El documento presenta las novedades de Alfresco 5.0 y la roadmap de producto. Resume las nuevas características de Alfresco One 5.0 como la búsqueda activa, búsqueda facetada, nueva integración con Office y plugin para Outlook. También resume las novedades de Alfresco Activiti 1.0 como el nuevo editor de procesos y formularios. Finalmente, adelanta las futuras entregas de mayo de 2015 como mejoras en escalabilidad, rendimiento y nuevos módulos.

1. #AlfrescoDayBarcelona
Novedades en Alfresco 5.0 y Roadmap
Simplificando el ECM y el BPM para llegar a nuevos límites

2. Jose Carrasco
Solution Engineer
Jose.carrasco@alfresco.com
@jcarrasko

3. Novedades en Alfresco 5.0 y Roadmap
Simplificando el ECM y el BPM para llegar a nuevos límites

4. Advertencia
• La información contenida en esta presentación quiere dar una idea de la dirección del
producto a nivel tecnológico y de características. Pueden estar sujetas a cambios y por lo
tanto no se deben tomar decisiones tecnológicas sobre él.
• El contenido recogido en esta presentación es para uso puramente informativo y en
ningún caso contractual.
• La información presentada no compromete en ningún caso a ninguna obligación de
entrega tanto a nivel de material, código u otra funcionalidad.
• Alfresco Software se reserva el derecho de cambiar cualquier característica o
funcionalidad recogida en este documento.
• Funcionalidades, plazos y otras características están sujetas a cambio por parte de
Alfresco Software.

5. Conectar personas, contenido, procesos para dar una experiencia digital
completa y consistente
Acelerar la adopción de usuarios
Libertad para Innovar
SIMPLE
SMART
OPEN
Impulsar la transformación digital
ECM BPM

6. Business
Process
Management
Forms
Library
Forms
Editor
Task
Manager
Step
Editor
BPM
Editor
Analytics
Alfresco Activiti
Personas + Contenidos + Procesos
Enterprise
Content
Management
Security
Content
Store
Records
Mgt
Meta
Data
Search
Alfresco One
Workflow
(Activiti)

7. Casos de uso
• Alfresco One para soluciones basadas en documentos ( Document Centric)
Alfresco + Activiti
– Alfresco One cuenta con la integración dentro del ECM para poder iniciar flujos de trabajo,
administrarlos y con la experiencia de usuario completa para poder llevar a cabo procesos
documentales.
– El motor embebido Activiti permite extender los procesos internos de Alfresco , definiendo nuevos
procesos documentales, de manera escalable y administrada.
– Soporta procesos lanzados por eventos o directamente mediante reglas de proceso.
• Activiti para soluciones basadas en procesos( Human Centric)
Activiti + Alfresco
– Activiti ofrece los mecanismos para poder implementar como suite BPM
– Los procesos pueden generar contenidos y ser añadidos a Alfresco ECM
– Activiti ofrece una suite con los mecanismos necesarios para crear, ejecutar, administrar e interpretar los
procesos

8. Entregas desde la versión 5
Simplificando el ECM y el BPM para llegar a nuevos límites

9. • Alfresco One 5.0
– Búsqueda activa
– Búsqueda facetada
– Nueva integración con MS-Office
– Nuevo Plugin Outlook
– Nuevos componentes de integración Sharepoint
– Nuevas previsualizaciones en HTML5
– Cifrado de contenidos
• Alfresco Activiti 1.0
– Editor de procesos nuevo
– Editor de formularios
– Creación de Apps en Activiti
– Procesos, formularios reutilizables
– Nueva consola de administración
9
Entregas
Noviembre
2014

10. • Alfresco Activiti 1.2
– Conector con Alfresco Share
– Traducción en 6 idiomas
• Módulo Analytics
– Reports preconfigurados para contenido , usos y actividades
– Procesos
– Edición drag&drop de nuevos reports
• Módulo Media Management
– Edición de contenidos multimedia: Zoom, Crop, Rotación de
imágenes
– Video: extracción de metadatos, HTML5 video player
– Panel de renditions
– Custom XMP.
• Records Management 2.3
– Clasificar versiones de documentos como archivos
– Posibilidad de mover los documentos que han sido clasificados
mediante Record management in place
• SDK 2.1
– Tests de Regresión
– Aikau
10
Entregas
Mayo 2015

11. • Alfresco One
– Creación de modelos
– Smart Folders
– Mejoras en la escalabilidad y resilencia
– Mejoras en la plataforma de desarrollo
• Gestión de Archivo electrónico (RM)
– Seguridad – Classified Content/Records
– Limpieza de metadatos
• Alfresco Activiti
– Mejora del rendimiento del Engine de proceso
– Facilidad de configuración de reglas de negocio
– Integración mejorada con Alfresco y otros
• Alfresco Outlook
– Mejora de la búsqueda
– Mejora en la escalabilidad del plugin 1,000’s sites
– Propiedades del modelo
Entregas
Próximamente
(5.1)

