Las leyes y acuerdos presentados regulan aspectos relacionados con bancos, impuestos, comercio, procedimientos civiles y archivos. La Ley 45 de 1923 establece definiciones sobre establecimientos bancarios. La Ley 39 de 1981 elimina el impuesto de papel sellado. El Código de Comercio y el Código de Procedimiento Civil contienen artículos sobre la conservación de documentos. Varios decretos y acuerdos fijan lineamientos para la organización y preservación del patrimonio documental nacional.

1. Leyes y acuerdos
Gabriela Echeverry Cabrera

2. LEY 45 DE 1.923
 " Congreso de Colombia: Ley 45 de 1923 LEY 45 DE 1923 (julio 19) "sobre
establecimientos bancarios". Nota 1: Derogada parcialmente por el Decreto 2277
de 1989. Nota 2: Reglamentada parcialmente por el Decreto 2216 de
1982. Nota 3: Ver Ley 7 de 1973. Nota 4: Reformada por la Ley 57 de
1931. EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA: CAPITULO
I Definiciones. Artículo 1. La presente ley será aplicable a todos los individuos,
corporaciones, sociedades, establecimientos y secciones en ella definidos, como
también a otras corporaciones, establecimientos e individuos que se sometan a
especiales disposiciones de esta Ley, o que, por violación de cualquiera de tales
disposiciones, queden sujetos a las penas en ella establecidas. Las palabras
establecimiento bancario significan todo individuo, corporación, sociedad o
establecimiento que hace habitualmente el negocio de recibir fondos en depósito
general, o de hacer anticipos en forma de préstamos, o de efectuar descuentos, o
cualesquiera de estas operaciones.

3. LEY 39 DE 1981
 LEY 39 DE 1981(3 de abril)Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y
se suprime el impuesto correspondienteEL CONGRESO DE
COLOMBIADECRETA:ARTICULO 1o. A partir de esta Ley suprímase el impuesto
de papel sellado. En consecuencia todas las actuaciones que lo requieren se
surtirán en papel común.


4. CODIGO DEL COMERCIO ART 48 Y 60-6
 Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales -
medios para el asiento de operaciones Todo comerciante conformará su contabilidad, libros,
registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este
Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas
que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo
será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable,
con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la
historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los
negociosARTICULO 60. <CONSERVACION DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES -
REPRODUCCION EXACTA>. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser
conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha
del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos
por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su
reproducción exacta

5. código de procedimiento civil art. 251-7
 Art. 251.- Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos,
planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones
magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y,
en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y
las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. Los documentos
son públicos o privados. Documento público es el otorgado por funcionario público
en ejercicio de su cargo o cónsul intervención. Cuando consiste en un escrito
autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumentos público;
cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado
en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.Documento privado es el
que no reúne los requisitos para ser documentos público

6. Decreto 1798i de 1990 art 31
 Artículo 31. Término de conservación. Los libros y papeles de los comerciantes podrán
destruirse después de veinte (20) años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del
último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción
por cualquier medio técnico, podrán destruirse transcurrido el término de que trata el artículo
60 del Código de Comercio.

7. Acuerdo agn de 2000-11
 El artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la
Nación que busca fijar y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y
el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación
 Articulo octavo de la ley 1777 dice que la en las funciones de la junta directiva AGN dispone
para evaluar y adoptar la política archivista de a nivel nación lo que quiere decir que esta junta
que ahora es una junta directiva según el decreto 1126 de 1999 puede ver los archivos de
edificios y locales destinados para archivos. En el articulo n° 1 Acuerda que estos edificios que
están destinados par los archivos deben cumplir con la conservación de los archivos que
garanticen que se mantengan en buen estado
 Y el Articulo N°2 acuerda la ubicación y estado estructural en donde se encuentran ubicados los
archivos.
 En conclusión este acuerdo busca garantizar el cuidado y debido proceso de los
archivos nacionales.

8. Acuerdo agn o50 de 2000-12
 Este acuerdo tiene como fin implementar las prevenciones para el deterioro de los
documentos del archivo nacional y sus posibles riesgos.
 A corto o a largo plazo los cambios ambientales pueden variar y las estructuras
pueden llegar a presentar defectos como la humedad que pueda llegar a afectar al
estado material del documento en algunos casos llegando a producir daños
irreversibles, en las situaciones de riesgo implica los daños producidos por el agua,
incendio, hurto o vandalismo .
 También este acuerdo en su articulo N°2 nos dice que la planificación de la
preservación del documento tomar los factores de riesgo ya que gracias a esto en una
situación emergente nos van a dar soluciones mucho mas eficientes.
 En el Articulo N°3 habla de la prevención para que los documentos se mantenga en
buen estado midiendo los riesgos y factores de riesgo como destares naturales,
explosión de edificios cercanos que puedan afectar a la infraestructura de este y afecte
a los documentos

9. Ley 594 de 2000
 Ley General de Archivos, la cual establece los parámetros para llevar a cabo el
reconocimiento de la gestión documental, los conceptos básicos que surgen de
ella y los principios por los cuales se debe regir el correcto ejercicio archivístico.
 La transparencia y orden de la información es una base requerida para que los
ciudadanos puedan acceder a la información del interés publico de interés publico
ya sea de empresas publicas o privadas que prestan servicios a la comunidad con
esta ley se regulan las practicas de del archivo publico privado o de interés publico
y de archivo total

10. LEY GENNERAL DE ARCHIVO
 La presente Ley es de orden público y de observancia general en todo el territorio
nacional, y tiene por objeto establecer los principios y bases generales para la
organización y conservación, administración y preservación homogénea de
los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo

11. ACUERDO 027 DE 2006
 Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada,
en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la
institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.

12. GLOSARIO ARCHIVISTICO
 Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente.
 Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada,
en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la
institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.

13. ACUERDO 060 DE 2001
 POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE
CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación,
en uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489
de 1998 y la Ley 594 de 2000.CONSIDERANDO:Que para la adecuada prestación de los
servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su
cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública. Que la Ley 80 de 1989,
señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y
establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el
Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico. Que la
Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la
función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.Que la Ley
527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de

14. PROCESO DE TRAMITE
 El trámite documental simula un escritorio virtual con bandejas de entrada y salida
y área de trabajo, envía avisos a las personas a las que se derivan las carpetas
virtuales y les permite actuar sólo sobre ellas. La seguridad del tramite documental
impide acceso no autorizados a los documentos y accesos de sólo lectura o
modificación cuando se requiera. Si los tiempos de atención son excedidos puede
configurarse avisos a los usuarios o a sus jefes. Beneficios
 Reduce el volumen de documentos innecesarios, independientemente de su
soporte y los costos asociados al mantenimiento de información redundante.
 Incrementa la eficiencia y calidad en la atención de los trámites, recepción y
despacho, automatizando los procesos actuales de manera ágil, segura y flexible.