de apostar por un proyecto de mayor solidez y estabilidad para el futuro.
Para los interesados en software a medida para la CAE, una buena solución para sus problemas puede ser Coordina Plus, http://www.coordinaplus.com/, que garantiza el cumplimiento de las obligaciones en materia de CAE, con la posibilidad de adaptarse de forma económica a las necesidades de cada organización, y todo ello con una gran facilidad de uso.
Como ejemplo de software gratuito tenemos el PCAE, http://www.pcae.es/, en su versión 3.0, que se ajusta más a las necesidades de la micro empresa y la PYME, sin grandes volúmenes de contratas y centros de trabajo de baja complejidad. Es un programa libre y gratuito de forma indefinida, diseñado y realizado con la financiación de la Fundación para la Prevención de Riesgos Laborales y por CEOE.