12. 12
Entregas
Del requerimiento
del usuario a la
implementación ,
ágilmente.
* Pretotype es correcto !
Búsqueda
Pretotipar*
Iteraciones
Test
BUILD

13. Perfiles tipo
PerfilesTipo
CIO, VP IT
Sonia
Arquitecto IT
Jaume
Jefe de Equipo
Juan Carlos
Negocio
Xavier
Rol Compra Evaluador técnico
Influencia en compras
Influenciador tecnológico Negocio
Motivaciones “IT debe dirigir la
innovación, no ser un
centro de costes”
“Mi principal misión es
convertir la estrategia ECM en
realidad.”
“Mi motivación principal es que
el equipo genere tecnología
actual y de la mejor forma
posible.”
“Siempre busco herramientas
simples para cumplir
requerimientos de negocio
concreto.”
Áreas de foco Retorno de la inversión
Reducción de riesgos
Innovación, ej. Cloud
Adopción de usuarios
Escalabilidad, Estabilidad
Facilidad de despliegue
Facilidad de integración
Facilidad de adaptación
Comunidades de desarrollo
Sencillez de uso
Integración de aplicaciones
Procesos y colaboración

14. Product Enhancements
Alfresco One v5.1, Alfresco Activiti v1.4, Records Management v2.4

15. • Sonia esta al cargo del departamento IT
• IT como impulsor de la innovación, no como un centro
de coste
• Las preocupaciones de Sonia son:
– Le preocupa el crecimiento de la plataforma
– Le preocupa el rendimiento
– Le preocupa reducir riesgos
– Le preocupa la seguridad
– Le preocupa reducir costes
– Y La agilidad de cambio
CIO, VP IT - Sonia

16. Escalabilidad y control
Capacidades troncales del ECM
Capacidades extendidas de Alfresco
• Versiones y transformaciones • Granularidad de acceso
• Encriptación • Análisis
• Amplio soporte de protocolos • Políticas de almacenamiento
• Soporte estándares BPMN 2.0 • Alta disponibilidad
• Gestión de acceso • Stack completo
• Auditoria de eventos
• Búsqueda escalable • Extensiones Multimedia
• Integración ECM • Fácilmente en entornos
virtualizados
• Ligero y escalable • Protocolo Sharepoint
• Estrategia cloud Hibrida • Integración Office
CIO, VP IT
Sonia
Arquitecto IT
Jaume

17. Escalabilidad y Control
• Módulo de análisis
– Informes pre-configurados para contenidos concretos , usos y
actividades comunes
– Procesos
– Edición drag&drop de nuevos informes
Análisis
17

18. Informes de Actividad
Análisis

19. Creación de Informes
Análisis
Creación de reports
mediante Drag&Drop

20. Contenido más utilizado
Análisis
Informen publicado
en un dashboard
Filtrado en tiempo
real

21. Records Management
Control
Previews & properties
Thumbnails
• Mismas previsualizaciones de Alfresco One
en HTML5
Thumbnails basados en CMIS-renditions
Previsualizaciones “Edit Properties”
• Soporte explicito
Crear un documento de archivo
Estado
• Mejoras en accesibilidad

22. Escalabilidad
Y
Control
Facilidad de despliegue y soporte
• Modularización de la plataforma para despliegues más faciles n
• Asistente de actualización para facilitar el proceso n
• Actualización de los frameworksn
• Mejora de la escalabilidad del indexador vía Solr sharding y
duplicación n
Simplificar el gobierno de la información
• Capacidades de clasificación de la información n
• Estrategias de limpieza de metadatos para documetnación de
archivon
Modular y escalable
• Mejoras en el rendimiento del BPM n
• Benchmark de 1000 Millones de documentos n
• Soporte nativo para AuroraAWS n
Smart
CIO, VP IT
Sonia
Arquitecto IT
Jaume

23. Records Management 3.0
• Generalización de los roles para poder ser utilizados en otras partes del repositorio
• Unificación de las búsquedas para permitir buscar por criterios de archivo fuera del
espacio de archivo
• Clasificar Carpetas como si fueran archivos directamente desde los espacios de trabajo
• Data Cleasing procedimientos de borrado específicos para la parte de archivo y
asegurar que cumplen normativas concretas
• Permisos especiales para ver propiedades únicamente.
SIMPLICIDAD

