Este documento establece criterios para la conservación y organización de documentos en los archivos de Colombia. Establece que los documentos gráficos como mapas, planos e ilustraciones deben extraerse de las unidades de conservación y llevarse a una sección especial para su mejor preservación. También indica que cuando se requiera reproducir un documento que contenga material gráfico, este debe traerse de la sección correspondiente y devolverse luego de completar el proceso. El acuerdo busca proteger el patrimonio documental de Colombia al organizar y conservar