24. OPEN
1,000
Docs / Sec
1000 Millones de documentos Benchmark
AlfrescoOne
1 Billion
Documents
• 1.168 Millones de documentos
• 5,000 Usuarios registrados
• 500 usuarios concurrentes
• 1000 contenidos por carpeta
• 2 niveles de carpetas
• 10,000 Espacios colaborativos
• Ingesta de 1,000 Documentos /
Segundos
• Rendimiento linear
• Rendimiento constante en el
proceso de ingesta
• 1000 Millones de documentos
indexados en menos de 5 días
• Amazon Aurora & EC2
• 10 nodos de Alfresco clúster y
nodos de ingesta
• 20 nodos de indexación
• 50% CPU durante la ingesta
• Buen rendimiento en la base de
datos (3.2TB)
Tests de Carga
• Colaboración con Share: Interacciones de usuario básicas,500 usuarios concurrentes
• Headless Content Platform: Utilización de la API de CMIS y consultas de metadatos directas a BD bajo 0.2s
• Escenarios de búsqueda: Consultas por contenido y metadatos bajo 5s, 100 usuarios concurrentes

25. • Xavier representa el negocio de la organización
• Xavier puede pasar todo el día …
– Actualizando información en el CRM
– Respondiendo clientes vía MS Outlook
– Iniciando propuestas y otros procesos
• Típicamente las necesidades de Xavier recaen:
– Acceder a la documentación de los clientes
– Reutilizar documentación, marketing por ejemplo
– Colaborar de la manera más fácil con su equipo para crear
, revisar y aprobar documentación
– Gestionar, compartir y guardar correos electrónicos
importantes
Negocio - Xavier

26. Mejorando la Productividad
Capacidades troncales del ECM
Capacidades Extendidas de Alfresco
• Librería de documentos • Previsualizaciones
• Bandeja de tareas • Captura de metadatos
• Mobile, Web, Desktop • Radiar Información
• Espacios de colaboración • Búsqueda enriquecida
• Actividad de los espacios • CIFs
• Colaboración en los procesos • Gestión de Contenidos Multimedia
• Integración con Sharepoint • Social ( seguir personas,
documentos)
• Formularios drag&drop • Eventos automatizados
• Office / Google • Social (like, follow, tag)
Negocio
Xavier

27. Búsqueda mejorada
Productividad

28. Búsqueda facetada
• Búsquedas mucho más simples
• Enfocadas al usuario
• Orientadas a la reutilización y a
descubrir más fácilmente la
información
– Filtrar resultados en base a resultados
previos
– Auto-sugerir términos
– Resaltar los términos buscados
– Guardar búsquedas
– Búsquedas de tipo “More like This”
Productividad

29. Previsualizaciones
• Mejora de las previsualizaciones
• Sin necesidad de tener Flash instalado
– Opcionalmente se puede utilizar flash
• Soporte para Mobile y Tablets
• Texto real:
– Copy/paste
– Resaltado en las búsquedas
• Enlaces a páginas específicas
• Thumnails y resúmenes en el lateral de la página
Productividad

30. Previsualizaciones
Productividad

31. Media Management
– Edición de contenidos multimedia: Zoom, Crop, Rotación de
imágenes
– Video: extracción de metadatos, nuevo visor HTML5 par video
– Panel de rendiciones
– Propiedades XMP.
Productividad
3

32. Video Playback
Productividad
* mockup

33. Alfresco Outlook Client
• Permite a los usuarios a acceder Alfresco mediante un plugin de Outlook
• Permite drag&drop de correos directamente a Alfresco para su archivado
• Extrae los contenidos como adjuntos y lo almacena como contenido
• Adjunta contenidos almacenados en Alfresco
Productividad

34. Alfresco Outlook Client
•
Productividad

35. Integración con Microsoft Office
Hasta ahora con Alfresco podías:
• Permite a los usuarios como si fuera
Sharepoint
• Lectura y escritura de documentos de
Alfresco desde MS Office
En la nueva versión:
• Gestionar metadatos desde MS Office
• Iniciar Workflows desde Office
Productividad

36. Gestionar versiones desde Ms Office
Productividad

37. Productividad
De
Usuario
Contenido en contexto
• Smart Folders para buscar el “que” en lugar del “donde” n
• Nuevas integraciones para Outlook/ Salesforce
• Box y Google Drive (soporte paraMetadata)n
• Creación rápida de modelos n
Búsqueda de usuario y usabilidad
• Mejoras en los formularios de Activitin
• Interfaz más clara n
• Autoclasificación n
• Mejoras en accesibilidad
Seguridad y movilidad
• Aplicación móvil dedicada para procesos n
• Mejoras en la interfaz de usuario Share para mejorar la colaboración n
• Carga mediante contenidos comprimidos ( ZIP ) con soporte para múltiples
niveles de carpetas n
n Alfresco One 5.1
n Alfresco Activiti 1.4
n Alfresco Records Management 2.4
Negocio
Xavier

38. Mejoras en la interfaz Share
• Mejora de la usabilidad
– Nuevo sistema de invitaciones a espacios colaborativos, más intuitivo
– Rediseño del dashboard del usuario
– Enlaces rápidos para las librerias de documento de los espacios
– Atajos para contenido reciente
– Mejora de la velocidad en los uploads
• Vista centrada en la búsqueda como camino principal para encontrar contenidos,
gestionar documentos de manera masiva, filtrar en tiempo real y resaltado de términos
• Mejora de la accesibilidad para cumplir la section 508
• Continuar con el desarrollo de Aikau
– Mejor documentación
– Ejemplos
• AIKAU Framework improvements for simpler more flexible UI development
• Independencia de Share del repositorio
Productividad

39. Alfresco Mobile
Android 1.6
• Mejoras en la búsqueda de documentos con búsqueda facetada
• Capacidad de capturar contenidos más facilmente
• Mobile SDK Enhancements para soportar las nuevas capacidades
iOS 2.2
• Mejoras en la búsqueda de documentos con búsqueda facetada
• Gallery View
• Optimización de la visualización para listas largas mediante filtros
• Enhanced MDM support con soporte para Good Technology 2.0
• Mobile SDK Enhancements para soportar las nuevas capacidades
Productividad

40. • La misión de Juan Carlos es adaptar y extender
• Juan Carlos busca simplificar tanto los desarrollos
como las integraciones para dar salida rápida y en
coste a los nuevos requerimientos
• Las principales metas de Juan Carlos son:
– Facilidad de despliegue y adaptación
– Facilidad de integración y mantenimiento
– Busca presencia en el mercado, amplias
comunidades de desarrolladores
– Ejemplos de código
Jefe de Equipo - Juan Carlos

41. Respuesta ágil y rápida al cambio
Capacidades troncales del ECM
Capacidades extendidas de Alfresco
• APIs y SDKs basados en
estándares
• Elección de herramientas
de diseño
• Plataforma unificada • Estándares abiertos
• Soporte BPMN 2.0 • Ecosistema y comunidad
• Integración con aplicaciones de
negocio
• Process Applications
• Diseñado para extenderlo • Addons
• Public API • Java API
• Modelos y aspectos flexibles • Aplicaciones móviles
abiertas
• Integración continua, Widgets • Open core
Jefe de Equipo
Juan Carlos
Jefe de Equipo
Juan Carlos

42. Respuesta
ágil y rápida
al cambio
Muy extensible y Código Abierto
• Separación entre repositorio y Share completa en la construcción n
• Mejoras en la documentación , centrada en explicar los puntos de
extensión nn
• Interfaz modular para simplificar la construcción de soluciones n
Simplificar el desarrollo
• Configuración vs desarrollo, incluyendo motor de reglas de decisión
(n) y modelador de modelos de contenido n
• Gestión de la vida de las API y REST APIs n
• Creación de modelos de procesos—Step Editor a BPMN Editor n
Comunidad Activa
• SDKs para la web, mobile y cloud, basados en estándares nn
• Código fuente tanto para platform y móvil n
• Ejemplos soportados en GitHub (Github: alfresco-sdk-samples) n
Jefe de Equipo
Juan Carlos
n Alfresco One 5.1
n Alfresco Activiti 1.4

43. Respuesta
Propiedades propias
• Una interfaz para crear los
tipos documentales y los
grupos de propiedades (
aspectos ).
– Diseño visual, orientado a
perfiles funcionales y de
negocio.
– Gestión de los formularios
asociados

44. Conectores para Alfresco One
Respuesta
• Salesforce
– Soporte para instalaciones On-premise Capacidad de poder elegir entre integrar
Salesforce con una instalación de Afresco local o mediante nuestro Alfresco Cloud.
– Soporte para objetos propios. Permitiendo manejar contenidos en cualquier
objeto de Salesforce.
• Outlook Plugin V2.0 con la opción de trabajar con metadatos propios.
• Google for Work
– Nueva versión del plugin
– Edita en Google Docs y salva contenido directamente en Alfresco sin tener que
abrir la interfaz web de Alfresco.
– Integración con Drive y Gmail
• Conector para Office 365, permitiendo a los clientes utilizar las aplicaciones cloud de
Office 365 para editar contenidos.

45. Mantenimiento
In-Place SP & HF
API Compatibility
Share Separation
Inversiones en la Plataforma
Plataforma
An end-to-end Platform lifecycle makeover
Despliegue
Solr Sharding
Suite Installers
Integracion
API Compatibility
JAR Modules
Modules Isolation
Dev Docs / Samples
Entregas
Share Separation
Pruebas
API BCKs
Xtreme Scalability
Standard Dev Env
Separación del Share
Desarrollo

46. ¡Gracias!
jose.carrasco@alfresco.com
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